Vad är en förändringskontrollprocess och hur använder du det?

En förändringskontrollprocess är ett sätt för projektledare att lämna in ansökningar till intressenter för granskning, som sedan godkänns eller nekas. Det är en viktig process som hjälper till att hantera stora projekt med flera rörliga delar.

När det kommer tillHantera flera projekt, saker kan bli komplicerade. Från koordinerande arbetstider för att spåra mål och resultat är det sista du vill hantera en viktig projektändring. Men med en förändringskontrollprocess på plats är inlämning av projektändringsförfrågningar en bris.

Förändringskontrollprocessen är avgörande för stora initiativ där många lagkamrater arbetar tvärsalt. Låt oss dyka in i processen och konkreta exempel för att hjälpa dig att implementera en förändringskontrollprocedur av din egen.

Vad betyder förändringskontrollprocessen?

Ändra kontroll är en process som används för att hantera förändringsförfrågningar för projekt och stora initiativ. Det är en del av en förändringshanteringsplan, som definierar rollerna för hantering av förändringar inom ett lag eller ett företag. Medan det finns många delar till en förändringsprocess är det enklaste sättet att tänka på det att det innebär att skapa en förändringslogg där du spårar projektändringsförfrågningar.

I de flesta fall kommer alla intressenter att kunna begära en förändring. En förfrågan kan vara så liten som en liten redigering tillprojekt schemaeller så stor som en ny leveransbar. Det är viktigt att komma ihåg att inte alla önskemål kommer att godkännas, eftersom det är upp till viktiga intressenter att godkänna eller neka förändringsförfrågningar.

Eftersom förändringskontrollprocessen har många rörliga delar och skiljer sig från företag till företag är det användbart att genomföra verktyg som kan hjälpa livscykelprocessflödet smidigt. Verktyg somWorkflow Management SoftwareKan hjälpa dig att hantera arbete och kommunikation på ett ställe.

Ändra kontroll vs Ändra hantering

Förvirrad av skillnaden mellan förändringskontroll och förändringshantering? Vi skyller inte på dig. Det finns många skillnader mellan förändringskontroll och aÄndra förvaltningsplan. Ändra kontroll är bara en av de många bitarna av en förändringshanteringsstrategi.

Förändring kontroll:En förändringskontrollprocess är viktig för att någon organisation ska ha, och kan hjälpa flödet av information när det gäller projektändringar. En framgångsrik process bör definiera framgångsmetoder, organisera ditt arbetsflöde, göra det möjligt för lag att kommunicera och ställa in ditt lag för framtida framgång.

Ändra ledning:En förändringshanteringsplan består av samordning av budget, schema, kommunikation och resurser. Så medan en förändringskontrollprocess består av ett formellt dokument som skisserar en begäran om förändring och förändringens inverkan är förändringshantering den övergripande planen.

Som du kan se är en förändringskontrollprocess bara en liten del av en större förändringshanteringsplan. Så medan de är relaterade är de två termerna olika.

Vilka är fördelarna med en förändringskontrollprocess?

Genomförandet av en ändringskontrollprocess kan hjälpa till att organisera ditt lag med stöd avOrganisationsprogramvaraoch effektivitet kring projektleveranser och förfallodagar. Det är också avgörande när man överväger konsekvenserna av förändring som inte hanteras effektivt.

En förändringshanteringsprocess kan hjälpa dig att utföra enResurshanteringsplaneller andra arbetshanteringsmål. Här är några ytterligare fördelar med att implementera en förändringskontrollprocess.

Ökad produktivitet

En förändringskontrollprocess kommer att eliminera förvirring kring projektleveranser och låta fokus vara på att exekvera snarare än att samla in information. Detta resulterar i ökad produktivitet och effektivitet, särskilt med hjälp avproduktivitetsprogramvara .

Utan en process på plats kan produktiviteten lida på grund av tid på jobbet om arbete. Med begränsad bandbredd tillgänglig för det viktigaste arbetet,över ett kvartal (26%) av deadlinessaknas varje vecka.

Effektiv kommunikation

Korrekt dokumentation kan hjälpa till att lindra kommunikationsfrågor. När mål och mål är tydligt definierade kan lagkommunikation blomstra. Tänk på, en förändringskontrollprocess kommer inte att fixa alla kommunikationsproblem. Det kan vara till hjälp att även införliva ArbetshanteringsprogramvaraFör att hålla kommunikationen om projekt på ett ställe.

En förändringskontrollprocess kan sedan delas med verkställande aktörer för att enkelt kunna ge sammanhang för ändringsförfrågningar.

Bättre lagarbete och samarbete

Inte bara är effektiv kommunikation en fördel i sig själv, men det kan också bidra till att förbättra samarbetet. Med tydlig kommunikation om projektändringar är det lättare att samarbeta och arbeta tillsammans.

Till exempel, när förändringar tydligt kommuniceras första gången, har intressenterna mer tid att fokusera på kreativitet och lagarbete. Utan effektiv kommunikation är intressenterna tvungna att spendera tid piecing information tillsammans istället för att arbeta kreativt med lagmedlemmar.

Vill du förbättra samarbetet ytterligare? Koppla din ändringskontrollprocess medUppgiftshanteringsprogramvaraför att ställa in ditt lag för framgång.

De fem stegen i en förändringskontrollprocess

Liknar de femProjektledningsfaser, det finns fem nyckelsteg när det gäller att skapa en förändringskontrollprocess. Även om vissa processer skiljer sig något, innehåller de alla några nyckelelement. Från initiering till implementering hjälper var och en av dessa grundläggande steg att ändra förfrågningar som effektivt förändras genom rörledningen och förhindrar onödiga förändringar.

Vissa föredrar att visa proceduren i ett förändringskontrollprocessflöde, vilket kan vara lättare att visualisera. Oavsett hur du väljer att titta på det, kommer resultatet att vara ett slutfört beslut om huruvida en ändringsförfrågan är godkänd eller nekad.

Låt oss dyka in i de fem steg som gör en effektiv förändringskontrollprocess och vad som ingår i vardera.

1. Ändra förfrågan initiering

I initieringsfasAv förändringskontrollprocessen begärs en förändring. Det finns många anledningar till varför du kan begära en förändring. Till exempel tar en kreativ leveransbar längre än förväntat. En förfrågan skulle då göras för att justera det fraktsamma förfallodagen. Även om en förfrågan kan vara mer sannolikt att komma från en intressent eller projektledning, kan en föreslagen förändring begäras av någon.

En lagmedlem som vill göra en förfrågan ska skicka in en via en ändringsformulär. Som projektledare bör du lagra ändringsloggen på en plats som är lätt att hitta och alla har tillgång till.

När begäran formuläret har fyllts ut, uppdaterar du ändringsloggen med ett namn, kortfattad beskrivning och alla andra detaljer som du tycker är lämpliga, till exempel datum och namn på begäran. Loggen är en registrering av alla projektändringar, vilket kan vara till nytta förHantera flera projektsom spänner över många månader.

Här är ett exempel på olika fält som du kan inkludera i en ändringsformulär.

Projektnamn

Datum

Begär beskrivning

Efterfrågad av

Byta ägare

Prioritet

Effekt av förändring

Deadline

Kommentarer

Fälten du inkluderar kommer att bero på hur noggrann du vill att din byte loggar är och den typ av förändringar du stöter på.

2. Ändra begäran bedömning

När begäran har fyllts i och den ursprungliga blanketten har skickats och godkänts, kommer begäran att bedömas. Detta skiljer sig från den ursprungliga formuläret, eftersom bedömningen är när den faktiska förändringen kommer att utvärderas.

Bedömningsfasen är inte nödvändigtvis där ett beslut fattas, utan snarare, söktes för grundläggande information. Informationen kommer sannolikt att bedömas av ett projekt eller avdelningsblock, som kommer att granska detaljer som de resurser som behövs, inverkan av begäran, och vem begäran ska vidarebefordras till.

Om ändringsförfrågan passerar den ursprungliga bedömningen kommer den då att vidarebefordras till analysfasen där ett verkligt beslut kommer att göras.

3. Ändra förfrågansanalys

Ändra konsekvensanalysfasen är där det kommer att finnas ett slutgiltigt beslut om huruvida begäran är godkänd eller nekad av lämplig projektledning. Medan du också kan ge inmatning på beslutet, är det en bra idé att få officiellt godkännande från en ledare också. I vissa fall kan det till och med vara en förändringskontrollkort som har kontroll över alla ändringsgodkännanden.

En godkänd ändringsförfrågan kommer att kräva Signoff, och därifrån meddelas laget och fortsätter genom resten av femfasprocessen. Det ska dokumenteras på ändringsloggen och någon annanstans Projektkommunikation lever för att säkerställa allaProjekt intressenterförstå de skift som behövs.

Om ändringsförfrågan nekas, ska den också dokumenteras på ändringsloggen. Medan man kommunicerar en nekad begäran till laget är det inte nödvändigt, kan det vara till hjälp för att förhindra förvirring.

4. Ändra förfrågan Implementering

Om ändringsförfrågan är godkänd, kommer processen att gå vidare till implementeringsfasen. Här kommer du och projektets intressenter att arbeta för att göra projektet förändring.

Genomförandet av en förändring kommer att se annorlunda beroende på vilket steg som projektet är i, men det består vanligtvis av uppdateringProjekt Timelinesoch leveranser, samt informera projektteamet. Då kan det faktiska arbetet börja. Det är en bra idé att utvärdera projektets räckvidd för att säkerställa att tidslinjen inte kommer att ha en stor inverkan på projicerade mål.

Det är bäst att sprida begärans information i en gemensam arbetsyta och ändringsloggen för att säkerställa produktiviteten är inte förlorad genom att försöka leta efter ny information. Du kanske vill skicka ut en revideradaffärsfallför att täcka alla dina baser.

5. Ändra förfrågan stängning

När begäran har dokumenterats, sprids och implementeras, är begäran klar att stängas. Medan vissa lag inte har en formell stängningsplan på plats är det till hjälp att ha en för att lagra information på ett ställe som alla lagmedlemmar kan referera i framtiden.

I stängningsfasen ska varje dokumentation, ändra loggar och kommunikation lagras i ett delat utrymme som kan nås senare. Du bör också lagra den ursprungliga ändringsformuläret och eventuella reviderade projektplaner du skapade under vägen.

När dokument är på rätt plats kan du stänga eventuella öppna uppgifter och arbeta med framgångsrikt genomföra ditt projekt. Vissa projektledningar är också värd för ett möte efter slakt innan officiellt stänger projektet.

Ändra kontrollprocessexempel

Nu när du förstår de fem stegen i en förändringskontrollprocess är det dags att sätta dem i aktion. Vi har sammanställt ett exempel för att ge dig en konkret plats att börja.

Innan du sätter din egen plan tillsammans är det viktigt att utvärdera dina nuvarande processer och verktyg för att säkerställa att de är rätt för ditt lag. Du kanske till och med vill skapa ett affärsfall ellerprojekt planatt presentera för intressenter intressenter.

De poster du inkluderar i din förändringslogg kan variera beroende på vilka typer av förändringar du ofta stöter på och hur komplicerade projekten är. Medan komplicerade projekt som spänner över månader kan komma i mer ändringsförfrågningar, kanske mindre enstaka projekt inte behöver som detaljerad av en ändringslogg.

Här är ett exempel Ändra logg för att ge dig en uppfattning om vad du ska inkludera och hur du formaterar din egen. Detta ändringsexempel innehåller:

Projektnamn

Arbetsnamn

Innehavare

Förfallodatum

Prioriterad status

Framstegsstatus

Ändra typ

Det här enkla formatet är en bra utgångspunkt för en ändringslogg, men du kan välja att lägga till ytterligare fält beroende på komplexiteten i ditt projekt.

När ska man använda en ändringskontrollprocess

Det är en bra idé att notera när du ska använda en förändringskontrollhanteringsplan så du är förberedd när tiden kommer. Det finns många olika typer av förändringar som du kan stöta på, beroende på några nya initiativ och de verktyg som finns på plats.

Vanliga förändringar kan innehålla förfrågningar om att förlänga tidslinjer, omorganisation av information eller en förändring av leveranserna. Här är några ytterligare instanser där du kanske vill använda en förändringskontrollprocess.

Över räckvidd: Du kanske vill överväga att använda den här processen när ett projekt går över räckvidd, även känt somräckvidd kryp .

Projekt inkonsekvenser: Om du märker inkonsekvenser under ett projekt kan du få en förändring att hjälpa dig att undvika att du måste omarbeta leveranser senare.

Branta mål: I vissa fall,OckrsKan vara utom räckhåll och det är en bra idé att flagga dessa problem innan projektet är klart.

Nya verktyg: Om det finns nya processer eller verktyg på plats kan förändring vara oundviklig medan du utarbetar nya problem under dina första projekt.

Begär ditt sätt att ändra

Medan förändringar är oundvikliga, är den goda nyheten en förändring behöver inte spåra ditt nästa projekt. Genom att implementera en ändringskontrollprocess kan du se till att projektet är kvar på spår och kommunikation är tydlig och effektiv. Detta kommer att stärka produktiviteten och minska förvirringen om dinProjektleveranser .

I händelse av att du har förändrats, är det lugnande att veta att du har rätt processer på plats för att hantera situationen. När du har en förändringshanteringsplan redo att gå, kan du mildra de negativa effekterna i samband med ett steg i strategi och fortsätter att fokusera på att leverera påverkan.