Ο οδηγός για αρχάριους για τη θεωρία των περιορισμών

Μπορεί να έχετε ακούσει τους ανθρώπους να λένε, "μια αλυσίδα είναι τόσο ισχυρή όσο ο ασθενέστερος σύνδεσμός της." Αλλά έχετε σκεφτεί ποτέ πώς μπορεί να εφαρμοστεί αυτή η παροιμία για τη διαχείριση έργων;

Η θεωρία των περιορισμών χτίζει την πιο αδύναμη παροιμία συνδέσμου για να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τον ασθενέστερο σύνδεσμο σε ένα έργο ή μια διαδικασία. Καθορίζοντας αυτόν τον σύνδεσμο, μπορείτε να ενισχύσετε ολόκληρο το έργο. Αυτό το άρθρο θα σας οδηγήσει μέσω του τρόπου εφαρμογής της θεωρίας στα δικά σας έργα, προκειμένου να βελτιώσετε τα σημεία συμφόρησης ή τους περιορισμούς των έργων.

Ποια είναι η θεωρία των περιορισμών;

Σε διαχείριση έργου, η θεωρία των περιορισμών (TOC) είναι αΜεθοδολογία επίλυσης προβλημάτωνΓια να σας βοηθήσει να εντοπίσετε το πιο σημαντικό εμπόδιο ή τον περιορισμό του παράγοντα που στέκεται στο δρόμο των στόχων και των στόχων του έργου σας. Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι το προϊόν σας ξεκινάει συχνά καθυστερημένο. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τη θεωρία των περιορισμών για να προσδιορίσετε τον μεγαλύτερο μπλοκ στις εκχωρήσεις σας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας τα πέντε βήματα εστίασης, μπορείτε να "σπάσετε" αυτόν τον περιορισμό, ώστε να μην επηρεάζει πλέον αρνητικά τις εκκινήσεις του προϊόντος σας.

Σύμφωνα με τη θεωρία των περιορισμών, κάθε έργο έχει έναν κύριο περιορισμό. Αυτό επιστρέφει στην ιδέα του ασθενέστερου συνδέσμου στην αλυσίδα. Με την επίλυση του κύριου περιορισμού ή του ασθενέστερου συνδέσμου, μπορείτε να κάνετε τη διαδικασία του έργου πιο ομαλή.

Μόλις εντοπίσετε τον μεγαλύτερο περιορισμό σε ένα έργο ή μια διαδικασία, μπορείτε να βελτιώσετε επαναπροσδιορισμό σε αυτόν τον περιορισμό μέχρι να μην είναι πλέον ένας περιοριστικός παράγοντας. Αφού λύσετε τον πρώτο περιορισμό, θα υπάρξει ένας νέος μεγαλύτερος περιορισμός. Στη συνέχεια, μπορείτε να εργαστείτε σε επαναληπτικά να αντιμετωπίσετε αυτόν τον περιορισμό, και ούτω καθεξής. Ο στόχος της θεωρίας των περιορισμών είναι η αντιμετώπιση καθενός από τους ασθενέστερους συνδέσμους έως ότου δεν υπάρχουν πλέον περιορισμοί έργων.

Από πού προέρχεται η θεωρία των περιορισμών;

Η θεωρία των περιορισμών εισήχθη για πρώτη φορά ένα έργο μυθοπλασίας που γράφτηκε απόEliyahu M. GoldrattΑν και είναι φανταστικό, το βιβλίο επικεντρώνεται σε σημεία συμφόρησης κατά τη διάρκεια των διαδικασιών παραγωγής και διαχείρισης των επιχειρήσεων και προτείνει τη θεωρία των περιορισμών ως ο μεγαλύτερος περιοριστικός παράγοντας που εμποδίζει τις εταιρείες να επιτύχουν τους στόχους τους.

Επειδή Ορίζεται σε μια μονάδα παραγωγής παραγωγής, η θεωρία των περιορισμών χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά σε άπαχο κατασκευή. Παρόμοια με άλλες μεθοδολογίες διαχείρισης έργου και άπαχα εργαλείαΕυκίνητοςκαιΚανάν- στη συνέχεια εφαρμόστηκε στη διαχείριση έργων.

Τι είναι ο περιορισμός;

Σύμφωνα με τη θεωρία των περιορισμών, ένας περιορισμός είναι ο αριθμός που περιορίζει τον αριθμό που εμποδίζει ένα έργο να επιτύχει το έργο. Η χρήση της θεωρίας των περιορισμών δεν πρόκειται να βρεθεί οποιοσδήποτε τυχαίος περιορισμός σε ένα έργο - πρόκειται για την εξεύρεση του μεγαλύτερου αποκλεισμού ή της συμφόρησης σε ολόκληρο το σύστημα και την επίλυση αυτού του περιορισμού.

Μόλις εντοπίσετε τον μεγαλύτερο περιορισμό, μπορείτε να εργαστείτε για να αφαιρέσετε ή να το επιλύσετε και να βελτιώσετε τη διαδικασία του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, οι ομάδες έργων σας μπορούν να χτυπήσουν τους στόχους τους ταχύτερα, καλύτερα και πιο αποτελεσματικά.

Παραδείγματα περιορισμών στη διαχείριση έργων

Ένας περιορισμός μπορεί να εμφανιστεί σε οποιοδήποτε στοιχείο του έργου ή της διαδικασίας, από τη διαδικασία σχεδιασμού στη διαδικασία εφαρμογής, ή ακόμα και μέσα στην ίδια την ομάδα έργου. Η κατανόηση των διαφόρων τύπων των περιορισμών του συστήματος μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα καλύτερα αργότερα.

Πολιτική περιορισμό παράδειγμα:Οι διαδικασίες της εταιρείας μειώνοντας την ταχύτητα ή την αύξηση της χρήσης, η επανάληψη των εργασιών. (Περιορισμοί της πολιτικής είναι τα πιο κοινά προβλήματα που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια ενός έργου ή διαδικασία.)

Εσωτερική παράδειγμα περιορισμού:Τα μέλη της ομάδας δεν έχουν τις συγκεκριμένες δεξιότητες που απαιτούνται για ένα έργο, το οποίο εμποδίζει το έργο από την επιτυχία.

περιορισμός της αγοράς παράδειγμα:Υπάρχει λιγότερη προμήθεια για το προϊόν από ό, τι αναμενόταν και είναι ιδανικό.

Resource περιορισμός παράδειγμα:Υπάρχουν λιγότερους πόρους, εργαλεία, ή τα μέλη της ομάδας που διατίθενται για το έργο σας σε σχέση με αυτό που απαιτείται από σαςΣχέδιο διαχείρισης πόρων .

Οικονομικές περιορισμό παράδειγμα:Υπάρχει μια αναπάντεχη έλλειψη κεφαλαίων να επενδύσουν σε ένα έργο.

Πολιτισμός περιορισμό παράδειγμα:Ένα έργο δεν είναι αποτελεσματική ή αποτελεσματικήΛόγω κακής διαδικασίας (ειδικά μια διαδικασία που εξηγείται ως "πώς τα πράγματα γίνονται εδώ").

Πότε να εφαρμόσετε τη θεωρία των περιορισμών στη διαχείριση έργων

Η θεωρία των περιορισμών του Goldratt είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για τον εντοπισμό και τη βελτίωση των αναποτελεσματικών διαδικασιών, επιλύοντας τυχόν σημεία συμφόρησης ή θέματα.

Τούτου λεχθέντος, δεν πρέπει να προσπαθήσετε να εφαρμόσετε τη θεωρία των περιορισμών σε ένα έργο που χρειάζεται μόνο ένα μικρό fix ή εύκολη τσίμπημα. Για παράδειγμα, δοκιμάστε να διαλύσετε λιγότερα σύνθετα προβλήματα έργου με μια συνάντηση προβληματισμού. Αλλά αν το έργο ή η διαδικασία σας είναι περίπλοκη ή κρίσιμη αποστολή, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη χρήση της θεωρίας των περιορισμών για να μειώσετε τα σημεία συμφόρησης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη θεωρία των περιορισμών σε:

Βελτίωση των συνεχιζόμενων διαδικασιών με σημαντική επιχειρηματική επίπτωση

Απαντήστε σε ένα απογοητευτικό προϊόν Roll ή χαμένο στόχο της εταιρείας

Να εξουσιοδοτήσει μια ομάδα να βελτιώσει ενώ χρησιμοποιεί μόνο αυτά που έχουν ήδη (και χωρίς πρόσθετες επενδύσεις ή μέλη της ομάδας)

Προβλέψτε και λύστε πιθανά προβλήματα για τα βασικά έργα

Συμπληρώστε τοΔιαδικασία διαχείρισης κινδύνων έργου

Ομοίως, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τοΤρίγωνο διαχείρισης έργουγια την αντιμετώπιση των περιορισμών. Αυτή η μέθοδος απεικονίζει το πρόβλημα των "τριπλών περιορισμών" - η ανάγκη εξισορρόπησης του πεδίου, το κόστος και το χρόνο για την παραγωγή ενός ποιοτικού προϊόντος.

2 τρόποι χρήσης της θεωρίας των περιορισμών στη διαχείριση έργων

Ο πρώτος, ο πιο βασικός τρόπος χρήσης της θεωρίας των περιορισμών είναι η χρήση των πέντε βημάτων εστίασης. Κατά τη διάρκεια των πέντε βημάτων εστίασης, η ομάδα σας εργάζεται μέσα από έναν περιορισμό μέχρι να λυθεί.

Εναλλακτικά, αν αγωνίζεστε να προσδιορίσετε τον κύριο περιορισμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις διαδικασίες σκέψης για να βρείτε πρώτα τον περιορισμό και στη συνέχεια να ακολουθήσετε τα πέντε βήματα εστίασης για να το λύσετε.

Τα πέντε βήματα εστίασης

ο Πέντε βήματα εστίασηςμπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να αντιμετωπίσετε έναν περιορισμό. Αυτός είναι ο πιο βασικός και απλός τρόπος για να χρησιμοποιήσετε τη θεωρία των περιορισμών.

Για να ξεκινήσετε τα πέντε βήματα εστίασης, ξεκινήστε να ψάχνετε για το Bottleneck. Αυτό θα μπορούσε να είναι η διαδικασία που παίρνει το μεγαλύτερο, το πρόσωπο ή τη διαδικασία που κρατά το έργο σας πίσω ή ο μεγαλύτερος κίνδυνος για το έργο σας να πετύχει.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι η ομάδα της μηχανικής σας παραδίδει τακτικά χαρακτηριστικά λίγα εβδομάδες αργά. Στο πρώτο βήμα των πέντε βημάτων εστίασης, επικεντρωθείτε στο να υπολογίζετε τι μπορεί να επηρεάζει το χρονικό διάστημα του έργου. Για παράδειγμα, είναι το backlog του προϊόντος τους ασαφές για το τι περιλαμβάνει κάθε χαρακτηριστικό; Χρειάζονται ένα καλύτερο σύστημα για τη μέτρηση του πόσο δουλειά δεσμεύουν; Μετά το σκάψιμο μέσω της διαδικασίας της μηχανικής της ομάδας, μπορεί να ανακαλύψετε ότι δεν είναι σωστά επισκευάζοντας την εργασία τους στο δικό τουςΕργαλείο διαχείρισης έργου, έτσι η ομάδα δεν είναι σίγουρη για το πόσο καιρό κάθε έργο που αναμένεται να πάρει.

Κατά τη διάρκεια του βήματος δύο, θα αξιοποιήσετε τον περιορισμό κατά τη χρήση πόρων που έχετε ήδη. Ένα από τα οφέλη από τη χρήση της θεωρίας των περιορισμών είναι ότι σας βοηθά να ελαχιστοποιήσετε τυχόν πρόσθετες επενδύσεις ή ανάγκες. Σε αυτό το στάδιο, ρωτήστε τον εαυτό σας: πώς μπορείτε να μεγιστοποιήσετε τον περιορισμό σας με αυτό που έχετε ήδη διαθέσει; Εάν επιλύσετε με επιτυχία τον περιορισμό έτσι ώστε να μην είναι πλέον ο κορυφαίος περιοριστικός παράγοντας, ο οποίος ονομάζεται "σπάσιμο" τον περιορισμό.

Κτίριο στο παραπάνω παράδειγμα, δημιουργήστε ένα σύνολο οδηγιών σχετικά με τον τρόπο σωστής ετικέτας εργασίας που προστίθεται στην ομαδική ομάδα της μηχανικής ομάδας. Κρατήστε μια προπόνηση με την ομάδα για να περπατήσετε σε όλους μέσω της διαδικασίας και να εξασφαλίσετε ότι αντιμετωπίζονται οι ερωτήσεις. Ενθαρρύνετε την ομάδα να αγκαλιάσει τη συνεχή βελτίωση και να προτείνει τυχόν αλλαγές που μπορεί να κάνουν τη διαδικασία ετικετών ακόμη πιο σαφέστερα.

Κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος, ανυψώστε τον περιορισμό για να βεβαιωθείτε ότι τα πάντα στο έργο υποστηρίζουν την προτεινόμενη λύση στον περιορισμό. Υποτροφία σημαίνει να διασφαλιστεί ότι όλα αυτά είναι λιγότερο σημαντικά από αυτόν τον περιορισμό ακολουθεί το κοστούμι. Λάβετε υπόψη ότι ο περιορισμός που λύσατε είναι το μεγαλύτερο εμπόδιο ή ο αποκλεισμός, οπότε οτιδήποτε άλλο στο έργο είναι, εξ ορισμού, λιγότερο σημαντικό.

Συνεχίζοντας το παράδειγμά μας από ψηλά: Βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας νέων μηχανικών είναι εκπαιδευμένα στο σύστημα backlog. Μην εργάζεστε σε εργασίες που δεν έχουν επισημανθεί σωστά, καθώς η ομάδα σας δεν έχει σαφή εικόνα για το τι συνεπάγεται αυτή η εργασία. Ελέγξτε το backlog συχνά για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι εργασίες έχουν επισημανθεί σωστά.

Αυτό το βήμα απαιτείται μόνο αν δεν έχετε ακόμη διορθώσει τον περιορισμό. Σε αυτό το σημείο, εάν ο περιορισμός είναι σοβαρός αποκλεισμός, σκεφτείτε να φέρετε περισσότερους πόρους για να διορθώσετε το πρόβλημα.

Για να ολοκληρώσουμε το παράδειγμα μας: Εάν η ομάδα μηχανικής σας δεν είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει το σύστημα ετικετών που έχετε δημιουργήσει ή εάν οι ετικέτες δεν είναι εύκολα προσβάσιμες, σκεφτείτε να επενδύσετε σε ένα καλύτερο εργαλείο. Όπως μπορείτε να περιμένετε, στοUDN Task Manager, η ομάδα μηχανικής μας χρησιμοποιείUDN Task Manager - μάθετε γιατί .

Σε αυτό το σημείο, έχετε λύσει τον μεγαλύτερο περιοριστικό παράγοντα για το έργο σας. Συγχαρητήρια! Τώρα που έχετε λύσει τον μεγαλύτερο περιορισμό, ο δεύτερος μεγαλύτερος περιοριστικός παράγοντας είναι ο μεγαλύτερος περιορισμός. Εάν είναι απαραίτητο, περάστε ξανά τη διαδικασία για να λύσετε αυτόν τον περιορισμό και ούτω καθεξής.

Παράδειγμα, συνέχισε: Η ομάδα της μηχανικής σας αγαπά το νέο εργαλείο. Τώρα ο μεγαλύτερος περιορισμός δίνει προτεραιότητα στην οικοδόμηση των σωστών χαρακτηριστικών για την αντιμετώπιση των αναγκών των πελατών. Θα μπορούσατε να εκτελέσετε ξανά τα πέντε βήματα εστίασης για να αντιμετωπίσετε αυτό το ζήτημα.

Οι διαδικασίες σκέψης

Εάν αγωνίζεστε να προσδιορίσετε τον περιορισμό ενός έργου - αλλά γνωρίζετε ότι κάτι σας κρατά πίσω επειδή τα πράγματα πάνε στραβά - μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις διαδικασίες σκέψης. Οι διαδικασίες σκέψης χρησιμοποιούνΔέντρα απόφασηςνα εντοπίσει ένα κύριο περιορισμό ενός έργου ή της διαδικασίας. Ένα δέντρο αποφάσεων είναι ένα μοντέλο που μοιάζει με δέντρα αποφάσεων έργων και τα δυνητικά τους αποτελέσματα, τα οποία υποκαταστήθηκαν από κάθε απόφαση. Μπορεί να έχετε δημιουργήσει ένα δέντρο απόφασης εάν έχετε κάνει ποτέ μια άσκηση χαρτογράφησης ροής αξίας. Στη συνέχεια, μόλις χρησιμοποιήσετε ένα δέντρο απόφασης για να προσδιορίσετε τον περιορισμό, μπορείτε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τα πέντε βήματα εστίασης για να το επιλύσετε.

Οι διαδικασίες σκέψης θέτουν τρεις ερωτήσεις και χρησιμοποιούν δέντρα απόφασης για να φτάσουν στην απάντηση:

Για να απαντήσετε σε αυτή την ερώτηση, χρησιμοποιήστε τοΤρέχουσα δέντρο πραγματικότητας (CRT). Σε ένα CRT, τα προβλήματα του έργου είναι συμπτώματα και ψάχνετε για την αιτία. Εάν ασχολείστε με μια ποικιλία προβλημάτων έργου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα CRT για να σχεδιάσετε ένα διάγραμμα αιτίας και εφέ για να εντοπίσετε τη βασική αιτία πολλών ανεπιθύμητων αποτελεσμάτων. Αυτή η ρίζα αιτία είναι ο μεγαλύτερος περιοριστικός παράγοντας σας και επομένως ο κύριος περιορισμός σας.

Για να απαντήσετε σε αυτή την ερώτηση, χρησιμοποιήστε το μελλοντικό δέντρο πραγματικότητας (FRT). Σε ένα FRT, το δέντρο καλύπτει τι μια ιδανική διαδικασία έργου μοιάζει. Μπορείτε να συγκρίνετε αυτό το δέντρο στην τρέχουσα διαδικασία για να προσδιορίσετε τι λειτουργεί αυτή τη στιγμή. Αυτές οι αλλαγές, που ονομάζονται ενέσεις, μπορούν να σας βοηθήσουν να μετατρέψετε τα προβλήματα των έργων σε λύσεις πραγματικού κόσμου.

Για να απαντήσετε σε αυτή την ερώτηση, χρησιμοποιήστε έναΕξατμίζοντας σύννεφο (ΕΚ). Χρησιμοποιήστε ένα δέντρο EC για να χαρτογραφήσετε τις διαδικασίες που δεν έχουν σαφή λύση. Με ένα δέντρο EC, μπορείτε να κατανοήσετε τις παραδοχές πίσω από κάθε έργο που χρειάζεστε και να προσδιορίσετε τη σύγκρουση με αυτές τις παραδοχές. Μόλις εντοπίσετε αυτή τη σύγκρουση, μπορείτε να λύσετε τον περιορισμό.

Μετριάσει τον κίνδυνο με τη θεωρία των περιορισμών

Η θεωρία των περιορισμών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μετριάσετε τους κινδύνους και να βελτιωθείσημείωμασε υπάρχοντα έργα. Εάν αισθάνεστε να σταματήσετε τις προσπάθειες βελτίωσης του έργου, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε τη θεωρία των περιορισμών για να προσδιορίσετε τον μεγαλύτερο περιορισμό παράγοντα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα πέντε βήματα εστίασης για να λύσετε τον περιορισμό. Με τη θεωρία των περιορισμών, μπορείτε να εξελίσσετε συνεχώς τα έργα και τις διαδικασίες σας για να κάνετε το έργο υψηλότερης πρόσκρουσης.