Proje başarısızlığına neden olan nedir? 7 Ortak Culprits ve Onların Çözümleri

Özet

Proje başarısızlığı olur, ancak sık sık önlenebilir. % 100 başarı oranı gerçekçi olmasa da (hatta ideal), işinizi en iyi başarı şansını vermek için ortak proje tuzaklarının farkında olmak önemlidir. Bu yazıda, projelerin başarısız olmasının yedi ortak nedenlerini ve bunların nasıl önlenebileceğini ve ayrıca sizi takip edebilecek bazı kullanışlı araçları nasıl önleyiz.

Çoğu proje yöneticisi, başarısız bir projenin sokmasını yaşadı. Aslında, 2021 Proje Yönetimi Enstitüsündeki katılımcılaranketKuruluşlarındaki projelerin% 12'sinin geçtiğimiz yıl başarısız olduğu bildirildi. Ancak, proje başarısızlığını önlemek için yalnız değilken, bu makaleyi okumak için, daha önce önemli bir adım attığınız anlamına gelir. Yani işte önceden planlamak ve bu ortak proje tuzaklarını izlerinde durdurmak için.

Bir proje ne zaman başarısızlık olarak kabul edilir?

Bir proje aşağıdaki nedenlerden dolayı başarısızlık olarak kabul edilebilir:

Proje hedeflerinizi karşılamadı.

İstediğin teslimatı alamadın.

Çalışma zamanında tamamlanmadı.

Ancak başarısızlık özneldir. Ardından, "Başarısız" projeleri, bir son tarihi kaçırsanız ya da teslim edilebilmeniz durumunda bile "başarısız" projeler hala önemli sonuçlar elde ediyor. Ve başarısızlık asla iyi hissetmezken, genellikle zorlu hedeflerin belirlenmesi ile el ele gelir.

Örneğin, buradaUDN Görev YöneticisiZamanın% 100'ünü başarırsanız, muhtemelen planlamanızda yeterince iddialı olmadığına inanıyoruz. Bununla birlikte, projelerin doğru nedenlerden dolayı başarısız olduğundan emin olmak önemlidir.germekFevkalade momentum ilham vermek, kaçınılabilir bir tuzaktan ziyade.

7 Yaygın Proje Arızasının Sebepleri (ve Çözümleri)

Neyse ki, bu ortak problemler çözülebilir - bazı ilerleme planlama ile, hatalarında başarısızlığı durdurabilirsiniz.

1. Belirsiz hedefler

Sorun:Ekibiniz proje hedeflerine uygun değil ve başarıyı ölçmenin bir yolu yok.

Proje HedefleriProjenizin sonuna kadar başarmayı planladığınız şeyler. Projeniz bittiğinde ölçebileceğiniz spesifik, zamana bağlı hedefler olmalıdırlar. Net hedefler olmadan, ekibinizin bir başarı ya da başarısızlık olup olmadığını, ekibinizin hizalanmasını veya hatta bilmesini sağlamak zordur.

Örneğin, ekibinizin mobil uygulamanız için yeni bir ödeme sayfası tasarladığını hayal edin. Net bir amaç olmadan ("Son kullanıcılar için ortalama ödeme süresini, Q2'de% 30 oranında azaltın" gibi, hangi yeni özelliklerin sayfayı başaracağını bilmek zor. Ve proje bittikten sonra, zor olacaksın. ile karşılaştırmak için somut bir hedef olmadan performansı ölçmek için bastırdı.

Belirsiz hedefler ortak bir problemdir. 2021Çalışma Endeksi Anatomisi, 10.000'den fazla bilgi çalışanı araştıran, tüm çalışanların yarısından daha azının günlük çalışmalarının daha geniş hedeflere nasıl katkıda bulunduğunu anlamadığını tespit etti.

Çözüm:Planlama sürecinizin bir parçası olarak açık hedefler belirleyin.

Etkili Proje Hedefleri Takımınızı hizalayın ve başarıyı ölçmek için bir kriter verin. Başlamadan önce hedefleri belirleyin ve projenizi bile yönlendirebilirler - daha iyi, ekibinizi hedef belirleme sürecine dahil edebilir ve herkesin baştan hizalanmasını sağlayabilirsiniz.

Genel durumunuzun bir parçası olarak hedefleri belirlemek iyi bir fikirdir.proje planıAyrıca proje paydaşları, teslimatları, zaman çizelgesini ve daha fazlasını da ortaya koyuyor.

2. Kapsam sürünmesi

Sorun: Proje teslimatınız iş ilerledikçe değişir.

Kapsam sürüngentespit etmek zor çünkü sık yavaş yavaş geliyor - hatta söyleyebilirsin . Proje teslimatları proje kapsamını aştığında ne olur ve pazarlık ettiğinizden daha fazla iş çıkarırsınız.

Örneğin, yeni bir ürün başlatılmasının bir parçası olarak bu ay 10 blog makalesini yayınlamayı planladığınızı hayal edin. Ancak, farklı bir ürünü desteklemek için bir paydaştan iki ek yazı eklemek için bir isteğiniz var. Bu yeni sorunla, kaynaklarınız ince gerilir ve tahtadaki son teslim tarihlerini geciktirmeniz gerekir.

Kapsam sürünmesi, kaçırılan son tarihlerin ve başarısız olan projelerin büyük bir sürücüsüdür. Aslında, 2021 Proje Yönetimi Enstitüsündeki katılımcılaranketKuruluşlarındaki projelerin% 34'ünün geçtiğimiz yılda kapsamlı sürüngen olduğunu bildirdi.

Çözüm: Başlamadan önce proje kapsamınızı tanımlayın ve devralın.

Kapsamın önceden tanımladığınızda, sonuçları zamanında ve bütçe dahilinde sunmak daha kolaydır. Önceden kaynak yapmayı planlayabilir ve son dakika sorduğundan emin olun ekibinizi zorlamayın. Belgelenmiş bir proje kapsamı, paydaşlardan ekstra istekleri geri getirmek için de iyi bir araçtır. Yukarıdaki örnekte, bu, orijinal 10 blogunuza yapışmak ve projenizi zamanında teslim etmek anlamına gelir.

Proje kapsamınızı bir kapsam ifadesiyle belgeleyebilirsiniz. Bu, proje planınızın bir parçası olabilir veya hatta kendi bağımsız belgesi olabilir. Kapsam ifadenizi oluşturduğunuzda, paydaşlarınızla paylaştığınızdan emin olun. Projenize neyin dahil olmadığı konusunda net bir anlayışa sahip olduklarında, ek soruşturma konusunda daha az olasıdırlar. Ve ekstra bir istek aldığınızda, kullanabilirsiniz.Kontrol işlemini değiştirProje kapsamınıza eklenecek kadar önemli olup olmadığını belirlemek için.

3. Gerçekçi olmayan beklentiler

Sorun: Başarı elde edilemez.

İlham veren hedefler momentumun ilerlemesine yardımcı olabilir, ancak hala ulaşılabilir olmalıdır. Proje hedefleriniz çok iddialı ise, takım arkadaşları ve kaçırılan son tarihler kolayca temin edebilir.

Örneğin, satış ekibinizin bu ay 100 komisyonun gergin bir hedefi olduğunu hayal edin. Ancak iki takım üyesi PTO'da, bu yüzden ekibin geri kalanının hedefe ulaşmak için fazla mesai yapması gerekecek. Bu, hedefe ulaşmak için yeterli miktarda kaynak olmadığı anlamına gelir ve başarının erişilemez.

Aşırı iddialı hedefler proje zaman çizelgeleri için Kryptonite olabilir. 2021'e göreÇalışma Endeksi Anatomisi, Kaçırılan son tarihlerin en yaygın nedeni gerçekçi olmayan beklentilerdir.

Çözüm: Akıllı proje hedeflerini ayarlayın.

Bazı ilerleme planlamasıyla, hala saatte ilave saatler gerektirmeyen ilham verici hedefleri belirleyebilirsiniz. Hırslı (ancak başarılabilir) hedefler oluşturmak, akıllıca olduklarından emin olun: özel, ölçülebilir, elde edilebilir, gerçekçi ve zamana bağlı. Akıllı Hedefler Metodolojisi, başarının nasıl göründüğünü açıkça ortaya koyuyor, aynı zamanda net bir şekilde sunuyorProje Yol Haritasıve projeniz için bitiş çizgisi. Hedeflerinizin ulaşılabilir olduğundan ve proje kapsamınızın içinde olduğundan eminseniz,Proje riskini azaltınve takımınızı başarı için ayarlayın.

4. Sınırlı kaynaklar

Sorun: İşi yapmanız gereken kaynaklara sahip değilsiniz.

Kaynaklar, proje benzeri bir bütçe, personel, zaman, mekan veya araçları tamamlamak için ihtiyacınız olan her şeydir. Kaynaklar eksikliği bir projeyi geciktirebilir veya hatta izlerinde durdurabilir.

Örneğin, yeni bir ürün için bir reklam kampanyası üzerinde çalıştığınızı hayal edin. Son teslim tarihi yaklaşıyor, ancak serbest video düzenlemesi için bütçeniz kuru çalıştı. Yardım etmek için sadece bir şirket içi editör ile, kampanyanın lansmanını geciktirmeniz gerekir. Bu durumda, zamanında çalışma yapmanız gereken bütçe ve insan gücünden kaçtınız.

Çözüm: Bir kaynak yönetim planı önceden yapın.

Bazen planlanmamış olaylar gibi planlanmamış olaylar tahmin etmek zordur. Ancak genellikle bir miktar planlama ile, ekibinizin proje hedefleri ile mücadele etmesi gerekenlere sahip olmasını sağlayabilirsiniz. Bir kaynak yönetimi planı, projeniz için ihtiyacınız olan kaynakların ve türdeki kaynakların türünü belirler - yani başlamadan önce tam olarak ne gerekli olduğunu biliyorsunuz. Sonra kullanKaynak Tahsisatı En İyi UygulamalarıHer bir kaynağın her bir projeye tahsis edilmesinin tam olarak tanımlanması. Örneğin, bu çalışan bant genişliği, bütçe, teknoloji ekipmanı veya hatta bir çalışma alanı içerebilir.

5. Kötü İletişim

Sorun: Takım üyeleri, güncellemeleri nasıl ve ne zaman iletileceğini anlamıyor.

Günümüzde, iletişim her zamankinden daha karmaşıktır. 2021'e göreÇalışma Endeksi Anatomisi, ortalama insanlar üzerinde işlerini yapmak için günde 25 kez 10 uygulama arasında geçiş yapar ve işçilerin% 27'si uygulamaları değiştirirken eylemlerin ve mesajların kaçırdığını söylüyor.

Günümüzün Uygulaması Aşırı Yükle, ne zaman ve nerede yüzeyin önemli olmasını bilmek zor.Proje güncellemeleri. Bu, proje ekibi üyeleri hangi iletişim kanallarının kullanılacağına, ne zaman kullanacağınızı veya ne iletişim kurması gerektiğini açıklamazsa, çalışma risk altında olabilir.

Örneğin, uzak bir ekibin Kuzey Amerika ve Avrupa'ya yayıldığını yönlendirdiğinizi hayal edin. E-posta, mesaj, video konferansı ve paylaşılan dokümanlar dahil olmak üzere işleri yapmak için bir iletişim araçlarının bir karışımına güveniyorsunuz. Ancak, ekibinizin her kanalı ne zaman kullanacağınız hakkında belgelendirmedi - böylece ekip üyeleri genellikle bazı insanların gördüğü kanallarda önemli güncellemeleri paylaşır. Sonuç olarak, önemli detayları özlüyorsunuz ve işler genellikle çoğaltılır.

Çözüm: Yarat-ve Paylaş-Bir iletişim planı.

Net bir iletişim planı, önemli, devam eden proje bilgisi boyunca nasıl geçeceğinizi ortaya koyuyor. Ekip netliğinize, ne için kullanacağınız araçlara ne sıklıkla güncellemelerin paylaşılacağını (ve bunları kim paylaşması gerektiğini) ortaya koyar ve kilit paydaşlar içinde ne zaman döneceğini belirler. Sağlam bir iletişim planı ile, daha az zaman harcayarak bilgi hedeflerinizle mücadele etmekten daha az zaman harcayabilirsiniz.

Bir iletişim planı tipik olarak, kullanacağınız her iletişim türü için frekans, kanal, izleyici ve sahibini içerir. Örneğin, haftalık proje durumu güncellemeleri için bu ayrıntıları içerebilirsiniz:

İletişim Türü: Proje Durumu Güncellemeleri

Frekans: Haftalık

Kanal: E-posta

Seyirci: Proje Ekibi

Sahibi: Proje Yöneticisi

6. Zamanlama gecikmeleri

Sorun: Kaçırılan son tarihler, koştu işe ve önemli proje gecikmelerine neden olur.

Buradaki cevapsız bir son tarih, orada gecikmiş bir buluşma, şu anda önemsiz görünebilir, ancak nihayetinde koşmuş işlere, takım arkadaşlarına ve önemli proje gecikmelerine sokabilir.

Örneğin, resim Bu: Bir müze sergisini planlıyorsunuz ve sergi mekanıyla lojistik toplantınız birkaç kez geri itildi. Şimdi büyük açılışa kadar iki hafta var ve ekibinizin zamana hazır olması için planlama sürecini hızlandırması gerekecek - ya da olayı geciktirmeniz gerekebilir. Bunun gibi gecikmeleri zamanlama, 2021'e göre her hafta kaçırılan son teslim tarihlerinin% 26'sı ile giderek daha yaygındır.Çalışma Endeksi Anatomisi .

Çözüm: Proje planınızın bir parçası olarak bir proje programı ekleyin.

Sürekli kullanışlı hatırlaproje planıDaha önce bahsettik? Bu genellikle ayrıntılı bir proje programı içerir. Bir proje programı, bu işten kimin sorumlu olması gereken her adımda ve her görevin ne zaman olması gerektiğini tamamlamanız gerekir.

Etkili bir proje programı, ekibinize parçaların birbirine nasıl bağlandığını açıklar. Bu şekilde, hangi anahtar kilometre taşlarının başkalarına bağlı olduğunu kolayca tanımlayabilirsiniz - böylece her adımı tamamlamak için yeterli zaman olmasını sağlamak için son tarihlerden geriye doğru çalışabilirsiniz. Ayrıca, ekibinizi zamanlama sürecinde, herkesin zaman çizelgesini ve sorumluluklarını hesaba katacak şekilde ekleyebilirsiniz.

7. Şeffaflık eksikliği

Sorun: Takım üyeleri önemli proje belgelerini bulamıyor.

Bu yüzden bir proje programı, iletişim planı, kaynak yönetimi planı ve akıllı hedeflerle tamamlanmış bir katil proje planı hazırladınız. Şimdi ne olacak?

Bu belgeler ekibiniz için statik ve kolayca erişilemiyorsa, zaman alıcı durum toplantıları olmadan güncellemeleri iletişim kurmak zor olabilir. Ve hatta bile, bilgi karışımında kaybolabilir.

Çözüm: Proje bilgilerini tek bir yerde barındırmak için bir iş yönetimi aracı kullanın.

Çalışma yönetimi, iş akışlarını düzenlemenize ve süreçleri ayarlamanıza yardımcı olur, böylece ekibiniz uzun vadeli işbirliği yapabilir. Doğruİş Yönetimi AracıProje bilgileri, belgeleri ve durumu için tek bir gerçek kaynağı olarak hareket edebilir. (Belli ki) kısmiUDN Görev Yöneticisi, çünkü takımlara herkesin iş ve ekip önceliklerini görebilecekleri ve yönetebilecekleri bir canlı sistemi verir. Ancak kullandığınız araçtan bağımsız olarak, Proje Yönetim Yazılımı, ekibinizin ihtiyaç duydukları bilgilere erişmesine ve en son proje güncellemeleri ile güncel kalmasına izin verir. Bu, hızlı bir şekilde eski haline gelen Excel Trackers'ı çektiğiniz anlamına gelir ve proje ekibinizin ihtiyaç duyduklarında gerçek zamanlı bilgilere sahip olduğundan emin olun.

Projelerinizi kanıtlayın

Artık proje başarısızlığının bu ortak nedenlerinin farkında olduğunuzda, işte projelerinizi başarı için ayarlamak için bazı araçlar:

A proje kiralamaProjenizi paydaşlara geçirmek için.

A proje planıİşi takip etmek için. Bu içerir:

Hedefler veProje Hedefleri

Başarı Metrikleri

Paydaşlar ve roller

Kapsamve bütçe

Kilometre taşları ve Teslimat

Zaman çizelgesi ve Takvim

İletişim planı

A Kaynak Yönetim Planıekibinizin iş yükünü yönetmek için.

A Risk Kayıtpotansiyel gerilemeleri tanımlamak için.

A Proje Kickoff ToplantısıAnahtar ayrıntılarını hizalamak ve paydaş alımı kazanmak.

A Proje Yönetimi Aracıhepsini koordine etmek için.

Proje başarısının yolu

Muhtemelen burada bir temaya girdiniz - risk yönetimi söz konusu olduğunda ve proje başarısızlığından kaçınırken, ilerleme planlaması anahtardır. Ekibinizi stratejik planlamak için güçlendirerek ve tüm projenizin hareketli parçalarını hesaba katarak, bir başarı kaydını ayarlayabilir ve kilit hedefleri ezebilirsiniz. Yani işte ön plana çıkacak ve gelecek birçok başarılı proje.