باستخدام قائمة بسيطة للقيام لحل أكبر مشاكلك
بين الإنترنت والهواتف المحمولة، وجميع أنواع التكنولوجيا الأخرى، أصبحت الأعمال اليوم مختلفة تماما عنها. المشاريع أكبر، النتائج أسرع (حتى بالنسبة للمسابقة)، والحمل العملي المرتبط بالشركة الناجحة أكبر من أي وقت مضى. بالتأكيد، تتطلب المهام البسيطة نسبيا من انتباه واسعة وخطط متعددة الأوجه لإكمالها.
هذا هو المكان الذي تقوم به القوائم المهمة، وكذلك الفكرة العامة عن كسر المهام في قطع أصغر وأسهل إلى مقبض، تأتي إلى منظور.
إلى جانب تخفيف الكثير من التوتر الذي تمت مواجهته عند معالجة المهام المعقدة، مما يجعله أكثر بساطة للتحقق من اكتمال كل خطوة. أخيرا، يصبح من الممكن التحقق من جودة كل خطوات من هذه الخطوات أو قوائم المراجعة أو القوائم المهمة في نتيجة نهائية أفضل يتم إنتاجها. بمرور الوقت، يتم الانتهاء من المزيد والمزيد من المهام بمساعدة قوائم المهام، ويساعد العمل الشامل في إنشاء مشاريع وإنجازات رائعة للغاية. وبعبارة أخرى، فإن السماء هي الحد الأقصى للنتائج التي تنتجها قوائم المهام.
دعونا نلقي نظرة على كيف ينبغي للمرء أن يذهب حول كسر مهمة لأسفل إلى قطع أصغر!
إنشاء أهداف
الخطوة الأولى في كسر مهمة لأسفل إلى قطع أصغر باستخدام قوائم المهام هي إنشاء أهداف. أولئك أن أي مهمة ستنتج، حتى لو تم إكمالها تماما ودون خطأ. في حين أنه من الصعب العمل من المسلم به "تماما" على أي شيء، فستكون هذه الأهداف بمثابة مبادئ توجيهية مثالية حيث يتم معالجة المهمة، وعلاوة على ذلك، ستقدمون رؤية واضحة قطع الاتجاه لكل خطوة من خطوات المشروع في متناول اليد. في النهاية، ستعزز هذه الرؤية جودة الإنجاز والأهمية الناتجة عن الإنجازات الناتجة. علاوة على ذلك، فإنها ستستكمل المهمة أسهل بشكل عام، وهو أمر جيد دائما!
تحديد العقبات
بعد ذلك، يجب على المرء تحديد العقبات (والقدرهالعقبات) من المهمة في متناول اليد، وعلاوة على ذلك، ينبغي توثيق هذه العقبات بوضوح ونصبحت معروفة لكل فرد يعمل في المهمة.
ستؤثر هذه العقبات بشكل مباشر على صياغة قوائم المهام الخاصة بك، وسوف تثبت أنها كارثية إذا لم يتم حسابها عند اكتمال المهمة. على سبيل المثال، قد تقدم مشاريع الكتابة الكبيرة عقبات مثل إمكانية استخدام المعلومات غير الصحيحة، وإمكانات الأخطاء النحوية التي يتعين اتخاذها. قد يستجيب المرء لهذه العقبات من خلال إضافة خطوات مثل "التدقيق جيدا" و "التحقق من جميع المصادر" إلى قائمة المهام، والتي ستبدأ يجري وضعها بعد ذلك.
لا يمكن التقليل من تأثير هذه الخطوة على أي جودة مهمة مكتملة؛ قد يكون ذلك الفرق بين الاستمتاع بثمار العمالة وتحتاج إلى إدارة جهد إضافي لمهمة اعتقد أن تكتمل، ولكن وجدت لاحقا أن لديها بعض القضايا (القضايا).
بدء صياغة خطوات للقوائم المهمة
عملية صياغة خطوات للحصول على قائمة المهام هي بنفس أهميةإكمالكل من هذه الخطوات. والسبب في أنه إذا فشلت هذه الخطوات في تشمل الأهداف النهائية للمهمة والنتائج المرجوة (التي تم تبرئة الدورة التدريبية في هذه المرحلة من عملية الإنجاز)، فإن العمل الشاق بشكل ملحوظ سيفشل في إنتاج نتيجة مقبولة. فكر في قائمة المهام باعتبارها ما يعادل الطريق الإبحار في السفينة. حتى إذا تم إدارتها أقصى درجات العناية أثناء إكمال قائمة المراجعة، أو التنقل إلى البحر، إذا كانت قائمة المراجعة أو المسار "إيقاف"، فإن نتيجة المهمة النهائية وسوف تكون إحداثيات السفن غير صحيحة أيضا.
التخطيط يأتي أولا
ابدأ بتحديد أصغر خطوة محتملة قادرة على بدء عملية إتمام المهمة.واحدة قد تكون محدودة النطاق، ولكنها ستتيح تركز الخطوات الأخرى.
على سبيل المثال، مرة أخرى، لا يمكن إكمال مشروع كتابة كبير دون العصف الذهني الأفكار المحتملة. بعد اكتمال هذه الخطوة، يمكن للمرء أن يبدأ في كتابة أقسام مختلفة من المهام وتحرير وتدقيق الأقسام المكتوبة بالفعل، وحتى العمل لتنسيق هذه الأقسام في وظيفية كاملة.
استخدام المعايير
بعد ذلك، استخدم أهداف المهمة النهائية كمعايير لإنشاء الخطوات الأخرى على قائمة المهام. حاول أن تجعل كل خطوات من هذه الخطوات الصغيرة، لذلك يمكن تنقيحها بسهولة إذا لزم الأمر. قم بذلك لضمان خرط تقدم المهمة بطريقة غير مثبتة.
يراجع
أخيرا، تذكر أنه يمكن تحرير أي من خطوات قائمة المهام المهمة إذا نشأت عقبات جديدة أو عناصر غير متوقعة خلال إكمال المهمة. أيضا، يمكن إضافة خطوات قائمة مرجعية جديدة لنفس الأسباب، إذا لزم الأمر. لا تخف من تحرير وإضافة خطوات إلى قوائم مراجعة المهام، حيث أنه من الأفضل التعامل مع الشدائد أثناء المسار العادي للانتهاء أكثر من بعد انتهاء المشروع!
يفوض القوائم المهمة
واحدة من أفضل أجزاء من كسر مهمة إلى أجزاء أصغر هي أنه من خلال القيام بذلك، فإن المرء يجعل المشروع بأكمله أكثر قابلية للإدارة، والأسهل بكثير لأفراد مختلفين لإكمال أجزاء معينة. ومع ذلك، هذا لا يعني أن المجموعات الوحيدة التي يمكن فقط تفويض خطوات مرجعية، يمكن للأفراد أيضا، وإن كان ذلك بطرق مختلفة. دعونا نلقي نظرة موجزة على الطرق التي يمكن للأفراد والجماعات تفويض مكونات مختلفة من المهام!
للمجموعات
بالنسبة للمجموعات التي تعالج قائمة المهام، فإن القوة والمواهب الفردية لكل عضو أمر حاسم لتفويض خطوات محددة. في مشروع الكتابة، يجب أن يكتب الكتاب. وفي الوقت نفسه، فإن التدقيق المسؤولة عن التدقيق. والمحرريون مسؤولون عن منحها نظرة أخيرة قبل رؤوس المحتوى للنشر. يجب ألا يكون الكتاب تصحيحا ويجب ألا يكتبون. في هذه الحالة، حتى لو تمكنوا من ذلك، لأن هذا الوفد غير الصحيح سوف يمنع سرعة الجودة والإكمال العام للمشروع.
يجب أن يكون المرء حريصا أيضا على عدم تطغى على أي عضو في فريق بهذه الخطوات، كما تفعل ذلك سوف يؤثر سلبا على جودة العمل الناتجة أيضا. أخيرا، يجب أن يضمن مديري المهام أو قادة الجماعة دائما أنه لا يصبح أحد أعضاء أو فردا منزعجا أو ذهول أو مشوشا مع هذه العملية؛ إذا واجه الفرد بعض الشدائد، فمن واجب زعيم المجموعة على علاج الوضع على الفور.
باختصار، تذكر أن أكبر الفوائد لكسر مهمة إلى أجزاء أصغر هي القدرات للمندوب وعدم التسرع في إكمالها - كلاهما مرة أخرى تساعد الجودة الشاملة.
للأفراد
بالنسبة للأفراد، من الواضح أن تفويض خطوات مهمة لا يمكن أن تعني تخصيصها لأشخاص مختلفين. ومع ذلك، يمكن أن تشير تفويض خطوات المهمة إلى تعيينهاأوقات مختلفةللفرد، حتى لا تطغى عليه أو لها. علاوة على ذلك، فإن الوفد مهم لتعظيم جودة جهود الشخص. على سبيل المثال، في مهمة كتابة فردية، يمكن للمرء عن العصف الذهني في يوم معين؛ اكتب في اليوم التالي أو اثنين. ثم يمكنه التدبير بعد ذلك، وأخيرا، تحرير كل شيء دون القلق.
التقدم المرئى
لأن القوائم المهمة تسمح بمثل هذه التحديات المعقدة لتصبح قابلة للإدارة وقابلة للتنفيذ، وكثير من الأفراد يكتبونها. يبدأون العملية، والجلوس والاسترخاء.
هذه ليست مسار مثالي للعمل بأي وسيلة!
على الرغم من أن تحطيم المهام إلى أجزاء أصغر يؤدي عادة إلى منتج نهائي أعلى جودة. هذه الجودة ممتعة إذا استمرت عملية الإنجاز دون عقبة.
وبالتالي، فإن أي أخطاء أو فرطانية في هذه العملية - تكون نتيجة تفتقر إلى الاتصال أو سوء الفهم أو غيرها من القضايا يمكن أن تساوم النزاهة الشاملة للمهمة. لتقليل فرص تواجه أي خطأ من هذا القبيل، يجب أن يكون المرء متأكدا من مراقبة تقدم المهمة بشكل وثيق.
في مجموعات، هذا يعني التواصل الفعال والتحقق من التحقق مما إذا كان أي شخص غير مؤكد من مساهماته أم لا. علاوة على ذلك، هذه خطوة ثابتة وتشمل جميعها غير كاملة عادة حتىتاريخ إغلاق المشروع.لذلك، العمل المستمر والجهد أمر لا بد منه!
تبقى مرنة
كقاعدة عامة، يجب أن تظل أي شخص يكسر مهمة إلى قطع أصغر هادئة ومرنة. أي مهمة كبيرة بما يكفي للكسر كبيرة بما يكفي للتسبب في الإحباط والوقاية من العقبات قبل الانتهاء.
وفقا لذلك، تبقى مرنة عموما أمر لا بد منه. القضايا غير المتوقعة هي حدوث منتظم عند إكمال المهام المتوسطة الحجم ذات الحجم الكبير. يجب على المرء أن يدفع ببساطة عن كثب الأساليب القابلة للحياة التي يمكن من خلالها القضاء عليها أو التغلب عليها.
إن كسر المهام لأسفل إلى قطع أصغر من خلال إنشاء قائمة مهامية هي مسعى يستحق الأفراد المهتمين بأهداف الاجتماع في الوقت المحدد. لا تكافح مع المهام الكبيرة - المتعلقة بالأعمال أو غير ذلك. اتخاذ خطوة نحو التشغيل بأقصى قدر من الكفاءة غدا باستخدامTo-Do List Appاليوم!
