プロジェクト管理のボトルネックとは何ですか？それらを識別するための3つの方法

概要

プロジェクト管理のボトルネックは、2つの方法のいずれかで発生する可能性があります。どちらのシステムもワークフローの中断を引き起こしているか、実行者ベースのボトルネックを経験しています。ボトルネックはほとんど避けられないので、それらをどのように識別して含むことができるかを知ることが重要です。どちらもカバーしていくつかの例を提供してください。

あなたのプロジェクトの1つが遅れた最後の時間について考えてください。あなたがフェードバックを待っているかどうか、古いシステムの仕事をするのに苦労しているか、レビューや承認をジャグリングしようとしている、ほとんどのプロジェクト遅延は1つの現象によって引き起こされます：ボトルネック。

ボトルの首が水の流れを遅くするように、プロジェクト管理のボトルネックはプロジェクトのワークフローに影響します。製造工程では、ボトルネックはかなり見やすいです - それは通常、機械または原材料のために全体的な生産プロセスが遅くなる物理的な場所です。プロジェクト管理では、ボトルネックを見つけて解決するのは少し分配です。

だから、まさにボトルネックを見てみましょうプロジェクト管理それはあなたが1つを識別することができる方法、そしてそれが発生したときにボトルネックを正常に含めるためにあなたができることです。

プロジェクト管理のボトルネックとは何ですか？

ボトルネックは、ワークフローの遅延を引き起こすプロジェクト内の輻輳の任意のポイントです。プロジェクト管理におけるボトルネックは、限られた容量のためにプロジェクトのペースを減らします。

プロジェクト管理には2種類のボトルネックがあります。

演奏者ベースのボトルネック：このタイプのボトルネックは、チームメンバーまたはチーム全体が必要なパフォーマンスレベルに達していないときに発生します。もっと多くの場合、それはあなたのチームメイトの障害ではなく、このタイプのボトルネックを引き起こすリソースや明快さの欠如です。あなたが演奏者ベースのボトルネックに遭遇した場合、あなたのチームと話し、彼らが仕事を行うのに苦労している理由を見つけましょう。追加のヘルプ、アウトソーシングの簡単なタスク、またはチーム内でより良いコミュニケーションを確立することがこのボトルネックを軽減することができるという良い機会があります。

システムベースのボトルネック：古くて遅い、または古くなったシステムまたはソフトウェアは、ワークフローを遅くし、プロセスにボトルネックを作成できます。システムベースのボトルネックは、スロープリンタ、手動アーカイブシステム、またはプロジェクトのニーズに合わせない作業管理ソフトウェアなどのものです。新しいソフトウェアへのアップグレードは、ワークフローをトラックに戻すためにするために必要なすべてのものかもしれません。

あなたが扱っているボトルネックの種類を特定することは、それを解決する最初のステップです。システムベースまたはパフォーマーベースのボトルネックを扱っているかどうかわかりますが、問題を引き起こしていることを正確にどのようなものになるかをより深くダイビングできます。

ボトルネックを特定する方法

根本原因分析としても知られるボトルネック分析は、ボトルネックを特定し、それらを解決する方法を見つけるための最良のアプローチです。ボトルネック、解決策を見つけ、そしてパフォーマンスを監視するために取る必要がある3つのステップがあります。

ステップ1：プロセスをマッピングしてボトルネックを特定する

ボトルネックを識別し防止するための最良の方法は、ワークフローをマップすることです。作業管理ソフトウェアを使ってこれを行うことができます。UDNタスクマネージャーそれはあなたがさまざまなビューであなたのプロジェクトを勉強することを可能にします - それがカンバンボード A. ガントチャート、またはタスクリスト。

別の一般的に使用されるボトルネック分析ツールはフィッシュボーン図です。石川図としても知られている、このプロジェクトのこの視覚的表現はのための完璧なブレーンストーミングツールです。問題解決 。

フィッシュボーン図では、魚の頭はあなたが解決しようとしている問題またはボトルネックを表します。リブは異なるカテゴリと関連するタスクを表します。あなたのプロセスをフィッシュボーンダイアグラムでマッピングすることによって、あなたのチームがあなたのボトルネックの根本的な原因を特定するのが簡単になるでしょう。

あなたのフィッシュボーン図で迷子になるのは簡単です。あなたのボトルネックは複数の潜在的な原因を持つかもしれませんので、この図を注意して見て、ウサギの穴に迷子になるのを避けます。

フィッシュボーン図を作成するには UDNタスクマネージャーLucidChartの統合を使用することができます。これにより、ダイアグラムを作成し、チームと共有し、将来のレビューのために保存することができます。

あなたがあなたのプロセスを視覚化したら、あなたのチームは彼らを密接に勉強し、強みと短所を見直す必要があります。あなたの品質チームが不審（演奏者ベース）または古いソフトウェアが継続的に重要なデータを失うので、仕事が積み重なっていることがわかるかもしれません（システムベース）。

ステップ2：ソリューションを実装する

ボトルネックの原因がわかったら、それらに対処する方法を決定できます。これには、詳細な行動計画を作成し、タスクをチームメンバーに委任し、容量使用率の向上を含めることがあります。リソースの割り当てあなたのプロジェクトのために。ここでは、さまざまなボトルネックシナリオに実装できるソリューションの例がいくつかあります。

不利なチームのためにバックログーgの仕事：あなたのチームが仕事で過負荷になっているならば、おそらくより簡単な作業のいくつかを外部委託する方法があります。あるいは、インターンが役立つ可能性がある、あなたのスケジュールがそれを許可するならば、あなたはクランチ時間中に他のチームをサポートに依頼することができます。将来のプロジェクトのために、あなたは新しい雇用であなたのチームを拡大すること、またはプロジェクトがボトルネックを避けるためのより多くの時間をスケジュールすることを考えるかもしれません。

クライアントの応答時間が遅すぎます。クライアントフィードバックを定期的に待っていると、配信プロセスでボトルネックが発生する可能性があります。あなたのクライアントとの会議をスケジュールし、フィードバックが必要なときにそれらにどのように到達するかを調べてください。おそらく彼らは受け取ることを好みます成果物バッチで、または彼らはあなたのEメールを逃してください。そして、すべてのキャップの手紙で件名を書く必要があります。ボトルネックの原因を知ったら、それを解決するために最も整っています。

時代遅れのプロジェクト管理ソフトウェアは問題を引き起こします。すべてのプロジェクトマネージャはこれについておそらく同意することができます：時代遅れのソフトウェアは絶対的な悪夢です。進捗状況が自動保存されないかどうかを移動するのが難しいか、ロードするのが難しいか、または迅速なROI分析が、プロジェクト管理ソフトウェアをより信頼性の高いツールにアップグレードする必要があるすべてのものかもしれません。

あなたのチームはたくさんの重複した仕事をします。 重複した仕事プロセスを遅くするだけでなく、チームメンバー間の摩擦やフラストレーションも引き起こします。作業管理ツールを使用して、何を担当するかを明確に概説します。依存関係を定義しますあなたが行くようにタスクを割り当てて、タスクを割り当てます。

マイクロマネージメントはプロセスを遅くします。プロジェクトに干渉し続けるマネージャまたはステークホルダーはプロセスを遅くします。この場合、境界を設定し、それらに思い出させるための人との会議を受ける委任仕事そしてあなたのチームを信頼することは、プロジェクトとあなたのチームの両方を成功させるものの一部です。

ソリューションを実装したら、うまくいけば左揃えのみです。ソリューションがどのように機能しているかを監視および評価します。

ステップ3：パフォーマンスを評価する

問題のボトルネックを正常に管理したことを確認するために、行動計画のパフォーマンスを監視および評価する必要があります。プロジェクトの進捗状況を追跡し、プロセスの品質とスピードを比較して、ソリューションを実装する前にそれらがどのようになっていたかを比較してください。

この評価を使用して、将来のボトルネック管理のために貴重な情報を得ることもできます。特定のプロジェクトサイズでは、必ずしもボトルネックの防止に関するものではないことを忘れないでください。本当に重要なのは、あなたがそれらを識別し管理する際に積極的になるようにあなたの時間を捧げることです。あなたの仕事プロセスをすべてマッピングさせることを可能にし、あなたのチームが彼らのエネルギーを異なるタスクにシフトさせることができるかもしれませんが、ボトルネックは混雑して後の時点で戻ってくるので、仕事が停止する必要がありません。

起こったらボトルネックを含める方法

ボトルネックの複雑さに応じて、チームメンバーを並べ替えるか、またはあなたの特定のステージにもっと多くのリソースを割り当てることによってそれを迅速に含めることができるかもしれません。ワークフロー。しかし、ボトルネックは解決策に達するためにもっと注意を払うことがあります。あなたがそれを識別するとすぐにボトルネックに対処していない場合、その結果は費用がかかる可能性があります。

それが起こったらボトルネックを含めることができる方法は次のとおりです。

アイドルを残してはいけません：ボトルネックを経なければならない仕事の量を最小限に抑えるために良い解決策のように思えるかもしれませんが、このアプローチはさらに長い処理時間につながり、プロジェクト全体を遅くする可能性があるリップル効果を生み出すことができます。フルスピードで問題を解決しながら、常にあなたのボトルネックを完全能力で働き続けます。

ボトルネックのひずみを減らす：ボトルネックを通過しなければならない仕事の量を最小限に抑えるのではなく、作業が最良の条件に到着することを確認することで、ボトルネックの負担を減らすことができます。あなたのボトルネックはあなたの利害関係者と共有することができる前に文書を見直す必要があるマネージャーであるとしましょう。これらの文書をほとんどなく、ゼロを楽しませるためにほとんどゼロになることに焦点を当ててください。

バッチでのプロセス作業：あなたのプロジェクトとボトルネックに応じて、同様の作業をまとめてバッチ処理することによって緊張を減らすことができるかもしれません。バッチサイズに注意してください。

守る チームの士気 ：物事が乱雑になると、あなたのチームは焦点、信頼、そして動機を失うことができます。あなたがあなたのチームと効果的にコミュニケーションをとることは、ボトルネックを含む方法をどのように計画しているのか。その間に彼らがプロジェクトをサポートできる方法も彼らに知らせてください。

箱の外で考える：可能であれば、ボトルネックの容量を増やします。その事務処理をレビューしたが、おそらく作業プロセスを上げることができる別のマネージャがあることができるが、マネージャーを迅速に機能させることができないかもしれません。箱の外で考えることを常に目にしておくことは、プロジェクト管理をとても楽しくするものです。

品質を犠牲にしないでください：ステップをスキップし、編集を急いで、大規模なバッチでの作業を完了すると、時間を節約し、フィニッシュラインを速くします。しかし、あなたがあなたの仕事の質を危うくするならば、あなたはあなたのプロジェクトをやり直すこと、クライアントを失う、またはあなたのチームの信頼を枯渇させる必要があります。ボトルネックを通してそれを作るためだけにあなたの仕事の質を妥協することはありません。

最も重要なことは停止時間を避けることです。あなたのチームが何もしないようにして欲求不満を引き起こし、あなたのプロジェクトの全体的なサイクルタイムをさらに増やすことになるでしょう。常に物事を動かし続けて、あなたのチームを問題解決プロセスに含める。