Mi a szűk keresztmetszet a projektmenedzsmentben? 3 módja annak azonosítására

Összefoglaló

A projektmenedzsmentben lévő szűk keresztmetszet kétféleképpen fordulhat elő: a rendszerek megszakadnak a munkafolyamatban, vagy előadói alapú szűk keresztmetszetet tapasztalnak. Mivel a szűk keresztmetszetek szinte elkerülhetetlenek, fontos tudni, hogyan lehet azonosítani és tartalmazni őket. Mindkettőt lefedjük, és néhány példát fogunk adni, hogy tudod mit keresni.

Gondolj az utolsó alkalommal, amikor az egyik projekt késik. Függetlenül attól, hogy visszajelzést vártál, küzd, hogy elavult rendszermunkát végezzen, vagy próbálja meg a felülvizsgálatokat és a jóváhagyásokat, a legtöbb projekt késleltetést egy jelenség okozza: a szűk keresztmetszet.

Mint egy üveg nyaka lassítja a víz áramlását, a projektmenedzsment szűk keresztmetszete befolyásolja a projekt munkafolyamatát. A gyártási folyamat, a szűk elég könnyű spot- ez általában egy fizikai hely, ahol a teljes gyártási folyamat lelassul, mert egy lassú gép vagy nyersanyagokat. A projektmenedzsmentben ez egy kicsit trükkös, hogy megvizsgálja és megoldja a szűk keresztmetszeteket.

Tehát nézzük meg, hogy pontosan egy szűk keresztmetszet vanprojektmenedzsmentAz, hogyan lehet azonosítani az egyiket, és mit tehet, hogy sikeresen tartalmazzon egy szűk keresztmetszetet, amikor bekövetkezik.

Mi a szűk keresztmetszet a projektmenedzsmentben?

A szűk keresztmetszet bármely olyan pont, amely a munkafolyamat késedelmét okozza. A projektmenedzsment szűk keresztmetszete csökkenti a projekt ütemét korlátozott kapacitás miatt.

A projektmenedzsment kétféle szűk keresztmetszete van:

Előadói alapú szűk keresztmetszetek:Ez a fajta szűk keresztmetszet akkor történik, ha egy csapat tag vagy az egész csapat nem éri el a szükséges teljesítményszintet. Gyakran, mint nem, ez nem a csapattársaid hibája, hanem az erőforrások hiánya vagy egyértelműség, amely ilyen típusú szűk keresztmetszetet okoz. Ha olyan előadó-alapú szűk, beszélni a csapat, és megtudja, hogy miért ők küzd, hogy az elvégzett munkát. Jó esély van arra, hogy további segítségnyújtás, egyszerű feladatok kiszervezése, vagy jobb kommunikáció létrehozása a csapatban enyhítheti ezt a szűk keresztmetszetet.

Rendszer alapú szűk keresztmetszetek:Az elavult, lassú vagy elavult rendszer vagy szoftver lelassíthatja a munkafolyamatát, és létrehozhat egy szűk keresztmetszetet az Ön folyamatában. A rendszeralapú szűk keresztmetszetek olyan dolgok lehetnek, mint a lassú nyomtatók, a kézi archiválási rendszerek vagy a munkakezelő szoftver, amely nem illeszkedik a projekt igényeinek. Az új szoftverek korszerűsítése lehet, hogy mindössze annyit kell tennie, hogy a munkafolyamat visszaálljon a pályán.

Azonos, hogy milyen típusú szűk keresztmetszet van az első lépés megoldásában. Ha tudod, hogy egy rendszeralapú vagy előadói alapú szűk keresztmetszettel foglalkozik, mélyebbre merülhet, hogy pontosan pontosan mit okoz a probléma.

Hogyan lehet azonosítani a szűk keresztmetszeteket

A szűk elemzés, más néven a kiváltó okok elemzését a legjobb megközelítés azonosítására szűk, és megtalálják a módját, hogy megoldja őket. Három lépés, amit meg kell venni, hogy azonosítsák a szűk keresztmetszet, megoldást találni, és a teljesítmény.

1. lépés: Térképelje meg a folyamatait és azonosítsa a szűk keresztmetszeteket

A legjobb módja annak, hogy a szűk keresztmetszetek azonosítsa és megakadályozza a munkafolyamatokat. Ezt úgy teheti meg, mint egy munkakezelő szoftverUDN feladatkezelőamely lehetővé teszi a projekt tanulmányozását különböző nézetekben - hogy ez aKanban tábla, aGantt-diagramvagy egy feladatlistát.

Egy másik általánosan használt szűk keresztmetszet elemző eszköz a halászdiagram. Más néven ishikawa diagram, a projekt vizuális ábrázolása a tökéletes ötletgyűjtő eszközproblémamegoldás .

Fishbone diagramban a halfej képviseli a problémát vagy szűk keresztmetszetet. A bordák különböző kategóriákat és kapcsolódó feladatokat képviselnek. A folyamat feltérképezésével a halászdiagramban könnyebb lesz, hogy a csapatod azonosítsa a szűk keresztmetszetet.

Ne feledje, hogy könnyű elveszni a halászdiagramodban. A szűk keresztmetszete több mint egy potenciális oka lehet, így óvatosan nézze meg ezt a diagramot, és elkerülje a nyúl lyuk elvesztését.

Fishbone diagram létrehozása UDN feladatkezelő, Használhatja a Lucidchart integrációt. Ez lehetővé teszi, hogy létrehozza a diagramot, ossza meg a csapatával, és mentse el a jövőbeli felülvizsgálathoz.

Miután meglátogatta a folyamatait, a csapatnak szorosan meg kell tanulnia, és felülvizsgálnia kell őket az erősségekre és gyengeségekre. Előfordulhat, hogy a munka felhalmozódik, mert a minőségi csapatod enyhül (előadói alapú), vagy hogy egy régi szoftver folyamatosan elveszíti a fontos adatokat (rendszeralapú).

2. lépés: A megoldások végrehajtása

Miután ismered a szűk keresztmetszetek okát, meghatározhatja, hogyan kell kezelni őket. Ez magában foglalhatja a részletes cselekvési terv létrehozását, a feladatokat a csapat tagjai számára, és növeli a kapacitáskihasználástAz erőforrások kiosztásaa projekthez. Íme néhány példa olyan megoldásokra, amelyeket különböző szűk keresztmetszeti forgatókönyvekhez hajthat végre:

Egy lejelentett csapat miatt lemondott munka:Ha a csapatod túlterhelt munkával, talán van egy módja annak, hogy kiszervezhessék a könnyebb feladatok közül néhányat. Alternatív megoldásként a gyakornok segíthet, megkérdezhetné egy másik csapatot a ropogós idő alatt, vagy adja meg a kezét, ha az ütemterv lehetővé teszi. A jövőbeli projektek, érdemes lehet akár bővül a csapat új bérlő vagy ütemezési több időt a projekt, hogy elkerüljék a torlódás.

Az ügyfél válaszai túl lassúak:Rendszeresen várja az ügyfél visszajelzését, szűk keresztmetszetet okozhat a szállítási folyamatban. Ütemezzen meg egy találkozót az ügyféllel, és megtudja, hogyan kell a legjobban elérni őket, amikor visszacsatolásra van szükség. Talán inkább a fogadásokat részesítikszállítmányozókA tételekben, vagy csak az e-mailjeid hiányoznak, és szükség van arra, hogy az all-sapkák betűjében írjanak tárgyakat. Miután ismered a szűk keresztmetszet okát, a legjobban fel van szerelve, hogy megoldja.

Az elavult projektmenedzsment szoftver problémákat okoz:Minden projektvezető valószínűleg egyetért ebben: az elavult szoftver abszolút rémálom. Függetlenül attól, hogy nem automatikusan megtakarítaná az előrehaladást, nehezen lehet navigálni, vagy lassan betölteni a gyors ROI-elemzést, mindössze annyit kell tennie, hogy igazolnia kell a projektmenedzsment szoftverének bővíthetőbb eszközre történő frissítését.

A csapatod sok példányt csinál: Duplikált munkaNem csak lelassítja a folyamatot, súrlódást és frusztrációt is okoz a csapat tagjai között. Használja a munkakezelő eszközt, hogy egyértelműen vázolja fel, aki felelős a mi,A függőséget határozza meg, és hozzárendeljen feladatokat, ahogy megy.

A Micromanagement lassítja a folyamatot:Egy menedzser vagy érdekelt, amely megakadályozza a projektet, lelassítja a folyamatot. Ebben az esetben találkozik azokkal a személygel, aki megvitatja a határokat, és emlékezteti őket arra, hogymegkülönböztető munkaÉs bízva a csapatod, része annak, hogy mind a projekt, mind a csapat sikeres legyen.

Miután végrehajtotta a megoldást, remélhetőleg csak egy lépéssel maradt: monitorozás és értékelés, hogy a megoldás hogyan működik.

3. lépés: Értékelje a teljesítményt

Meg kell vizsgálnia és értékelnie kell a cselekvési terv teljesítményét annak biztosítása érdekében, hogy sikeresen kezelte a szóban forgó szűk keresztmetszeteket. Nyomon követheti a projekt előrehaladását, és hasonlítsa össze mind a minőségét, mind a folyamatok sebességét, hogy hogyan valósultak meg a megoldás végrehajtása előtt.

Ezt az értékelést is használhatja, hogy értékes információkat szerezzen a jövőbeni szűk keresztmetszet menedzsmenthez. Ne feledje, hogy ez nem feltétlenül megakadályozza a szűk keresztmetszetek - egy bizonyos projektméretben, alapvetően elkerülhetetlen. Ami igazán fontos, az, hogy szánni az időt, hogy proaktív azonosításában és azok kezelése. A munkamódszere minden leképezettje lehetővé teheti, hogy a csapat képes legyen az energiájuk más feladatra váltani, miközben a szűk keresztmetszet túlterhelt, és egy későbbi ponton visszatér, így a munka soha nem kell megállnia.

Hogyan lehet egy szűk keresztmetszetet, ha történt

A szűk keresztmetszet összetettségétől függően előfordulhat, hogy gyorsan meg tudja állapítani a csapat tagjainak átrendeződését, vagy több erőforrást minősíthet egy adott színpadramunkafolyamat. Azonban néha egy szűk keresztmetszet nagyobb figyelmet igényel, hogy elérje a felbontást. Ha nem kezeli a szűk keresztmetszetet, amint azonosítja azt, a következmények költségesek és leereszkedhetnek.

Íme, hogyan lehet szűk keresztmetszetet, ha történt.

Soha ne hagyja üresen:Bár jó megoldást jelenthet, hogy csak minimalizálja a szűk keresztmetszeten átmenő munka mennyiségét, ez a megközelítés még hosszabb feldolgozási időket eredményezhet, és olyan hullámhatást eredményezhet, amely lelassíthatja az egész projektet. Mindig tartsa a szűk keresztmetszet teljes kapacitással, miközben a problémát teljes sebességgel is megoldja.

Csökkentse a feszültséget a szűk keresztmetszet:Ahelyett, minimálisra csökkentve a munka, hogy menjen át a szűk keresztmetszet, akkor csökkentheti a törzs a szűk megbizonyosodik arról, hogy a munka megérkezik a lehető legjobb állapotban. Tegyük fel, hogy a szűk keresztmetszete olyan menedzser, aki meg kell vizsgálnia a dokumentumokat, mielőtt megosztaná az érdekelt felét. Fókuszáljon arra, hogy ezeket a dokumentumokat a menedzsernek kevéssé nulla hibákkal kapja meg, hogy könnyebbé tegyék az életüket és a munkafolyamat gyorsabbá tételét.

Folyamatmunka tételekben:A projektetől és a szűk keresztmetszetetől függően előfordulhat, hogy a törzs hasonló munkával együtt csökkentheti a törzset. Csak légy óvatos a batch size-tartsa őket a lehető legkisebb legyen, hogy dolgozik rajtuk keresztül valóban könnyebb és nem több, stresszes.

Védelem csapat morál : Amikor a dolgok rendetlenek, a csapat elveszítheti a fókuszt, a bizalmat és a motivációt. Fontos, hogy hatékonyan kommunikáljon a csapatával, hogyan tervezi a szűk keresztmetszetet. Is tudassa velük, hogyan támogathatják a projektet időközben.

Gondolj a dobozon kívül:Ha lehetséges, növelje a szűk keresztmetszet kapacitását. Lehet, hogy nem tudja, hogy a menedzser gyorsabban kap, hogy a papírmunka minősített, de talán van egy másik menedzser, aki tud segíteni, és felgyorsítani a munkafolyamatot fel. Mindig tartsa nyitva a szemét alternatív megoldások gondolkodás kívül a doboz, ami a projekt menedzsment olyan szórakoztató!

Ne veszélyezzék a minőséget:Lépések kihagyásával, tolul szerkesztést, és munka befejezése nagy tételekben takaríthat meg időt és pénzt, hogy a célba gyorsabb. Ha azonban veszélyezteti a munkájának minőségét, akkor kockáztatja, hogy újratervezze a projektet, elveszíti az ügyfeleket, vagy kimeríti a csapat bizalmát. Soha ne veszélyeztesse a munkájának minőségét, hogy egy szűk keresztmetszeten keresztül tegye meg, hogy hosszú távon nem éri meg.

A legfontosabb dolog az, hogy elkerülje a leállást. Miután a csapatod semmit sem ült, ami semmit sem okoz, frusztrációt okoz, és növeli a projekt általános ciklusidejét. Mindig tartsa a dolgokat, és tegye be a csapatot a problémamegoldó folyamatban.

Használja a Project Management szoftvert a szűk keresztmetszetek kezeléséhez

Amennyire csak szeretnénk megakadályozni őket, szűk keresztmetszetek történnek. Amikor előfordulnak, próbálja meg félretenni a perfekcionizmusát, és gyűlt össze a csapatodat, hogy megtalálja a megoldásorientált módokat, hogy tartalmazza a halmozott munkát.

A megfelelő eszközökkel a szűk keresztmetszeteket minimálisra is tarthatja egyAgilis környezet. Hozzon létre határidőket vagy Kanban kártyákat a projektekhez, így a csapatnak mindig vizuális ábrázolása van a munkaterhelésükről, és valós időben könnyen beállíthatja a feladatokat, a függőséget és a dátumokat valós időben.