Nybörjarens guide till teorin om begränsningar

Du kanske har hört att folk säger, "En kedja är bara lika stark som den svagaste länken." Men har du någonsin tänkt på hur detta ordspråk kan gälla för projektledning?

Teorin om begränsningar bygger av den svagaste länkproperb för att hjälpa dig att identifiera den svagaste länken i ett projekt eller process. Genom att fixa den länken kan du stärka hela projektet. Denna artikel kommer att gå igenom hur man tillämpar teorin till dina egna projekt för att förbättra flaskhalsar eller projektbegränsningar.

Vad är teorin om begränsningar?

I projektledning, är teorin om begränsningar (TOC) enProblemlösningsmetodikFör att hjälpa dig att identifiera den viktigaste flaskhalsen eller begränsande faktorn som står i vägen för dina projektmål och mål. Föreställ dig till exempel att dina produktlanseringar ofta blir försenade. Du kan använda teorin om begränsningar för att identifiera den största blockeraren till dina lanseringar. Sedan, med hjälp av de fem fokuseringsstegen, kan du "bryta" den begränsningen så det påverkar inte längre dina produktlanseringar negativt.

Enligt teorin om begränsningar har varje projekt en huvudbegränsning. Detta går tillbaka till tanken på den svagaste länken i kedjan. Genom att lösa huvudbegränsningen eller den svagaste länken kan du göra projektprocessen mjukare.

När du har identifierat den största begränsningen i ett projekt eller process kan du i det förbättras på den begränsningen tills det inte längre är en begränsande faktor. När du har löpt det första begränsningen kommer det att finnas en ny största begränsning. Du kan sedan arbeta för att iterativt ta itu med den begränsningen, och så vidare. Målet med teorin om begränsningar är att ta itu med var och en av de svagaste länkarna tills det inte finns några fler projektbegränsningar.

Var kommer teorin om begränsningar från?

Teorin om begränsningar introducerades först i ett arbete av fiktion skrivet avEliyahu M. GoldrattÄven om det är fiktivt fokuserar boken på flaskhalsar under tillverknings- och driftshanteringsprocesser och föreslår teorin om begränsningar som den största begränsningsfaktorn som hindrar företag att uppnå sina mål.

Eftersom ligger i en tillverkningsproduktionsanläggning, användes teorin om begränsningar först i Lean Manufacturing. Liknande andra projekthanteringsmetoder och magert verktyg-liknandeVigochKanban-Det tillämpades sedan på projektledning.

Vad är en begränsning?

Enligt teorin om begränsningar är en begränsning den första begränsande faktorn som förhindrar ett projekt från att lyckas. Att använda teorin om begränsningar handlar inte om att hitta slumpmässig begränsning till ett projekt - det handlar om att hitta den största blockeraren eller flaskhalsen i hela systemet och löser den begränsningen.

När du har identifierat den största begränsningen kan du arbeta för att ta bort eller lösa det och förbättra projektprocessen. Genom att göra det kan dina projektgrupper slå sina mål snabbare, bättre och mer effektivt.

Exempel på begränsningar i projektledning

En begränsning kan dyka upp i något element i ett projekt eller process från planeringsprocessen till genomförandeprocessen, eller till och med inom projektet själva. Att förstå de olika typerna av systembegränsningar kan hjälpa dig att bättre identifiera dem senare.

Policybegränsningsexempel:Företagsprocedurer minskar hastighet eller ökande manual, dupliceringsarbete. (Policybegränsningar är de vanligaste begränsningarna som dyker upp under ett projekt eller process.)

Internt begränsningsexempel:Lagmedlemmar har inte de specifika färdigheter som krävs för ett projekt, vilket hindrar projektet från att lyckas.

Marknadsbegränsningsexempel:Det finns mindre leverans för produkten än förväntat eller är idealiskt.

Resursbegränsningsexempel:Det finns färre resurser, verktyg eller lagmedlemmar tillgängliga för ditt projekt jämfört med vad som krävs av dinResurshanteringsplan .

Finansiell begränsning Exempel:Det finns en oväntad brist på kapital att investera i ett projekt.

Kulturbegränsningsexempel:Ett projekt är inte effektiv eller effektivPå grund av en dålig process (speciellt en process som förklaras bort som "hur saker görs här").

När man ska tillämpa teorin om begränsningar i projektledning

Goldratts teorin om begränsningar är ett effektivt sätt att identifiera och förbättra på ineffektiva processer genom att lösa eventuella flaskhalsar eller problem.

Med detta sagt bör du inte försöka tillämpa teorin om begränsningar i ett projekt som bara behöver en liten fix eller lätt tweak. Försök till exempel att lösa mindre komplexa projektproblem med en brainstorming-session. Men om ditt projekt eller process är komplext eller uppdragskritiskt kan du dra nytta av att använda teorin om begränsningar för att minska flaskhalsar.

Du kan använda teorin om begränsningar till:

Förbättra pågående processer med betydande affärsmål

Svara på en nedslående produkt Rulla ut eller missade företagsmål

Bemyndiga ett lag att förbättra medan de bara använder vad de redan har (och utan ytterligare investeringar eller lagmedlemmar)

Förutse och lösa potentiella problem för nyckelprojekt

KompletteraProjektriskhanteringsprocessen

På samma sätt kan du också användaProjektledningstriangelatt ta itu med begränsningar. Denna metod visualiserar problemet med "trippelbegränsningar" - behovet av att balansera omfattning, kostnad och tid att leverera en kvalitetsprodukt.

2 sätt att använda teorin om begränsningar i projektledning

Det första, mest grundläggande sättet att använda teorin om begränsningar är att använda de fem fokuseringsstegen. Under de fem fokuseringsstegen arbetar ditt lag genom en begränsning tills den är löst.

Alternativt, om du kämpar för att identifiera huvudbegränsningen, kan du använda de tänkande processerna för att först hitta begränsningen, följ sedan upp med de fem fokuseringsstegen för att lösa det.

De fem fokuseringsstegen

De Fem fokuseringsstegkan hjälpa dig att identifiera och ta itu med en begränsning. Detta är det mest grundläggande och okomplicerade sättet att använda teorin om begränsningar.

För att sparka av de fem fokuseringsstegen, börja med att leta efter flaskhalsen. Detta kan vara den process som tar den längsta, den person eller process som håller ditt projekt tillbaka, eller den största risken för ditt projekt för att lyckas.

Föreställ dig till exempel att ditt ingenjörsgrupp regelbundet levererar funktioner några veckor sent. I det första steget i de fem fokuseringsstegen fokuserar du på att räkna ut vad som kan påverkas av projektets ledtid. Till exempel är deras produktbacklog oklart om vad varje funktion medför? Behöver de ett bättre system för att mäta hur mycket arbete de begår? Efter att ha grävt genom ingenjörslagets process kan du upptäcka att de inte är ordentligt märkta arbete i derasProjektledningsverktyg, så laget är inte säkert hur länge varje bit av arbete förväntas ta.

Under steg två kommer du att utnyttja begränsningen när du använder resurser du redan har. En av fördelarna med att använda teorin om begränsningar är det hjälper dig att minimera ytterligare investeringar eller behov. I det här skedet, fråga dig själv: Hur kan du maximera din begränsning med vad du redan har tillgång till? Om du framgångsrikt löser begränsningen så att det inte längre är den övre begränsningsfaktorn, kallas "bryta" begränsningen.

Byggnad på ovanstående exempel, upprätta en uppsättning riktlinjer för hur man märker arbete som läggs till i ingenjörslagets eftersläpning. Håll en träningspass med laget för att gå alla genom processen och se till att några frågor är adresserade. Uppmuntra laget att omfamna kontinuerlig förbättring och föreslå eventuella ändringar som kan göra märkningsprocessen ännu tydligare.

Under det här steget, höja begränsningen för att se till att allt i projektet stöder din föreslagna fix till begränsningen. Underordnad innebär att allt som är mindre viktigt än det begränsningen följer efter. Tänk på att den begränsning du löser för är den största flaskhalsen eller blockeraren, så allt annat i projektet är per definition mindre viktigt.

Fortsatt vårt exempel ovanifrån: Se till att nya ingenjörsmedlemmar är utbildade på ditt backlog-system. Arbeta inte på uppgifter som inte har tagits ordentligt, eftersom ditt lag inte har tydlig inblick i vad det fungerar. Revisera backloggen ofta för att säkerställa att allt arbete är ordentligt taggat.

Detta steg krävs endast om du ännu inte har åtgärdat begränsningen. Vid denna tidpunkt, om begränsningen är en allvarlig blockerare, överväga att föra in mer resurser för att åtgärda problemet.

För att avsluta vårt exempel: Om ditt ingenjörslag inte kan använda det märkningssystem du har skapat, eller om taggar inte är lättillgängliga, överväga att investera i ett bättre verktyg. Som du kan förvänta dig, påUDN Task Manager, vårt ingenjörsgrupp använderUDN Task Manager - Lär dig varför .

Vid denna tidpunkt har du löst den största begränsningsfaktorn för ditt projekt. Grattis! Nu när du har löst den största begränsningen, är den näst största begränsningsfaktorn nu den största begränsningen. Om det behövs, gå igenom processen igen för att lösa den begränsningen, och så vidare.

Exempel, fortsatte: Ditt ingenjörslag älskar det nya verktyget. Nu prioriterar den största begränsningen att bygga de rätta funktionerna för att hantera kundernas behov. Du kan då köra de fem fokuseringsstegen igen för att adressera det här problemet.

De tänkande processerna

Om du kämpar för att identifiera ett projekts begränsning - men du vet att något håller dig tillbaka eftersom saker går fel - kan du också använda de tänkande processerna. De tänkande processerna använderbeslutsträdatt identifiera ett projekt eller processens huvudsakliga begränsning. Ett besluts träd är en trädliknande modell av projektbeslut och deras potentiella resultat, som avgränsar ut ur varje beslut. Du kan ha skapat ett beslutsträd om du någonsin har gjort en massa-mappning. När du väl har använt ett besluts träd för att identifiera begränsningen, kan du sedan använda de fem fokuseringsstegen för att lösa det.

Tänkprocesserna utgör tre frågor och använder beslutsgränser för att komma till svaret:

För att svara på den här frågan, användNuvarande reality Tree (CRT). I en CRT är projektproblem symtom, och du letar efter orsaken. Om du har att göra med en mängd olika projektproblem kan du använda en CRT för att dra ett orsaksschema för att identifiera orsaken till många biverkningar. Den grunden är din största begränsningsfaktor, och därför din huvudsakliga begränsning.

För att svara på den här frågan, använd det framtida reality trädet (frt). I en frt kartlägger trädet ut vilken idealisk projektprocess ser ut som. Du kan jämföra detta träd till din nuvarande process för att identifiera det som inte fungerar. Dessa ändringar, som heter injektioner, kan hjälpa dig att vända projektproblem till verkliga lösningar.

För att svara på den här frågan, använd enavdunstning av molnträd (EC). Använd ett EC-träd för att kartlägga processer som inte har någon klar lösning. Med ett EC-träd kan du förstå antagandena bakom varje projektbehov och identifiera konflikten med dessa antaganden. När du har identifierat den konflikten kan du lösa begränsningen.

Mildra risken med teorin om begränsningar

Teorin om begränsningar är ett utmärkt sätt att mildra risker och förbättraflaskhalspå befintliga projekt. Om du känner dig stallad på projektförbättringsinsatserna, överväga att använda teorin om begränsningar för att identifiera den största begränsningsfaktorn. Använd sedan de fem fokuseringsstegen för att lösa begränsningen. Med teorin om begränsningar kan du kontinuerligt utveckla dina projekt och processer för att få ditt högsta slagverk gjort.