Mikä on muutosvalvontaprosessi ja miten käytät sitä?

Muutosvalvontaprosessi on tapa, jolla projektipäälliköt toimittavat pyyntöjä sidosryhmille tarkistettavaksi, jotka hyväksyttiin tai hylätään. Se on tärkeä prosessi, joka auttaa hallitsemaan suuria projekteja useilla liikkuvilla osilla.

Kun se tuleeUseiden hankkeiden hallinta, asiat voivat olla monimutkaisia. Työn aikataulujen koordinoinnista tavoitteiden ja tulosten seurantaan, viimeinen asia, jonka haluat käsitellä, on merkittävä projekti muuttuu. Mutta muutosvalvontaprosessi paikallaan, projektin muutospyyntöjen lähettäminen on tuulta.

Muutosvalvontaprosessi on välttämätön suurille aloitteille, joissa monet joukkuetoverit toimivat osastolla. Sukellaan prosessiin ja konkreettisiin esimerkkeihin auttaa sinua toteuttamaan oman muutoksen valvontamenettelyn.

Mitä vaihtuu ohjausprosessi tarkoittaa?

Muuta valvonta on prosessi, jota käytetään hankkeiden ja suurien aloitteiden muutospyyntöjen hallintaan. Se on osa muutoksenhallintasuunnitelmaa, jossa määritellään roolit muutoksen hallinnassa tiimissä tai yrityksessä. Vaikka muutosprosessiin on monia osia, helpoin tapa ajatella on se, että se liittyy muutoslokille, jossa seuraat projektin muutospyyntöjä.

Useimmissa tapauksissa jokainen sidosryhmä voi pyytää muutosta. Pyyntö voi olla yhtä pieni kuin pieni muokkausHankkeen aikataulutai yhtä suuri kuin uusi toimitus. On tärkeää muistaa, että kaikki pyynnöt eivät hyväksy, koska tärkeimmät sidosryhmät ovat hyväksyneet tai kieltävät muutoksen pyynnöt.

Koska muutoksen ohjausprosessissa on monia liikkuvia osia ja eroaa yrityksestä yritykselle, on hyödyllistä toteuttaa työkaluja, jotka voivat auttaa elinkaaren prosessin virtausta sujuvasti. KutenTyönkulunhallintaohjelmistovoi auttaa sinua hallitsemaan työtä ja viestintää yhdessä paikassa.

Muuta valvonta vs. Muuta hallinta

Sekoittaa muutoksen hallinnan ja muutoksen hallinnan välisellä erolla? Emme syytä sinua. Muutoksen valvonnan ja a välillä on monia erojaMuuta hallintasuunnitelmaa. Muuta valvonta on vain yksi monista muutoksenhallintastrategian kappaleista.

Muuta valvonta:Muutosvalvontaprosessi on tärkeä kaikille organisaatioille, ja se voi auttaa tietojen virtausta projektin muutoksissa. Onnistuneessa prosessissa pitäisi määritellä menestysmittareita, järjestää työnkulkuasi, jotta joukkueet voivat kommunikoida ja asettaa tiimisi tulevaisuuden menestykseen.

Muutoksen hallinta:Muutoksen hallintasuunnitelma koostuu talousarvion, aikataulun, viestinnän ja resurssien koordinoinnista. Vaikka siis muutosten hallinta prosessi koostuu virallisen asiakirjan, jossa hahmotellaan pyyntö muutoksen ja muutoksen vaikutus, muutoksen hallinta on kattavaa suunnitelmaa.

Kuten näet, muutoksenhallintaprosessi on vain yksi pieni osa suuremmasta muutoksen hallintasuunnitelmasta. Joten samalla, kaksi termiä ovat erilaiset.

Mitkä ovat muutoksen ohjausprosessin edut?

Muutoksen ohjausprosessin toteuttaminen voi auttaa järjestämään tiimisiOrganisaatioohjelmistoja tehokkuus projektin toimituksista ja päivämääristä. On myös tärkeää, kun harkitaan muutoksen seurauksia, joita ei onnistu tehokkaasti.

Muuta hallintaprosessi voi auttaa sinua suorittamaan aResurssien hallintasuunnitelmatai muut työnhallinnan tavoitteet. Seuraavassa on muutamia lisäetuja muutosvalvontaprosessin toteuttamisesta.

Lisääntynyt tuottavuus

Muutosvalvontaprosessi poistaa sekaannuksen projektitoimitusten ympärille ja mahdollistaa keskittymisen suorittamisen sijaan tietojen keräämiseen. Tämä johtaa tuottavuuden ja tehokkuuden lisäämiseen erityisestiTuottavuusohjelmisto .

Ilman prosessia paikallaan tuottavuus voi kärsiä työhön käytetyn ajan kuluttua. Rajoitettu kaistanleveys on käytettävissä tärkeimmistä töistä,yli neljänneksen (26%) määräaikojajätetään joka viikko.

Tehokas kommunikointi

Oikein dokumentointi muutos voi auttaa lievittämään viestintäkysymyksiä. Kun tavoitteet ja tavoitteet ovat selkeästi määritelty, joukkueen viestintä voi kukoistaa. Muista, muutoksenhallintaprosessi ei korjaa kaikkia viestintäongelmia. Se voi olla hyödyllistä myös sisällyttää TyöhallintaohjelmistoPidä viestintä hankkeista yhdessä paikassa.

Muutosvalvontaprosessi voidaan sitten jakaa myös johtavien sidosryhmien kanssa, jotta voidaan helposti tarjota kontekstia muutospyyntöihin.

Parempi tiimityö ja yhteistyö

Ei pelkästään tehokas viestintä hyötyä itsenäisesti, mutta se voi myös auttaa parantamaan yhteistyötä. Selkeä tiedonsiirto projektin muutoksista, on helpompi tehdä yhteistyötä ja työskennellä yhdessä.

Esimerkiksi kun muutokset ovat selvästi yhteydessä ensimmäistä kertaa, sidosryhmillä on enemmän aikaa keskittyä luovuuteen ja tiimityöhön. Ilman tehokasta viestintää sidosryhmät joutuvat viettämään aikaa yhdessä toimittamisen sijaan luovasti tiimin jäsenten kanssa.

Haluatko parantaa yhteistyötä entisestään? Yhdistä muutoksen ohjausprosessiTehtävähallintaohjelmistoasettaa joukkueesi menestykseen.

Muutoksen ohjausprosessin viisi vaihetta

Samanlainen kuin viisiProjektinhallintavaiheet, On olemassa viisi keskeistä vaihetta, kun on kyse muutoksen ohjausprosessin luomiseen. Vaikka jotkut prosessit eroavat hieman, ne kaikki sisältävät muutamia keskeisiä elementtejä. Toteuttamisen aloittamisesta kukin näistä perusvaiheista auttaa muuttamaan pyyntöjä liikuttamaan tehokkaasti putkilinjan kautta ja estävät tarpeettomia muutoksia.

Jotkut mieluummin katsovat menettelyä muutoksen ohjausprosessin virtauksessa, mikä voi olla helpompaa visualisoida. Riippumatta siitä, miten päätät katsoa sitä, lopputulos on viimeistelty päätös siitä, hyväksyttykö muutospyyntö tai evätty.

Sukellamme viiteen vaiheeseen, jotka tekevät tehokkaan muutoksenhallintaprosessin ja mikä on mukana kussakin.

1. Muuta pyynnön aloittamista

JsskAloitusvaiheMuuta valvontaprosessista pyydetään muutos. On olemassa lukuisia syitä, miksi saatat pyytää muutosta. Esimerkiksi luova toimitus kestää odotettua pidempään. Tämän jälkeen tehdään pyyntö säätää toimittavaa eräpäivää. Vaikka pyyntö voi olla todennäköisempää sidosryhmästä tai projektijohdosta, kukaan ei voi pyytää ehdotettua muutosta.

Joukkueen jäsen, joka haluaa pyytää pyynnön, toimitettava yksi muutospyyntölomakkeella. Projektipäällikkönä sinun pitäisi tallentaa muutoksen loki paikkaan, joka on helppo löytää ja jokaisella on pääsy.

Kun pyyntölomake on täytetty, päivität muutoksen lokin nimen, lyhyen kuvauksen ja kaikki muut yksityiskohdat, joita näet, kuten pyynnön esittäjän päivämäärän ja nimen. Loki on ennätys kaikista projektin muutoksista, jotka voivat olla hyödyllisiäUseiden hankkeiden hallintaSe ulottuu monta kuukautta.

Tässä on esimerkki eri aloista saatat sisältää muutoksen pyyntölomakkeeseen.

Projektin nimi

Päivämäärä

Pyydä kuvaus

Pyydetään

Vaihda omistaja

Etusija

Muutoksen vaikutus

Takaraja

Kommentit

Kentät, jotka sisältävät, riippuvat siitä, kuinka perusteelliset haluat, että muutoksen loki on ja tyyppiä, jotka törmäät.

2. Muuta pyynnön arviointi

Kun pyyntö on täytetty ja ensimmäinen muoto on toimitettu ja hyväksytty pyyntö arvioidaan sitten. Tämä eroaa alkuperäisestä lomakkeesta, koska arviointi on, kun todellinen muutos arvioidaan.

Arviointivaihe ei välttämättä ole tehty päätös, vaan pikemminkin tarkistetaan perustiedoista. Tietoja arvioidaan todennäköisesti hankkeella tai osastolla, joka tarkistaa yksityiskohdat, kuten tarvittavat resurssit, pyynnön vaikutukset ja kuka pyyntö on siirrettävä.

Jos muutospyyntö kulkee alkuperäisen arvioinnin, se siirretään sitten analyysivaiheeseen, jossa todellinen päätös tehdään.

3. Muuta pyynnön analysointi

Muutosvaikutusanalyysivaiheenvaihto on, jos lopullinen päätös on hyväksyttävä, onko asianmukainen hanke-johdon hyväksynyt pyyntö. Vaikka saatat myös antaa panosta päätökseen, on hyvä idea saada virallinen hyväksyntä myös johtajalta. Joissakin tapauksissa voi olla jopa muutosvalvontalautakunta, joka hallitsee muutosta hyväksynnät.

Hyväksytty muutospyyntö edellyttää, että merkkijono ja sieltä lähetetään tiimille ja jatkamaan loput viiden vaiheen prosessin kautta. Se on dokumentoitava muutoslokille ja missä tahansa muualla projektiviestinnässä elää kaikenHankkeen sidosryhmätymmärtää tarvittavat muutokset.

Jos muutospyyntö on kielletty, se on myös dokumentoitava muutoksesta. Kun kommunikointi joukkueelle ei ole tarpeen, se voi olla hyödyllistä sekaannuksen estämiseksi.

4. Muuta pyynnön toteutus

Jos muutospyyntö on hyväksytty, prosessi siirtyy toteutusvaiheeseen. Tässä sinä ja projektin sidosryhmät pyrkivät tekemään projektin muutoksen.

Muutoksen toteuttaminen näyttää erilaiselta riippuen siitä, missä vaiheessa hanke on, mutta se koostuu yleensä päivityksestäHankkeen aikataulutja toimitukset sekä tiedottaminen projektitiimille. Sitten todellinen työ voi alkaa. On hyvä arvioida hankkeen soveltamisala varmistaakseen, että aikajanalla olevat muutokset eivät ole valtava vaikutus ennustettuihin tavoitteisiin.

On parasta levittää pyynnön tietoja jaetussa työtilassa ja muutoksen loki, jotta tuottavuus ei menetä yrittämällä etsiä uusia tietoja. Saatat jopa haluta lähettää tarkistetunBusiness Casekattaa kaikki perusteet.

5. Muuta pyynnön sulkemista

Kun pyyntö on dokumentoitu, levitetty ja toteutettu, pyyntö on valmis suljettuina. Vaikka jotkut joukkueet eivät ole muodollista sulkemissuunnitelmaa paikallaan, on hyödyllistä saada yksi tietojen tallentamiseksi paikassa, jonka kaikki tiimin jäsenet voivat viitata tulevaisuudessa.

Suljevaiheessa kaikki dokumentaatiot, muutoslokit ja viestintä on säilytettävä jaettuun tilaan, jota voidaan käyttää myöhemmin. Sinun pitäisi myös tallentaa alkuperäiset muutoslomakkeet ja kaikki uudistetut projektisuunnitelmat, jotka olet luonut matkan varrella.

Kun asiakirjat ovat asianmukaisessa paikassa, voit sulkea kaikki avoimet tehtävät ja työskennellä projektin onnistuneesti. Jotkin projekti johtaa myös post mortem-kokouksen ennen projektin virallisesti sulkemista.

Muuta ohjausprosessin esimerkki

Nyt kun ymmärrät muutoksen ohjausprosessin viisi vaihetta, on aika laittaa ne toimintaan. Olemme koonneet esimerkin, joka antaa sinulle konkreettisen paikan aloittaa.

Ennen omaa suunnitelmaa yhteen, on tärkeää arvioida nykyisiä prosesseja ja työkaluja, jotta ne olisivat oikeassa tiimisi. Voit jopa luoda liiketoiminnan tapauksen taiprojekti suunnitelmaEsittelyä yrityksen sidosryhmille.

Muutoslokoriin sisältyvät merkinnät voivat vaihdella riippuen muutoksista, joita usein törmäät ja kuinka monimutkaiset hankkeet ovat. Vaikka monimutkaiset hankkeet, jotka voivat kuukautta, voi olla enemmän muutoksen pyyntöjä, pienemmät kertaluonteiset hankkeet eivät ehkä tarvitse yhtä yksityiskohtaista muutoksesta.

Tässä on esimerkki Vaihda loki, jotta voit antaa ajatuksen siitä, mitä sisällyttää ja muokata omasi. Tämä muutosohjausesimerkki sisältää:

Projektin nimi

Tehtävän nimi

Valtuutettu

Eräpäivä

Ensisijainen asema

Edistymisasema

Muuta tyyppi

Tämä yksinkertainen muoto on erinomainen lähtökohta muutoslokille, mutta voit lisätä lisää kenttiä projektin monimutkaisuudesta riippuen.

Milloin käyttää muutoksen ohjausprosessia

On hyvä huomioida, milloin käyttää muutoksenohjaussuunnitelmaa, joten olet valmis, kun aika tulee. On monia erilaisia ​​muutoksia, jotka saatat törmätä, riippuen uusista aloitteista ja työkaluista.

Yhteiset muutokset voivat sisältää pyyntöjä aikataulujen laajentamisesta, tietojen uudelleenjärjestelyn tai toimitusten muutos. Seuraavassa on muutamia muita tapauksia, joissa haluat käyttää muutoksen ohjausprosessia.

Yli soveltamisala: Voit halutessasi harkita tätä prosessia, kun hanke on ylivoimainen, tunnetaan myös nimelläSoveltamisala .

Projektin epäjohdonmukaisuudet: Jos huomaat epäjohdonmukaisuuksia hankkeen aikana, muutoksen pyytäminen voi auttaa sinua välttämään toimituksia myöhemmin.

Jyrkät tavoitteet: joissakin tapauksissa,OkrsVoi olla ulottumattomissa ja se on hyvä liittää nämä asiat ennen kuin hanke on valmis.

Uudet työkalut: Jos käytössä on uusia prosesseja tai työkaluja, muutos voi olla väistämätöntä, kun teet uusia ongelmia ensimmäisten hankkeiden aikana.

Pyydä tapa muuttaa

Vaikka muutokset ovat väistämättömiä, hyvä uutinen on muutoksen ei tarvitse sietää seuraava projekti. Toteuttamalla muutoksenhallintaprosessin avulla voit varmistaa, että projekti pysyy radalla ja viestintä on selkeä ja tehokas. Tämä vahvistaa tuottavuutta ja vähentää sekaannustaProjektin toimitukset .

Siinä tapauksessa, että teet muutoksen, se on rauhoittavaa tietää, että sinulla on oikeat prosessit tilanteen käsittelemiseksi. Kun sinulla on muutoshallintasuunnitelma, joka on valmis menemään, voit lieventää strategian siirtymiseen liittyviä kielteisiä vaikutuksia ja keskittyä edelleen vaikutusten toimittamiseen.