Vad är projektdesign? 7 steg med expert tips

Sammanfattning

Projektdesign är en tidig fas av projektets livscykel där idéer, processer, resurser och leveranser planeras i sju steg. Med detaljerade resurser och visuella element, ta reda på hur projektdesign kan effektivisera ditt lags effektivitet.

När det gäller hantering av projekt kan det vara svårt att få alla på samma sida. Med flera rörliga delar, olika leveranser och cross-departmental collaboration, ibland är ett första projektmöte bara inte tillräckligt.

Projektdesign är ett tillfälle att anpassa sig till idéer, processer och leveranser. Det är en tidig fas i projektets livscykel och kommer ofta före en projektplan eller stadga. Detta beror på att det fokuserar på projektets översikt snarare än de specifika detaljerna. Visuella hjälpmedel som flödesschema,Gantt-diagram, och tidslinjer används ofta för att hjälpa till att måla en bild för projektintressenter i det här tidiga steget.

Vi går över grunderna i projektdesign, lägger ut de sju stegen för att skapa en projektdesign och ge experttips för att hjälpa dig att bättre förstå processen.

Hur projektdesign fungerar

Projektdesign är en tidig fas av projektets livscykel där idéer, processer, resurser och leveranser planeras. En projektdesign kommer före en projektplan eftersom det är en bred överblick medan en projektplan innehåller mer detaljerad information.

Det finns sju steg som är inblandade när man skapar en projektdesign, inklusive definierande mål och använder ett visuellt stöd för att kommunicera mål.

Dessa visuella element inkluderar en mängd olika metoder som Gantt-diagram, kanbanbrädor och flödesschema. Att tillhandahålla en visuell representation av din projektstrategi kan bidra till att skapa öppenhet mellan intressenterna och klargöra olika aspekter av projektet, inklusive dess övergripande genomförbarhet.

De 7 stegen i projektdesign

Det finns sju steg som utgör en framgångsrik projektdesignprocess. Dessa inkluderar allt från att definiera mål och baslinjemål för att stärka din strategi för att hjälpa dig att hålla dig organiserad när du hanterar ett nytt projekt.

Låt oss gå över var och en av de steg som behövs för att skapa en projektdesign.

Steg 1. Definiera projektmål

I det första steget, definiera dina projektmål. För att börja, leda ett initialt ideationsmöte där du dokumenterar den allmänna projektets tidslinje och leveranser.

För att börja, överväga projektets och intressenternas behov. Vad är det du försöker lösa? Börja skriva en kort beskrivning av projektet och vem som är inblandad.

När du har beskrivit projektets grundläggande mål, bestämma de mer konkreta målen i detalj.

Proffstips:Använda sig avSmarta målNär du startar projektdesign för att bättre visualisera var du går. Smart är en akronym som står för s särskilt, m varselbar, a chievable, r ealististisk, och t ime-bunden.

Steg 2. Bestäm utfall

Därefter begränsa projektets resultat. Dessa är vanligtvis mer detaljerade än den ursprungliga målplaneringsfasen och inkluderar de specifika uppgifter som du kommer att slutföra under projektet.

Föreställ dig till exempel att du arbetar med ett projekt för att lägga till en ny målsida på din webbplats. Ett av dina resultat kan vara att lägga till ett formulär för e-post.

Dokumentera resultaten och stora leveranser som behövs tillsammans med projektmålen för att börja bygga en tidsram. Det är en bra idé att referera till populärProjektledningsmetoderatt bestämma vilken som passar behoven hos ditt projekt.

Proffstips:För komplexa projekt, användAgile metodikmed iterationer att bryta stora uppgifter i korta sprints. För mer traditionella projekt, användvattenfallsmetodsom ger ett noggrant steg-för-steg-tillvägagångssätt.

Steg 3. Identifiera risker och begränsningar

När du har identifierat resultaten, överväga dina projektrisker och begränsningar. Utvärdera aspekterna av ditt projekt som kan leda till risk för att förhindra bortkastade resurser nere linjen.

För att identifiera risker och begränsningar, bestämma resurshanteringsverktygen, fonderna och tidsramen. Arbeta för att lösa dessa begränsningar innan projektet börjar följa med relevanta intressenter och projektgrupper.

Proffstips:Använda enRiskregisterFör att analysera, dokument och lösa projektrisker som uppstår.

Steg 4. Förfina din projektstrategi med ett visuellt hjälpmedel

En projektstrategi är enVisuell färdplan i ditt projekt. Detta hjälper till att kommunicera syftet med lagmedlemmar. Skapa din strategi genom att välja ett visuellt hjälpmedel som du kan dela med intressenter.

Det finns många typer av visuella hjälpmedel du kan välja mellan, varav några inkluderar:

Flödesschema: A flödesschemaär en visuell representation av de steg och beslut som behövs för att utföra en process. Flödesschema är särskilt användbara sätt att visualisera steg-för-steg-metoder och effektivt organisera projektleveranser.

Gantt Chart: A Ganttdiagramär ett horisontellt stapeldiagram som används för att illustrera en tidslinje för ett projekt. Stavarna i ett Gantt-diagram representerar stegen i projektet och längden på staplarna representerar den tid de tar för att vara klar.

Arbetsuppdelningsstruktur (WBS): A WBSÄr uppdelningen av alla uppgifter inom ett visst projekt. Projektledare använder arbetsuppdelningsstrukturer för att hjälpa lag visualisera leveranser samtidigt som målen håller mål.

Mind Map:En sinne karta är ett hierarki diagram som används för att visualisera projekt och uppgifter. Det gör det möjligt för projektledare att länka leveranser runt ett centralt koncept eller en idé som ett specifikt lagmål.

PERT-diagram: A PERT-diagrameller diagram är ett verktyg som används för att schemalägga, organisera och kartlägga upp uppgifter. Det kan vara till hjälp för komplexa projekt och uppskattar den tid som behövs för att slutföra uppgifter.

Eftersom varje visuellt verktyg skiljer sig något, är det hjälp du väljer upp till dina laginställningar. Medan en arbetsuppdelning struktur som beskriver beroenden fungerar bra för stora lag, fungerar ett flödesschema bra för mindre lag med mindre komplexa projekt.

Proffstips:Undersök funktionerna i komponenterna i var och en av de visuella hjälpmedlet innan du lägger till en till din projektdesign. Du kan göra detta genom att granska var och en baserat på den mängd detaljer som ingår, användbarhet och visuellt utseende. På så sätt kan du hitta den som bäst passar dina behov.

Steg 5. Uppskatta din budget

Därefter uppskattar din projektbudget att börjaresursfördelning. Din budget kommer att innehålla projektets lönsamhet, tillgängliga resurser och outsourcat arbete som behövs. Det kan också vara ett bestämt antal bestämt av ledarskap som du behöver arbeta när det gäller att kunna utföra varje leverans.

Din budget kan behöva godkännas eller revideras baserat på ledarskapsunderlägg. När du har slutfört kan du börja tilldela mottagare, designdokument och uppgifter för ditt projekt.

Proffstips:När det gäller resursallokering, implementera automatiserade processer medAutomationsprogramvarakan förbättra effektiviteten och minska projektfel.

Steg 6. Skapa en beredskapsplan

För att börja tilldela uppgifter, skapa en beredskapsplan. Aberedskapsplanär en backupplan för de risker och begränsningar som beskrivits tidigare i processen. Att ha en organiserad plan när problem uppstår hjälper till att lösa dem i realtid och effektivisera effektiviteten.

För att skapa en, organisera dina risker med ett Gantt-diagram eller tidslinjeverktyg och bestämma en plan för varje risk. Om en av dina risker innebär att material inte kommer i tid, kan din beredskapsplan vara till källmaterial från någon annanstans eller starta på en annan del av projektet medan du väntar på material.

När du har skisserat en plan för varje risk, är du redo att börja genomföra ditt projekt.

Proffstips:Använda sig avUDN Task ManagerFör att visa listor, tidslinjer och Gantt-diagram till bättre Visualisera din projektplan .

Steg 7. Dokumentera dina milstolpar

För det sista steget, dokumentera ditt lags milstolpar. Detta görs för att säkerställa att arbetet är färdigt i tid och att enkelt identifiera inkonsekvenser när de uppstår.

Du kan göra det med hjälp av projekthanteringsprogramvara där intressenter kan komma åt informationen och framstegen. Det är en bra idé att hantera dessa milstolpar fram till slutet av projektet för att säkerställa att uppgifterna är färdiga i tid.

Proffstips:Anslut till projekt intressenter ofta för att hålla reda på uppgiftsberoende och se till att kortsiktiga mål är uppfyllda.

3 Expert tips för att förbättra din projektdesign

Att bygga en projektdesign som förbättrar samarbetet och Empowers effektivitet är ingen lätt uppgift. Tillsammans med de sju steg som utgör projektdesignprocessen, är det några tips som kan ta din design ett steg längre.

Håll dessa tre tips i åtanke när du bygger en egen projektdesign:

Kommunicera med intressenter tidigt och ofta:Kommunikation är nyckeln oavsett projektet du arbetar med. Att samarbeta tidigt i projektet kan säkerställa att alla intressenter är på samma sida och förstår de viktigaste målen. Du kan göra detta genom ledande möten genom hela projektet och använda arbetsflöden för att effektivisera teamwork.

Håll dina mål Top of Mind:Anslut dina mål tillProjektleveranserkan säkerställa att målen uppfylls varje steg på vägen. Du kan göra det med hjälp av tidslinjeprogramvara där du enkelt kan ansluta mål med det arbete som behövs för att slutföra dem.

Använd visuella element för att spåra milstolpar:Medan aaffärsfallOch dagliga till-dos är hjälpsamma, visuella element hjälper intressenterna att se den större bilden. Från Gantt-diagram för att aktivera diagram finns det ett antal sätt att visualisera ditt projektarbete.

Utöver dessa tre tips, håll alltid ditt lags bästa intresse. Att tillhandahålla nödvändig information och schemaläggningsarbete inom rimliga tidsfrister kommer att hålla ditt team engagerat och effektivt.

Använd projektdesign för att berätta en historia

Projektdesign är en viktig del av ett framgångsrikt projekt. Från att samla den nödvändiga informationen och resurserna för att samordna med lagmedlemmar är ditt jobb att ta med detaljerna till livet. Med rätt projektdesign kan du och ditt lag ta itu med något som kommer din väg.

Ta konsten att planera ett steg längre med arbetshanteringsprogram. Från effektivisering av arbete för att förbättra synligheten,UDN Task Managerkan hjälpa ditt lag att uppnå mer med tydlighet och självförtroende.