ما هو مخطط SIPOC؟ 7 خطوات لخريطة وفهم العمليات التجارية
ملخص
يساعد مخطط SIPOC على تعيين عملية تجارية من خلال توثيق مورديها والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء. ليس من المفترض توفير الكثير من التفاصيل، بل إعطاء معلومات مفتاح صانعي القرار حول عملية. في معظم الأحيان، تستخدم مخططات SIPOC لتحسين أو فهم العمليات المرتبطة بتجربة العملاء. تعلم متى تستخدم مخطط SIPOC وسبع خطوات لإنشاء واحدة مع فريقك.
قبل أن تتمكن من تحسين عملية عمل، تحتاج إلى فهمها. وفي كثير من الأحيان أفضل طريقة لفهم العملية هي سحبها.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه مخططات SIPOC. في حين أن العمليات التجارية معقدة، فإن مخططات SIPOC هي وسيلة بسيطة لتصور كيف تناسب كل قطعة من العملية معا.
ما هو مخطط SIPOC؟
يوفر مخطط SIPOC نظرة رفيعة المستوى لعملية من خلال توثيق مورديها والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء. يتصور كيف تتلقى المشاركين في عملية مواد أو بيانات من بعضهم البعض، وغالبا ما يستخدم لتحسين أو فهم العمليات المرتبطة بتجربة العملاء.
لا تهدف مخططات SIPOC إلى توفير الكثير من التفاصيل - بدلا من ذلك، فإنها تمنح أصحاب المصلحة خريطة عملية رفيعة المستوى لمساعدتهم على اتخاذ القرارات وأفكار تحسين الأفكار. وبهذه الطريقة، فإن مخططات SIPOC هي أداة واحدة فقط ل إدارة العمليات التجارية (BPM) وبعد ينطوي BPM على عمليات التحقيق، والتخطيط كيفية تحسينها، وتنفيذ هذه التحسينات.
يقف SIPOC المختصرات لهذه المكونات الخمسة:
الموردين:مصدر المدخلات في العملية
المدخلات:الموارد التي تحتاجها لعملية العمل
معالجة:الخطوات الرفيعة المستوى التي تشكل العملية
المخرجات:نتائج العملية
عملاء:الأشخاص الذين يتلقون مخرجات أو يستفيدون من العملية
مخطط SIPOC مقابل سير العمل
تقدم مخططات سير العمل خريطة رسومية لعملية عمل أو مشروع. مخطط SIPOC هو نوع منمخطط سير العملالتي تركز على من يخلق ويتلقى المواد أو البيانات خلال عملية تجارية.
يتم تنظيم بعض مخططات سير العمل مع كل خطوة عملية تم تعيينها بالتزامن زمنيا. ومع ذلك، فإن مخطط SIPOC لا يصبح الخريطةالتبعيات(أي المهام التي تحتاج إلى الانتهاء قبل الآخرين). بدلا من ذلك، يتصور من يخلق مواد عملية، وكيف تتغذى المواد في العملية، والذي يتلقى مخرجات العملية.
ما هو مخطط SIPOC المستخدم؟
غالبا ما تستخدم مخططات SIPOC فيإدارة المشروع العجافكجزء من ستة سيغمامنهجية تحسين العمليةوبعد تهدف ستة سيجما إلى تقليل العيوب والتناقضات في المنتج النهائي - لهذا السبب، فإنه يعمل بشكل جيد لتحسين التصنيع أو أي عملية مرتبطة بتجربة العملاء. عنصر أساسي من Six Sigma العجاف هو عملية DMAIC، والتي تعني تحديدها وقياسها وتحليلها وتحسينها والتحكم فيها. يأتي مخطط SIPOC في اللعب خلال مرحلة "تحديد" عملية DMAIC.
ولكن حتى لو كنت لا تستخدم ستة سيغما أو إدارة المشاريع العجاف، فإن مخطط SIPOC لا يزال من الممكن أن يكون مفيدا. يمكن أن تساعدك:
اشرح عملية تجارية
نظرا لأن مخطط SIPOC يعطي نظرة عامة رفيعة المستوى دون تفاصيل محددة، فهي مفيدة للجماهير غير مألوفة بعملية العمل. وبهذه الطريقة، إنها طريقة رائعة لإدخال موظفين جدد في عملية أو تواصل تفاصيل العملية الرئيسية لصانعي القرار.
الحفاظ على أعضاء الفريق محاذاة
مخططات SIPOC سهلة لإنشاء، حتى تتمكن من رسم واحدة في بداية أتحسين العمليةالعصف الذهني لإطار مناقشة حل المشكلات والتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.
توضيح أجزاء عملية
عند إنشاء مخطط SIPOC مع فريقك، طلب منك تحديد المعلومات الرئيسية مثل جهات الاتصال المورد ومواصفات المشروع والعملاء المستهدفين. وبهذه الطريقة، يساعدك فعل إنشاء مخطط SIPOC على فهم العمليات، ثم تحسينها.
يمكن أن يساعد إنشاء مخطط SIPOC مع فريقك في الإجابة على الأسئلة التالية:
كيف يمكننا أن نجعل هذه العملية أسهل؟
هل نقوم بتسليم منتج عالي الجودة لعملائنا؟
هل يمكننا تحسين الطريقة التي ندير بها موردينا؟
هل يولي موردينا ما نحتاجه؟
هل نعرف أن شخصيات عملائنا وما هي التركيبة السكانية التي تقع فيها؟
هل هناك أي عدم كفاءة يمكننا تحسينها عند إنشاء منتجاتنا؟
تذكر أن مخطط SIPOC هو أداة واحدة فقط في صندوق أدوات إدارة العملية الخاصة بك. أثناء التحقيق في عمليات الأعمال وتحسينها، ستحتاج إلى إنشاء نظام أكثر قوة للبقاء منظما. قبل الغوص في تحسين العملية،اختيار أداة إدارة المشاريعيتيح لك تعيين أصحاب واضحة ومواعيد نهائية وعرض التبعيات، والتواصل مع فريقك في موقع مركزي واحد. مع UDN مدير المهام ، يمكنك حتى بناء مخطط SIPOC كمجلس كانانب- ثم حصة وتحديث المخطط الخاص بك في الوقت الحقيقي.
كيفية إنشاء مخطط SIPOC في 7 خطوات
إن إنشاء مخطط SIPOC بسيط، لكنه في الواقع أفضل الممارسات ألا تتبع اختصارا بالترتيب. نوصي بدءا من قسم "العملية" لأن هذا غالبا ما يبدأ المكان الأسهل، ولكن يمكنك أيضا العمل للخلف من "العملاء" إلى "الموردين". لهذا السبب، تسمون فرق في بعض الأحيان هذه الأداة مخطط Copys بدلا من ذلك.
إليك كيفية إنشاء مخطط SIPOC:
1. اختيار عملية
حدد العملية التي تريد تصورها مع مخطط SIPOC الخاص بك. يمكن أن تكون هذه عملية تجارية جديدة تريد تنفيذها أو العملية الحالية التي تريد تحسينها. إن إنشاء مخطط SIPOC يمكن أن يساعدك في فهم العملية، وأفكار العصف الذهني للتحسين، وتوفير نظرة عامة رفيعة المستوى على عملية مساعدة أصحاب المصلحة في اتخاذ القرارات.
على سبيل المثال، تخيل أنك تريد تحسين الشحن وتسليم المنتج الخاص بك. يمكن أن يساعدك مخطط SIPOC في تحديد عدم الكفاءة، تأكد من أنك تدير الموردين بأفضل طريقة ممكنة، وتحديد ما إذا كنت تقوم بتسليم منتج جودة للعملاء.
2. تحديد العملية: ص
بدلا من إكمال مخطط SIPOC الخاص بك بالترتيب، غالبا ما تكون أسهل في بدء قسم "P" وحدد عمليةك أولا. كسر العملية لأسفل إلى 4-5 خطوات رفيعة المستوى، ولكل منها عملها وموضوعها. إذا كنت تريد، يمكنك تنظيم هذه الخطوات كخطاري تدفق، مع كل واحد تغذي في الآخر.
لمواصلة مثال الشحن بالمنتج لدينا، يمكن تقسيم العملية إلى الخطوات التالية:
يتحقق العملاء
إرسال الفاتورة إلى المستودع
فريق المستودع يعد الشحنة
شركة التوزيع تلتقط شحنة
شركة التوزيع تحمل شحنة إلى الوجهة
إذا كانت عمليةك طويلة وتحتوي على العديد من الخطوات المختلفة، فحاول تجميع دفعات الخطوات الأصغر معا. على سبيل المثال، يمكنك استخدام الخطوة الأوسع نطاقا "إرسال الفاتورة إلى Warehouse" للوقوف في جميع تفاصيل كيفية نقل المعلومات من منصة التجارة الإلكترونية إلى مستودع الشحن. تذكر أن الغرض من مخطط SIPOC هو توفير نظرة عامة رفيعة المستوى، وليس عرض مفصل.
3. قائمة المخرجات: س
تحديد مخرجات العملية. هذا يساعدك على فهم ما تحصل عليه من الموارد التي تستثمرها في هذه العملية، وما يتلقى العملاء في الواقع. يمكن أن تكون المخرجات أشياء مثل المواد أو المنتجات أو الخدمات أو المعلومات - أي شيء أساسا لأي شيء أنت أو أعضاء الفريق الداخليين أو عملاء الخروج من العملية. من الناحية المثالية، يجب أن تتوافق النتائج مع متطلبات العملاء.
في مثال شحن المنتج أعلاه، النتائج هي:
يحصل العملاء على المنتج خلال إطار زمني معين
شركتك تحصل على المال للمنتج
4. تحديد العملاء: ج
العملاء هم الأشخاص الذين يتلقون المخرجات أو الاستفادة من العملية. ضع في اعتبارك أن العملاء لا يتعين عليهم أن يكونوا خارجيين، فيمكنهم أيضا إدراج زملاء العمل وأصحاب المصلحة الداخليين. دعونا نستخدم مثالا مختلفا بدلا من سيناريو الشحن. قل أنك تستعد التراجع السنوي لشركتك. في هذا السيناريو، سيكون عملائك وأصحاب المصلحة أعضاء الفريق الذين يحضرون الحدث.
على سبيل المثال، يمكنك سرد العملاء التاليين: المتسوقين عبر الإنترنت (الذين يتلقون المنتج)، وشركتك (التي تتلقى المال للمنتج).
5. قائمة المدخلات: أنا
المدخلات هي الموارد التي تحتاجها لعملية العمل بشكل صحيح. على غرار النواتج، يمكن أن تكون هذه أشياء مثل المواد أو المنتجات والخدمات أو المعلومات. تساعدك المدخلات في فهم متطلبات الموارد للعملية وتحديد ما إذا كنت تحصل على المواد التي تحتاجها من مورديك.
لعملية شحن المنتج الخاص بك، يمكن أن يشمل ذلك معلومات الشحن والدفع العميل، وخدمات الدفع عبر الإنترنت، وخدمات التعبئة والتغليف، ومواد التعبئة والتغليف، ومساحة المستودعات، وشاحنات التسليم.
6. تحديد الموردين: S
الموردون هم حيث تحصل على كل مدخلات العملية. تساعدك هذه الخطوة في فهم عدد الموردين الذين تعملون به وما إذا كنت تقوم بإدارةهم بطريقة الأكثر كفاءة.
في مثال الشحن الخاص بمنتجنا، يمكن أن يشمل ذلك ما يلي:
عملاء:توفير معلومات الشحن والدفع
أعضاء فريق المستودعات:تقديم خدمات التعبئة والتغليف
التعبئة والتغليف الصانع:إنشاء مواد التعبئة والتغليف
شركة استئجار مستودع:توفير مساحة المستودعات
خدمات توصيل:توفير شاحنات التسليم
7. شارك المخطط الخاص بك
من المفترض أن يتم مشاركة مخطط SIPOC. إنها أكثر قيمة كأداة لمساعدتك، وفريقك وأصحاب المصلحة يفهمون كيفية عمل عملية الأعمال. هذا يعني الحصول على الاستفادة الكاملة من خريطة Sipoc الخاصة بك، يجب ألا تشاركها فحسب، بل تأكد أيضا من الوصول إليها بسهولة.
واحدة من أفضل الطرق لمشاركة المعلومات مع أداة إدارة المشاريع ، لأنه يتيح لك تنظيم معلومات المشروع والمهام في مكان مركزي واحد. هذا يعني بدلا من إرسال عشرات رسائل بريد إلكتروني منفصلة، يمكنك مشاركة إصدار واحد من المخطط الخاص بك مع كل أصحاب المصلحة - ثم التواصل مع الجميع على موضوع واحد.
عندما تكون في شك، ارسمها
تخطيط الرسوم البيانية SIPOC هي قالب مفيد للحفاظ على مربع أدوات تحسين العملية الخاصة بك. إنهم بسيطون في صنعهم، وسهلة المشاركة، وتوفير معلومات أساسية لمساعدة صانعي القرار على فهم العمليات التجارية على مستوى عال. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعدك إنشاء مخطط SIPOC مع فريقك في توضيح كيفية تجميع كل قطعة من العملية معا، وكيف يمكنك تبسيط الأشياء لجعل عمليات عملك أفضل ما يمكن أن تكون عليه.
