7 تحديات إدارة المشاريع وكيفية حلها
ليلى كروز.
منسق التحرير
يوم واحد، أنت تظهر للعمل و ...
عمل فريق Agile الخاص بك بطريق الخطأ على ميزة غير مستحقة عن الإصدار التالي.
يذكرك الفريق المحاسبي بأن مشروعك يكسر البنك.
يشكو فريقك من أن أحد الأعضاء قد خرج "مريضا" لمدة أسبوع.
المشروع هو 25٪ القيام به ... والموعد النهائي في ثلاثة أيام!
حصلت على قلبك ينبض بسرعة، أليس كذلك؟
تلك هي مجرد قليل تحديات إدارة المشاريع أ إدارة يجب أن تواجه كل يوم!
لهذا السبب سوف تغطي هذه المقالةسبعة تحديات مشتركة في إدارة المشاريع.ولكن لا تقلق، سنقوم بذلكأيضاتزويدك بالحلول حتى لا تضطر أبدا إلى التعامل مع هذه المشكلات مرة أخرى!
(انقر فوق الروابط أدناه للانتقال إلى قسم معين)
دعنا نحصل على حل المشكلات!
7 تحديات إدارة المشاريع الرئيسية
يمكن أن تنبت المشاكل في كل مرحلة من مراحلدورة حياة المشروعوبعد
و ها همخمسةمراحل.
وهذا يعني احتمالات مواجهة التحدي ارتفع 5x!
لكن لا تقلق!
دعونا تحديد تحديات وحلول إدارة المشاريع المشتركة:
التحدي رقم 1: لا توجد أهداف مشروع واضحة
هل تساءلت يوما عن سبب عملك في المشروع في المقام الأول؟
الفرص هي جميع أعضاء فريق المشروع الآخر يشعرون بنفس الطريقة!
عندما يفتقر فريقك إلى أي واضحأهداف المشروع، تشعر أنك فقدت في البحر.
أنت لا تعرف الاتجاه الذي يجب أن تكون تجديف نحوه، ولا تعرف مدى قريبة منك أن تهبط (نجاح المشروع). لهذا السبب هو توثيق أهدافك هو أحد المفتاحمكونات خطة العملوبعد
قبل أن تعرف ذلك، تنفد من الوقت والموارد والأمل والأمل، وكل الوقت الذي يخطئ النمر المحبط (العميل) لتسليمه!
ييكيسوبعد
كما لو أن هذا ليس مخيفا بما فيه الكفاية، فأنت تدعو أيضا العديد من تحديات إدارة المشاريع الأخرى لتناول العشاء:
تريد منع النطاق زحف من forooking الخاص بك فريق المشروع ب هنا دليل مفصل حول كيفية الارتعداد نطاق المشروع تزحف.
كيفية تعيين أهداف مشروع ذات مغزى
ال أذكى.طريقة لتحديد الأهداف جيدة ...لإنشاء أهداف ذكيةوبعد
يمكن تعريف الهدف الذكي على النحو التالي:
هذه الأهداف واضحة بلورية واحصل على فريقك من أزمة وجودية.
إليك مثال:
إنشاء الإصدار 1.0 من برنامج إدارة المهام Kickass بحلول ديسمبر لكسب عملاء جدد.
خلال مرحلة تخطيط المشروع، يمكنك إنشاء هذا الهدف باستخدامالأهدافخاصية. بهذه الطريقة، يمكنك أن ترى ما تحتاجه للعمل عليه.
لكن تحديد الأهداف لا يكفي لمشروع ناجح.
سوف تحتاج أيضا لمعرفة ذلككيفلتحقيق هذا الهدف.
انك سوف تحتاج الأهداف هنا.
إنها تصريحات قابلة للقياس والمحددة التي لها هدف محدد.
ثستطيع ان تخلقأهدافمع وحدات مثل الأرقام والعملات أو المهام أو TRUE / FALSE.
فيما يلي بعض الأهداف أو الأهداف ذات الصلة بالهدف أعلاه:
عندما يعمل فريقك على تلبية هذه الأهداف، UDN مدير المهام يحسب تلقائيا نسبة تقدم الهدف في الوقت الفعلي.
لذلك عندما يرى فريقك أنهم أقرب إلى الهدف، سيتجهون لإنهاء المزيد من الأهداف.
بكامل قوته! 🚢.
هناك طريقة أخرى لقياس تقدم المشروع من خلاللوحات المعلومات القابلة للتخصيصوبعد
تماما مثل لوحة التحكم في السفينة لديها عدادات ومقاييس، تحتوي لوحة القيادة على وحدات واجب.
مع هذه الحاجيات، يمكنك:
التحدي رقم 2: مشاكل الميزانية
دعنا نقول أنك مفوض الصرف الصحي مثل هوميروس هنا.
ل الحفاظ على كل أصحاب المصلحة سعيدة، تقوم بتنفيذ بعض الأفكار الرائعة مثل خدمات الالتقاط على مدار الساعة وخدمات تنظيف الطوارئ وشاحنات جديدة فاخرة. 🚚.
ومع ذلك، هذه الأفكار ليست رخيصة، وبعد شهر واحد ...
ليس فقط هوميروس، حولها50٪ من المديرينالنضال مع الحفاظ على تكاليف المشروع.
لكن لماذا؟
ربما لم يقدروا مقدار تكلفة أفكارهم خلال مرحلة تخطيط المشاريع. أو لم يتحقق ما إذا كانت تجاوزوا الميزانية حتى فوات الأوان.
وإذا استمرت المشروعات بشكل مستمر في الميزانية، فستكون مؤسستك مثل Titanic.
سيكون من الصعب إبقائه على قدميه.
ويقدم فريق المشروع الخاص بك عندما تفشل في دفعها بما فيه الكفاية! 🦺.
للحفاظ على نفقاتك في الاختيار، سيكون عليك التخطيط بشكل جيد وجعل افتراضات واقعية.
أداة إدارة المشاريع مثل UDN مدير المهام يمكن بالتأكيد منع إنفاق الكثير من $$$.
إليك الطريقة:
كسر ميزانية المشروع باستخدامالحقول المخصصةلتعيين ميزانية ثابتة لكل مهمة أو مورد، إلخ.
ثم، قم بإنشاء عمود آخر يوضح مقدار تقضيه في المهمة. يستخدمحسابات العمودلمعرفة إجمالي التكاليف خلال مرحلة تنفيذ المشروع.
يمكنك حتى إجراء حسابات سريعة أو معقدة معحقول الصيغةوبعد استخدمه لحساب ساعات فرضية مستقرة، تكلفةالحملات التسويقية، و اكثر.
وإذا كنت تبحث عن طريق سهل الخروج، يمكنك دائما تطبيق سريع للغايةقوالب المحاسبةإلى مساحة العمل الخاصة بك.
التحدي رقم 3: الاتصالات غير الفعالة
أنت لن تكون القفز بالمظلات إذا كانت المظلة الخاصة بك فرصة 50-50 للفشل، أليس كذلك؟
وبالمثل، لن ترغب في إدارة المشاريع دون الحفاظ على اتصال فعال.
وفقمعهد إدارة المشاريع(PMI)، 56٪ من المشاريعيفشللأن أعضاء الفريق وقائد المشروع لم يكنوا في نفس الصفحة.
هذا يمكن أن يؤدي إلى الارتباك حيث أن أعضاء الفريق سيحصلون على آراء متضاربة حول كيف همفكر فييجب عليهم القيام بمهمة.
بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يشارك المديرون معلومات كافية مع موظفيهم، مثلالإجتماع الإفتتاحي، سيتعين على الفريق أن يقترب من مكتبها في كثير من الأحيان للتوضيح.
سيكون هذا جيدا قبل عام، ولكن فيالعمر من العمل عن بعد،قد تضطر فريقك إلى إنفاق الأبدية في انتظار المزيد من التعليمات.
الخطوة الأولى هي إعدادقاعدة المعرفةلمؤسستك.
سيحتوي ذلك على معلومات حول بعض العمليات والأدوات والمبادئ التوجيهية التي يجب أن يتبعها فريقك.
يستخدممستنداتلإنشاء ويكي مفصل يفتح أسرار الكون بأكمله (أو على الأقل مؤسستك)!
وبالمثل إلى مستندات Google، يمكنك التعاون مع فريقك البعيد وخلق مستندات عملية مهمة.
مع مستندات، يمكنك:
غير مستندات ليست كافية.
كل مهمةلديه مخصصتعليقالقسم، الذي يمكنك استخدامه لمناقشة المهام وإعطاء ملاحظات واضحة.
يمكنك حتى إضافةالتعليقات الخيوطلتنظيم جميع اتصالاتك في أقسام صغيرة.
وإذا لم يقطع ذلك، يمكنك دائما قفزتكبيراتصل من مهمة من خلالتكبير التكامل.
نأمل فقط عوامل تصفية التكبير لا تسبب أي purroblems 😼.
تبحث عن مخلب - بعض الطرق لتبسيط الاتصالات الجماعية؟ جعل meowst من هذه النصائح 13 سهلة.
التحدي رقم 4: إدارة الموارد السيئة
قبل أن نتحدث عن هذا التحدي المشترك، نحتاج إلى تحديد ما هو "الموارد" حقا.
مورد هو شيء يمكن أن يساعدك في إدارة المشاريع.
يمكن أن تشير إلى أعضاء فريقك أو الموارد المالية أو المهارات أو حتى حيوان أليف من جانبكم وأنت تركز على العمل عن بعد.
تنطوي إدارة الموارد على تخطيط وجدولة وتوزيعها في جميع أنحاء دورة حياة المشروع.
ومع ذلك، إذا كنت لا تفعل ذلكتخصيص الموارد الخاصة بكحسنا، قد تواجه مشكلتين:
سوف تضيع طن من الموارد (على سبيل المثال، إنتاجية فريقك) ووضع ضغط غير ضروري على فرق أخرى لالتقاط الركود.
أو سوف تنفد من الموارد بسرعة.
على سبيل المثال، قد تعجبك فريق مشروعك من خلال مطالباتهم بالعمل في عطلة نهاية الأسبوع لتلبية المواعيد النهائية.
هناك طريقتان للتعامل مع إدارة الموارد: السهل والطريقة الصعبة.
الطريق الصعب يتطلبجداول البيانات إكسللتتبع من يعمل في أي مهمة. سيكون عليك أن تقضي ساعات في إنشاء وتحديث الورقة يدويا.
آخر مرة فحصناها،إدارة عبء العمليدور حول تقليل عملك، وليس إضافة إلى ذلك!
لحسن الحظ، تتضمن الطريقة السهلة استخدام برنامج إدارة المشاريع.
UDN مدير المهام يتيح لكتعين مهمات و المجموع الفرعي ل أعضاء فريق متعددةأو بأكملهافرقوبعد
يتم إخطار المحال إليه على الفور عند إعطاء مهمة حتى يتمكنوا من عملها على الفور.
ولكن كيف تعرف ما إذا كان المحال التعامل مع المهمة؟
ال عرض عبء العمليتيح لك تحديد القدرة الأسبوعية لعضو الفريق بناء على عدد الساعات أو المهام أو نقاط القصة التي يمكنهم القيام بها.
يمكنك بعد ذلك معرفة المهام المثبطة والمجموعة من منظمة الصحة العالمية وإعادة تخصيصها لأولئك الذين لديهم وقت على أيديهم.
بهذه الطريقة، لن تضطر أبدا إلى أن تقول هذه الكلمات اللعين:
هنا لدينا تحطم دورة في إدارة الموارد
تحدي رقم 5: إدارة سير العمل
عندما يكون فريقك بالكامل ومدير المشروع مشغولا للغاية بالمهام، ليس لديهم وقت للقلق بشأن سير العمل والتواصل.
يجب أن تفعل ما يجب أن تفعله، أليس كذلك؟
ليس صحيحا.
هذا هو بالضبط ما يسبب معظم تحديات إدارة المشاريع.
إذا كان الجميع يعمل بشكل مستقل، لا أحد يعرف ما يفعله أعضاء الفريق الآخرون أو لديه أي فكرة عن كيفية تقدم المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، قد تتلاشى العمليات الخاصة بك إلى توقف طحن، ولا أحد يعرف السبب.
كل هذا الارتباك سيؤدي إلى بعض الاجتماعات المحيرة.
واحدة من أهم أنشطة إدارة المشروع هي رسم الخرائط خارج سير العمل. عادة، يمكن القيام بذلك أثناء إنشاءخطة المشروع.
سوف يسلط الضوء على تسلسل المشروع بأكمله والتي يجب اتباعها.
تفاعليةمخطط جانت(مثل واحد في لديناعرض جانت) يتيح لك إنشاء هذا الجدول الزمني في المفاجئة. ما عليك سوى إضافة قائمة المهام إلى العرض، ويمكنك سحب وإسقاطها في جميع المهام.
يمكنك أيضا رسم خط بين المهام للعلامةالتبعيات(المهام التي لا يمكن القيام بها حتى يتم الانتهاء من مهمة سابقة).
phew. هذا كل شيء، أليس كذلك؟
لا. سيتعين عليك أيضا تبسيط العملية أثناء مرحلة تنفيذ المشروع.
هذه كان يتم ذلك معكانبان في
هنا، سيكون الفريق بأكمله قادرا على رؤية حالة كل مهمة، ويمكنهم نقل المهام حول اللوحة أثناء عملهم.
لمنع الفريق من أخذ الكثير من العمل في إحدى الذهاب، يمكنك إضافةالعمل في حد تقدم ،
هناك طريقة أخرى لتسريع سير العمل، وتضمن الروبوتات. 🤖.
يمكنك أتمتة أجزاء معينة من سير العمل الخاص بك مع UDN مدير المهام وبعد
إليك ماأتمتةيقدر على:
تحقق دليلنا لمعرفة كيف يمكنك مثالية نظام إدارة سير العمل.
التحدي رقم 6: مواعيد نهائية غير واقعية
يبدو أن بعض المديرين يفرضون موعد نهائي لمشروع أن الفريق لا يستطيع تحقيقه!
لكن لماذا؟
قد يكون مدير المشروع تحت ضغط لتلبية توقعات أصحاب المصلحة.
أو يمكن التخطيط لهذه المواعيد النهائية بقوة من أجل إطلاق منتج قبل أن تفعل المسابقة (مثل في صناعة البرمجيات).
في كلتا الحالتين، هذاالحاجة للسرعة"ذاهب فقط إلىبطيءفريق المشروع أسفل.
كيف؟
يسأل باستمرار الفريق تقديممشاريع متعددةمن خلال إطارات الوقت المستحيل سيخفض معنويات الفريق والإنتاجية. ولن تبدو النواتف الخاصة بها جيدة، والتي لن تجعل المغلوغ أصحاب المصلحة فقط.
كيفية التعامل مع المواعيد النهائية غير الواقعية
ابدأ بسؤال أصحاب المصلحة أو العميل لماذا يحتاجون إلى مشروع في وقت معين.
قد تجد حتى أن لديهم موعدا نهائيا فرضه ذاتيا دون سبب عقلاني، لذلك يمكن لكما أن تكون كلا من معرفة تاريخ أكثر قابلية للتحقيق.
وعندما تخطط لك للمشروعات، ستحتاج إلى معرفة مدى سرعة عمل فريقك دون الحصول على حرق.
كيف؟
يمكن لأعضاء فريق المشروع الخاص بك تتبع المدة التي يستغرقها إكمال مهمة معالموقت العالميوبعد
بناء على تتبع الوقت، يمكنك حتى تعيينالتقديراتلكل مهمة. بهذه الطريقة، يعرف فريقك أنك تتوقع منهم إكمال المهمة (والمشروع بأكمله) في وقت معقول.
استخدام إدارة المشاريع رشيقة التقنيات؟
تعرف على عدد المهام التي يمكن أن تسرع فريقك من خلالSprint.مع السرعةسبرينت القطعة.
هل تريد معرفة مخططات السرعة يمكن أن تساعدك في تخطيط مواعيد أفضل في المشروع؟
تحقق لدينا دليل مخطط السرعة السريعة.
عندما وجدت تاريخ الموعد النهائي للمشروع المثالي، تحقق منعرض التقويمللتأكد من أنه لا يتزامن مع أي أحداث مهمة أخرى.
تحدي رقم 7: عدم المساءلة
دعونا نفترض أن شيئا ما يخطئ بشكل فظيع خلال دورة حياة المشروع ويعيد المشروع أربعة أسابيع.
ثم تبدأ لعبة اللوم.
قريبا، قد تسمع أعضاء فريقك نقلا عن أغنية أشعث شهيرة:
بدلا من التركيز على تنفيذ المشروع، قد يحاول فريقك تجنب أي عواقب ودبوس فشل المشروع على الأعضاء الآخرين.
لكن هذا لا يعني أن فريقك يكسر أو ضارا.
يمكن أن يكون قائد المشروع لم يوصل بوضوح من المسؤول عن مراحل معينة من مشروع معقد.
كيفية بناء المساءلة الفريق
قبل أن تنطلق المشروع، قم بتعيين مهام لكل عضو في الفريق. عليك أيضا التأكد من أنهم يعرفون ما هو متوقع منهم.
كيف؟
خلققوائم المراجعةلكل مهمة، وتعيين كل عنصر من القائمة إلى عضو في الفريق. هذا يساعد على تحديد من المسؤول عن جزء معين من المشروع.
النظر في التوجيه؟ ألق نظرة على: قائمة التحقق من إدارة المشاريع المثالية
بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت ترغب في التأكد من أن عضو معين من فريق المشروع يعمل بنشاط على ملاحظاتك (وليس تجاهله بنشاط 😏)، فيمكنك الاحتفاظ بها مساءلة عن طريق تحويلالتعليق في مهمةوبعد
بمجرد الانتهاء، يمكنهم حل التعليق وأحصل على إخطار.
ولكن ماذا لو كنت تريد أن يكون فريقك مسؤولا في جميع أنحاء المشروع؟
ستحتاج إلى القيام بالتحقق بانتظام لرؤية تقدمها وأدائها.
يبدو وكأنه الكثير من العمل، أليس كذلك؟
لحسن الحظ، برنامج إدارة المشاريع مثل UDN مدير المهام يمكن أن يوفر لك من ساعات من اجتماعات الحالة المملة.
اضف بعضالحاجيات الجدولإلى لوحة القيادة الخاصة بك، وسوففورايكون قادرا على رؤية:
التحدي المقبول 😎.
إدارة المشاريع هي مثل لعب ألعاب الفيديو.
يصبح أصعب في كل مرحلة.
ومع ذلك، إذا كنت تلتقط قوة السلطة UDN مدير المهام ، ستتمكن من تشغيل السرعة من خلال عملية إدارة المشروع.
من خريطة العقل ل وجهات النظر المشروع المرنةإلى لوحات المعلومات، لديك كل شيء لزيادة احتمالات نجاح المشروع.
حتى الحصول على UDN مدير المهام مجانا والانفجار من خلال تحديات إدارة المشاريع اليوم!
