Mikä aiheuttaa projektin epäonnistumisen? 7 yhteistä syyllisyyttä ja niiden ratkaisuja

Yhteenveto

Projektin epäonnistuminen tapahtuu, mutta se on usein vältettävä. Vaikka 100%: n menestysaste ei ole realistinen (tai edes ihanteellinen), on tärkeää olla tietoinen yhteisistä projektihäiriöistä, jotta voit tehdä työtäsi parhaat mahdollisuudet menestyä. Tässä artikkelissa kuvataan seitsemän yhteistä syytä, miksi hankkeet epäonnistuvat ja miten estää heitä - sekä hyödyllisiä työkaluja, jotta voit pitää sinut radalla.

Useimmat projektipäälliköt ovat kokeneet epäonnistuneen projektin pistelyn. Itse asiassa vastaajat 2021-projektinhallintalaitoksessatutkiminenIlmoitti, että 12 prosenttia organisaatiossaan otetuista hankkeista katsottiin epäonnistuneina viime vuoden aikana. Mutta kun et ole yksin halutessaan estää projektin epäonnistumisen, vain lukemassa tätä artikkelia tarkoittaa, että olet jo ottanut tärkeän askeleen. Joten tässä on suunnitella etukäteen ja pysäyttää nämä yhteiset projektin puutteet kappaleissaan.

Milloin hanke on epäonnistunut?

Hanketta voitaisiin katsoa epäonnistuneeksi seuraavista syistä:

Hanke ei vastannut tavoitteitasi.

Et saanut luovutettavia haluttomia.

Työtä ei saatu päätökseen ajoissa.

Epäonnistuminen on kuitenkin subjektiivinen. Usein "epäonnistuneita" hankkeita saavuttaa edelleen merkittäviä tuloksia, vaikka jättäisit määräajan tai ei osunut toimittamiseen. Ja vaikka epäonnistuminen ei koskaan tuntuu hyvältä, se on usein käsin käsin haastavien tavoitteiden avulla.

Esimerkiksi tässäUDN-tehtävähallintaUskomme, että jos onnistut 100% ajasta, et todennäköisesti ollut tarpeeksi kunnianhimoisia suunnittelussa. Se sanoi, että on tärkeää varmistaa, että hankkeet eivät onnistu oikeista syistä - kuten aStretch tavoiteinnostaa eteenpäin vauhtia - sen sijaan, että vältettävien puutteiden vuoksi.

7 Hankkeen epäonnistumisen yhteiset syyt (ja niiden ratkaisut)

Onneksi nämä yhteiset ongelmat ovat liukennuksia - niin etusivulla, voit lopettaa epäonnistumisen kappaleissaan.

1. Epäselvät tavoitteet

Ongelma:Tiimisi ei ole linjassa projektin tavoitteisiin, eikä ole mitään keinoa mitata menestystä.

Projektin tavoitteetOvatko aiot saavuttaa projektin loppuun mennessä. Niiden pitäisi olla erityisiä, aikarajoja tavoitteita, joita voit mitata, kun projekti on valmis. Ilman selkeitä tavoitteita on vaikea pitää tiimisi linjassa tai jopa tietää, onko projekti menestys tai epäonnistuminen.

Kuvittele esimerkiksi, että joukkueesi suunnittelee mobiilisovelluksen uutta kassa-sivua. Ilman selkeää tavoitetta (kuten "vähentämään keskimääräistä kassalle loppukäyttäjille 30% Q2: ssä"), on vaikea tietää, mitkä uudet ominaisuudet tekevät sivun menestykseksi. Ja kun projekti on ohi, sinun on vaikea painamalla suorituskykyä ilman konkreettista tavoitetta vertaillaan.

Epäselvät tavoitteet ovat yleinen ongelma. 2021Anatomy of Work Index, Mikä tutkituista yli 10000 tietotyöläiset, osoitti, että alle puolet kaikista työntekijöistä ymmärtää miten heidän day-to-day työtä osaltaan laajempia tavoitteita.

Ratkaisu:Aseta selkeät tavoitteet osana suunnitteluprosessiasi.

Tehokkaat projektin tavoitteet Kohdista tiimi ja anna vertailuarvo menestyksen mittaamiseksi. Aseta tavoitteet ennen aloittamista ja he voivat ohjata projektiasi - entistä parempaa, mukaan lukien tiimisi tavoiteasetusprosessissa, ja voit varmistaa, että kaikki ovat linjassa alusta alkaen.

On hyvä asettaa tavoitteita osana yleistäprojekti suunnitelma, jossa esitetään myös projektin sidosryhmät, toimitukset, aikataulut ja paljon muuta.

2. Soveltamisala

Ongelma: Projektin toimitukset muuttuvat työn edetessä.

Soveltamisalaon vaikea havaita, koska se usein tulee hitaasti - voit jopa sanoa sen . Se tapahtuu, kun projektin toimitukset ylittävät projektin laajuuden, ja päädyt enemmän työtä kuin teit.

Kuvittele esimerkiksi, että olet suunnitellut julkaisemaan 10 blogin artikkelia tässä kuussa osana uutta tuotteen käynnistämistä. Sinulla on kuitenkin pyynnön sidosryhmästä lisätä kaksi ylimääräistä virkaa eri tuotteen tukemiseksi. Uudessa kysyä, resurssisi on venytetty ohut ja sinun on viivästyttävä määräaikoja koko laudalla.

SOVELTAMINEN CREEP on tärkeä määräaika ja epäonnistuneet hankkeet. Itse asiassa vastaajat 2021-projektinhallintalaitoksessatutkiminenIlmoitti, että 34 prosenttia organisaatiossaan hankkeista kokenut laajuuden kuluneen vuoden aikana.

Ratkaisu: Määritä-ja kierrä - projektin laajuus ennen aloittamista.

Kun määrität laajuuden etukäteen, on helpompi tuottaa tuloksia ajoissa ja talousarviossa. Voit suunnitella resurssien etukäteen ja varmistaa, että viime hetken kysyy ei hukuttaa tiimisi. Dokumentoitu hankkeen soveltamisala on myös hyvä työkalu, jolla pyritään takaisin sidosryhmien lisäpyyntöihin. Edellä olevassa esimerkissä tämä tarkoittaa alkuperäisiä 10 blogikirjoituksiasi ja toimittaa projektin ajoissa.

Voit dokumentoida projektin soveltamisalan laajuus. Tämä voi olla osa projektisuunnitelmaa tai jopa oman itsenäisen asiakirjansa. Kun olet luonut soveltamisalan lausunnon, varmista, että jaat sen sidosryhmiesi kanssa. Kun heillä on selkeä käsitys siitä, mitä ja ei sisälly projektiin, he todennäköisesti todennäköisesti tarttumaan lisää kysyy. Ja kun saat lisäpyynnön, voit käyttää aVaihda ohjausprosessiVoit selvittää, onko se tarpeeksi tärkeä lisätä projektin soveltamisalaan.

3. epärealistiset odotukset

Ongelma: Menestys ei ole saavutettavissa.

Inspiroivia tavoitteita voi auttaa edistämään vauhtia, mutta niiden pitäisi olla edelleen saavutettavissa. Jos projektin tavoitteet ovat liian kunnianhimoisia, korostetut joukkuetoverit ja jäivät määräajat voivat helposti seurata.

Kuvittele esimerkiksi, että myyntitiimi on venytys tavoite 100 palkkiota tässä kuussa. Mutta kaksi tiimin jäsentä on PTO: lla, joten loput tiimistä on tehtävä ylitöitä tavoitteen saavuttamiseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että tavoitteen saavuttamiseksi ei ole riittävästi resursseja, ja menestys on todennäköistä ulottumattomissa.

Ylimääräinen kunnianhimoiset tavoitteet voivat olla kryptonite-projektin aikatauluja. 2021: n mukaanAnatomy of Work IndexMääräaikaisten määräaikojen yleisin syy on epärealistisia odotuksia.

Ratkaisu: Aseta Smart Project Tavoitteet.

Jotkin etukäteen suunnittelu, voit silti asettaa innostavia tavoitteita, jotka eivät vaadi ylimääräisiä tunteja kelloa. Voit luoda kunnianhimoisia (mutta saavutettavia) tavoitteita, varmista, että he ovat älykkäitä: erityisiä, mitattavissa olevia, saavutettavia, realistisia ja aikaa sidottuja. Älykkäät tavoitteet Metodologiat tekevät selväksi, mitä menestys näyttää myös selkeänProjektin etenemissuunnitelmaja viimeistele projektisi. Jos varmistat, että tavoitteet ovat saavutettavissa ja hankkeen laajuus, voitMikaista projektiriskiäja aseta joukkue menestykseen.

4. Rajoitettuja resursseja

Ongelma: Sinulla ei ole resursseja, joita tarvitset tehtävään.

Resurssit ovat mitä tarvitset projektin kaltaisen budjetin, henkilökunnan, ajan, tilan tai työkalujen suorittamiseksi. Resurssien puute voi viivästyttää projektia tai jopa pysäyttää sen kappaleissaan.

Kuvittele esimerkiksi, että työskentelet uuden tuotteen mainoskampanjassa. Määräaika lähestyy, mutta budjettisi freelance-videon muokkausta varten on kuivua. Vain yksi talon toimittaja auttaa, sinun on viivästyttää kampanjan käynnistämistä. Tällöin olet loppunut sekä budjetista että työvoimasta, jonka tarvitset toimittamaan työtä ajoissa.

Ratkaisu: Tee resurssien hallintasuunnitelma etukäteen.

Joskus suunnittelemattomia tapahtumia, kuten budjetin leikkauksia, on vaikea ennustaa. Mutta usein vähän suunnittelua, voit varmistaa, että tiimisi on, mitä he tarvitsevat hankkeen tavoitteiden torjumiseksi. Resurssienhallintasuunnitelma määrittää projektin tarvitsemasi resurssit - niin tiedät tarkalleen, mitä vaaditaan ennen kuin aloitat. Käytä sittenResurssien jakamista parhaita käytäntöjäTunnistaa tarkalleen, kun jokainen resurssi olisi kohdennettava jokaiseen projektiin. Esimerkiksi tämä voi sisältää työntekijöiden kaistanleveyden, budjetin, teknisen laitteen tai jopa työtilan.

5. Huono viestintä

Ongelma: Tiimin jäsenet eivät ymmärrä, miten ja milloin viestittää päivitykset.

Nykyään viestintä on monimutkaisempi kuin koskaan. 2021: n mukaanAnatomy of Work Index, keskimäärin ihmiset vaihtavat 10 app: n välillä 25 kertaa päivässä tekemään työnsä ja 27 prosenttia työntekijöistä sanovat, että toimet ja viestit jäävät apps.

Nykypäivän sovelluksen ylikuormituksella on vaikea tietää milloin ja missä sinun pitäisi olla tärkeäHankkeen päivitykset. Tämä tarkoittaa sitä, että työ voi olla vaarassa, jos projektiryhmän jäseniä ei ole linjassa siihen, mitä viestintäkanavia käyttää, milloin niitä käytetään tai jotka kommunikoivat mitä.

Kuvittele esimerkiksi, että johtaisit syrjäistä tiimiä, joka leviää Pohjois-Amerikassa ja Euroopassa. Voit luottaa viestintätyökalujen yhdistelmään, jotta asiat tehdään, mukaan lukien sähköposti, viesti, videoneuvottelu ja jaetut asiakirjat. Mutta joukkueellasi ei ole dokumentaatiota, kun käytetään kunkin kanavan, joten tiimin jäsenet jakavat usein tärkeitä päivityksiä kanavissa, jotka vain jotkut näkevät. Tämän seurauksena puuttuu tärkeät yksityiskohdat ja työ on usein päällekkäinen.

Ratkaisu: Luo ja jakaa-viestintäsuunnitelma.

Selkeä viestintäsuunnitelma asettaa, miten läpäisitte tärkeitä, käynnissä olevia projektitietoja. Se antaa tiimisi selkeyden siitä, mihin työkaluja käytetään, miten usein päivitykset jaetaan (ja joiden pitäisi jakaa ne) ja tunnistaa, milloin silmukan keskeisillä sidosryhmillä. Kiinteän viestintäsuunnitelman avulla voit viettää vähemmän aikaa jahtaa tietoja ja enemmän aikaa hankkeen tavoitteiden ratkaisemiseksi.

Viestintäsuunnitelma sisältää tyypillisesti taajuuden, kanavan, yleisön ja omistajan jokaiselle käyttämäsi tyyppiin. Esimerkiksi saatat sisältää nämä tiedot viikoittaiselle projektin tilapäivityksiin:

Viestintätyyppi: Projektin tilapäivitykset

Taajuus: viikoittain

Kanava: Sähköposti

Yleisö: projektitiimi

Omistaja: Project Manager

6. Aikataulun viivästykset

Ongelma: Vastaamattomat määräajat aiheuttavat kiireistä työtä ja merkittäviä projektin viivästyksiä.

Viivästynyt määräaika täällä, viivästynyt kokous siellä - tämä voi tuntua epätoksisesta tällä hetkellä, mutta voi lopulta lumipallo ryntäsi työtä, korosti joukkuetovereita ja merkittäviä projektin viivästyksiä.

Esimerkiksi kuva tämä: Suunnittelet museon näyttelyä, ja logistiikkakokous näyttelypaikan kanssa on painettu muutaman kerran. Nyt on kaksi viikkoa, kunnes suuri avaus, ja tiimisi on nopeutettava suunnitteluprosessin kautta, jotta se olisi valmis ajoissa - tai voit jopa viivyttää tapahtumaa. Tällaiset aikataulun viivästykset ovat yhä yleisiä, ja 26 prosenttia määräaikoista jäi vuosittain 2021: n mukaanAnatomy of Work Index .

Ratkaisu: Sisällytä hankkeen aikataulu osana projektisuunnitelmaa.

Muista aina hyödyllinenprojekti suunnitelmaMainitsimme aikaisemmin? Tämä sisältää tyypillisesti yksityiskohtaisen hankkeen aikataulun. Hankkeen aikataulu antaa jokaisen askeleen, jonka sinun on täytettävä, kuka on vastuussa tästä työstä ja kun jokainen tehtävä on maksettava.

Tehokas projektiohjelma antaa tiimisi selkeyden siitä, miten kappaleet yhdistävät yhteen. Näin voit helposti tunnistaa, mitkä keskeiset virstanpylväät ovat riippuvaisia ​​muista - joten voit työskennellä taaksepäin eräistä päivämääristä varmistaakseen, että jokaisen vaiheen suorittaminen on riittävästi aikaa. Voit myös sisällyttää tiimisi aikataulutusprosessiin kaikkien aikataulujen ja vastuiden huomioon ottamiseksi.

7. Avoimuuden puute

Ongelma: Tiimin jäsenet eivät löydä tärkeitä projektin dokumentaatiota.

Joten olet muotoiltu tappaja projektisuunnitelmassa, jossa on hankkeen aikataulu, viestintäsuunnitelma, resurssienhallinta suunnitelma ja älykkäät tavoitteet. Mitä nyt?

Jos nämä asiakirjat ovat staattisia eikä helposti saatavilla tiimisi, voi olla vaikea kommunikoida päivityksiä ilman aikaa vieviä tilakokouksia. Ja jopa niin, tiedot saattavat eksyä sekoituksella.

Ratkaisu: Käytä työnhallintatyökalua talon hoitamaan projektitiedot yhteen paikkaan.

Työhallinta auttaa järjestämään työnkulkuja ja perustaa prosesseja, jotta tiimi voi tehdä yhteistyötä pitkällä aikavälillä. OikeaTyönhallintatyökaluVoi toimia yhtenä totuuden lähteenä projektitietoihin, dokumentointiin ja tilaan. Olemme (ilmeisesti) osittainUDN-tehtävähallinta, Koska se antaa joukkueet elävä järjestelmä, jossa jokainen voi tarkastella ja hallita työhön ja joukkue prioriteetit siten, että toimii parhaiten heille. Mutta käyttämäsi työkalusta riippumatta Projektinhallintaohjelmisto antaa tiimisi käyttää tarvitsemiaan tietoja ja pysyä ajan tasalla uusimpien projektipäivitysten kanssa. Tämä tarkoittaa, että voit jakaa Excel Trackers, jotka nopeasti vanhentuvat ja varmista, että projektisilla on reaaliaikaiset tiedot aina, kun he tarvitsevat sitä.

Tee projektit epäonnistuvat

Nyt kun olet tietoinen näistä yhteisistä syistä projektin epäonnistumiseen, tässä on joitain työkaluja, jotka määrittävät projektit menestykseen:

A Projektin peruskirjaVoit korjata hankkeen sidosryhmille.

A projekti suunnitelmapitää työtä radalla. Tämä sisältää:

Tavoitteet japrojektin tavoitteet

Menestysmittarit

Sidosryhmät ja roolit

Laajuusja budjetti

Virstanpylväät ja toimitukset

Aikajana ja ajoittaa

Viestintäsuunnitelma

A Resurssien hallintasuunnitelmahallita tiimisi työmäärää.

A RiskirekisteriTunnistaa mahdolliset takaiskuja.

A Project Kickoffin kokousVoit kohdistaa avaintiedot ja hankkia sidosryhmien sisäänosto.

A Projektinhallintatyökalukoordinoida kaiken.

Tie projektin menestykseen

Olet todennäköisesti ottanut teemalle täällä - kun kyseessä on riskienhallinta ja välttää projektin epäonnistuminen, etukäteen suunnittelu on avainasemassa. Vahvistamalla tiimisi suunnitella strategisesti ja ottaa huomioon kaikki projektin liikkuvan palaset, voit asettaa raidan menestyksen ja murskata keskeiset tavoitteet. Joten tässä on suunnitella eteenpäin ja monet menestyvät hankkeet tulevat.