परियोजना प्रबंधन में एक बाधा क्या है? उन्हें पहचानने के 3 तरीके

सारांश

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में एक बाधा दो तरीकों में से एक में हो सकती है: या तो आपके सिस्टम आपके वर्कफ़्लो में बाधा उत्पन्न कर रहे हैं या आप एक कलाकार-आधारित बाधा का सामना कर रहे हैं। चूंकि बाधाएं लगभग अपरिहार्य हैं, इसलिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप उन्हें कैसे पहचान सकते हैं और उन्हें कैसे शामिल कर सकते हैं। हम दोनों को कवर करेंगे और कुछ उदाहरण प्रदान करेंगे ताकि आप जान सकें कि क्या देखना है।

आखिरी बार सोचें कि आपकी परियोजनाओं में से एक देरी हुई थी। चाहे आप फीडबैक पर इंतजार कर रहे थे, पुरानी प्रणाली के काम करने के लिए संघर्ष कर रहे थे, या समीक्षाओं और अनुमोदन को जोड़ने की कोशिश कर रहे थे, अधिकांश परियोजना देरी एक घटना के कारण होती है: बाधा।

जैसे बोतल की गर्दन पानी के प्रवाह को धीमा कर देती है, परियोजना प्रबंधन में एक बाधा एक परियोजना के वर्कफ़्लो को प्रभावित करती है। एक विनिर्माण प्रक्रिया में, एक बाधा स्पॉट करने के लिए बहुत आसान है- यह आमतौर पर एक भौतिक स्थान है जहां धीमी मशीन या कच्चे माल की वजह से समग्र उत्पादन प्रक्रिया धीमी हो जाती है। परियोजना प्रबंधन में, यह बाधाओं को स्थानांतरित करने और हल करने के लिए थोड़ा मुश्किल है।

तो चलो एक नज़र डालें कि वास्तव में एक बाधा क्या हैपरियोजना प्रबंधनयह है कि आप कैसे पहचान सकते हैं, और जब आप होते हैं तो आप सफलतापूर्वक एक बाधा डालने के लिए क्या कर सकते हैं।

परियोजना प्रबंधन में एक बाधा क्या है?

एक बाधा एक परियोजना में भीड़ का कोई भी बिंदु है जो वर्कफ़्लो में देरी का कारण बनता है। परियोजना प्रबंधन में बाधाएं सीमित क्षमता के कारण परियोजना की गति को कम करती हैं।

परियोजना प्रबंधन में दो प्रकार की बाधाएं हैं:

कलाकार आधारित बाधाएं:इस प्रकार की बाधा तब होती है जब एक टीम के सदस्य या आपकी पूरी टीम आवश्यक प्रदर्शन स्तर तक नहीं पहुंचती है। अधिकतर नहीं, यह आपके साथियों की गलती नहीं है बल्कि संसाधनों या स्पष्टता की कमी नहीं है जो इस प्रकार की बाधा का कारण बनती है। यदि आपको एक कलाकार आधारित बाधा का सामना करना पड़ता है, तो अपनी टीम से बात करें और पता लगाएं कि वे काम करने के लिए संघर्ष क्यों कर रहे हैं। एक अच्छा मौका है कि अतिरिक्त सहायता, आउटसोर्सिंग सरल कार्यों को भर्ती करना, या टीम के भीतर बेहतर संचार स्थापित करना इस बाधा को कम कर सकता है।

सिस्टम-आधारित बाधाएं:एक पुरानी, ​​धीमी, या अप्रचलित प्रणाली या सॉफ़्टवेयर आपके वर्कफ़्लो को धीमा कर सकता है और आपकी प्रक्रिया में बाधा डाल सकता है। सिस्टम-आधारित बाधाएं धीमी प्रिंटर, मैन्युअल संग्रह प्रणाली, या एक कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर जैसी चीजें हो सकती हैं जो आपकी परियोजना की जरूरतों को पूरा नहीं करती हैं। अपने वर्कफ़्लो को ट्रैक पर वापस लेने के लिए आपको एक नए सॉफ़्टवेयर में अपग्रेड करना आवश्यक हो सकता है।

यह पहचानना कि आप किस प्रकार की बाधा से निपट रहे हैं, इसे हल करने में पहला कदम है। एक बार जब आप जानते हैं कि आप सिस्टम-आधारित या कलाकार-आधारित बाधा से निपट रहे हैं, तो आप इस मुद्दे का कारण बनने के लिए गहराई से गोता लगा सकते हैं।

बाधाओं की पहचान कैसे करें

एक बाधा विश्लेषण, जिसे रूट कारण विश्लेषण के रूप में भी जाना जाता है, बाधाओं की पहचान करने और उन्हें हल करने के तरीकों को खोजने के लिए सबसे अच्छा तरीका है। आपके बाधाओं की पहचान करने, समाधान ढूंढने और प्रदर्शन की निगरानी करने के लिए आपको तीन कदम उठाने होंगे।

चरण 1: अपनी प्रक्रियाओं को मानचित्र बनाएं और बाधाओं की पहचान करें

बाधाओं को पहचानने और रोकने के लिए सबसे अच्छा तरीका अपने वर्कफ़्लो को मानचित्रित करना है। आप इस तरह के कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैंयूडीएन कार्य प्रबंधकयह आपको विभिन्न विचारों में अपनी परियोजना का अध्ययन करने की अनुमति देता है - चाहे वह एक होकानबन बोर्ड, एगैंट चार्ट, या एक कार्य सूची।

एक और सामान्य रूप से उपयोग की जाने वाली बाधा विश्लेषण उपकरण फिशबोन आरेख है। इशिकावा आरेख के रूप में भी जाना जाता है, यह आपके प्रोजेक्ट का यह दृश्य प्रतिनिधित्व सही मंथन उपकरण हैसमस्या को सुलझाना ।

एक फिशबोन आरेख में, मछली का मुखिया इस मुद्दे या बाधा का प्रतिनिधित्व करता है जिसे आप हल करने की कोशिश कर रहे हैं। पसलियां विभिन्न श्रेणियों और संबंधित कार्यों का प्रतिनिधित्व करती हैं। एक फिशबोन आरेख में अपनी प्रक्रिया को मैप करके, आपकी टीम के लिए आपकी बाधा के मूल कारण की पहचान करना आसान होगा।

ध्यान दें कि अपने फिशबोन आरेख में खो जाना आसान है। आपकी बाधा में एक से अधिक संभावित कारण हो सकते हैं, इसलिए इस आरेख को सावधानी के साथ देखें और खरगोश छेद में खो जाने से बचें।

में एक फिशबोन आरेख बनाने के लिए यूडीएन कार्य प्रबंधक, आप LucidChart एकीकरण का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको आरेख बनाने, इसे अपनी टीम के साथ साझा करने और भविष्य की समीक्षा के लिए सहेजने की अनुमति देता है।

एक बार जब आप अपनी प्रक्रियाओं को देख चुके हैं, तो आपकी टीम को उन्हें बारीकी से अध्ययन करना होगा और ताकत और कमजोरियों के लिए उनकी समीक्षा करनी होगी। आप पाते हैं कि काम पिलिंग कर रहा है क्योंकि आपकी गुणवत्ता टीम कम हो गई है (कलाकार-आधारित) या एक पुराना सॉफ़्टवेयर लगातार महत्वपूर्ण डेटा (सिस्टम-आधारित) खो देता है।

चरण 2: समाधान लागू करें

एक बार जब आप अपनी बाधाओं का कारण जानते हैं, तो आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि उन्हें कैसे संबोधित किया जाए। इसमें एक विस्तृत कार्य योजना बनाना, टीम के सदस्यों को कार्यों का प्रतिनिधि बनाना, और क्षमता का उपयोग बढ़ाना शामिल हो सकता हैसंसाधनों के आवंटनआपकी परियोजना के लिए। यहां विभिन्न बाधाओं के लिए आपके द्वारा लागू किए जा सकने वाले समाधानों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

एक कमजोर टीम के कारण बैकलॉग का काम:यदि आपकी टीम काम के साथ अधिभारित है, तो शायद कुछ आसान कार्यों को आउटसोर्स करने का एक तरीका है। वैकल्पिक रूप से, एक इंटर्न मदद कर सकता है, आप क्रंच के समय के दौरान समर्थन के लिए एक और टीम से पूछ सकते हैं, या यदि आपका शेड्यूल इसकी अनुमति देता है तो खुद को हाथ दें। भविष्य की परियोजनाओं के लिए, आप अपनी टीम को नई किराए के साथ विस्तारित कर सकते हैं या परियोजना के लिए बाधाओं से बचने के लिए अधिक समय निर्धारित कर सकते हैं।

ग्राहक प्रतिक्रिया समय बहुत धीमी हैं:ग्राहक प्रतिक्रिया के लिए नियमित रूप से प्रतीक्षा आपकी डिलीवरी प्रक्रिया में एक बाधा पैदा कर सकता है। अपने ग्राहक के साथ एक बैठक अनुसूची करें और पता करें कि प्रतिक्रिया की आवश्यकता होने पर उन्हें सर्वोत्तम तरीके से कैसे पहुंचें। शायद वे प्राप्त करना पसंद करते हैंवितरणयोग्यबैचों में या वे सिर्फ आपके ईमेल खोते रहते हैं और आपको ऑल-कैप्स अक्षरों में विषय पंक्ति लिखने की आवश्यकता होती है। एक बार जब आप बाधा का कारण जानते हैं, तो आप इसे हल करने के लिए सबसे अच्छी तरह से सुसज्जित होंगे।

आउटडेटेड प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर मुद्दों का कारण बनता है:प्रत्येक प्रोजेक्ट मैनेजर शायद इस पर सहमत हो सकता है: आउटडेटेड सॉफ़्टवेयर एक पूर्ण दुःस्वप्न है। चाहे वह आपकी प्रगति को स्वत: बचत न कर सके, नेविगेट करना मुश्किल है, या लोड करने में धीमा हो - एक त्वरित आरओआई विश्लेषण आपको अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर को अधिक विश्वसनीय उपकरण में अपग्रेड करने के लिए उचित ठहराने की आवश्यकता हो सकती है।

आपकी टीम बहुत अधिक डुप्लिकेट काम करती है: डुप्लिकेट कामप्रक्रिया को धीमा नहीं करता है, यह आपके टीम के सदस्यों के बीच घर्षण और निराशा का भी कारण बनता है। स्पष्ट रूप से रूपरेखा के लिए एक कार्य प्रबंधन उपकरण का उपयोग करें जो किसके लिए जिम्मेदार है,निर्भरता को परिभाषित करें, और जैसे ही आप जाते हैं कार्यों को असाइन करें।

Micromanagement प्रक्रिया को धीमा कर देता है:एक प्रबंधक या हितधारक जो परियोजना के साथ हस्तक्षेप करता रहता है, प्रक्रिया को धीमा कर देगा। इस मामले में, सीमाओं को निर्धारित करने और उन्हें याद दिलाने के लिए व्यक्ति के साथ एक बैठक हैप्रतिनिधि कार्यऔर आपकी टीम पर भरोसा करना परियोजना और आपकी टीम दोनों को सफल बनाने का हिस्सा है।

एक बार जब आप अपना समाधान लागू कर लेते हैं, तो उम्मीद है कि केवल एक कदम शेष है: निगरानी और मूल्यांकन करना कि आपका समाधान कितना अच्छा काम कर रहा है।

चरण 3: प्रदर्शन का मूल्यांकन करें

आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने सफलतापूर्वक बाधाओं को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए अपनी कार्य योजना के प्रदर्शन की निगरानी और मूल्यांकन करने की आवश्यकता होगी। अपनी परियोजना की प्रगति को ट्रैक करें और समाधान को लागू करने से पहले वे कैसे की गई प्रक्रियाओं की गुणवत्ता और गति दोनों की तुलना करें।

आप भविष्य के बाधा प्रबंधन के लिए मूल्यवान जानकारी प्राप्त करने के लिए इस मूल्यांकन का भी उपयोग कर सकते हैं। याद रखें कि यह एक निश्चित परियोजना के आकार पर बाधाओं को रोकने के बारे में जरूरी नहीं है, वे मूल रूप से अपरिहार्य हैं। वास्तव में महत्वपूर्ण बात यह है कि आप उन्हें पहचानने और प्रबंधित करने में सक्रिय होने के लिए अपना समय समर्पित करते हैं। आपकी कार्य प्रक्रिया को सभी मैप आउट करने से आपकी टीम को अपनी ऊर्जा को एक अलग कार्य में स्थानांतरित करने की अनुमति मिल सकती है, जबकि बाधा को भीड़भाड़ और बाद के बिंदु पर वापस आ जाता है, इसलिए काम को कभी भी रोकना नहीं पड़ता है।

एक बार होने के बाद एक बाधा कैसे प्राप्त करें

बाधा की जटिलता के आधार पर, आप इसे टीम के सदस्यों को पुनर्व्यवस्थित करके या अपने एक विशिष्ट चरण में अधिक संसाधनों को आवंटित करके इसे तुरंत शामिल करने में सक्षम हो सकते हैंकार्यप्रवाह। हालांकि, कभी-कभी एक बाधा को संकल्प तक पहुंचने के लिए अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होगी। यदि आप इसे पहचानते ही एक बाधा को संबोधित नहीं करते हैं, तो परिणाम महंगा और निकाली जा सकते हैं।

एक बार होने के बाद आप एक बाधा कैसे हो सकते हैं।

इसे कभी निष्क्रिय मत छोड़ो:हालांकि यह बाधा के माध्यम से जाने वाले काम की मात्रा को कम करने के लिए एक अच्छा समाधान की तरह प्रतीत हो सकता है, यह दृष्टिकोण भी लंबे समय तक प्रसंस्करण के समय का कारण बन सकता है और एक लहर प्रभाव पैदा कर सकता है जो आपकी पूरी परियोजना को धीमा कर सकता है। पूरी गति से समस्या को हल करने के दौरान हमेशा अपनी बाधा को पूर्ण क्षमता पर काम करना जारी रखें।

बाधा पर तनाव को कम करें:बाधा के माध्यम से जाने वाले काम की मात्रा को कम करने के बजाय, आप यह सुनिश्चित करके बाधा पर तनाव को कम कर सकते हैं कि काम सर्वोत्तम संभव स्थिति में आता है। आइए मान लें कि आपकी बाधा एक प्रबंधक है जिसे आपके हितधारकों के साथ साझा किए जाने से पहले दस्तावेजों की समीक्षा करने की आवश्यकता है। इन दस्तावेजों को अपने जीवन को आसान बनाने के लिए छोटे से शून्य त्रुटियों के साथ प्रबंधक को प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करें और काम तेजी से प्रवाह।

बैचों में प्रक्रिया कार्य:आपकी परियोजना और बाधा के आधार पर, आप एक साथ समान काम को बैच करके तनाव को कम करने में सक्षम हो सकते हैं। बस बैच आकार से सावधान रहें- उन्हें जितना संभव हो उतना छोटा रखें ताकि वे वास्तव में आसान हो सकें और अधिक तनावपूर्ण न हों।

रक्षा करना टीम का मनोबल : जब चीजें गड़बड़ हो जाती हैं, तो आपकी टीम फोकस, ट्रस्ट और प्रेरणा खो सकती है। यह महत्वपूर्ण है कि आप प्रभावी रूप से अपनी टीम के साथ संवाद करें कि आप बाधा युक्त कैसे योजना बनाते हैं। उन्हें यह भी बताएं कि वे इस दौरान परियोजना का समर्थन कैसे कर सकते हैं।

प्रचलित दायरे से बाहर सोचो:यदि संभव हो, तो अपनी बाधा की क्षमता बढ़ाएं। आप उस पेपरवर्क की समीक्षा करने के लिए प्रबंधक को तेजी से काम करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, लेकिन शायद एक और प्रबंधक है जो काम की प्रक्रिया को तेज और गति देने में मदद कर सकता है। वैकल्पिक समाधानों के लिए हमेशा अपनी आंखें खोलें-बॉक्स के बाहर सोचने से परियोजना प्रबंधन को इतना मजेदार बनाता है!

गुणवत्ता समझौता मत करो:कदम छोड़ने, संपादन के माध्यम से घूमना, और बड़े बैचों में काम पूरा करने से आपको समय बचा सकता है और आपको फिनिश लाइन में तेजी से ले सकता है। हालांकि, यदि आप अपने काम की गुणवत्ता से समझौता करते हैं, तो आपको अपनी परियोजना को फिर से शुरू करने, ग्राहकों को खोने, या अपनी टीम के विश्वास को कम करने का जोखिम होता है। कभी भी इसे एक बाधा के माध्यम से बनाने के लिए अपने काम की गुणवत्ता से समझौता न करें-यह लंबे समय तक इसके लायक नहीं होगा।

डाउनटाइम से बचने के लिए सबसे महत्वपूर्ण बात है। आपकी टीम को कुछ भी करने के लिए चारों ओर बैठकर निराशा का कारण बनता है और आपकी परियोजना के समग्र चक्र समय को और भी बढ़ाता है। हमेशा चीजों को आगे बढ़ें और अपनी टीम को समस्या सुलझाने की प्रक्रिया में शामिल करें।

बाधाओं का प्रबंधन करने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें

जितना हम उन्हें पूरी तरह से रोकना चाहते हैं, बाधाएं होती हैं। जब वे होते हैं, तो अपने पूर्णतावाद को अलग करने की कोशिश करें और अपनी टीम को इकट्ठा करने के लिए समाधान-उन्मुख तरीकों को ढूंढने के लिए अपनी टीम को इकट्ठा करें।

सही उपकरण के साथ, आप बाधाओं को कम से कम तक रख सकते हैंचुस्त वातावरण। अपनी परियोजनाओं के लिए टाइमलाइन या कनबान बोर्ड बनाएं ताकि आपकी टीम के पास हमेशा उनके वर्कलोड का दृश्य प्रतिनिधित्व है और वास्तविक समय में आसानी से कार्य, निर्भरताओं और देय तिथियों को समायोजित कर सकते हैं।