Що таке проектний дизайн? 7 кроків з експертними порадами

Резюме

Дизайн проекту - це ранній етап життєвого циклу проекту, де заплановані ідеї, процеси, ресурси, а також заплановані у семи кроках. З детальними ресурсами та візуальними елементами з'ясувати, як проектний дизайн може оптимізувати ефективність вашої команди.

Коли справа доходить до управління проектами, може бути важко отримати всі на одній сторінці. З декількома рухомими частинами, різними записами та міжвідомча співпраця, іноді початкова зустріч проекту просто не вистачає.

Проектний дизайн - це можливість вирівняти ідеї, процеси та поставки. Це ранній етап у життєвому циклі проекту, і часто надходить до плану або статуту проекту. Це тому, що він зосереджується на огляді проекту, а не конкретних деталей. Візуальні посібники, такі як блок-схеми,Графіки Gantt, а терміни часто використовуються, щоб допомогти малювати картину для зацікавлених сторін проекту на цьому ранньому етапі.

Ми будемо перейти до основ проектного дизайну, викласти сім кроків для створення проектного дизайну та надавати експертні поради, щоб допомогти вам краще зрозуміти процес.

Як працює проектні роботи

Проектний дизайн - це ранній етап життєвого циклу проекту, де заплановані ідеї, процеси, ресурси та оцінки. Конструкція проекту надходить до плану проекту, оскільки це широкий огляд, тоді як план проекту включає більш детальну інформацію.

Існує сім кроків при створенні проектного проекту, включаючи визначення цілей та використання візуальної допомоги для передачі завдань.

Ці візуальні елементи включають різноманітні методи, такі як діаграми Gantt, Kanban дошки та блок-схеми. Забезпечення візуального представництва вашої стратегії проекту може допомогти створити прозорість між зацікавленими сторонами та уточнити різні аспекти проекту, включаючи її загальну доцільність.

7 кроків проектного дизайну

Є сім кроків, які складають успішний процес проектування. До них відносяться все від визначення цілей та базових цілей для зміцнення вашої стратегії, щоб допомогти вам залишатися організованим під час управління новим проектом.

Давайте перейдемо по кожному з кроків, необхідних для створення проектного дизайну.

Крок 1. Визначте цілі проекту

На першому кроці визначте цілі проекту. Почати, вести початкове засідання, де ви документуєте загальну часову шкалу та поєднання.

Почніть, розглянемо потреби проекту та зацікавлених сторін. Що ви намагаєтеся вирішити? Почніть писати короткий опис проекту та хто бере участь.

Після того, як ви окреслили основні цілі проекту, детально визначте більш конкретні цілі.

Pro tip:ВикористанняРозумні ціліКоли починаєте дизайн проекту, щоб краще візуалізувати, де ви йдете. Smart - це абревіатура, що виступаєсортдоперше, м наймолодший, a милий, г ealistic, і т IME-пов'язаний.

Крок 2. Визначте результати

Далі, вузька частина результатів проекту. Вони, як правило, більш докладні, ніж початкова фаза планування цілей та включають конкретні завдання, які ви будете завершені під час проекту.

Наприклад, уявіть, що ви працюєте над проектом, щоб додати нову цільову сторінку на ваш веб-сайт. Один з ваших результатів може бути додавання форми реєстрації електронної пошти.

Документуйте результати та основні поставки, необхідні поряд з цілями проекту, щоб почати будівництво термінів. Це гарна ідея довідки популярніМетоди управління проектамивирішити, який з них відповідає потребам вашого проекту.

Pro tip:Для складних проектів використовуйтеМетодологія Agileз ітераціями, щоб порушити великі завдання на короткі спринт. Для більш традиційних проектів використовуйтеМетод водоспадуякий забезпечує ретельне покроковий підхід.

Крок 3. Визначити ризики та обмеження

Після того, як ви визначили результати, розгляньте свої ризики та обмеження проекту. Оцініть аспекти вашого проекту, який може призвести до ризику, щоб запобігти витраченим ресурсам по лінії.

Для виявлення ризиків та обмежень визначте інструменти управління ресурсами, кошти та необхідні терміни. Робота для вирішення цих обмежень до того, як проект починає дотримуватися відповідних зацікавлених сторін та проектних команд.

Pro tip:Використовуйте aРеєстрація ризикуДля аналізу документа та вирішення ризиків проекту, що виникають.

Крок 4. Уточнити свою стратегію проекту з візуальною допомогою

Стратегія проекту єВізуальна дорожня карта вашого проекту. Це допомагає спілкуватися з метою учасників команди. Створіть свою стратегію, вибравши візуальну допомогу, яку ви можете поділитися з зацікавленими сторонами.

Є багато видів візуальних засобів, з яких ви можете вибрати, деякі з яких включають:

Блок-схема: A блок-схемаце візуальне уявлення про кроки та рішення, необхідні для виконання процесу. Блок-схеми є особливо корисними способами візуалізації покрокових підходів та ефективно організувати проектне забезпечення.

Графік Gantt: A Графік Ganttє горизонтальною стрічкою, яка використовується для ілюстрації хронології проекту. Бари в діаграмі Gantt представляють кроки у проекті, а довжина барів представляють кількість часу, які вони будуть завершені.

Структура розбиття (WBS): A Віросповіданняце розпад усіх завдань у межах заданого проекту. Менеджери проектів використовують структуру розбиття робіт, щоб допомогти командам візуалізувати результати, зберігаючи цілі.

Mind Map:Карта розуму - це діаграма ієрархії, яка використовується для візуалізації проектів та завдань. Це дозволяє керівникам проекту пов'язувати поставки навколо центральної концепції або ідеї, наприклад, конкретної команди.

Графік Pert: A Схема pertабо діаграма - це інструмент, який використовується для розкладу, організації та карти. Це може бути корисним для складних проектів та оцінки часу, необхідного для виконання завдань.

Оскільки кожен візуальний інструмент трохи відрізняється, допомога, яку ви виберете, залежить від ваших уподобань. Незважаючи на те, що структура розбиття роботи, яка детально працює добре для великих команд, блок-схема добре працює для менших команд з менш складними проектами.

Pro tip:Вивчіть особливості компонентів кожного з візуальних СНІД, перш ніж додавати до вашого проекту. Ви можете зробити це, переглядаючи кожен на основі кількості деталей, що включено, зручність використання та візуальну зовнішність. Таким чином, ви можете знайти той, який найкраще відповідає вашим потребам.

Крок 5. Оцініть свій бюджет

Далі оцініть свій бюджет проекту, щоб початирозподіл ресурсів. Ваш бюджет буде включати рентабельність проекту, доступні ресурси та необхідні аутсорсинг. Це також може бути встановленим числом, визначеним керівництвом, який вам доведеться працювати, коли мова йде про здатність виконувати кожен догляд.

Ваш бюджет може бути затверджений або переглянутий на основі лідерства. Після завершення, ви можете почати призначати бенефіціарів, дизайн документів та завдань для вашого проекту.

Pro tip:Коли мова йде про розподіл ресурсів, реалізація автоматизованих процесівПрограмне забезпечення автоматизаціїМоже підвищити ефективність та зменшити помилки проекту.

Крок 6. Створіть план надзвичайних ситуацій

Щоб розпочати призначення завдань, створіть план постійного діяльності. Aрезервний планЧи є план резервного копіювання ризиків та обмежень, викладених раніше у процесі. Маючи організований план, коли виникають проблеми, допомагає вирішити їх у реальному часі та оптимізувати ефективність.

Щоб створити один, організовувати свої ризики, використовуючи діаграму Gantt або інструмент хронології та визначити план для кожного ризику. Наприклад, якщо один з ваших ризиків передбачає матеріали, які не надходять у часі, ваш план постійного плану може бути джерелом матеріалів з інших країн або починати з іншої частини проекту, чекаючи матеріалів.

Після того, як ви окреслили план для кожного ризику, ви готові почати виконання вашого проекту.

Pro tip:ВикористанняМенеджер завдань UDNЩоб переглянути списки, часові лінії та діаграми Gantt, щоб краще Візуалізувати свій план проекту .

Крок 7. Документуйте свої етапи

Для остаточного кроку документуйте віхи команди. Це зроблено, щоб забезпечити роботу вчасно, і легко визначити невідповідності, коли вони виникають.

Ви можете зробити це за допомогою програмного забезпечення управління проектами, де зацікавлені сторони можуть отримати доступ до інформації та прогресу. Це гарна ідея керувати цими етапами до кінця проекту, щоб забезпечити виконання завдань у часі.

Pro tip:Зв'яжіться з зацікавленими сторонами проекту, щоб відстежувати залежність завдань та забезпечити короткострокові цілі.

3 Поради експертів, щоб покращити розробку проекту

Створення проектного проекту, який покращує співпрацю та ефективність повноважень, не є легким завданням. Поряд з семи кроками, які складають процес проектування, ось кілька порад, які можуть зробити ваш крок.

Зберігайте ці три поради під час створення вашого дизайну проекту:

Спілкуйтеся з зацікавленими сторонами рано і часто:Зв'язок є ключовим незалежно від проекту, на якому ви працюєте. Співпрацюючи рано в проекті, може забезпечити всі зацікавлені сторони на тій же сторінці та зрозуміти найважливіші цілі. Ви можете зробити це шляхом провідних зустрічей завдяки цілістю проекту та використання робочих процесів для оптимізації спільної роботи.

Тримайте свої цілі нагорі:Підключення ваших цілейДоставка проектівМоже забезпечити цілі кожного кроку шляху. Ви можете зробити це за допомогою програмного забезпечення Timeline, де ви можете легко підключити цілі з роботою, необхідною для їх завершення.

Використовуйте візуальні елементи, щоб відстежувати віхи:В той час як aбізнес-кейсІ щоденно до-DOS є корисними, візуальні елементи допомагають зацікавленим особам бачити більшу картину. Від Gantt Charts до графіків Pert, існує безліч способів візуалізації роботи проекту.

Крім цих трьох порад, завжди зберігайте найкращі інтереси вашої команди. Надання необхідної інформації та планування роботи в рамках розумних термінів збереже вашу команду, яка займається та ефективною.

Використовуйте дизайн проекту, щоб розповісти історію

Дизайн проекту є важливою частиною виконання успішного проекту. Від збору необхідної інформації та ресурсів для координації з членами команди, ваша робота полягає в тому, щоб привести деталі до життя. З правильним проектом, ви та ваша команда може вирішувати все, що приходить ваш шлях.

Візьміть мистецтво планування проекту на один крок далі з програмним забезпеченням управління роботою. Від оптимізації роботи з поліпшення видимості,Диспетчер завдань UDNможе допомогти вашій команді досягти більш чіткості та впевненості.