Processus de planification dans la gestion des événements pour les débutants
La gestion des événements est l'un des moyens les plus courants et les plus efficaces de marque de votre produit, de partager de nouvelles informations ou d'inventions. Cependant, c'est un domaine complexe et Gestion des événements pour les débutants peut être difficile. D'après les recherches:
98% des clients sont plus sujets à acheter un produit ou un service après avoir assisté à un événement pertinent. De plus, au cours des quatre dernières années, 54% des entreprises ont augmenté leurs dépenses d'événement. "
Ainsi, si vous êtes débutant et envisagez d'organiser un événement pour votre entreprise, vous êtes venu au bon endroit!
Dans ce blog, nous avons expliqué à vous quelle est la gestion des événements, 5 processus de planification majeurs dans la gestion des événements pour les débutants ainsi que sur la manière dont vous pouvez utiliser le logiciel pour Optimiser vos processus .
Alors, commençons notre voyage pour vous aider à planifier votre prochain événement réussi! ALORS!
Qu'est-ce que la gestion des événements?
La gestion des événements est un terme bien connu. Ça peut être défini comme :
"La gestion des événements à son noyau est le processus de planification, d'organisation, d'exécution et d'évaluation de toute forme d'événement. Il comprend divers processus de gestion pour son exécution réussie. "
Cependant, ce n'est pas un travail facile. Vous devez jongler autour beaucoup pour planifier un événement de flambère. En tant que débutant, il pourrait être difficile pour vous d'envelopper votre tête autour d'où commencer.
Ainsi, voici un guide pour vous avec toutes les principales étapes impliquées dans le processus de planification.
Voyons tous en détail!
5 Procédés de planification impliqués dans la gestion des événements pour les débutants
C'est la première étape de la processus de planification dans la gestion des événements pour les débutants. À la phase de planification de concept, vous devez organiser ce qui suit:
Esquisser un contour ou le même mémoire pour votre événement. Vous pouvez même organiser une petite réunion où tous les membres de l'équipe discutent des objectifs de l'événement et du résultat que vous prévoyez d'en tirer. Votre brief événement ou la proposition devrait répondre les questions suivantes:
Tu devrais savoir Qui sont vos intervenants et quelles sont leurs attentes et leurs exigences.
Définissez une date provisoire pour votre événement. Marquez toutes les dates provisoires de votre calendrier et partagez-les avec votre équipe pour obtenir une approbation supplémentaire.
Tout en décidant de la salle, il y a quelques points à garder à l'esprit. Par exemple,
Une fois que vous avez des informations concrètes sur votre événement, la prochaine étape est la recherche. Il comprend deux zones en grand. Ceux-ci sont:
Peu importe la notoriété de la marque ou juste un Conférence informative , la recherche sur le marché est essentielle. Cela vous aide à savoir comment pouvez-vous faire de votre événement et attirer un public plus grand.
Vous êtes toujours plus proche du succès si vous savez qui sont vos concurrents. Donc, faites des recherches approfondies sur vos concurrents et explorez des moyens de différencier votre événement.
C'est la troisième étape de la Planification de la gestion des événements processus pour les débutants. Typiquement, cela implique trois parties majeures. Qui sont:
La budgétisation est l'une des pierres de base d'un événement réussi. Planifiez votre budget de manière à ce qu'il n'y ait aucune surprise future.
Générez un battage médiatique et buzz pour attirer un auditoire maximum. Vous pouvez utiliser des plates-formes de médias sociaux ou envoyer des invitations de courrier électronique à des personnes potentielles. De plus, créez un contenu pré-événement pour détourner le public et commercialiser votre événement avec succès.
La logistique et les opérations d'événements impliquent divers aspects, notamment la logistique de la salle, l'entrepôt et la distribution, la gestion du trafic ou le suivi des actifs, etc. La gestion de la logistique est cruciale pour rationaliser vos processus de planification.
Une fois que vous avez tout mis en place devant vous, la prochaine étape est la mise en œuvre. C'est la course de l'événement. Donc, n'arrêtez pas de vous arrêter à la planification, assurez-vous de mettre en œuvre parfaitement votre plan.
Ne vous arrêtez pas simplement parce que votre événement est terminé. Mener des enquêtes pour mesurer la réponse de votre participant. Qu'est-ce qu'ils aiment ou n'aiment pas? Pourquoi ont-ils assisté à l'événement? Ont-ils appris quelque chose? Ce sont divers outils pour recueillir de telles informations. Ces informations vous aideraient à apporter des améliorations dans vos futurs événements et d'obtenir de meilleurs résultats.
Gestionnaire de tâches UDN Pour le processus de planification dans la gestion des événements pour les débutants
C'était comme beaucoup d'informations à saisir, non? Eh bien, faisons tout ce processus de planification facile pour vous. Logiciel de gestion de projet comme Gestionnaire de tâches UDN Vous permet d'automatiser vos processus en quelques clics.
Vous n'avez pas à des notes collantes ou d'écrire un journal manuellement. Voyons comment!
Les diagrammes de Gantt sont un outil efficace pour planifier votre événement. Il donne une visualisation complète de tous les processus en cours, en revue ou effectué. Créez des dépendances Gantt Graphique pour vous assurer de passer d'une étape à la prochaine étape lorsque une certaine condition est remplie.
De plus, un graphique Gantt peut vous aider à automatiser plusieurs autres processus.
Par exemple:
Vous pouvez également consulter notre guide sur la façon d'utiliser Gantt Tablets dans Gestionnaire de tâches UDN !
Chaque fois qu'il y a un événement, vous avez besoin de toutes les mains sur le pont. Avec Gestionnaire de tâches UDN Vous pouvez gérer vos ressources efficacement. Vous pouvez définir votre événement, définir la méthode de facturation, définir le taux de paiement ainsi que allouer des ressources en quelques clics seulement.
Ainsi, cela économisera beaucoup de temps et augmentera l'efficacité.
La gestion des événements nécessite une grande équipe. Maintenant, vous ne pouvez pas être sur leur cou 24/7 pour vous assurer qu'ils font leur travail correctement, non?
Cependant, vous pouvez garder un chèque et un équilibre sur toute votre équipe avec un Outil de gestion d'équipe . Qu'il s'agisse de configurer des réunions, des rappels ou des feuilles de temps, vous pouvez tout faire sous un même toit à tout moment de n'importe où n'importe où.
Pour que votre événement réussisse, collaboration continue est nécessaire entre différents départements. Gestionnaire de tâches UDN Permet à toute votre équipe de collaborer sur une plate-forme. Vous pouvez partager des idées, des fichiers, des documents ou d'autres supports pertinents librement. Cela aide à assurer une transparence complète et une fluidité tout au long du temps.
Conclusion
En bref, vous pouvez suivre les 5 étapes principales mentionnées ci-dessus pour organiser votre événement. Ils sont faciles à mettre en œuvre et efficaces pour rationaliser vos processus.
Cependant, Utilisation du logiciel de gestion de projet Ne vous aidera pas à économiser votre temps mais optimisez également vos processus. Vous serez en mesure de prendre toute votre équipe ensemble et de minimiser le risque de toute erreur potentielle.
ACE votre prochain événement avec nos conseils Pro sur la gestion des événements pour débutants!
Je vous souhaite bonne chance!
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