Begynderens vejledning til teorien om begrænsninger

Du har måske hørt folk sige: "En kæde er kun så stærk som dens svageste link." Men har du nogensinde tænkt på, hvordan dette ordsprog måske gælder for projektledelse?

Teorien om begrænsninger bygger ud af det svageste links proverb for at hjælpe dig med at identificere det svageste link i et projekt eller en proces. Ved at fastsætte dette link kan du styrke hele projektet. Denne artikel vil gå igennem, hvordan du anvender teorien til dine egne projekter for at forbedre flaskehalse eller projektbegrænsninger.

Hvad er teorien om begrænsninger?

I projektledelse, teorien om begrænsninger (TOC) er enProblemløsningsmetodeFor at hjælpe dig med at identificere den vigtigste flaskehals eller begrænsende faktor, der står i vejen for dine projektmål og mål. For eksempel forestil dig, at dine produktlanceringer ofte bliver forsinket. Du kan bruge teorien om begrænsninger til at identificere den største blokering til dine lanceringer. Derefter, ved at bruge de fem fokuseringstrin, kan du "bryde" den begrænsning, så det ikke længere påvirker dine produktlanceringer negativt.

Ifølge teorien om begrænsninger har hvert projekt en hovedbegrænsning. Dette går tilbage til ideen om det svageste led i kæden. Ved at løse hovedbegrænsningen eller det svageste link kan du gøre projektprocessen glattere.

Når du har identificeret den største begrænsning i et projekt eller en proces, kan du iterativt forbedre den begrænsning, indtil det ikke længere er en begrænsende faktor. Når du løser den første begrænsning, vil der være en ny største begrænsning. Du kan derefter arbejde for at adressere den begrænsning, og så videre. Målet med teorien om begrænsninger er at tage fat på hver af de svageste links, indtil der ikke er flere projektbegrænsninger.

Hvor kommer teorien om begrænsninger fra?

Teorien om begrænsninger blev først introduceret i Et værk med fiktion skrevet afEliyahu M. Goldratt.Selvom det er fiktiv, fokuserer bogen på flaskehalse under fremstillings- og driftsforvaltningsprocesser og foreslår teorien om begrænsninger som den største begrænsende faktor, der forhindrer virksomheder i at nå deres mål.

Fordi er sat i et fremstillingsproduktionsanlæg, teorien om begrænsninger blev først anvendt i magert fremstilling. Svarende til andre projektstyringsmetoder og lean værktøjer-lignendeAdræt og Kanban.-Det blev derefter anvendt til projektledelse.

Hvad er en begrænsning?

Ifølge teorien om begrænsninger er en begrænsning den første begrænsende faktor, der forhindrer et projekt i at lykkes. Brug af teorien om begrænsninger handler ikke om at finde nogen tilfældig begrænsning til et projekt - det handler om at finde den største blokering eller flaskehals i hele systemet og løse denne begrænsning.

Når du har identificeret den største begrænsning, kan du arbejde for at fjerne eller løse det og forbedre projektprocessen. Ved at gøre det, kan dine projekthold slå deres mål hurtigere, bedre og mere effektivt.

Eksempler på begrænsninger i projektledelse

En begrænsning kan dukke op i ethvert element i et projekt eller en proces - fra planlægningsprocessen til implementeringsprocessen eller endda inden for selve projektgruppen. Forståelse af de forskellige typer systembegrænsninger kan hjælpe dig med bedre at identificere dem senere.

Politisk begrænsning Eksempel:Virksomhedsprocedurer reducerer hastighed eller stigende manual, duplikativ arbejde. (Politiske begrænsninger er de mest almindelige begrænsninger, der vises under et projekt eller en proces.)

Internt begrænsningseksempel:Teammedlemmer har ikke de specifikke færdigheder, der kræves til et projekt, hvilket forhindrer projektet i at lykkes.

Markedsbegrænsningseksempel:Der er mindre forsyning for produktet end forventet eller er ideelt.

Ressourcebegrænsning Eksempel:Der er færre ressourcer, værktøjer eller holdmedlemmer til rådighed for dit projekt i forhold til hvad der kræves af dinressource management plan .

Finansiel begrænsning Eksempel:Der er en uventet mangel på kapital til at investere i et projekt.

Kulturbegrænsning Eksempel:Et projekt er ikke effektiv eller effektivPå grund af en dårlig proces (især en proces, der forklares væk som "hvordan tingene er færdige her").

Hvornår skal man anvende teorien om begrænsninger i projektledelse

Goldrts teori om begrænsninger er en effektiv måde at identificere og forbedre ineffektive processer ved at løse eventuelle flaskehalse eller problemer.

Når det er sagt, bør du ikke forsøge at anvende teorien om begrænsninger i et projekt, der kun har brug for en lille løsning eller let tweak. For eksempel, prøv at løse mindre komplekse projektproblemer med en brainstorming session. Men hvis dit projekt eller proces er komplekst eller missionskritisk, kan du drage fordel af at bruge teorien om begrænsninger for at reducere flaskehalse.

Du kan muligvis bruge teorien om begrænsninger til at:

Forbedre igangværende processer med betydelig forretningsmæssige virkninger

Reagere på et skuffende produktrulle ud eller ubesvaret selskabsmål

Bemyndiger et hold til at forbedre, mens de kun bruger, hvad de allerede har (og uden yderligere investeringer eller holdmedlemmer)

Forvent og løse potentielle problemer for nøgleprojekter

SupplereProjektrisikostyringsproces

På samme måde kan du også brugeProjektledelse Triangle.at tackle begrænsninger. Denne metode visualiserer problemet med "triple begrænsninger" -Den skal balancere omfang, omkostninger og tid til at levere et kvalitetsprodukt.

2 måder at bruge teorien om begrænsninger i projektledelse

Den første mest grundlæggende måde at bruge teorien om begrænsninger på er at bruge de fem fokuseringstrin. Under de fem fokuseringstrin arbejder dit hold gennem en begrænsning, indtil den er løst.

Alternativt, hvis du kæmper for at identificere hovedbegrænsningen, kan du bruge tænkningsprocesserne til først at finde begrænsningen, så følg op med de fem fokuseringstrin for at løse det.

De fem fokuseringstrin

Detfem fokuseringstrinkan hjælpe dig med at identificere og adressere en begrænsning. Dette er den mest grundlæggende og ligefrem måde at bruge teorien om begrænsninger på.

For at sparke de fem fokuseringstrin, start med at kigge efter flaskehalsen. Dette kunne være den proces, der tager den længste, den person eller proces, der holder dit projekt tilbage, eller den største risiko for dit projekt at lykkes.

For eksempel, forestil dig, at din tekniske team regelmæssigt leverer funktioner et par uger for sent. I det første trin i de fem fokuseringstrin fokuserer på at finde ud af, hvad der kan påvirke projektets ledetid. For eksempel er deres produktslagt uklart om, hvad hver funktion indebærer? Har de brug for et bedre system til måling af, hvor meget arbejde de begår til? Efter at have gravet gennem Engineering Teams proces, kan du opdage, at de ikke er korrekt tagging arbejde i deresProjektstyringsværktøj, så holdet er ikke sikker på, hvor længe hvert stykke arbejde forventes at tage.

I løbet af trin to vil du udnytte begrænsningen, mens du bruger ressourcer, du allerede har. En af fordelene ved at bruge teorien om begrænsninger er, at det hjælper dig med at minimere eventuelle yderligere investeringer eller behov. På dette stadium spørger du dig selv: Hvordan kan du maksimere din begrænsning med det, du allerede har til rådighed? Hvis du med succes løser begrænsningen, så det ikke længere er den øverste begrænsende faktor, hedder det "at bryde" begrænsningen.

Opbygning af ovenstående eksempel, etablere et sæt retningslinjer for, hvordan man korrekt tages på arbejde, der er tilføjet til ingeniørlagens baggrundslog. Hold en træning med holdet for at gå alle gennem processen og sørg for, at spørgsmålene er adresseret. Opmuntre holdet til at omfavne løbende forbedringer og foreslå eventuelle ændringer, der kan gøre taggingsprocessen endnu klarere.

Under dette trin skal du hæve begrænsningen for at sikre, at alt i projektet understøtter din foreslåede fix til begrænsningen. Underordnet betyder, at alt, hvad der er mindre vigtigt end det, at begrænsningen følger efter. Husk på, at den begrænsning, du løser for, er den største flaskehals eller blokering, så alt andet i projektet er pr. Definition mindre vigtigt.

Fortsætter vores eksempel ovenfra: Sørg for, at nye engineering-teammedlemmer er uddannet på dit baglogsystem. Varbejd ikke på opgaver, der ikke er blevet korrekt mærket, da dit hold ikke har klart indsigt i, hvad det pågældende arbejde medfører. Revision Backloget ofte for at sikre, at alt arbejde er korrekt mærket.

Dette trin er kun nødvendigt, hvis du endnu ikke har rettet begrænsningen. På dette tidspunkt, hvis begrænsningen er en alvorlig blokering, overveje at bringe flere ressourcer til at løse problemet.

For at afslutte vores eksempel: Hvis dit ingeniørhold ikke er i stand til at bruge det taggingssystem, du har oprettet, eller hvis tags ikke er let tilgængelige, overveje at investere i et bedre værktøj. Som du måske forventer, påUDN Task Manager, vores ingeniørhold brugerUDN Task ManagerRede -Lær hvorfor .

På dette tidspunkt har du løst den største begrænsende faktor for dit projekt. Tillykke! Nu hvor du har løst den største begrænsning, er den næststørste begrænsende faktor nu den største begrænsning. Hvis det er nødvendigt, gå igennem processen igen for at løse denne begrænsning og så videre.

Eksempel, fortsættes: Dit ingeniørhold elsker det nye værktøj. Nu prioriterer den største begrænsning at bygge de rigtige funktioner til at løse kundernes behov. Du kunne derefter køre de fem fokuseringstrin igen for at løse dette problem.

De tænkningsprocesser.

Hvis du kæmper for at identificere et projekts begrænsning - men du ved, at noget holder dig tilbage, fordi tingene går galt - du kan også bruge tænkningsprocesserne. Tænkningsprocesserne brugerbeslutning træer.at identificere et projekt eller procesens hovedbegrænsning. Et beslutningstræ er en trælignende model af projektbeslutninger og deres potentielle resultater, som gren ud af hver beslutning. Du har muligvis oprettet et beslutningstræ, hvis du nogensinde har lavet en værdi Stream Mapping øvelse. Derefter, når du har brugt et beslutningstræ til at identificere begrænsningen, kan du derefter bruge de fem fokuseringstrin til at løse det.

Tænkningsprocesserne udgør tre spørgsmål og bruger beslutningstræer til at komme til svaret:

For at besvare dette spørgsmål skal du brugeNuværende Vality Tree (CRT). I en CRT er projektproblemer symptomer, og du leder efter årsagen. Hvis du har at gøre med en række projektproblemer, kan du bruge en CRT til at tegne et årsags- og effektdiagram for at identificere grundårsagen til mange uønskede virkninger. Denne rodårsag er din største begrænsende faktor, og derfor din hovedbegrænsning.

For at besvare dette spørgsmål skal du bruge det fremtidige virkelighedstræ (FRT). I en FRT, tager træet ud, hvilken ideel projektproces ligner. Du kan sammenligne dette træ til din nuværende proces for at identificere, hvad der ikke for øjeblikket arbejder. Disse ændringer, kaldet injektioner, kan hjælpe dig med at gøre projektproblemer til virkelige løsninger.

For at besvare dette spørgsmål skal du bruge enFordampning af skyetræ (EC). Brug et EF-træ til at kortlægge processer, der ikke har nogen klar løsning. Med et EF-træ kan du forstå antagelserne bag hvert projektbehov og identificere konflikten med disse antagelser. Når du har identificeret denne konflikt, kan du løse begrænsningen.

Mindske risikoen med teorien om begrænsninger

Teorien om begrænsninger er en fantastisk måde at afbøde risici og forbedreflaskehalsepå eksisterende projekter. Hvis du føler dig stoppet på projektforbedringsindsatsen, skal du overveje at bruge teorien om begrænsninger for at identificere den største begrænsende faktor. Brug derefter de fem fokuseringstrin til at løse begrænsningen. Med teorien om begrænsninger kan du løbende udvikle dine projekter og processer for at få dit højeste effektarbejde udført.