El futuro de los PMO: entender los desafíos.

El día Lydia Agnese comenzó su nuevo papel quePmmoGerente en Northstar Travel Group, recibió grandes noticias. "Me dijeron que estábamos cambiando deCascada a ágil- Y yo diría la transición ", dice ella." Fui a casa a mi esposo y le dije: 'Voy a estar ocupado'.

Grupo de viajes de Northstar, una plataforma líder B2B Information, Business Intelligence, Commerce y Events Sirve la industria global de viajes y reuniones, está creciendo rápidamente. Solo en 2017, el secaucus, la compañía de Nueva Jersey, hizo cinco adquisiciones de alto perfil.

La gestión de grandes transiciones no es fácil, pero no es el único desafío.PmmoLos gerentes se enfrentan. En el paisaje comercial que cambia rápidamente, los PMO tradicionales tienen que encontrar nuevos puntos de apoyo para mantenerse relevantes.

Esto se ha vuelto especialmente claro ya que la pandemia COVID-19 continúa. Las empresas están lidiando con la competencia escalada y el cambio de la dinámica del mercado, y más están adoptando nuevosgestión de proyectosMétodos para sobrevivir y prosperar. Los desafíos de PMO han crecido con proyectos cada vez más complejos y equipos de desarrollo se tensan cada vez más.

"El PMO tradicional es todo sobre estándares y consistencia", dice Michael Dougherty, NationalProyectoGerente de Magénico. "Se enfoca en el mando y el control: consigue suinforme de estado, cumple con nuestros plazos, siga nuestros límites estándar, aquí están las formas que usted hace. Esas mismas técnicas no necesariamente se ajustan a un futuro entorno de PMO iterativo, rápido, altamente competitivo. Desafortunadamente, no ha evolucionado lo suficientemente rápido para satisfacer las necesidades de las versiones frecuentes y la estrategia y la dirección de la empresa en rápido desarrollo ".

La necesidad de adaptarse rápidamente al cambio y la introducción de la nueva tecnología deja el futuro del comando tradicional, de procesos y el control PMO incierto.

"Muchos líderes de PMO comenzaron aproyectoLos gerentes y se promovieron en el papel de ejecutar una PMO, por lo que hay un gran énfasis en el proceso, las herramientas, las plantillas y los pasos porque eso es lo que saben ", dice Laura Barnard, PMP. Ella tiene unaCumbre en línea gratissobre cómo los picos pueden proporcionar un impacto. "Los líderes empresariales entienden esas cosas necesarias, pero, al final del día, solo quieren que se realicen cosas, y la confianza de la inversión en una PMO valdrá la pena. Los PMOS deben cambiar su enfoque a conducir la entrega de la estrategia de una manera que Genera un alto rendimiento de la inversión para cada proyecto, cada vez ".

Este artículo cubrirá varios desafíos y tendencias importantes de PMO y explorará cómo los PMO pueden evolucionar para tener éxito en el entorno empresarial de hoy.

Tendencia # 1: un enfoque en la entrega de valor

Los PMO son a menudo considerados como uncostoCentro que inhibe el progreso dentro de la empresa. La PMO del futuro debe encontrar formas de proporcionar un valor tangible y medible.

"Los PMO fallan porque las empresas invierten en ellos, pero no ven los resultados de negocios esperados", dice Barnard. "Parte del problema es que los PMOS se han centrado en los resultados incorrectos. El éxito del proyecto no solo debe determinarse por si el proyecto fue a tiempo, en el presupuesto, y logró sualcance. Eso no es suficiente, especialmente no a los ojos de los líderes empresariales. Para ellos, el éxito del proyecto se logra cuando se alcanzan los resultados de negocios esperados. Como líder de PMO, si está ayudando al impacto de la unidad de negocios, nunca más tiene que preocuparse por su trabajo ".

Un reto de PMO es que sus procesos se ven como por encima, según unInforme de Soluciones PM. Una incapacidad para demostrar el valor agregado también se encuentra entre los temas principales, la cara PMOS.

Cómo los págulos pueden proporcionar valor

Tomar un enfoque holístico

Tradicionalmente, los PMO se centran en herramientas, plantillas y procesos. Cuando se enfrentan a untarea, ponen toda su atención para que se realice el proyecto dentro de los parámetros que se le dan. Pero para que PMOS tenga éxito, deben ampliar su enfoque para garantizar que cada proyecto se alinee con objetivos comerciales más grandes y generales.

"La PMO debe evolucionar para proporcionar un mayor nivel de servicio al negocio a través de una visión holística de la organización que a menudo se pierde los equipos individuales", dice Dougherty. "Asegura que se cumplan los objetivos del negocio, y el proyecto cumple con los objetivos técnicos y satisfaceGestión de productosy resuelve problemas mejor para los usuarios finales ".

Haz las preguntas correctas

Tener una buena comprensión de los objetivos finales de un proyecto es fundamental para entregar el resultado más valioso. Preguntar las preguntas correctas es la clave. "Los PMO son necesarios para resolver problemas de negocios y abordar los puntos de dolor", dice Barnard. "¿Cuál es el caso de negocio para hacer este proyecto? ¿Qué metas comerciales esperamos lograr? ¿Cómo estamos definiendo el éxito?" Pista: No está siendo definido por la triple restricción.

Tener esas respuestas en mente desde el principio informará la forma en que se construye el proyecto. Por ejemplo, si el objetivo es crear un producto con altas tasas de adopción, las PMO necesitan hacer que las pruebas de facilidad de uso en elplan de proyectodesde el principio. Preguntando cuál es el caso del negocio por adelantado cambiará la forma en que se ejecuta un proyecto.

Involucrar directamente las unidades de negocio

Rompiendo la percepción de que los PMOS solo son impulsados ​​por el proceso y el cumplimiento del flujo de trabajo llevan tiempo, esfuerzo y confianza. Entrar en las trincheras y comunicarse con equipos individuales es una de las formas más efectivas de ganar confianza y cambiar los viejos supuestos. Esto resulta en una mayor productividad, alineación más rápida y comunicación abierta.

"Los PMO son necesarios para construir confianza al preguntar" ¿Cómo podemos ayudarlo? " y después de eso ", dice Dougherty. "No se trata de exigir que completen elinforme de estado, o sigue estos pasos, etc ... se trata deliderazgo de servicioa nivel de programa y construir relaciones ".

Paquete con fines de lucro

Atar a los PMOs directamente a los esfuerzos de generación de ingresos es una forma segura de mostrar su valor a la organización. Lleve a los gerentes de proyectos que sean más experiencias de negocios o tengan experiencia orientada al cliente y adjúquelos a la factura de un cliente como un valor agregado.

"Si estamos trabajando en una solución compleja para un cliente, especialmente si hay dependencias o un tercero involucrado, alguien tiene que administrar todas las piezas, por lo que los cobramos por el tiempo de nuestro gerente de proyecto como un valor agregado, "Dice Bruce Garrod,Gestión de proyectosConsultor en Solutions Management Inc.

"Si tiene 10 gerentes de proyecto en el personal y cada uno recibe $ 100,000, eso es $ 1 millón en costos internos. Eso podría ser una gran cantidad de gastos generales, pero no es una gran cantidad de facturación a un par de clientes", él dice.

Tendencia # 2: Un aumento del ritmo de cambio.

Las estructuras de PMO tradicionales no les va bien cuando los líderes empresariales exigen ver los resultados de inmediato. Las metodologías ágiles se están volviendo más populares a medida que las empresas luchan para mantenerse al día con el ritmo del cambio y un paisaje cada vez más competitivo. Tomar dos años para producir un proyecto no lo va a cortar.

"El ritmo del cambio ha aumentado tanto que si sigues haciendo las cosas como lo has estado haciendo, no sobrevivirás", dice Barnard. "Los PMOS han sido históricamente una" espera, recopilan datos, esperen un poco más de "tipo de organización. Eso ya no va a funcionar".

Los líderes empresariales esperan ver los resultados al instante. Producir un producto imperfecto e iterar con el tiempo se está convirtiendo en la norma. "En un verdadero ambiente ágil, estás desarrollando tualcanceA medida que avanzas ", dice Oliver Yarbrough, PMP, un entrenador de PMO en Bobcat Academy.

"No hay tanta documentación, no muchas lecciones aprendidas, todos los procesos han sido reducidos. ¿Dónde está el espacio para una entidad que necesita control y supervisión en esta situación? Esa es la gran pregunta".

Cómo los págicos pueden adaptarse a este ambiente ágil.

Ser ungestión del cambioexperto

A medida que las organizaciones cambian de tradicional (comoGestión de proyectos de cascada) A las metodologías ágiles, necesitarán a alguien para que ocurra a través de ese proceso (potencialmente doloroso). Los PMOs están situados únicamente para desempeñar ese papel. "Los gerentes de proyecto y los líderes de PMO están bien posicionados para transformar cualquier cosa en una organización. Saben cómo hacer que ocurran el cambio", dice Barnard. "Esta es una gran oportunidad para aprovechar sus conjuntos de habilidades inherentes y liderar la organización a través del cambio".

Las unidades de negocios que no están acostumbradas a los flujos de trabajo ágiles y las líneas de tiempo pueden ser incómodas inicialmente con menos predeciblesMetodologías de gestión de proyectos.. Tomando el tiempo para atraparlos a la velocidad y explicar qué esperar proporciona un gran valor.

"Uno de los valores grandes de un PMO está educando al resto de la organización y diciéndoles, esto es lo que está sucediendo, esta es la razón por la que está sucediendo, y esto es lo que significa para usted", dice Garrod. "Los PMOS necesitan tener una buena comprensión de cómo el ambiente ágil es diferente de su flujo de trabajo actual, e ir a todos los departamentos y decir: 'Usted tiene un papel que desempeñar'.

Proporcionar apoyo en todos los niveles

La capacidad de moverse rápido, iterar y, por supuesto, correcta rápidamente es primordial en un entorno ágil. Esto significa crear nuevos procesos, plantillas e informes para cada nuevo programa o proyecto es un asesino de impulso. Las nuevas herramientas y tecnología también se asumen rápidamente estos procesos manuales.

PMOS proporcionará más equipos de servicio de valor como facilitadores expertos: monitorear el progreso, registrarse con equipos con regularidad y asegurarse de que los proyectos se ejecuten sin problemas en todas las etapas.

"En un entorno ágil, no necesita tener el rol tradicional de mandato y control que tiene una PMO típica", dice Yarbrough. "PMOS continuará brindando valor como facilitador, limpiando el camino para los equipos a medida que avanzan en sus metas. Cuanto más puede hacer el PMO para eliminar los obstáculos para la productividad del equipo, mejor".

Además, los PMO continuarán sirviendo como un valioso amortiguador entre el liderazgo yEQUIPOS DE PROYECTOS, traduciendo las necesidades y deseos del liderazgo al tiempo que proporciona dirección y apoyo a los equipos de proyectos. "Lo contrario también es cierto", dice Yarbrough. "Los PMO deberán tomar los comentarios que reciben de los equipos y lo traducen al liderazgo superior. La PMO actuará como un campeón de los equipos de proyectos".

Encuentra las herramientas adecuadas

Al adoptar unMetodología ágilY la mentalidad puede ser un suelo extraño a algunos PMO, no tendrán que ir a él solo. Las nuevas tecnologías como la automatización y los informes avanzados pueden ayudar a los PMOs de recuperación de ideas en tiempo real para una toma de decisiones más rápida.

"Necesitando responder rápidamente es una forma de vida. Los CEOs no están esperando un mes para tomar una reunión y tomar una decisión. Están sentados en el aeropuerto que miran los datos de su teléfono y toman una decisión sobre la mosca", Barnard dice. "Los líderes de PMO deben averiguar cómo aprovechar la automatización y la tecnología para obtener información en tiempo real en manos de los responsables de la toma de decisiones lo más rápido posible para evitar que las cosas avancen".

Gestor de tareas UDNLos informes y los mandos le permiten obtener información sobre el rendimiento del proyecto e identificar los obstáculos rápidamente. ¿La mejor parte? Todostareay los datos del proyecto se actualizan en tiempo real.

Gestor de tareas UDNInformes y TableroLe permite obtener rápidamente información sobre el rendimiento del proyecto e identificar los obstáculos sobre la marcha. ¿La mejor parte? Todas las tareas y los datos del proyecto son en tiempo real.

Tendencia # 3: El surgimiento de la nueva tecnología y la automatización.

Las nuevas tecnologías como la automatización y la AI son cada vez más sofisticadas. Algunos PMOs están (justificadamente) en cuestión, esas mismas herramientas podrían tomar sus trabajos.

"La automatización tiene el potencial de eliminar cualquier trabajo que pueda reducirse a un proceso predecible", dice Yarbrough. "Veremos la automatización comer muchas de las tareas tradicionales, como el presupuesto,Planificacióny colección de requisitos ".

Hay dos formas de verlo: la tecnología consumirá el papel tradicional de una PMO o empoderará a los PMOT para tomar su papel en el siguiente nivel. Somos optimistas sobre este último.

Ser un adoptante temprano

La automatización puede manejar tareas repetitivas, pero la tecnología necesita saber qué tareas automatizar y cómo realizarlas. Alguien necesita configurar la automatización antes de que pueda ser útil. Ser un adoptante temprano y aprender las habilidades técnicas para aprovechar las herramientas de automatización permitirá que los PMOT mantengan el control sobre el proceso.

"La automatización suena como si reduce el trabajo, pero los datos a ser automatizados tienen que venir de algún lugar", dice Garrod. "Alguien tiene que poner todo arriba y asegurarse de su tiempo, elcosto, el costo proyectado y el costo estimado se cargan correctamente ".

Gestor de tareas UDNLa plataforma de colaboración laboral ofrece capacidades de automatización, incluyendoFlujos de trabajo personalizados avanzados y Formularios de solicitud dinámica. Estos guardan los PMO de las tareas repetitivas innecesarias, pero aún requieren una PMO con un conocimiento experto del proyecto para establecerlos correctamente.

Aprovecha tu nuevo tiempo

El objetivo de la automatización no es para tomar los trabajos de PMOS, es para darles más tiempo para hacer las cosas que hacen mejor. Google famoso Alentó a sus empleados a gastar el 20%.De su tiempo trabajando en proyectos creativos, lo que llevó a la creación de productos innovadores como Gmail y Google Maps. La automatización tiene el potencial de liberar a los PMOs para encontrar formas de ser aún más valiosas.

"La automatización va a permitir que los PMO se alejaran de las actividades que puedan estar bien agradables y enfocar su energía donde se necesitan más, como la organizacióngestión del cambio"Lo dice Barnard". Los equipos PMO pueden pasar más tiempo ser humanos e interactuar con otros seres humanos sobre las cosas que hacen la mayor diferencia para llegar al impacto deseado.

"Al liderar estas conversaciones, los PMO pueden descubrir los desafíos que varias unidades de negocios están teniendo o los riesgos que están preocupados. Pueden posicionarse para ayudar a facilitar la definición y la realización de la estrategia. Aquí es donde ocurre la inspiración. Así es como un PMO puede hacer un gran impacto ".

Proporcionar valor donde las máquinas no pueden

Puede sonar, como las máquinas se están haciendo cargo, pero no lo son. La tecnología desempeñará una parte valiosa en el papel de PMO en el futuro, pero no puede reemplazar los intangibles que un profesional experimentado trae a la mesa.

"Las herramientas son geniales, pero las herramientas no lo creen", dice Garrod. "Puede automatizar alguna funcionalidad, pero es personas que realizan proyectos, no las herramientas. Es la interacción entre el gerente del proyecto y el equipo de entrega que se realiza, no los correos electrónicos automatizados dicen que alguien haga algo".

Encuentre formas de comunicar los beneficios de una PMO con la alta dirección regularmente, o crear paneles para compartir su valor visualmente. Gestor de tareas UDNFunción del tablero de controlProporciona transparencia en toda la organización para que todos puedan ver cómo se está desempeñando su equipo.

¿Qué desafíos se enfrentan a PMOS?

A pesar de que la mayoría de los PMO se crean para realizar una meta organizacional específica o un resultado deseado, todavía luchan con muchos desafíos. Cuando casi83% de las organizaciones en todo el mundo.Tener una o más de una PMO, es importante revisar y resolver cualquier desafío de la PMO comunes. Estos pueden incluir:

Falta de compra ejecutiva

Para eliminar los silos y lograr mejores resultados, la comunicación consistente y clara es la clave. Mantener todas sus partes interesadas y equipos internos y externos alineados y en el bucle pueden recorrer un largo camino para tomar elPmmomás cerca de su objetivo final.

Uso inadecuado de las herramientas PMO.

Sabías eso sobre55% de los equipos del proyecto.¿No tienes acceso al proyecto en tiempo real kpis? De hecho, alrededor del 50% de los miembros del equipo pasan un día o más de los informes de progreso de proyectos generadores manualmente. Con el repentino turno atrabajo remotoDebido a la pandemia, el trabajo en equipo ágil cohesivo enfrenta su parte de los desafíos. Configure sus equipos para el éxito usando unCentro de PMO centralizadoPara almacenar información, planificar proyectos, visualizar plazos y ayudar a sus equipos a ofrecer resultados a tiempo.

Luchando conGestión efectiva de recursos

PMOS de todos los tamaños acuerdan que efectivoAdministracion de recursosEs una de sus mayores luchas. Cuando intenta maximizar la eficiencia con los menos recursos, es esencial tener una clara visibilidad de la utilización de la capacidad y una comprensión precisa de los objetivos de la organización.

Rápido ritmo de cambio

La revolución digital ha transformado el lugar de trabajo, incluidos los fundamentos de la PMO.Un informe recienteConfirma que las tecnologías disruptivas están remodelando PMOs, y como resultado, las organizaciones se están volviendo más ágiles para brindar un valor coherente a sus clientes. Se está realizando mayor énfasis en la medición de los resultados en lugar de los plazos, y los equipos están siendo responsables de los objetivos predefinidos en lugar de tareas de trabajo específicas.

Desajuste en alineación de PMO y objetivos organizacionales

A ninguna empresa le gusta desperdiciar recursos, energía y tiempo precioso que funciona sin una estrategia comprobada o un plan de acción. Dado que cada compañía enfrenta diversas oportunidades y desafíos, es vital tener unEstrategia de PMOEso se alinea con los objetivos organizacionales y los resultados deseados.

Cómo superar los desafíos comunes de la PMO

Las funciones y estructura tradicionales de la Oficina de Gestión de Proyectos están cambiando. Aún así, las habilidades que sazonaron PMOS que traen a la tabla siempre proporcionan valor comercial cuando se aprovechan correctamente.

Savvy PMOS puede permanecer por delante del juego por:

Gestor de tareas UDNLas herramientas de automatización y reporte de información son solo algunas características que pueden ayudar a la PMO del futuro a tener éxito.Regístrese para una prueba gratuitay vea cómo podemos ayudar a su organización a abrazar el cambio.