Analyse coûts-avantages, démystifié: 5 étapes pour prendre de meilleures décisions

Sommaire

Une analyse coûts-avantages est un processus qui vous aide à déterminer l'avantage économique d'une décision, afin que vous puissiez décider si cela vaut la peine d'être poursuivi. C'est un outil utile lorsque vous souhaitez éviter les biais dans votre processus de prise de décision, en particulier lorsque vous êtes confronté à une grande décision qui aura une incidence sur votre équipe ou votre succès de projet. Les analyses coûts-avantages peuvent sembler intimidant au début, mais ne vous inquiétez pas, nous simplifions le processus en cinq étapes concrètes.

En 1848, un ingénieur français nommé Jules Dupuit travaillait sur un pont. En tant qu'économiste amateur, il a décidé de exécuter une expérience Pour répondre à cette question: combien le gouvernement devrait-il facturer des péages pour couvrir les coûts de construction et de maintenance? Cela peut sembler simple, mais Dupuit a lancé dans une courbe-ball - lorsqu'il envisageait des coûts nets, il soustrait le bénéfice social que le pont apporterait.

Calcul de l'avantage social d'un pont sonne comme un puzzler, mais pas pour le dupuit. Il a juste mesuré à quel point les gens étaient disposés à payer pour l'utiliser. Puis, avec des calculs de fantaisie, il a pu recommander un montant de péage tenant compte des coûts. avantages de son pont.

Ainsi, l'analyse coûts-avantages est née. Le processus a été raffiné depuis la journée de Dupuit, et il est maintenant utilisé moins pour calculer les péages de pont et plus pour déterminer si des décisions sont économiquement réalisables. Mais la grande image reste la même - quand il s'agit de la prise de décision, les coûts et les avantages sont essentiels.

Qu'est-ce qu'une analyse coûts-avantages (CBA)?

Une analyse coûts-avantages (également appelée analyse des coûts d'avantages) est un outil de prise de décision qui vous aide à choisir quelles actions valent la peine d'être poursuivies. Il fournit une vision quantitative d'un problème, afin que vous puissiez prendre des décisions fondées sur des preuves plutôt que sur l'opinion ou le biais.

Pendant votre analyse, vous affectez des valeurs monétaires aux coûts et aux avantages d'une décision, puis soustrayez les coûts des avantages pour déterminer les gains nets. Cela vous aide à estimer l'avantage économique complet (ou non) de votre choix afin que vous puissiez décider si c'est une bonne idée de poursuivre.

Quand devriez-vous utiliser une analyse coûts-avantages?

Une analyse coûts-avantages fonctionne mieux lorsque vous souhaitez décider de poursuivre une action spécifique. Cela aide également lorsque votre décision a des coûts et des avantages économiques clairs. Par exemple, il est plus facile de créer une CBA pour déterminer la faisabilité d'un nouveau projet que d'évaluer si une nouvelle location serait bonne ajustée pour votre équipe. C'est parce qu'il est difficile d'attribuer des coûts financiers concrets et des avantages à l'expérience et au potentiel de travail de quelqu'un.

Ce type d'analyse économique prend également du temps à compléter. Il est donc préférable de savoir quand vous êtes confronté à une grande décision qui aura une incidence sur votre équipe ou votre succès. Pour des décisions plus petites ou moins complexes, essayez d'utiliser un processus plus simple comme un matrice de décision .

Voici quelques exemples de quand utiliser une analyse coûts-avantages:

Développer un nouveau stratégie d'entreprise

Fabrication Allocation de ressources ou des décisions d'achat

Décider de poursuivre un nouveau projet

Comparer les opportunités d'investissement

Mesurer l'impact potentiel ou l'opportunité des nouvelles politiques de la société

Évaluer les modifications proposées dans la structure ou les processus de votre entreprise

5 étapes pour créer une analyse coûts-avantages

La création d'une analyse coûts-avantages peut sembler intimidant au début, mais nous avons simplifié la méthodologie en cinq étapes concrètes. Une fois que vous avez couru à travers ce processus une fois, vous pouvez adapter ces étapes pour répondre à votre projet spécifique ou à vos besoins en équipe.

1. Créer un cadre

Premièrement, créez un cadre qui établit les objectifs de votre analyse, de votre situation actuelle et du champ d'application de votre analyse inclura.

Votre cadre devrait inclure ces composants:

Une CBA réussie commence toujours par une bonne question. Cela contribue à être aussi spécifique que possible, par exemple, il est plus facile de répondre "Devrions-nous améliorer notre application mobile?" qu'une question plus large comme "Quels produits devrions-nous nous améliorer pour conduire l'adoption?"

Un aperçu fournit un contexte pour votre analyse. Cela vous donne un point de départ pour que tout le monde comprenne, de sorte que vous venez d'où vous venez et pourquoi vous envisagez de changer. Voici ce qu'il faut inclure dans votre vue d'ensemble:

Contexte: Une brève description de votre situation actuelle.

Performance actuelle: Données quantitatives pour démontrer comment les choses se passent dans votre situation actuelle.

Opportunités: Tous les domaines d'amélioration de votre situation actuelle.

Performances futures projetées avec le statu quo: Données quantitatives pour prédire la manière dont les choses vont aller à l'avenir si rien ne change.

Risques du statu quo: Qu'est-ce qui pourrait mal aller si vous ne changez rien.

Par exemple, imaginez que vous essayez de décider de réaffirmer votre application mobile. Voici ce que votre aperçu pourrait ressembler à:

Contexte: Nous avons une application mobile et une application Web.

Performance actuelle: Notre application mobile dispose de 100k utilisateurs et notre application Web comporte 400k utilisateurs.

Opportunités: Nous avons 300k utilisateurs qui utilisent l'application Web mais pas mobile.

Performances futures projetées avec le statu quo: L'adoption de notre application Web a augmenté de 50% de yoy. Nous projetons cela continuera et il y aura des utilisateurs de 600k un an à partir de maintenant. Pendant ce temps, l'adoption de notre application mobile a augmenté de 10% de yoy. Nous projetons cela continuera et il y aura 110 000 utilisateurs un an à partir de maintenant.

Risques de statu quo: Le manque d'adoption mobile signifie que les utilisateurs ont moins de flexibilité. Les concurrents avec de meilleures applications mobiles pourraient gagner la catégorie, tandis que notre marque peut être connue pour avoir une expérience mobile médiocre. Sans une application mobile efficace, nous manquons d'un grand nombre d'utilisateurs d'applications potentiels.

Enfin, votre cadre devrait inclure la portée de votre CBA. Comme un portée du projet Cela crée des limites pour votre analyse et définit le type d'informations que vous envisagerez dans vos calculs (plus ce que vous ne considérerez pas). Typiquement, votre champ d'application comprend:

Le calendrier sur lequel vous allez estimer les coûts potentiels et les avantages attendus. Par exemple, vous pouvez décider de limiter les projections à un an à partir de maintenant.

Les types de coûts et d'avantages que vous comprendrez (ou excluez). Par exemple, vous pouvez décider d'inclure les coûts de main-d'œuvre et les ressources, mais pas des coûts d'opportunité.

Comment vous mesurerez les coûts et les avantages. Par exemple, vous pouvez affecter des valeurs en dollars pour mesurer les coûts tangibles tels que le travail et les ressources, et assigner Indicateurs de performance clés (KPI)[dix]mesurer les coûts intangibles ou les avantages comme la notoriété de la marque.

2. Liste et catégorisation des coûts et des avantages

Ensuite, il est temps d'énumérer tous les coûts et avantages de votre décision. Pour cette étape, il est utile de collaborer avec les parties prenantes Vous pouvez donc bénéficier de leur expertise spécifique (par exemple, votre équipe informatique serait en mesure d'estimer la quantité de logiciels neufs). Pensez à votre décision comme un projet que vous terminerez pour atteindre votre plan d'action proposé. Demandez-vous quelles ressources vous avez besoin (comme des matériaux ou du travail) et quels seront les résultats de votre décision (comme des revenus supplémentaires).

Lorsque vous réduisez les coûts et les avantages, triez-les dans les catégories suivantes. Ensuite, à l'étape suivante, vous estimerez les quantités en dollars de chacun de ces articles.

Coûts directs: Coûts associés à la production de votre produit, service ou projet. Il s'agit généralement des matériaux, de l'équipement ou de la main-d'œuvre que vous devez suivre sur votre plan d'action proposé. Par exemple, ils pourraient être le coût direct de la réorganisation de votre application mobile: des heures d'équipe de produit, un contrat avec une entreprise de test utilisateur et un nouveau logiciel de développement.

Coûts indirects: Coûts fixes qui ne sont pas directement associés à la production. Celles-ci sont généralement des coûts généraux en cours dont vous avez besoin pour faire fonctionner vos frais de location, de services publics ou de transport comme une entreprise. Par exemple, celles-ci pourraient être les coûts indirects pour créer une nouvelle application mobile: Internet pour votre équipe de développement distante, ainsi que des abonnements au nouveau développement et logiciel de collaboration .

Coûts intangibles: Les coûts que vous ne pouvez pas attribuer de montant en dollars à des impacts à la perception de la marque ou à la satisfaction de la clientèle. Cela pourrait également inclure des coûts d'opportunité, qui ont perdu des opportunités lorsque vous faites une décision au lieu d'une autre. Par exemple, vous pouvez inclure ce coût intangible pour votre projet de création d'applications: une diminution de la satisfaction des utilisateurs de bureau potentiels. Ceci est un coût d'opportunité, car vous choisissez de mettre à niveau votre application mobile au lieu de créer une application de bureau.

Coûts des risques potentiels: Coûts associés aux barrages routiers inattendus. En d'autres termes, ce que vous aurez besoin de dépenser de l'argent si un événement imprévu assomme votre projet hors piste. Pensez à des échecs que vous incluriez dans un projet registre des risques -Les violations de la sécurité des données - des retards de planification ou des travaux imprévus. Par exemple, vous pouvez énumérer ces coûts potentiels pour votre projet d'application mobile: des heures supplémentaires Payer pour des travaux non planifiés, des heures d'équipe de la sécurité des données pour résoudre les problèmes de confidentialité imprévus et les tarifs précipités pour accueillir les retards de planification.

Lorsque vous inscrivez des coûts tangibles (tels que les coûts directs et indirects), suivez le même processus que vous le feriez lors de la création d'un budget du projet . Pensez à toutes les tâches dont vous avez besoin pour suivre votre décision, puis énumérez les ressources nécessaires à chaque livrable. Pour les coûts intangibles, vous devrez utiliser un peu plus de créativité. Si vous êtes coincé, essayez de regarder des projets similaires terminés dans le passé pour voir quel type d'impact ils avaient.

Avantages directs: Avantages Vous pouvez mesurer avec une valeur de monnaie, comme les revenus que vous gagnerez à partir d'un projet. Par exemple, cela pourrait inclure des revenus des nouveaux abonnements d'applications mobiles.

Avantages indirects: Avantages que vous pouvez percevoir mais ne peut pas mesurer avec les valeurs de devises. Par exemple, cela pourrait inclure une satisfaction de la clientèle accrue et une sensibilisation à la marque améliorée.

3. Estimation des valeurs

Il est maintenant temps d'estimer la valeur de chaque coût et avantage que vous avez répertoriés. Ceci est le plus simple pour les catégories tangibles que vous pouvez attribuer un montant spécifique à des coûts directs, des coûts indirects et des avantages directs. Pour des catégories immatérielles telles que des coûts intangibles et des avantages indirects, attribuer des KPI au lieu de montant en dollars. Par exemple, vous pouvez mesurer la satisfaction de la clientèle en suivant le taux de défilement du client (le taux à quels clients cesser d'utiliser votre service). Si vous le pouvez, utilisez les mêmes KPI pour les coûts et les avantages afin que vous puissiez les comparer facilement plus tard.

Nous ne pouvons pas prédire l'avenir, il s'agit donc d'estimations finalement seulement. Pour rendre vos calculs aussi précis que possible, essayez de comparer les coûts et les avantages des projets similaires que vous avez terminés dans le passé. Les anciens projets sont une mine d'or des données historiques et leçons apprises . Ils peuvent vous aider à voir la valeur économique réelle des coûts et des avantages passés - plus des articles ou des circonstances que vous auriez pu oublier. Utilisant un Outil de gestion de projet[dix]Peut faire cette étape facile, car toutes vos informations et communications de votre projet sont logées au même endroit, vous pouvez facilement examiner les initiatives passées.

4. Analyser les coûts vs avantages

Vient maintenant la partie amusante - l'analyse réelle de vos coûts et vos avantages. Avant de commencer, voici quelques termes clés à garder à l'esprit:

Coûts totaux: La somme de tous les coûts.

Total des avantages: La somme de tous les avantages.

Bénéfice net: Total des avantages moins les coûts totaux. Cela s'appelle également des avantages nets.

Valeur actuelle nette (NPV): La différence entre la valeur actuelle des entrées de trésorerie et la valeur actuelle des sorties en espèces sur une période donnée. En termes simples, la valeur actuelle nette est un moyen plus dynamique de mesurer le coût-bénéfice net, car il comprend la manière dont votre coût-bénéfice net changera sur une période de temps.

Rapport sur le coût des avantages : Représente la relation globale entre les coûts et les avantages sur une période donnée. Il s'agit essentiellement de la proposition de trésorerie totale proposée divisée par les coûts de trésorerie totaux proposés - mais pour rendre le calcul plus dynamique, vous calculez la valeur actuelle nette de vos coûts et vos avantages sur la durée de vie proposée de votre projet. Si votre ratio de coûts d'avantages est supérieur à un, cela signifie que les avantages dépassent les coûts.

Pourcentages de remise : Utilisé pour estimer la manière dont les valeurs de vos coûts et vos avantages vont changer sur une longue période, par exemple, comment elles pourraient être influencées par l'inflation. En d'autres termes, les taux d'actualisation sont essentiellement un taux d'intérêt que vous appliquez aux coûts et aux avantages qui se produiront à l'avenir afin que vous puissiez les convertir en valeur actuelle. De cette façon, vous pouvez estimer plus précisément combien ces coûts et les avantages valaient aujourd'hui.

Analyse de sensibilité : Détermine la manière dont l'incertitude affecte vos décisions, vos coûts et vos bénéfices. Par exemple, vous pouvez utiliser une analyse de sensibilité pour comparer les scénarios les plus populaires et les meilleurs cas pour votre décision. Si le pire des cas a plus de coûts que les avantages, vous pouvez examiner des stratégies pour atténuer certaines de ces risques.

Ce sont beaucoup de termes fantaisistes, mais ne laissez pas vous effrayer. Si vous ne voulez pas inclure des calculs plus complexes tels que la valeur actuelle nette, le ratio d'avantages sociaux, les taux d'actualisation et l'analyse de sensibilité, vous n'êtes pas obligé. Pour garder les choses simples, vous pouvez simplement calculer votre rapport coût-avantage net et le laisser à cela.

Si vous avez utilisé KPI pour mesurer les coûts et les avantages incorporels, vous pouvez comparer ceux séparément. Pour analyser KPI, il existe quelques approches différentes:

Si vous avez les mêmes KPI pour les coûts et les avantages Vous pouvez soustraire les coûts des avantages pour calculer les gains nets. Par exemple, si vous estimez une augmentation de 5% du taux de désabonnement en raison de votre décision de ne pas poursuivre une application de bureau et une diminution de 20% du taux de désabonnement en raison de votre nouvelle application mobile, vous auriez une diminution de 15% net du taux de désabonnement.

Si vous avez des KPI différents pour les coûts et les avantages Vous pouvez comparer chacun au statu quo. Par exemple, vous pouvez comparer le taux de désabonnement prédit à votre taux de désabonnement actuel et prédire les taux d'adoption aux taux d'adoption actuels. Cela vous donne une meilleure idée de l'ampleur de ces coûts et avantages - mais à la fin de la journée, vous devrez prendre une décision subjective sur le montant que vous valorisez chaque KPI différent. En tant que tel, il est préférable d'utiliser les mêmes mesures pour les coûts et les avantages afin que vous puissiez les comparer avec précision.

5. Faire une recommandation

Maintenant que vous avez terminé votre analyse coûts-avantages (Huzzah!), Vous pouvez faire une recommandation. Voici quelques facteurs à prendre en compte pour votre décision:

Si votre coût-bénéfice net est positif Cela signifie que les avantages du projet l'emportent sur les coûts. Cependant, il est important de considérer la taille de votre coût-bénéfice net - s'il est trop petit, vous ne bénéficiez peut-être pas de beaucoup d'avantages de tous les efforts que vous avez mis. Dans ce cas, vous voudrez peut-être envisager une décision alternative.

Si votre prix net est négatif Cela signifie que vos coûts de votre projet l'emportent sur les avantages. Dans ce cas, il est utile de déterminer quelles sont les principales intrants de coûts. Y a-t-il une approche différente que vous pourriez prendre pour atténuer certaines de ces coûts supplémentaires?

Si vous avez utilisé KPI pour mesurer les coûts et les avantages incorporels , vous devez considérer ceux en plus de votre rapport coût-avantage net. Par exemple, si votre coût-bénéfice net était relativement petit mais que vous avez calculé une diminution importante du taux de désabonnement, votre projet d'application mobile peut être utile après tout.

Limites d'analyse coûts-avantages

L'analyse coûts-avantages est un outil pratique pour prise de décision axée sur les données . Mais comme toute technique d'estimation, ce n'est pas parfait. Lorsque vous décidez d'utiliser une analyse coûts-avantages ou un autre processus de prise de décision, gardez à l'esprit ces limitations:

Les revenus et les flux de trésorerie peuvent être imprévisibles en raison de l'évolution des conditions du marché.

Dans certains cas, les coûts ou les avantages d'un projet ou d'une décision ne peuvent pas être directement reflétés par des montants en dollars.

La valeur est subjective lorsque vous utilisez des KPI pour mesurer les coûts et les avantages incorporels.

Il peut être difficile de prédire avec précision tous les risques potentiels.

Une analyse coûts-avantages nécessite un engagement de temps important à compléter.

Si vous décidez qu'une analyse coûts-avantages n'est pas la bonne solution à votre situation particulière, vous voudrez peut-être envisager de créer un matrice de décision ou Analyse des arbres de décision au lieu.

Rendre vos décisions comptent

Une analyse coûts-avantages vous aide à utiliser des données pour prendre la meilleure décision possible. Cela signifie que vous pouvez dire au revoir à la pièce de coïncidence et choisissez vos options en toute confiance.

Créer une analyse coûts-avantages peut sembler un projet à part entière, surtout si vous travaillez avec plusieurs parties prenantes pour faire le travail. Avant de plonger, envisagez d'utiliser un Outil de gestion de projet[dix]coordonner le travail. Gestionnaire de tâches UDN[dix] Vous permet de créer et d'attribuer des tâches, d'organiser des travaux et de communiquer avec les parties prenantes directement lorsque le travail se produit. Vous pouvez également cartographier tout votre projet d'analyse coûts-avantages et le sauvegarder comme modèle pour une utilisation future.