כיצד להשתמש בניתוח פער להשיג את מטרות עסקיות
סיכום
ניתוח פער הוא התהליך של השוואת הביצועים העסקיים הנוכחיים שלך עם ביצועים רצוי. זה יכול לשמש כדי לעזור להקים את אסטרטגיית החברה ולזהות כל החסרונות העסק שלך יכול להיות. למד כיצד ניתוח פער יכול לעזור לחזק את המטרות העסקיות שלך.
הנה תרחיש: הצוות שלך עומד להתחיל יוזמות תכנון אסטרטגי שלהם לשנה הבאה, אבל הם באמת לא יודעים איפה להתחיל. מה אתה עושה בהמשך?
אם אתה לא בטוח איך להתחיל, לנסות ניתוח פער. מסמך זה יכול לעזור לך לזהות איך להגיע ממצב הנוכחי שלך אל המדינה או בעתיד האידיאלי שלך בסופו של דבר המטרה האולטימטיבית שלך.
מהו ניתוח פערים?
ניתוח הפער (הידוע גם בשם ניתוח צרכים) הוא תהליך של השוואת ביצועים עסקיים הנוכחי שלך עם הביצועים הרצויים. "פער" בניתוח הפער הוא שם העסק שלך כרגע עומד מול איפה אתה רוצה שהעסק שלך יהיה.
יצירת ניתוח פער יכולה לעזור לעסק שלך בכמה דרכים. הנה איך:
אסטרטגיות סיעור מוחות. יצירת ניתוח הפער יכול לעזור לצוותים אסטרטגי להבין תוכניות פעולה פוטנציאליים הם יכולים להשתמש כדי להכות את מטרותיהם.
זיהוי נקודות תורפה. אם העסק שלך לא בצע כצפוי, באמצעות ניתוח פערים יכול לעזור דמות צוות שלך החוצה את שורש פערים בביצועים מסוימים.
מדוד משאבים בפועל. אם הצוות שלך יש עודף של משאבים בסוף השנה, עזרה פחית ניתוח פערים לזהות באופן ספציפי איך הכל היה ביצוע, ואיךהוקצו משאביםכך הם יכולים לשמש ביעילות רבה יותר בעתיד.
מתי לבצע ניתוח פערים
ניתוח הפער הוא כלי ניהול פרויקטים שימושיים שיעזרו לך לזהות איך להגיע מנקודה א 'לנקודה B. אמנם ניתוח הפער ניתן להשתמש בכל עת, אתה יכול לקבל את את רוב הניתוח שלך כאשר אתה מחיל אותו אסטרטגית ל פרויקט או יוזמה מסוים. הנה כמה תרחישים שבהם באמצעות ניתוח פערים יכול לעזור לך לאסוף את הנתונים הקשר שאתה צריך כדי לשפר את העסק שלך.
במהלך תכנון אסטרטגי
אם הקבוצה שלך מחפשים ליצור תוכנית אסטרטגית לצמיחה, באמצעות ניתוח פערים בשלב מוקדם של תהליך התכנון האסטרטגי יכול לעזור לתת לצוות שלך טוב נקודת ההתחלה. ניתוח הפער מספק הדרכה מונחה נתונים על מה הצוות שלך צריך לקבל מן המצב הנוכחי שלהם מטרה סופית ספציפית. יש ככה, הצוות שלך לפחות איזושהי דריסת רגל כשהם מתחילים ביצירת תוכנית אסטרטגית לצמוח ולשפר את העסק שלך.
כשאתם נתקלים בבעיות ביצועים
אם הקבוצה שלך היא מתפקדת באופן בלתי צפוי, יצירת ניתוח פער יכול לעזור לך לזהות כול חסרונות במצב הנוכחי של הקבוצה שלך. ברגע שאתה לזהות את שורש הבעיה של הפער, הצוות שלך יכול לשפר תהליכים כדי לתקן את הבעיה בלי להפריע הייצור. לדוגמה, מנהל הפרויקט בחברת קו הרכבה עשוי להבחין ייצור שאינה בציפיות. לאחר השלמת ניתוח פערים, הם מוצאים את שורש להיות בעיה עם מכונות מסוימות. משום שהם יכולים לתקן את הבעיה, ובגלל מנהל הפרויקט יצר ניתוח פער בעבר, הם מסוגלים לפתח פתרון כדי לפצות את מספר המוצרים שהם לא יוצרו עקב הפגם.
כאשר בעלי העניין זקוקים לפרטים נוספים
אם הקבוצה שלך קומפילצית מידע עסקי למשקיעים או עבור דרישות עסקיות אחרות, ניתוח פער יכול להיות כלי מועיל מאוד. ניתוח פער הוא שימושי במצב הזה כי זה מספק מידע קונטקסטואלי יותר מספרים קשים בדיוק. אם ההנהלה חוששת צוות שלך הוא מתפקד מסיבה כלשהי, ניתוח פער יכול לדכא כול דאגות עם תכנית מפורטת של איך צוות שלך הולך לסגור את הפער.
4 השלבים של יצירת ניתוח פערים
אמנם זה אולי נראה מורכב, יצירת ניתוח הפער הוא לא מסובך כפי שהוא נראה. נסה את תהליך ארבע שלבים כדי ליצור ניתוח הפער עבור הצוות שלך.
1. הגדר את המטרות העסקיות שלך
על מנת להשוות את הביצועים הנוכחיים לביצועים הרצויים, אתה צריך קודם כל להגדיר את מה שהמצב העתידי האידיאלי שלך נראה. אתה יכול לעשות זאת על ידי הגדרת מטרות ניתנות למדידה. כלהגדרת מטרהמתודולוגיה פועלת. אם אינך משתמש כבר באחת, נסה להשתמשמטרות ותוצאות מפתח (OKRS)אוֹאינדיקטורים מרכזיים (KPIS). לא משנה באיזה מסגרת הגדרת מטרה אתה משתמש, ודא שהיעדים שלך הם חכמים: ספציפיים, ניתנים למדידה, בר השגה, מציאותית, וזמן קשורה. המטרות שאתה מגדיר כאן הגדרת כיצד תמדוד ביצועים ומייצגים את המצב הרצוי שברצונך לעסק שלך.
2. Benchmark הביצועים העסקיים הנוכחיים שלך
השתמש בתבנית המטרה שזיהית בשלב הקודם כדי לפנות את הביצועים העסקיים הנוכחיים. אם יש לך נתונים היסטוריים או ניתוחי הפער בעבר, אתה יכול גם להשתמש במידע זה כדי ליידע את benchmarking שלך.
זה גם זמן טוב להעריך את התהליכים הנוכחיים שלך. אם אתה מכוון לבצע שיפורים בתהליך כחלק מהאסטרטגיה שלך, מסתכלים על מצב הנוכחי של התהליך העסקי שלך חשוב. זה יכול לעזור לך לזהות אילומתודולוגיה שיפור התהליךאתה רוצה שהצוות שלך ישתמשו כדי להגיע למצב היעד הרצוי.
3. ניתוח נתוני הפער
זכור כי "הפער" בניתוח הפער הוא ההבדל בין איפה העסק שלך עומד כיום ואיפה אתה רוצה את העסק שלך להיות. עכשיו שאתה מבין את ההבדל, הגיע הזמן לשער שונהאסטרטגיות וטקטיקותהצוות שלך יצטרך לסגור את הפער.
השלב הבא בתהליך זה הוא להבטיח את המטרות שלך הם למעשה בר השגה, ולא רחוק מדי מחוץ להישג ידך. אתה לא רוצה להגדיר מטרה כל כך גבוה כי זה מרגיש בלתי אפשרי. באותו וריד, חשוב לוודא שהצוות שלך מסוגל להשלים את מטרתם בתקופת זמן מוגדרת. אם אתה מבצע שינויים באסטרטגיית הביצועים הנוכחית שלך, האם הצוות שלך עדיין יוכל להשיג את המטרות שאתה ערכת על בסיס מסגרת הזמן הרצוי?
זה במהלך שלב זה כאשר אתה פוגש עם בעלי העניין שלך לסיעור מוחותתכנון אסטרטגייוזמות להכות את המטרות שלך.
4. לקמפל דוח מפורט
לאחר שביצעת את כל המספרים והמטרות העסקיות שלך, יצירת תוכנית פעולה שמתכנית בבירור כיצד הצוות שלך מתכנן לסגור את הפער. חשוב להשתמש הן בנתונים כמותיים, כמו נתוני Benchmark אתה ערכתי בשלב שני, בנוסף לנתונים איכותיים, כגון תהליכים שוטפים ואסטרטגיות שיפור התהליך.
כלי ניתוח פערים נפוצים
אמנם ישנם ארבעה צעדים עיקריים כדי להשלים ניתוח הפער, יש כמה מסגרות אתה יכול להשתמש כדי לסייע בתכנון שלך. הנה כמה המסגרות הנפוצות ביותר אנשים להשתמש עבור הניתוח שלהם.
ניתוח SWOT
א ניתוח SWOTהיא טכניקת ניהול פרויקטים המשמשת לזהות עוצמות, חולשות, הזדמנויות ואיומים על עסק. בדרך כלל, אנשים להשלים ניתוח SWOT על ידי הדמיה כל סעיף במטריצה 2x2.
ברגע שטריקס זה מלא, להשתמש בו כדי לזהות פערים שמגיעים לאור כמו סיעור מוחות צוות שלך כל רבע של מטריקס.
McKinsey 7S דגם
שפותחה על ידי רוברט ה 'וטרמן וטום פיטרס,Mckinsey 7s מסגרתמודל הניהול הוא כזה משמש לעיתים קרובות עבור ניתוח הארגון. הרעיון הוא כי ארגון צריך אלמנטים שבע כי הם כל מיושר וחיזוק אחד אחר. אם חלק אחד מהאלמנטים שבע כבוי, זה יכול להשפיע על העסק כולו.
השבעה S של בעמידתו מודל זה:
מִבְנֶה: איך העסק שלך מאורגן. זה יכול להיות כמה פעילויות מחולקות ואיך צוותות לתקשר אחד עם השני.
אִסטרָטֶגִיָה: הסט הקשה של תוכניות צוות שלך משתמש כדי להזיז את העסק קדימה.
מערכות: כיצד נמדדים בביצועים, יחד עם הליכי שימושי צוות כדי לעשות עסקים.
כישורים: היכולות חברי הצוות שלך לספק עבור העסק שלך.
סִגְנוֹן: דפוסי ההתנהגות של קבוצות מסוימות בתוך העסק שלך.
צוות: האם האנשים מתאימים לך. זה מתייחס גם המאפיינים שלהם ואת הדרכים בהן מטפחת החברה מפתחת הקבוצה שלהם.
ערכים משותפים : ערכים הם עקרונות הליבה המגדירים כיצד חברת גישות עבודה.
ניתן להשתמש במודל זה על ידי בדיקת הקשר בין כל אחת S של שבעה. כשאתה משנה משהו באסטרטגיה, איך זה משפיע על מערכות? ביצוע ניתוח פערים כאן יכול לתת לך תשובות קונקרטיות כיצד כל אחד ההיבטים הללו של הארגון שלך מתייחסים זה לזה.
מודל הלימה נדלר-Tushman
ה מודל הלימה נדלר-Tushmanהוא כלי ניהול עסק שמזהה את שורש בעיות ביצועים. הוא פותח על ידי תיאורטיקנים ארגוניים דוד א נדלר ומייקל ל Tushman בראשית 1980.
הרעיון של מודל נדלר-Tushman הוא כי יש ארבעה מרכיבים עיקריים עסק ויש להם כול קשר ייחודי אחד לשני.
אלה ארבעת היסודות העיקריים הם:
עֲבוֹדָה: כל משימות בודדות המרכיבות את הביצועים של העסק שלך. ישנן שתי נקודות מבט שונות על איך להסתכל על עבודה: מה נעשה ואיך עבודת מעובד.
אֲנָשִׁים: אנשים אשר אינטראקציה כאשר הדברים נעשים. דוגמא לכך כוללות מנהל ודוח הישיר שלהם, אועופרת צוותו קבלן.
מבנה ארגוני: איך העסק שלך המארגנת את עצמה, כמואיך העבודה היא האצילה, מה צוותי עבודה על מה, ואיך תהליכים בנויים.
תַרְבּוּת: כך מיישמת הקבוצה שלךנורמות קבוצתיות, מנהגים, אידאלים טובים, ואת ערכים המשותפים ברחבי החברה.
המודל נדלר-Tushman אז זוגות כל האלמנטים הללו מחוץ לשש שילובים שונים, כך שצוותים יכולים לנתח כיצד העסק שלהם מתנהל. אלה שישה זוגות להיראות כך:
עבודה ואנשים: זה בוחן אשר עובד עושה עבודה מה. האם האנשים הנכונים להשלמת משימות נכון?
עבודה ומבנה: זהו איך הצוות שלך מפתחת תהליכים לעבודה מלאה. האם יש מבנה וארגון מספיק כי ברור לתכתיבים מה עבודה צריכים להסתיים?
עבודה ותרבות: זה מתמקד בסביבה זה נוצר. האם תרבות החברה לקידום הרגלים שאיננו מועילים ביצועים?
אנשים ומבנה: זה מזהה את המבנה הארגוני של הקבוצה שלך. האם הצוות שלך מאורגן בצורה כזאת כי אנשים יכולים לייצר את העבודה הטובה ביותר שלהם?
אנשים ותרבות: זה מתמקד עמדות של עובדים. האם העובדים שלך עובדים תרבות שהיא משמעותית עבורם? האם הם מסוגלים לזהות משאבים כדי לעזור לעצמם להצליח בעבודה?
תרבות ומבנה: זוג זה נוגע לאופן שבו ארגון התרבות והחברה עשויה להשפיע אחד אחר. האם הארגון של מתחרי העסק שלך עםתרבות החברה, או להימנע מכך?
בדומה 7S מודל מקינזי, כשאתה בזוגות כל האלמנטים של המודל נדלר-Tushman, אתה יכול לראות איך שני אלה מתייחסים זה לזה וכיצד שינוי היבט אחד יכול להשפיע על אחרים.
פער קרפט מנתח עם כלי ניהול עבודה
גאפ מנתחת העבודה בצורה הטובה ביותר כאשר המשותף עםבעלי ענייןבאופן נוח ומסודר. כלי ניהול עבודה כמו מנהל המשימות של UDN. יכול לעזור לצוות שלך לארגן מידע לייעל תקשורת עם בעלי עניין, ולכן כולם נמצאים באותו דף. למידע נוסף על איך אתה יכול להשתמש מנהל המשימות של UDN.כדי לסייע בניהול עבודה.
