ما هي خطة التنفيذ؟ 6 خطوات لإنشاء واحد

ملخص

تخطط خطة التنفيذ المعروفة أيضا باسم الخطة الاستراتيجية - خطوات خطوات فريقك يجب أن تأخذ عند تحقيق هدف أو هدف مشترك. تجمع هذه الخطة بين الاستراتيجية والعملية والعمل وستشمل جميع أجزاء المشروع من النطاق إلى الميزانية وخارجها. في هذا الدليل، سنناقش خطة التنفيذ وكيفية إنشاء واحدة.

تتطلب المشروعات التخطيط لتكون ناجحة. هل يمكنك بناء منزل بدون مخطط؟ ربما لا، لأن تسمير قطع الخشب معا دون خطة يمكن أن تؤدي إلى كارثة. نفس المفهوم صحيح في عالم الشركات. تعمل خطة التنفيذ على أنها مخطط لأي هدف مشترك. يجب أن تتضمن خطتك كل شيء من استراتيجية المشروع، إلى الميزانية، إلى قائمة الأشخاص الذين يعملون في المشروع.

في هذا الدليل، سنناقش خطة التنفيذ وكيفية إنشاء واحدة. يمكن أن تساعدك هذه الخطوات وفريقك على الاستعداد للمشاريع الكبيرة والصغيرة.

ما هو الغرض من خطة التنفيذ؟

خطة التنفيذ هي وثيقة تحدد الخطوات يجب أن يتخذ فريقك لإنجاز هدف أو مبادرة مشتركة. تخطيط التنفيذ هو النظير إلىخطة استراتيجيةوبعد إذا تفاصيل الخطة الاستراتيجية الاستراتيجيات التي ستستخدمها لضرب هدف محدد، فإن خطة التنفيذ هي دليل خطوة بخطوة لكيفية تحقيق هذه الأهداف.

الغرض من خطة التنفيذ هو التأكد من أن فريقك يمكن أن يجيب على من، ما، متى، كيف، ولماذا من المشروع قبل الانتقال إلى مرحلة التنفيذ. بعبارات بسيطة، إنها خطة العمل التي تحول استراتيجيتك إلى مهام محددة.

طريقة جيدة لمعرفة ما إذا كانت خطة تنفيذك فعالة هي تسليمها إلى شخص خارج فريقك ومعرفة ما إذا كان بإمكانهم فهم المشروع بالكامل. يجب أن تترك خطة التنفيذ الخاصة بك أي أسئلة دون إجابة.

كيفية إنشاء خطة تنفيذ في 6 خطوات

إذا كنت تريد أن تكون خطة التنفيذ الخاصة بك شاملة ومفيدة لفريق المشروع الخاص بك، فستحتاج إلى اتباع خطوات محددة وتضمين المكونات المناسبة. استخدم الخطوات التالية عند إنشاء خطتك لتقليل مخاطر الثغرات في استراتيجيتك.

1. تحديد الأهداف

الخطوة الأولى في عملية التنفيذ تحددالأهدافوبعد حدد ما تأمل في تحقيقه عند اكتمال مشروعك، مثل ما إذا كنت تأمل في الفوز بأكثر من عميل تسويق جديد أو إعادة تجديد استراتيجية المحتوى الداخلي. بدءا من أهداف مشروعك في الاعتبار، يمكن أن يساعد في جسد خطة مشروعك.

نصائح للنظر:

اسال اسئلة:عند تحديد أهدافك، قد يرغب أنت وفريقك في طرح أسئلة حول مشروعك مثل "ما نحاول تحقيقه مع هذا المشروع؟ ما النواتج التي نأمل أن تنتجها؟ من هم أصحاب المصلحة نحن نخطط لمشاركة لديناالنواتج المشروعمع؟"

سيناريوهات العصف الذهني:على الرغم من أنه ستقوم بإجراء تقييم أكثر تعمقا للمخاطر في إطار خطة التنفيذ الخاصة بك، فإن العصف الذهني سيناريوهات المخاطر المحتملة في وقت مبكر من ذلك يمنحك فكرة أكثر واقعية عن ما يمكنك تحقيقه.

2. إجراء البحوث

بمجرد أن يكون لديك فكرة واسعة من أهداف المشروع التي ترغب في تحقيقها، يمكنك شحذها على هذه الأهداف من خلال إجراء البحوث مثل المقابلات أو المسوحات أو مجموعات التركيز أو الملاحظات. يجب أن يأتي بحثك من خبراء رئيسيين في مجال عملك. قد يكون هؤلاء الخبراء أعضاء فريق أو أصحاب المصلحة الخارجيين. يجب أن تتضمن نتائج البحث الخاصة بك قائمة بما قد يبدو أن جدول أعمالك وميزانيته وأفراده.

نصائح للنظر:

التعاون باستخدام الأدوات المشتركة:التعاون أسهل عندما يكون لديك أدوات الاتصال الصحيحة في مكانها للقيام بذلك. إستخدمأداة تعاون الفريقلمشاركة أهداف المشروع الخاصة بك والحصول على تعليقات من الآخرين، بغض النظر عن موقعهم.

3. خريطة المخاطر

أنت سيناريوهات المخاطر الذهنية في الخطوة الأولى من استراتيجية التنفيذ الخاصة بك، وفي الخطوة الثالثة، ستقوم بتعيين جميع المخاطر المحتملة التي قد تواجهها في مشروعك. يمكن أن تشمل المخاطر أي شيء من إجازة الأجر والأعياد إلى قيود الميزانية وفقدان الموظفين.

طريقة رائعة لعرض المخاطر الخاصة بك هي باستخدامسجل المخاطر.ستساعدك هذه الأداة على إعطاء الأولوية لمخاطر المشروع والتحضير لها وفقا لذلك. يمكنك أيضا إجراءتحليل SWOT، والتي ستحدد أي نقاط ضعف أو تهديدات تؤثر على مشروعك.

نصائح للنظر:

أن تكون مرنة واستبقية:رسم الخرائط خارج المخاطر هو أكثر من مجرد استراتيجية إعداد. إذا حددت المخاطر التي يمكن الوقاية منها خلال هذه المرحلة من خطة التنفيذ، فيمكنك اتخاذ إجراءات لمنع هذه المخاطر. هذا قد يعني ضبط أهداف المشروع الأولية الخاصة بك.

4. جدولة المعالم

جدولة الخاص بكمعالم المشروعهي خطوة مهمة في عملية التخطيط لأن نقاط التفتيش هذه تساعدك على تتبع تقدمك أثناء التنفيذ. بمثابة المعالم بمثابة مقاييس - فهي طريقة لقياس المسافة التي تدخل فيها في مشروعك وتبلغ المسافة التي تركتها للذهاب.

لتصور معالم المشروع والحفاظ على فريقك بالكامل على المسار الصحيح، استخدممخطط جانتوبعد مع مخطط Gantt، يمكنك وضع بصريا جدول التنفيذ الخاص بك وإظهار المدة التي تعتقد أن كل مهمة ستستغرقها.

نصائح للنظر:

أضف غرفة تذبذب:الأمور لا تذهب دائما كما هو مخطط لها، حتى لو كنت تفعل كل شيء في قوتك إلى جدول. بإضافة غرفة Wiggle إلى جدولك، يمكنك التأكد من أن مشروعك يبقى على المسار الصحيح بدلا من الحفاظ على معالم ضيقة وفشل في مقابلتهم.

توضيح التبعيات:التبعيات هي المهام التي تعتمد على الانتهاء من المهام الأخرى. توضيح التبعيات الخاصة بك يجعل من السهل الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح وضرب معالمك.

5. تعيين المسؤوليات والمهام

يجب أن تتضمن كل خطة عمل قائمة بالمسؤوليات مع أعضاء الفريق المعينين لكل واحد. من خلال تعيين المسؤوليات، يمكنك تقييم أداء كل عضو في الفريق ورصد التقدم عن كثب. باستخدام أالرسم البياني الريجييمكن أن تكون أداة فعالة لإدارة المشاريع لتوضيح الأدوار والمسؤوليات.

تختلف تعيين المسؤوليات عن تعيين المهام الفردية. قد يكون أحد أعضاء فريق واحد مسؤول عن الإشراف على مراجعة المشروع، في حين يمكنك تعيين ثلاثة من أعضاء فريق آخرين للتعامل مع تسليم وتوصيل المشروع إلى مختلف الفرق للمراجعة. عند تعيين المسؤوليات والمهام، تأكد من أن توقعاتك واضحة.

نصائح للنظر:

التواصل هو المفتاح:عند تعيين الأدوار أو المسؤوليات أو المهام، من الأفضل التواصل عن سبب اختيار أحد أعضاء فريق واحد على آخر. بدلا من السماح لأعضاء الفريق بالسؤال لماذا لديهم أدوار محددة، يمكنك استخدام هذه الخطوة في عملية التخطيط كفرصة لتسليط الضوء على نقاط القوة الأعضاء في الفريق.

المسؤوليات المسار في أداة مشتركة:إن وجود أداة مشتركة، مثل برنامج إدارة المشاريع، يمكن أن يمنح وضوح أعضاء الفريق على من يفعل وماذا عندما.

6. تخصيص الموارد

تخصيص المواردهي واحدة من أفضل الطرق للحد من المخاطر. إذا تمكنت من التخطيط للموارد التي تحتاجها لمشروعك وتأكد من أن هذه الموارد ستكون متاحة، فسوف تتجنب خطر نفاد الموارد منتصف المشروع. إذا لاحظت أنه ليس لديك موارد كافية في هذه الخطوة من عملية التنفيذ، يمكنك ضبط مشروعك وفقا لذلك قبل أن ينطلق.

قد تشمل الموارد المال والموظفين والبرامج والمعدات وغيرها من المواد المادية أو الفنية. يمكن أن يكون الوقت أيضا موردا لأن أعضاء الفريق الذين تحتاجهم لاستكمال المشروع قد يعملون في مشاريع أخرى.

نصائح للنظر:اسأل نفسك الأسئلة التالية عند تحديد الموارد المتاحة لمشروعك:

ما هو مستوى الأولوية للمشروع؟

من هو متاح للعمل في هذا المشروع؟

ماذاتبرعأو الأدوات المتاحة؟

ما هي الموارد الإضافية التي نحتاجها؟

من يحتاج إلى الموافقة على خطة تخصيص الموارد؟

بعد هذه الخطوات أثناء إنشاء خطة التنفيذ ستزيد من احتمال ضرب أهداف المشروع. إن وجود قائمة مرجعية للعناصر التي يجب تضمينها في خطة تنفيذك يمكن أن تؤدي أيضا إلى تنفيذ ناجح.

ما يجب تضمينه في خطة التنفيذ

إن معرفة كيفية إنشاء خطة التنفيذ الخاصة بك أمر حاسم، ولكن عليك أيضا معرفة ما يجب تضمينه في خطتك. تتضمن قائمة المراجعة هذه العناصر الستة الأكثر أهمية التي سترغب في مراعاتها إذا كنت ترغب في المضي قدما في مشروع ناجح.

1. الأهداف

سوف توضح لكأهداف المشروعفي الخطوة الأولى من عملية التنفيذ. حدد أهدافك وتحديد المقاييس التي سيستخدمها فريقك للقياس لمراقبة التقدم. بوضوح تحديد أهداف المشروع الخاصة بك، يمكن لك وفريقك قياس التقدم والأداء أثناء المضي قدما.

2. بيان نطاق

ستحدد نطاق مشروعك في الخطوة الثانية عند إجراء البحوث. لكنطاق المشروعيجب أن توضح البيان الحدود التي حددتها لمشروعك وتحديد الأهداف والمواعيد النهائية والمواعيد النهائية ونتائج المشاريع التي ستعمل عليها. يمكن أن يساعد تحديد نطاق مشروعك في خطة التنفيذ في منعالنطاق زحفعندما تكون أبعد في المشروع.

3. الخطوط العريضة للنواتج

النواتج هي الأهداف الملموسة لمشروعك. تحديدالإنجازاتتأمل أن تخلق يمكن أن تكون بمثابة مورد عند إدارة إطارات الوقت، ومهام تفويض، وتخصيص الموارد.

4. تواريخ استحقاق المهام

على الرغم من أنالجدول الزمني للمشروعقد تتغير مع تقدم مشروعك، من المهم توضيح تواريخ استحقاقك المتوقعة أثناء تخطيط التنفيذ. عند تقدير تواريخ استحقاق المهام، يمكنك جدولة المعالم حول هذه المواعيد الواجبة وتخطط لإكمال المشروع. سوف ترى عادة مخططات غانت تستخدم للتخطيط الاستراتيجي وتخطيط التنفيذ. وذلك لأن Gantt Charts عرض معلومات في متابعة مسار خطي، على غرار جدول زمني.

5. تقييم المخاطر

ستجري تقييم المخاطر الخاص بك في الخطوة الثالثة من عملية التنفيذ. سواء كنت تستخدم سجل المخاطر ، تحليل SWOT ، أو خطة طوارئ ل تحديد المخاطر ، تأكد من تضمين هذه المستندات في خطتك. بهذه الطريقة، يمكن للآخرين المشاركين في المشروع أن ينظروا من خلال النتائج التي توصلوا إليها، وربما تساعدك على منع هذه المخاطر.

6. أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق

قمت بتعيين أدوار ومسؤوليات لأعضاء الفريق في الخطوة الخامسة من خطتك، والحفاظ على سجل مفصل لما يمكن أن تعقد الجميع مسؤولين. سواء كنت تستخدمالرسم البياني الريجيأو أداة أخرى لتوضيح أدوار أعضاء الفريق، يجب أن يكون هناك مكان في خطتك للرجوع إلى الجميع في حالة حدوث أسئلة.

من المحتمل أن تكون خطة التنفيذ الخاصة بك فريدة من الفريدة للمشروع الذي تعمل عليه، لذلك قد يشمل مكونات أخرى غير مدرجة أعلاه. ومع ذلك، يمكنك استخدام العناصر الستة أعلاه كدليل الخاص بك حتى تعرف خطتك شاملة.

تتداخل العديد من جوانب تنفيذ المشروع بالتخطيط الاستراتيجي. ك مدير المشروع ، العمل في خطة تنفيذ المشروع أثناء عملك أيضا على الخطة الاستراتيجية، يمكن أن يساعد في تقليل الوقت الإجمالي الذي يقضيه في التخطيط.

هناك طريقة أخرى لتوفير الوقت أثناء عملية التخطيط هي إقامة جميع خططك في إدارة العمل برنامج. عندما يكون فريق المشروع جاهزا لبدء عملية التنفيذ، يكون كل شيء في مكان واحد مناسب.

فوائد وجود خطة التنفيذ

هناك العديد من الفوائد لتخطيط التنفيذ، مع أن تكون الفائدة الأعلى فرصة متزايدة لنجاح المشروع. تنفيذ أ خطة المشروع ينشئ خارطة طريقا لتنفيذ مشروعك حتى تتمكن من حدوث مشكلات.

تشمل الفوائد الأخرى التي لحقت خطة التنفيذ:

تحسين الاتصالبين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين

تنظيم أفضل وإدارة الموارد

زيادة المساءلة عن الجميع المشاركين في المشروع

المزيد من الجدول الزمني للمشروع والنظم سير العمل اليومي

أسهل التعاونبين أعضاء الفريق

إن الذهاب مباشرة إلى مرحلة الإعدام دون خطة تنفيذ قد تشعر بأن المشي على خشبة المسرح لإعطاء خطاب دون معرفة ما ستقوله. التحضير هو مفتاح الأداء من الدرجة الأولى.

تبسيط تخطيط التنفيذ مع برنامج إدارة المشاريع

إن معرفة خطوات تخطيط التنفيذ هو أساس إدارة المشاريع. يؤدي مشروع جيد المخطط له إلى مشروع ناجح.

برنامج إدارة المشاريع يمكن أن تبسيط خطة التنفيذ الخاصة بك من خلال جعلها يمكن الوصول إليها لجميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. باستخدام برنامج عبر الإنترنت لإنشاء خطتك يعني أيضا أنه يمكنك تحريره في الوقت الفعلي، والذي يترك مجالا لتحسين العملية.