Mikä on projektisuunnittelu? 7 vaihetta asiantuntijavinkkejä
Yhteenveto
Projektisuunnittelu on hankkeen elinkaaren varhainen vaihe, jossa ajatukset, prosessit, resurssit ja toimitukset suunnitellaan seitsemässä vaiheessa. Yksityiskohtaiset resurssit ja visuaaliset elementit selvittävät, miten projektisuunnittelu voi tehostaa tiimin tehokkuutta.
Hankkeiden hallinnoinnissa voi olla vaikea saada kaikki samalla sivulla. Useilla liikkuvilla osilla, eri toimituksissa ja osastoyhteistyöllä, joskus alkuperäinen projektin kokous ei riitä.
Projektisuunnittelu on tilaisuus yhdenmukaistaa ideoita, prosesseja ja toimituksia. Se on hankkeen elinkaaren varhainen vaihe ja usein ennen hankesuunnitelmaa tai peruskirjaa. Tämä johtuu siitä, että se keskittyy projektin yleiskatsaukseen eikä erityisten yksityiskohtien sijaan. Visuaaliset apuvälineet, kuten vuokaaviot,Gantt Charts, Ja aikataulut ovat usein auttaa maalata kuvan projektin sidosryhmien näin varhaisessa vaiheessa.
Menemme projektisuunnittelun perusasiat, luodaan seitsemän vaihetta projektisuunnittelun luomiseksi ja tarjoamaan asiantuntijavihjeitä, jotka auttavat sinua paremmin ymmärtämään prosessia.
Miten projektin suunnittelu toimii
Projektisuunnittelu on hankkeen elinkaaren varhainen vaihe, jossa on suunniteltu ideoita, prosesseja, resursseja ja toimituksia. Projektisuunnittelu on ennen hankesuunnitelmaa, koska se on laaja katsaus, kun taas hankesuunnitelma sisältää tarkempia tietoja.
Hankesuunnittelua luodessasi on seitsemän vaihetta, mukaan lukien tavoitteiden määritteleminen ja visuaalisen avun käyttäminen tavoitteiden kommunikoimiseksi.
Nämä visuaaliset elementit sisältävät erilaisia menetelmiä, kuten Gantt Charts, Kanban levyt ja vuokaaviot. Projektistrategian visuaalisen esityksen tarjoaminen voi auttaa luomaan avoimuutta sidosryhmien välillä ja selkeyttää hankkeen eri näkökohtia, mukaan lukien sen yleinen toteutettavuus.
Hankesuunnittelun 7 vaiheet
On seitsemän vaihetta, jotka muodostavat onnistuneen projektin suunnitteluprosessin. Nämä sisältävät kaiken tavoitteiden määrittäminen sekä perustason tavoitteet vahvistamaan oman strategian avulla pysyt järjesti hoitaessaan uusi projekti.
Mennään jokaisen vaiheen tarvitsemaan projektisuunnittelun luomiseen.
Vaihe 1. Määritä hankkeen tavoitteet
Ensimmäisessä vaiheessa määritä projektin tavoitteet. Aloittaminen johtaa alkuperäinen ideation-kokous, jossa asiakirjat yleisen projektin aikataulun ja toimitukset.
Aloittaa, harkita hankkeen ja sidosryhmien tarpeita. Mitä yrität ratkaista? Aloita kirjoittamalla lyhyt kuvaus hankkeesta ja kuka on mukana.
Kun olet hakenut hankkeen perustavoitteita, määrittää yksityiskohtaisemmat konkreettisemmat tavoitteet.
Pro Vihje:KäyttääÄlykkäät tavoitteetKun aloitat projektisuunnittelun paremmin visualisoimaan, mihin olet menossa. Smart on lyhenne, joka tarkoittaa s Pecific, m helppokäyttöinen, a Sellaisia, r ealistic, ja t IME-sidottu.
Vaihe 2. Määritä tulokset
Seuraavaksi kavenna projektin tulokset. Nämä ovat yleensä yksityiskohtaisempia kuin alkuperäisen tavoitteen suunnitteluvaiheessa ja niihin sisältyvät hankkeen aikana suorittamat erityiset tehtävät.
Kuvittele esimerkiksi, että työskentelet projektin lisäämiseksi uuden aloitussivun verkkosivustoosi. Yksi tuloksistasi voi olla sähköpostiosoitteiden lisääminen.
Asiakirja tulokset ja tärkeimmät toimitukset, jotka ovat tarpeen hankkeen tavoitteiden rinnalla aloittaaksesi aikataulun rakentamisen. On hyvä ajatus suosittuProjektinhallintamenetelmätpäättää, mikä sopii hankkeen tarpeisiin.
Pro Vihje:Käytä monimutkaisia hankkeitaAgile-menetelmäIterations rikkoa suuria tehtäviä lyhyiksi sprintsiksi. Käytä perinteisiä hankkeitaVesiputousmenetelmäjoka tarjoaa perusteellisen askel askeleelta lähestymistavan.
Vaihe 3. Tunnista riskit ja rajoitukset
Kun olet tunnistanut tulokset, harkitse projektisi riskejä ja rajoituksia. Arvioi projektin näkökohdat, jotka voivat johtaa riskiin estääkseen tuhlatut resurssit linjalla.
Riskien ja rajoitusten tunnistamiseksi määrittää resurssien hallintatyökalut, varat ja aikataulut. Työskentele näiden rajoitusten ratkaisemiseksi ennen kuin hanke alkaa seurata asiaankuuluvia sidosryhmiä ja projektijoukkueita.
Pro Vihje:KäytäRiskirekisterianalysoida, asiakirjaa ja ratkaista projektiriskejä, jotka syntyvät.
Vaihe 4. Tarkenna projektistrategiasi visuaalisesti
Projektrategia on aHankkeen visuaalinen etenemissuunnitelma. Tämä auttaa kommunikoimaan tarkoituksen tiimin jäsenille. Luo strategia valitsemalla visuaalinen tuki, jonka voit jakaa sidosryhmien kanssa.
Monenlaisia visuaalisia apuvälineitä voi valita, joista osa on:
FlowChart: A vuokaavioon visuaalinen esitys prosessin suorittamiseen tarvittavista vaiheista ja päätöksistä. FlowCharts ovat erityisen hyödyllisiä tapoja visualisoida vaiheittaiset lähestymistavat ja järjestää tehokkaasti projektin toimituksia.
Gantt-kaavio: A Gantt-kaavioon horisontaalinen viivakaavio, jota käytetään havainnollistamaan hankkeen aikataulua. Gantt-kaavion tangot edustavat projektin vaiheet ja palkkien pituus edustavat, kuinka kauan ne toteutetaan.
Työskentely Rakenne (WBS): A Wbson kaikkien tehtävien jakautuminen tietyssä hankkeessa. Projektipäälliköt käyttävät työn jakautumisrakenteita auttaakseen tiimien visualisoimaan toimituksia pitäen tavoitteet mielessä.
Miellekartta:Mind-kartta on hierarkian kaavio, jota käytetään projektin ja tehtävien visualisointi. Se mahdollistaa projektipäälliköiden yhdistämisen keskeisen käsitteen tai ajatuksen ympärille, kuten tietty tiimin tavoite.
Kartata: A Kosketuskaaviotai kaavio on työkalu, jota käytetään aikataulun, järjestämiseen ja kartoittamaan tehtäviä. Se voi olla hyödyllistä monimutkaisille hankkeille ja arvioida tehtävien suorittamiseen tarvittava aika.
Koska jokainen visuaalinen työkalu eroaa hieman, valitsemasi tuki on jopa tiimin mieltymystesi. Vaikka työerojen rakenne, jonka yksityiskohdat ovat hyvin suurille joukkueille, vuokaavio toimii hyvin pienemmille ryhmille, joilla on vähemmän monimutkaisia projekteja.
Pro Vihje:Tarkastele kunkin visuaalisen apuvälineiden komponenttien ominaisuuksia ennen kuin lisäät yhden projektisuunnitteluun. Voit tehdä tämän tarkistamalla jokainen yksityiskohtien määrän mukaan, käytettävyys ja visuaalinen ulkonäkö. Näin voit löytää sen, joka parhaiten sopii tarpeisiisi.
Vaihe 5. Arvioi budjetti
Seuraavaksi arvioida projektin budjetti alkaaresurssien kohdentaminen. Talousarvioosi sisältää projektin kannattavuuden, käytettävissä olevat resurssit ja tarvittavat ulkoistetut työt. Se voi myös olla asetettu numero, jonka johtajuus on määritetty, että sinun on työskenneltävä ympäri, kun se pystyy suorittamaan jokaisen toimittamisen.
Talousarviosi on ehkä hyväksyttävä tai tarkistettava johtamisliiketoiminnan perusteella. Kun olet viimeistelty, voit aloittaa hankkeen edunsaajien, suunnitteluasiakirjojen ja tehtävien määrittämisen.
Pro Vihje:Resurssien kohdentamisen yhteydessä, automaattisten prosessien toteuttaminenAutomaatio-ohjelmistovoi parantaa tehokkuutta ja vähentää projektin virheitä.
Vaihe 6. Luo valmiussuunnitelma
Aloita tehtävien osoittaminen, luoda valmiussuunnitelma. Avalmiussuunnitelmaon varmuuskopio suunnitelma aiemmin prosessissa esitettyihin riskeihin ja rajoituksiin. Järjestäytynyt suunnitelma, kun ongelmat syntyvät, auttaa ratkaisemaan ne reaaliaikaisesti ja tehostamaan tehokkuutta.
Voit luoda yhden järjestä riskit käyttämällä Gantt-kaaviota tai aikajanatyökalua ja määrittää jokaisen riskin suunnitelman. Esimerkiksi jos jokin riskeistäni sisältää materiaaleja, jotka eivät saapuu ajoissa, valmiussuunnitelma voi olla lähde materiaaleja muualta tai aloittaa eri osan hankkeesta odotettaessa materiaaleja.
Kun olet esitteli jokaisen riskin suunnitelman, olet valmis aloittamaan projektin suorittaminen.
Pro Vihje:KäyttääUDN-tehtävähallintaVoit tarkastella luetteloita, aikatauluja ja gantt-kaavioita paremmin visualisoida projektisuunnitelma .
Vaihe 7. Asiakirja virstanpylväs
Lopulliseen vaiheeseen dokumentoi tiimin virstanpylväitä. Tämä tehdään, jotta työ on valmis ajoissa ja helposti tunnistaa epäjohdonmukaisuudet, kun ne syntyvät.
Voit tehdä tämän projektinhallintaohjelmiston avulla, jossa sidosryhmät voivat käyttää tietoja ja edistymistä. On hyvä ajatus hallita näitä virstanpylväitä, kunnes hankkeen loppuun varmistettaisiin tehtävät suoritetaan ajoissa.
Pro Vihje:Yhdistä projektin sidosryhmille usein seurata tehtävän riippuvuuksia ja varmistaa lyhytaikaiset tavoitteet.
3 Asiantuntijavinkkejä projektisuunnittelun parantamiseksi
Projektisuunnittelun rakentaminen, joka parantaa yhteistyötä ja valtuutusta tehokkuutta, ei ole helppoa tehtävää. Yhdessä seitsemän vaihetta, jotka muodostavat projektin suunnitteluprosessin, tässä on muutamia vinkkejä, jotka voivat tehdä suunnittelu askeleen edelleen.
Pidä nämä kolme vinkkejä mielessä, kun rakennat projektin suunnittelua:
Kommunikoi sidosryhmien kanssa aikaisin ja usein:Viestintä on avain riippumatta hankkeesta, jota työskentelet. Yhteistyössä hankkeessa voi varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat samalla sivulla ja ymmärtävät tärkeimmät tavoitteet. Voit tehdä tämän johtavilla kokouksilla kokonaisuudessaan projektin ja käyttämällä työnkulkuja tiimityön tehostamiseksi.
Pidä tavoitteet mielessä:Tavoitteiden liittäminenProjektin toimituksetvoi varmistaa tavoitteet täyttyvät jokaisen askeleen. Voit tehdä tämän aikajanalla ohjelmiston avulla, jossa voit helposti kytkeä tavoitteita työn suorittamiseen.
Käytä visuaalisia elementtejä raidalle virstanpylväitä:Kun aBusiness CaseJa päivittäin DOS ovat hyödyllisiä, visuaaliset elementit auttavat sidosryhmiä näkevät suuremman kuvan. Gantt-kaavioista koskevista kansainvälisten kaavioiden osalta on olemassa useita tapoja visualisoida projektityösi.
Näiden kolmen vinkkiin, aina pitää tiimisi parhaat edut mielessä. Tarvittavat tiedot ja aikataulut ovat kohtuullisissa määräajoissa pitävät tiimisi mukana ja tehokas.
Käytä projektisuunnittelua kertoa tarina
Projektisuunnittelu on tärkeä osa onnistuneen hankkeen toteuttamista. Jotta kerää tarvittavat tiedot ja resurssit koordinoimaan tiimin jäsenten kanssa, sinun tehtäväsi on tuoda yksityiskohtia elämään. Oikealla projektisuunnittelulla sinä ja tiimi voi puuttua kaikkiin, mikä tulee tiesi.
Ota projektin suunnittelu yksi askel eteenpäin työnhallintaohjelmistolla. Tehostamasta työtä näkyvyyden parantamiseksi,UDN-tehtävähallintavoi auttaa tiimisi saavuttamaan enemmän selkeyttä ja luottamusta.
