Wat is een wijzigingcontroleproces en hoe gebruik je het?

Een wijzigingscontroleproces is een manier voor projectmanagers om verzoeken aan stakeholders in te dienen voor beoordeling, die vervolgens worden goedgekeurd of geweigerd. Het is een belangrijk proces om grote projecten met meerdere bewegende delen te beheren.

Als het aankomt opMeerdere projecten beheren, dingen kunnen ingewikkeld worden. Van het coördineren van werktijdlijnen om doelstellingen en resultaten bij te houden, is het laatste waar u mee omgaat, een belangrijke projectverandering is. Maar met een veranderingscontroleproces op zijn plaats, is het indienen van projectwijzers een briesje.

Het wijzigingscontroleproces is essentieel voor grote initiatieven waarbij veel teamgenoten cross-affiche werken. Laten we in het proces en tastbare voorbeelden duiken om u te helpen bij het implementeren van een eigen wijzigingcontroleprocedure.

Wat betekent wijzigen controleproces?

Wijzigingscontrole is een proces dat wordt gebruikt om wijzigingen voor projecten en grote initiatieven te beheren. Het maakt deel uit van een verandermanagementplan, dat de rollen definieert voor het beheren van verandering binnen een team of bedrijf. Hoewel er veel onderdelen zijn voor een veranderingsproces, is de gemakkelijkste manier om erover na te denken, is het dat het gaat om het maken van een change-log waarmee het projectwijzigingsverzoeken zal volgen.

In de meeste gevallen zal elke stakeholder een verandering kunnen aanvragen. Een verzoek kan zo klein zijn als een lichte bewerking naar deproject planningof zo groot als een nieuw leverbaar. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat niet alle verzoeken zullen worden goedgekeurd, omdat het aan de belangrijkste belanghebbenden is om veranderingenverzoeken goed te keuren of te weigeren.

Aangezien het wijzigingcontroleproces veel bewegende onderdelen heeft en verschilt van het bedrijf naar het bedrijf, is het nuttig om hulpmiddelen te implementeren die de levensduur van de levenscyclus soepel kunnen helpen. Hulpmiddelen zoalsWorkflow Management-softwarekan u helpen om werk en communicatie op één plaats te beheren.

Wijzig controle versus wijzigenbeheer

Verward door het verschil tussen controle en verandermanagement? We geven je de schuld niet. Er zijn veel verschillen tussen veranderingscontrole en eenWijzig managementplan. Wijzigingscontrole is slechts een van de vele stukken van een Change Management-strategie.

Verander controle:Een veranderingscontroleproces is belangrijk voor elke organisatie om te hebben en kan de informatiestroom helpen als het gaat om projectwijzigingen. Een succesvol proces moet successtatistieken definiëren, uw workflow organiseren, teams inschakelen om te communiceren en uw team in te stellen voor toekomstig succes.

Wijzig management:Een verandermanagementplan bestaat uit het coördineren van budget, schema, communicatie en middelen. Dus terwijl een wijzigingcontroleproces bestaat uit een formeel document dat een verzoek om verandering en de impact van de verandering schetst, is het verandermanagement het overkoepelende plan.

Zoals u kunt zien, is een wijzigingcontroleproces slechts één klein deel van een groter verandermanagementplan. Dus terwijl gerelateerd is, zijn de twee termen verschillend.

Wat zijn de voordelen van een wijzigingcontroleproces?

Het implementeren van een wijzigingcontroleproces kan helpen bij het organiseren van uw team met de steun vanorganisatie-softwareen efficiëntie rond project-deliverables en verschuldigde data. Het is ook cruciaal bij het overwegen van de gevolgen van verandering die niet effectief wordt beheerd.

Een wijzigingbeheerproces kan u helpen een uit te voerenResource Management Planof andere werkmanagementdoelen. Hier zijn enkele extra voordelen van het implementeren van een wijzigingcontroleproces.

Toegenomen productiviteit

Een wijzigingscontroleproces zal verwarring rond projectlevering elimineren en de focus toestaan ​​om in plaats van informatie te verzamelen. Dit resulteert in verhoogde productiviteit en efficiëntie, vooral met de hulp vanProductiviteitssoftware .

Zonder een proces op zijn plaats kan de productiviteit lijden als gevolg van tijd doorgebracht aan werk over werk. Met beperkte bandbreedte beschikbaar voor het belangrijkste werk,meer dan een kwart (26%) van deadlinesworden elke week gemist.

Effectieve communicatie

Het correct documenteren van verandering kan helpen bij het verlichten van communicatieproblemen. Wanneer doelen en doelstellingen duidelijk zijn gedefinieerd, kan teamcommunicatie floreren. Houd in gedachten, een wijzigingcontroleproces zal alle communicatieproblemen niet opstellen. Het kan nuttig zijn om ook te incorporeren Werkbeheersoftwareom communicatie over projecten op één plek te houden.

Een wijzigingcontroleproces kan dan ook worden gedeeld met uitvoerende belanghebbenden om de context voor veranderingverzoeken eenvoudig te verstrekken.

Betere teamwork en samenwerking

Niet alleen is effectieve communicatie een voordeel op zich, maar het kan ook helpen om de samenwerking te verbeteren. Met duidelijke communicatie over projectveranderingen is het gemakkelijker om samen te werken en samen te werken.

Wanneer wijzigingen bijvoorbeeld duidelijk de eerste keer worden gecommuniceerd, hebben belanghebbenden meer tijd om zich te concentreren op creativiteit en teamwork. Zonder effectieve communicatie worden stakeholders gedwongen om informatie samen te brengen in plaats van creatief te werken met teamleden.

Wil je de samenwerking nog verder verbeteren? Koppel uw wijzigingscontroleproces metTaakbeheersoftwareom je team in te stellen voor succes.

De vijf stappen van een wijzigingcontroleproces

Vergelijkbaar met de vijfProjectmanagementfasen, er zijn vijf belangrijke stappen als het gaat om het maken van een veranderingscontroleproces. Hoewel sommige processen enigszins verschillen, bevatten ze allemaal een paar sleutelelementen. Van initiatie tot implementatie, elk van deze basisstappen helpt bij het wijzigen van verzoeken om efficiënt door de pijplijn te gaan en onnodige veranderingen te voorkomen.

Sommigen geven de voorkeur aan het bekijken van de procedure in een veranderingscontroleprocesstroom, die gemakkelijker te visualiseren kan zijn. Het maakt niet uit hoe u ervoor kiest om ernaar te kijken, het resultaat is een gefinaliseerd besluit over de vraag of een wijzigingverzoek is goedgekeurd of geweigerd.

Laten we duiken in de vijf stappen die een effectief veranderingsproces voor verandering maken en wat er in elk is inbegrepen.

1. Wijzig aanvraaginitiatie

In deinitiatiefaseVan het wijzecontroleproces wordt een wijziging aangevraagd. Er zijn talloze redenen waarom u een wijziging kunt aanvragen. Een creatief leverbaar duurt bijvoorbeeld langer dan verwacht. Een aanvraag zou dan worden gedaan om de leverbare vervaldatum aan te passen. Hoewel een verzoek meer kans is van een stakeholder of projectleiding, kan door iedereen een voorgestelde wijziging worden aangevraagd.

Een teamlid dat een verzoek wenst te doen, moet één indienen via een wijzigingaanvraagformulier. Als projectmanager moet u de wijziging inloggen op een plaats die gemakkelijk te vinden is en iedereen toegang heeft.

Zodra het aanvraagformulier is ingevuld, upd u het wijzigingslogboek bij met een naam, korte beschrijving en alle andere details die u fit ziet, zoals de datum en naam van de aanvrager. Het logboek is een record van alle projectwijzigingen, die voordelig kunnen zijnMeerdere projecten beherendie vele maanden span.

Hier is een voorbeeld van verschillende velden die u in een wijzigingaanvraagformulier kunt opnemen.

Naam van het project

Datum

Verzoek de beschrijving

Aangevraagd door

Wijzig eigenaar

Prioriteit

Impact van verandering

Deadline

Opmerkingen

De velden die u opneemt, is afhankelijk van hoe grondig u wilt dat uw wijzigingsmelding is en het type wijzigingen die u tegenkomt.

2. Wijzig de beoordelingsbeoordeling

Zodra het verzoek is ingevuld en het eerste formulier is ingediend en goedgekeurd, wordt het verzoek vervolgens beoordeeld. Dit is anders dan de initiële indiening van het formulier, aangezien de beoordeling is wanneer de werkelijke wijziging zal worden geëvalueerd.

De beoordelingsfase is niet noodzakelijkerwijs wanneer een beslissing wordt genomen, maar eerder beoordeeld voor basisinformatie. De informatie zal waarschijnlijk worden beoordeeld door een project of afdelingsleiders, die details zal beoordelen, zoals de benodigde middelen, de impact van het verzoek, en waaraan het verzoek moet worden doorgegeven.

Als het verzoek van de wijziging de eerste beoordeling passeert, wordt deze vervolgens doorgegeven aan de analyse-fase waarin een werkelijke beslissing zal worden genomen.

3. Wijzig aanvraaganalyse

De verandering-impactanalyse-fase is wanneer er een definitieve beslissing zal zijn over de vraag of het verzoek wordt goedgekeurd of wordt geweigerd door het juiste project. Hoewel u ook inputeert op de beslissing, is het een goed idee om ook officiële goedkeuring van een leider te krijgen. In sommige gevallen kunnen er zelfs een veranderingscontrolebord zijn die de controle heeft over eventuele wijzigingen.

Een goedgekeurd veranderingsaanvraag vereist Signoff, en vanaf daar, worden meegedeeld aan het team en doorgaan door de rest van het vijffasenproces. Het moet worden gedocumenteerd op het change-logboek en ergens anders-projectcommunicatie leeft om alles te garanderenProject stakeholdersbegrijp de nodige verschuivingen.

Als het wijzigingverzoek wordt geweigerd, moet deze ook worden gedocumenteerd op het change-logboek. Tijdens het communiceren van een geweigerd verzoek aan het team is het niet nodig, het kan nuttig zijn om verwarring te voorkomen.

4. Wijzig de implementatie van het verzoek

Als het wijzigingverzoek is goedgekeurd, gaat het proces verder naar de implementatiefase. Dit is waar u en het project Stakeholders zullen werken om het project te veranderen.

Het implementeren van een verandering ziet er anders uit, afhankelijk van welke fase het project is, maar het bestaat meestal uit bijwerkingProject tijdlijnenen deliverables, evenals het informeren van het projectteam. Dan kan het werkelijke werk beginnen. Het is een goed idee om de projectcope te evalueren om ervoor te zorgen dat wijzigingen in de tijdlijn een enorme impact hebben op geprojecteerde doelen.

Het is het beste om de informatie van het verzoek in een gedeelde werkruimte en het change-logboek te verspreiden om ervoor te zorgen dat de productiviteit niet verloren gaat door te zoeken naar nieuwe informatie. Misschien wil je zelfs een herziene sturenbusinesscaseom al uw basen te bedekken.

5. Verander verzoeksluiting

Zodra het verzoek is gedocumenteerd, verspreid en geïmplementeerd, is het verzoek klaar om te worden gesloten. Terwijl sommige teams geen formeel sluitingsplan hebben, is het nuttig om er een te hebben om informatie op te slaan op een plaats die alle teamleden in de toekomst kunnen verwijzen.

In de sluitingsfase moet elke documentatie, wijzigingen wijzigen en communiceren worden opgeslagen in een gedeelde ruimte die later toegankelijk is. U moet ook het eerste veranderingsformulier en alle herziene projectplannen opslaan die u onderweg hebt gemaakt.

Zodra documenten op de juiste plaats staan, kunt u openstaande taken sluiten en werken aan het succesvol invullen van uw project. Sommige projectleidingen hosten ook een na Mortem-bijeenkomst voordat het project officieel sluit.

Wijzig controleprocesvoorbeeld

Nu u de vijf stappen van een wijzigingcontroleproces begrijpt, is het tijd om ze in actie te brengen. We hebben een voorbeeld samengesteld om u een tastbare plek te geven om te beginnen.

Voordat u uw eigen plan bij elkaar plaatst, is het belangrijk om uw huidige processen en hulpmiddelen te evalueren om ervoor te zorgen dat ze goed zijn voor uw team. Misschien wilt u zelfs een businesscase ofproject Planpresenteren aan stakeholders van het bedrijf.

De inzendingen die u in uw wijzigingslogboek opneemt, kan verschillen, afhankelijk van de soorten wijzigingen die u vaak tegenkomt en hoe ingewikkeld de projecten zijn. Hoewel ingewikkelde projecten die maand maanden in meer veranderingsverzoeken kunnen worden uitgevoerd, hebben kleinere eenmalige projecten mogelijk niet nodig als gedetailleerd van een change-logboek.

Hier is een voorbeeldverwijderlog om u een idee te geven van wat u moet opnemen en hoe u uw eigen formaat kunt formatteren. Dit wijzigingscontrolevoorbeeld omvat:

Naam van het project

Opdrachtnaam

Cessionaris

Opleveringsdatum

Priority-status

Voortgangsstatus

Van type veranderen

Dit eenvoudige formaat is een geweldig startpunt voor een change-log, maar u kunt ervoor kiezen om extra velden toe te voegen, afhankelijk van de complexiteit van uw project.

Wanneer een wijzigingcontroleproces gebruiken

Het is een goed idee om op te merken wanneer u een plan voor verandercontrolebeheer kunt gebruiken, zodat u klaar bent wanneer de tijd komt. Er zijn veel verschillende soorten veranderingen die u mogelijk tegenkomt, afhankelijk van nieuwe initiatieven en de gereedschappen op zijn plaats.

Gemeenschappelijke veranderingen kunnen verzoeken omvatten om tijdlijnen, reorganisatie van informatie of een verandering in de deliverables uit te breiden. Hier zijn enkele extra gevallen waarin u mogelijk een wijzigingcontroleproces wilt gebruiken.

Over Scope: Misschien wilt u overwegen om dit proces te gebruiken wanneer een project over de reikwijdte gaat, ook bekend alsscope kruip .

Projectinconsistenties: als u inconsistenties tijdens een project opmerkt, kan het aanvragen van een wijziging u kan helpen voorkomen dat u later aflosseerbaar kunt herwerken.

Steile doelpunten: in sommige gevallen,OkrsKan buiten bereik zijn en het is een goed idee om die problemen te markeren voordat het project is voltooid.

Nieuwe tools: Als er nieuwe processen of gereedschappen op zijn plaats zijn, kan de verandering onvermijdelijk zijn terwijl u nieuwe problemen tijdens uw eerste paar projecten uitwerkt.

Vraag uw manier aan om te veranderen

Hoewel veranderingen onvermijdelijk zijn, is het goede nieuws een verandering om uw volgende project niet te ontaderen. Door een wijzigingcontroleproces te implementeren, kunt u ervoor zorgen dat het project op schema en communicatie duidelijk en effectief is. Dit zal de productiviteit ondersteunen en verwarring over je verminderenprojectresultaten .

In het geval dat u in verandering komt, is het geruststellend om te weten dat u de juiste processen hebt om de situatie aan te pakken. Wanneer u een verandermanagementplan klaar bent om te gaan, kunt u de negatieve gevolgen beperken die zijn geassocieerd met een verschuiving in strategie en zich blijven concentreren op het leveren van impact.