Hva er en endringskontrollprosess og hvordan bruker du det?
En endringskontrollprosess er en måte for prosjektledere å sende inn forespørsler til interessenter for gjennomgang, som deretter godkjennes eller nektes. Det er en viktig prosess for å hjelpe til med å administrere store prosjekter med flere bevegelige deler.
Hva er en endringskontrollprosess og hvordan bruker du det?
En endringskontrollprosess er en måte for prosjektledere å sende inn forespørsler til interessenter for gjennomgang, som deretter godkjennes eller nektes. Det er en viktig prosess for å hjelpe til med å administrere store prosjekter med flere bevegelige deler.
Når det gjelder
Administrere flere prosjekter
, ting kan bli komplisert. Fra å koordinere arbeidstidslinjer for å spore mål og resultater, er det siste du vil håndtere, en viktig prosjektendring. Men med en endringskontrollprosess på plass, er innsending av prosjektforandringsforespørsler en bris.
Endringskontrollprosessen er viktig for store tiltak hvor mange lagkamerater arbeider tvers avdeling. La oss dykke inn i prosessen og konkrete eksempler for å hjelpe deg med å implementere en egen forandringsprosedyre.
Hva betyr endringskontrollprosessen?
[1. 3]
UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Endre kontroll er en prosess som brukes til å administrere endringsforespørsler om prosjekter og store initiativer. Det er en del av en forandringsplan, som definerer rollene for å håndtere endring i et lag eller et selskap. Mens det er mange deler til en endringsprosess, er den enkleste måten å tenke på det, at det innebærer å skape en endringslogg hvor du vil spore prosjektendringsforespørsler.
I de fleste tilfeller vil enhver interessent kunne be om endring. En forespørsel kan være så liten som en liten redigering til
prosjektplan
eller så stor som en ny leveranse. Det er viktig å huske på at ikke alle forespørsler vil bli godkjent, da det er opp til viktige interessenter å godkjenne eller nekte endringsforespørsler.
Siden endringskontrollprosessen har mange bevegelige deler og er forskjellig fra firmaet til selskap, er det nyttig å implementere verktøy som kan hjelpe livssyklusprosessen jevnt. Verktøy som for eksempel
Workflow Management Software
kan hjelpe deg med å håndtere arbeid og kommunikasjon på ett sted.
Forvirret av forskjellen mellom endringskontroll og endringsledelse? Vi klandrer deg ikke. Det er mange forskjeller mellom endringskontroll og a
Endre styringsplan
. Endre kontroll er bare en av de mange delene av en endringsstyringsstrategi.
Endre kontroll:
En endringskontrollprosess er viktig for enhver organisasjon å ha, og kan hjelpe informasjonen av informasjon når det gjelder prosjektendringer. En vellykket prosess bør definere suksessmotrics, organisere arbeidsflyten din, aktivere lagene å kommunisere, og sette teamet ditt opp for fremtidig suksess.
Endringsledelse:
En forandringsplan består av koordinering av budsjett, tidsplan, kommunikasjon og ressurser. Så mens en endringskontrollprosess består av et formelt dokument som beskriver en forespørsel om endring og virkningen av endringen, er Change Management den overordnede planen.
Som du kan se, er en endringskontrollprosess bare en liten del av en større forandringsplan. Så mens relatert, er de to vilkårene forskjellige.
Implementering av en endringskontrollprosess kan bidra til å organisere teamet ditt med støtte fra
organisasjonsprogramvare
og effektivitet rundt prosjektleveranser og forfallsdatoer. Det er også avgjørende når man vurderer konsekvensene av endring som ikke administreres effektivt.
En endringsadministrasjonsprosess kan hjelpe deg med å utføre en
Ressursforvaltningsplan
eller andre arbeidshåndteringsmål. Her er noen ekstra fordeler med å implementere en endringskontrollprosess.
En endringskontrollprosess vil eliminere forvirring rundt prosjektleveranser og tillate fokus å være på å utføre i stedet for å samle inn informasjon. Dette resulterer i økt produktivitet og effektivitet, spesielt ved hjelp av
Produktivitetsprogramvare
.
Uten en prosess på plass kan produktiviteten lide på grunn av tid brukt på arbeid om arbeid. Med begrenset båndbredde tilgjengelig for det viktigste arbeidet,
over en fjerdedel
(26%) av tidsfrister
er savnet hver uke.
Riktig dokumentering av endring kan bidra til å lindre kommunikasjonsproblemer. Når mål og mål er klart definert, kan teamkommunikasjon blomstre. Husk, en endringskontrollprosess vil ikke fikse alle kommunikasjonsproblemer. Det kan være nyttig å også innlemme
Arbeidsadministrasjonsprogramvare
å holde kommunikasjon om prosjekter på ett sted.
En endringskontrollprosess kan deretter også deles med utøvende interessenter for å enkelt gi kontekst for endringsforespørsler.
Ikke bare er effektiv kommunikasjon en fordel i seg selv, men det kan også bidra til å forbedre samarbeidet. Med klart kommunikasjon på prosjektendringer er det lettere å samarbeide og jobbe sammen.
For eksempel, når endringer klart kommuniseres første gang, har interessenter mer tid til å fokusere på kreativitet og samarbeid. Uten effektiv kommunikasjon, er interessenter tvunget til å tilbringe tidspunkter informasjon sammen i stedet for å jobbe kreativt med lagmedlemmer.
Ønsker du å forbedre samarbeidet enda lenger? Pair endringskontrollprosessen med
Oppgaveadministrasjonsprogramvare
å sette teamet ditt opp for suksess.
Ligner på de fem
Prosjektledelsesfaser
, Det er fem viktige trinn når det gjelder å skape en endringskontrollprosess. Selv om noen prosesser er forskjellige, inneholder de alle noen få viktige elementer. Fra initiering til implementering hjelper hver av disse grunnleggende trinnene å endre forespørsler beveger seg effektivt gjennom rørledningen og forhindre unødvendige endringer.
Noen foretrekker å se prosedyren i en endringskontrollprosessstrøm, noe som kan være enklere å visualisere. Uansett hvordan du velger å se på det, vil resultatet være en ferdiggjørende beslutning om hvorvidt en endringsforespørsel er godkjent eller nektet.
La oss dykke inn i de fem trinnene som gjør en effektiv forandringskontrollprosess og hva som er inkludert i hver.
I den
Initiasjonsfase
Av endringskontrollprosessen er det forespurt en endring. Det er mange grunner til at du kanskje be om endring. For eksempel tar en kreativ levering lenger enn forventet. En forespørsel vil da bli gjort for å justere leverbar forfallsdato. Mens en forespørsel kan være mer sannsynlig å komme fra en interessent eller prosjektledd, kan en foreslått endring bli forespurt av noen.
Et lagmedlem som ønsker å gjøre en forespørsel, bør sende inn en via en endringsforespørselsskjema. Som prosjektleder, bør du lagre endringsloggen på et sted som er lett å finne, og alle har tilgang til.
Når forespørselsskjemaet er fylt ut, oppdaterer du endringsloggen med et navn, kort beskrivelse og andre detaljer du ser hensiktsmessig, for eksempel dato og navn på forespørsleren. Loggen er en oversikt over alle prosjektendringer, som kan være gunstig for
Administrere flere prosjekter
som spenner over mange måneder.
Her er et eksempel på ulike felt du kan inkludere i en endringsforespørselsskjema.
Prosjektnavn
Dato
Be om beskrivelse
Forespurt av.
Endre eier
Prioritet
Virkning av forandring
Frist
Kommentarer
Feltene du inkluderer vil avhenge av hvor grundig du vil at forandringsloggen din vil være og typen endringer du kommer over.
Når forespørselen er fylt ut og den opprinnelige skjemaet er sendt inn og godkjent, vil forespørselen da bli vurdert. Dette er forskjellig fra den første forminnendelsen siden vurderingen er når den faktiske endringen vil bli evaluert.
Vurderingsfasen er ikke nødvendigvis der en beslutning er gjort, men heller, gjennomgått for grunnleggende informasjon. Informasjonen vil trolig bli vurdert av et prosjekt eller avdelingsledning, som vil gjennomgå detaljer som de nødvendige ressursene, virkningen av forespørselen, og hvem forespørselen skal sendes videre til.
Hvis endringsforespørselen sender den opprinnelige vurderingen, vil den deretter bli videreført til analysfasen hvor en faktisk beslutning vil bli gjort.
Endringspåvirkningsanalysefasen er der det vil være en endelig avgjørelse om om forespørselen er godkjent eller nektet av riktig prosjektledelse. Mens du også kan gi innspill på beslutningen, er det en god ide å få offisiell godkjenning fra en leder også. I noen tilfeller kan det til og med være et endringskontrollstyring som har kontroll over eventuelle endringsgodkjenninger.
En godkjent forandringsforespørsel vil kreve signoff, og derfra, kommuniseres til laget og fortsett gjennom resten av femfaset prosessen. Det skal dokumenteres på endringsloggen og hvor som helst annet prosjektkommunikasjon bor for å sikre alt
Prosjektets interessenter
forstå skiftene som trengs.
Hvis endringsforespørselen nektes, bør den også dokumenteres på endringsloggen. Mens kommunikasjon en nektet forespørsel til laget ikke er nødvendig, kan det være nyttig for å hindre forvirring.
Hvis endringsforespørselen er godkjent, vil prosessen gå videre til implementeringsfasen. Det er her du og prosjektets interessenter vil arbeide for å gjøre prosjektet endringen.
Implementering av en endring vil se annerledes avhengig av hvilket stadium prosjektet er i, men det består vanligvis av oppdatering
Prosjekt tidslinjer
og leveranser, samt å informere prosjektgruppen. Da kan det faktiske arbeidet begynne. Det er en god ide å evaluere prosjektets omfang for å sikre at endringer i tidslinjen ikke har stor innvirkning på projiserte mål.
Det er best å formidle forespørselsens informasjon i et delt arbeidsområde og endringsloggen for å sikre at produktiviteten ikke er tapt ved å prøve å lete etter ny informasjon. Du kan til og med ønske å sende ut en revidert
Forretningssak
å dekke alle dine baser.
Når forespørselen er dokumentert, formidlet og implementert, er forespørselen klar til å være stengt. Mens noen lag ikke har en formell lukkeplan på plass, er det nyttig å ha en for å lagre informasjon på et sted som alle lagmedlemmer kan referere i fremtiden.
I avslutningsfasen skal eventuelle dokumentasjon, endre logger og kommunikasjon lagres i et fellesrom som kan nås senere. Du bør også lagre den opprinnelige endringsskjemaet og eventuelle reviderte prosjektplaner du opprettet underveis.
Når dokumenter er på riktig sted, kan du lukke ut åpne oppgaver og jobbe med å fullføre prosjektet. Noen prosjektledninger er også vert for et etter mortem møte før det offisielt lukkes prosjektet.
Nå som du forstår de fem trinnene i en endringskontrollprosess, er det på tide å sette dem i handling. Vi har satt sammen et eksempel for å gi deg et konkret sted å starte.
Før du setter din egen plan sammen, er det viktig å evaluere dine nåværende prosesser og verktøy for å sikre at de har rett for teamet ditt. Du kan til og med ønske å skape et forretningssak eller
prosjektplan
å presentere til selskapets interessenter.
Oppføringene du inkluderer i endringsloggen din, kan variere avhengig av hvilke typer endringer du ofte kommer over, og hvor komplisert prosjektene er. Mens kompliserte prosjekter som spenner over månedene, kan føre til flere endringsforespørsler, trenger ikke mindre engangsprosjekter som beskrevet av en endringslogg.
Her er et eksempel på endringslogg for å gi deg en ide om hva du skal inkludere og hvordan du skal formatere din egen. Dette endringskontrolleksemplet inkluderer:
Prosjektnavn
Oppgavenavn
Oppdragsgiver
Tidsfrist
Prioritetsstatus
Fremdriftsstatus
Endre type
Dette enkle formatet er et flott utgangspunkt for en endringslogg, men du kan velge å legge til flere felt, avhengig av kompleksiteten i prosjektet ditt.
Det er en god ide å merke seg når du skal bruke en endringskontrollhåndteringsplan, så du er forberedt når tiden kommer. Det er mange forskjellige forandringer som du kanskje kommer over, avhengig av nye tiltak og verktøyene på plass.
Vanlige endringer kan omfatte forespørsler om å utvide tidslinjer, omorganisering av informasjon eller en endring i leveransen. Her er noen ekstra tilfeller hvor du kanskje vil bruke en endringskontrollprosess.
Over scope: Du vil kanskje vurdere å bruke denne prosessen når et prosjekt går over omfanget, også kjent som
Scope Creep.
.
Prosjekt Inkonsekvenser: Hvis du oppdager inkonsekvenser under et prosjekt, kan det hende at du bemerker en endring å be om å måtte omarbeide leveranser senere.
Bratte mål: I noen tilfeller,
Okrs.
Kan være ute av rekkevidde, og det er en god ide å flagge disse problemene før prosjektet er fullført.
Nye verktøy: Hvis det er nye prosesser eller verktøy på plass, kan endringen være uunngåelig mens du trener nye problemer i løpet av de første prosjektene dine.
Mens endringer er uunngåelige, er den gode nyheten en endring, trenger ikke å spore ditt neste prosjekt. Ved å implementere en endringskontrollprosess, kan du sikre at prosjektets opphold på sporet og kommunikasjon er tydelig og effektiv. Dette vil styrke produktiviteten og redusere forvirringen om din
Prosjektleveranser
.
I tilfelle du kjører i forandring, er det beroligende å vite at du har de riktige prosessene på plass for å håndtere situasjonen. Når du har en endringsadministrasjonsplan klar til å gå, kan du redusere de negative konsekvensene som er knyttet til et skift i strategi og fortsette å fokusere på å levere innvirkning.
