Cách sử dụng phân tích GAP để đạt được mục tiêu kinh doanh

Tóm lược

Một phân tích GAP là quá trình so sánh hiệu suất kinh doanh hiện tại của bạn với hiệu suất mong muốn của bạn. Nó có thể được sử dụng để giúp thiết lập chiến lược của công ty và xác định bất kỳ thiếu sót nào mà doanh nghiệp của bạn có thể có. Tìm hiểu cách phân tích GAP có thể giúp củng cố mục tiêu kinh doanh của bạn.

Đây là một kịch bản: Nhóm của bạn sắp bắt đầu các sáng kiến lập kế hoạch chiến lược cho năm tới, nhưng họ không thực sự biết bắt đầu từ đâu. Bạn sẽ làm gì tiếp theo?

Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào để bắt đầu, hãy thử phân tích khoảng cách. Tài liệu này có thể giúp bạn xác định cách lấy từ trạng thái hiện tại của bạn vào mục tiêu cuối cùng của trạng thái hoặc cuối cùng của bạn.

Một phân tích khoảng cách là gì?

Một phân tích GAP (còn được gọi là phân tích nhu cầu) là quá trình so sánh hiệu suất kinh doanh hiện tại của bạn với hiệu suất mong muốn của bạn. "GAP" trong một phân tích GAP là nơi doanh nghiệp của bạn hiện đang đứng so với nơi bạn muốn doanh nghiệp của mình.

Tạo một phân tích GAP có thể giúp doanh nghiệp của bạn theo một vài cách. Đây là cách:

Chiến lược động não . Tạo một phân tích GAP có thể giúp các nhóm chiến lược tìm ra các kế hoạch hành động tiềm năng mà họ có thể sử dụng để đạt được mục tiêu của họ.

Xác định điểm yếu . Nếu doanh nghiệp của bạn không thực hiện như mong đợi, sử dụng phân tích GAP có thể giúp nhóm của bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các khoảng trống hiệu suất nhất định.

Đo lường tài nguyên thực tế. . Nếu nhóm của bạn có thặng dư tài nguyên vào cuối năm, một phân tích GAP có thể giúp xác định cụ thể cách mọi thứ hoạt động và như thế nào tài nguyên đã được phân bổ Vì vậy, chúng có thể được sử dụng hiệu quả hơn trong tương lai.

Khi nào nên thực hiện phân tích GAP

Phân tích GAP là một công cụ quản lý dự án hữu ích để giúp bạn xác định cách lấy từ điểm A đến điểm B. Trong khi phân tích khoảng cách có thể được sử dụng bất cứ lúc nào, bạn có thể tận dụng tối đa phân tích khi bạn áp dụng nó một cách chiến lược vào một dự án cụ thể hoặc sáng kiến. Dưới đây là một vài tình huống trong đó sử dụng phân tích GAP có thể giúp bạn thu thập dữ liệu theo ngữ cảnh, bạn cần cải thiện doanh nghiệp của mình.

Trong hoạch định chiến lược

Nếu nhóm của bạn đang tìm cách tạo ra một kế hoạch chiến lược để tăng trưởng, sử dụng phân tích khoảng cách sớm trong quá trình hoạch định chiến lược có thể giúp cung cấp cho đội của bạn một điểm khởi đầu tốt. Một phân tích GAP cung cấp hướng dẫn dựa trên dữ liệu về những gì nhóm của bạn cần để có được từ trạng thái hiện tại của họ đến một mục tiêu cuối cùng. Bằng cách đó, nhóm của bạn có ít nhất một số loại bước chân khi họ bắt đầu tạo ra một kế hoạch chiến lược để phát triển và cải thiện doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn gặp phải sự cố về hiệu suất

Nếu nhóm của bạn bất ngờ bị bất ngờ, việc tạo một phân tích GAP có thể giúp bạn xác định bất kỳ thiếu sót nào trong tình huống hiện tại của nhóm. Khi bạn xác định nguyên nhân gốc rễ của GAP, nhóm của bạn có thể cải thiện các quy trình để khắc phục sự cố mà không làm gián đoạn sản xuất. Ví dụ: người quản lý dự án tại một dây chuyền lắp ráp có thể nhận thấy rằng sản xuất không đáp ứng được mong đợi. Sau khi hoàn thành một phân tích khoảng cách, họ tìm thấy nguyên nhân gốc rễ là một vấn đề với một số máy móc. Bởi vì họ có thể khắc phục sự cố và vì trình quản lý dự án đã tạo ra một phân tích khoảng cách trước đó, họ có thể phát triển một giải pháp để bù đắp số lượng sản phẩm mà họ không được sản xuất do lỗi.

Khi các bên liên quan cần thêm bối cảnh

Nếu nhóm của bạn đang biên dịch thông tin kinh doanh cho các nhà đầu tư hoặc đối với các yêu cầu kinh doanh khác, một phân tích GAP có thể là một công cụ cực kỳ hữu ích. Một phân tích GAP rất hữu ích trong tình huống này vì nó cung cấp nhiều thông tin theo ngữ cảnh hơn là chỉ số cứng. Nếu ban quản lý lo lắng rằng nhóm của bạn đang hoạt động kém về bất kỳ lý do gì, một phân tích khoảng cách có thể dập tắt mọi lo lắng với một kế hoạch chi tiết về cách nhóm của bạn sẽ thu hẹp khoảng cách.

4 bước tạo phân tích khoảng cách

Mặc dù nó có vẻ phức tạp, việc tạo một phân tích khoảng cách không phức tạp như có vẻ như. Hãy thử quy trình bốn bước này để tạo một phân tích GAP cho nhóm của bạn.

1. Xác định mục tiêu kinh doanh của bạn

Để so sánh hiệu suất hiện tại với hiệu suất mong muốn, trước tiên bạn cần xác định trạng thái tương lai lý tưởng của bạn trông như thế nào. Bạn có thể làm điều này bằng cách thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được. Bất cứ thiết lập mục tiêu. Phương pháp làm việc. Nếu bạn chưa sử dụng một, hãy thử sử dụng Mục tiêu và kết quả chính (OKRS) hoặc Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) . Bất kể bạn sử dụng khung thiết lập mục tiêu nào, hãy đảm bảo các mục tiêu của bạn thông minh: cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và giới hạn thời gian. Các mục tiêu bạn đang đặt ở đây xác định cách bạn sẽ đo hiệu suất và thể hiện trạng thái mong muốn mà bạn muốn cho doanh nghiệp của mình.

2. Điểm chuẩn hiệu suất kinh doanh hiện tại của bạn

Sử dụng định dạng mục tiêu mà bạn đã xác định ở bước trước để đánh giá hiệu suất kinh doanh hiện tại của bạn. Nếu bạn có dữ liệu lịch sử hoặc phân tích khoảng cách trong quá khứ, bạn cũng có thể sử dụng thông tin này để thông báo điểm chuẩn của mình.

Đây cũng là thời điểm tốt để đánh giá các quy trình hiện tại của bạn. Nếu bạn đang hướng đến cải tiến quy trình như một phần của chiến lược của mình, hãy xem xét trạng thái hiện tại của quy trình kinh doanh của bạn rất quan trọng. Điều này có thể giúp bạn xác định cái nào Phương pháp cải tiến quy trình. Bạn muốn nhóm của bạn sử dụng để đạt được trạng thái mục tiêu mong muốn.

3. Phân tích dữ liệu GAP

Hãy nhớ rằng "GAP" trong một phân tích khoảng cách là sự khác biệt giữa nơi doanh nghiệp của bạn hiện đang đứng và nơi bạn muốn doanh nghiệp của mình. Bây giờ bạn hiểu sự khác biệt, đã đến lúc đưa ra giả thuyết khác nhau Chiến lược và chiến thuật Đội của bạn sẽ cần phải đóng khoảng cách đó.

Bước tiếp theo trong quy trình này là để đảm bảo mục tiêu của bạn thực sự có thể đạt được và không quá xa với tầm với của đội bạn. Bạn không muốn đặt mục tiêu cao đến mức nó cảm thấy là không thể. Trong cùng một tĩnh mạch, điều quan trọng là đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể hoàn thành mục tiêu của mình trong khoảng thời gian đã đặt. Nếu bạn thay đổi chiến lược hiệu suất hiện tại của mình, nhóm của bạn sẽ vẫn có thể đạt được các mục tiêu bạn đặt dựa trên khung thời gian mong muốn?

Đó là trong bước này khi bạn gặp các bên liên quan của mình để động não lập kế hoạch chiến lược các sáng kiến để đạt được mục tiêu của bạn.

4. Biên dịch một báo cáo chi tiết

Khi bạn đã củng cố tất cả các số và mục tiêu kinh doanh của mình, hãy tạo một kế hoạch hành động rõ ràng ra lệnh cho nhóm của bạn có kế hoạch thu hẹp khoảng cách. Điều quan trọng là sử dụng cả hai dữ liệu định lượng, như dữ liệu điểm chuẩn bạn đã biên dịch ở bước hai, ngoài dữ liệu định tính, chẳng hạn như các quy trình hiện tại và các chiến lược cải tiến quy trình trong quá khứ.

Công cụ phân tích GAP chung

Mặc dù có bốn bước chính để hoàn thành phân tích GAP, có một số khung bạn có thể sử dụng để hỗ trợ trong kế hoạch của mình. Dưới đây là một số khung công tác phổ biến nhất mà mọi người sử dụng để phân tích của họ.

phân tích sự làm việc quá nhiều

MỘT phân tích sự làm việc quá nhiều là một kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và các mối đe dọa cho một doanh nghiệp. Thông thường, mọi người hoàn thành phân tích SWOT bằng cách trực quan hóa từng phần trong Ma trận 2x2.

Khi ma trận này được lấp đầy, hãy sử dụng nó để xác định các khoảng trống đến ánh sáng khi nhóm của bạn động não từng góc phần tư của ma trận.

MCKINESEY 7S MODEL.

Được phát triển bởi Robert H. Waterman và Tom Peters, The Khung McKinsey 7S. là một mô hình quản lý thường được sử dụng để phân tích tổ chức. Ý tưởng là một tổ chức cần bảy yếu tố đều được căn chỉnh và củng cố lẫn nhau. Nếu một phần của bảy yếu tố bị tắt, nó có thể ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.

Kết cấu : Làm thế nào doanh nghiệp của bạn được tổ chức. Điều này có thể có nghĩa là cách các hoạt động được chia và cách các đội giao tiếp với nhau.

Chiến lược : Tập hợp các kế hoạch khó khăn mà nhóm của bạn sử dụng để di chuyển doanh nghiệp về phía trước.

Hệ thống : Cách đo lường hiệu suất, cùng với các thủ tục mà nhóm sử dụng để làm kinh doanh.

Kỹ năng : Năng lực của các thành viên trong nhóm của bạn cung cấp cho doanh nghiệp của bạn.

Phong cách : Các mẫu hành vi của các nhóm nhất định trong doanh nghiệp của bạn.

Nhân Viên : Các cá nhân làm việc cho bạn. Điều này cũng đề cập đến đặc điểm và cách của họ mà công ty nuôi dưỡng và phát triển đội của họ.

Giá trị chia sẻ : Các giá trị là các nguyên tắc cốt lõi xác định cách công ty của bạn tiếp cận hoạt động.

Bạn có thể sử dụng mô hình này bằng cách thử nghiệm mối quan hệ giữa mỗi bảy s. Khi bạn thay đổi một cái gì đó trong chiến lược, làm thế nào mà ảnh hưởng đến hệ thống? Thực hiện phân tích GAP ở đây có thể cung cấp cho bạn câu trả lời cụ thể về cách mỗi khía cạnh của tổ chức của bạn liên quan với nhau.

Mô hình hợp nhất Nadler-Tushman

Các Mô hình hợp nhất Nadler-Tushman là một công cụ quản lý kinh doanh xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề về hiệu suất. Nó được phát triển bởi các nhà lý thuyết tổ chức David A. Nadler và Michael L. Tushman vào đầu những năm 1980.

Ý tưởng về mô hình Nadler-Tushman là có bốn yếu tố chính cho một doanh nghiệp và chúng có mối quan hệ độc đáo với nhau.

Công việc : Tất cả các nhiệm vụ riêng biệt tạo nên hiệu suất của doanh nghiệp của bạn. Có hai quan điểm khác nhau về cách xem xét làm việc: những gì được thực hiện và cách thức hoạt động đó được xử lý.

Mọi người : Các cá nhân tương tác khi mọi thứ được thực hiện. Một số ví dụ về điều này bao gồm một người quản lý và báo cáo trực tiếp của họ hoặc một Đội dẫn và một nhà thầu.

Cơ cấu tổ chức : Làm thế nào doanh nghiệp của bạn tổ chức chính nó, như Làm thế nào công việc được ủy quyền , những đội nào làm việc trên những gì, và cách xây dựng quy trình.

Văn hoá : Đây là cách nhóm của bạn thực hiện định mức nhóm. , Thực tiễn tốt nhất, lý tưởng và các giá trị được chia sẻ trên khắp công ty của bạn.

Mô hình Nadler-Tushman sau đó kết hợp từng yếu tố này thành sáu kết hợp khác nhau, vì vậy các đội có thể phân tích hoạt động kinh doanh của họ như thế nào. Sáu cặp đó trông như thế này:

Công việc và mọi người : Điều này có vẻ mà nhân viên đang làm những gì làm việc. Đúng người đã hoàn thành các nhiệm vụ phù hợp?

Công việc và cấu trúc : Đây là cách nhóm của bạn phát triển các quy trình để hoàn thành công việc. Có đủ cấu trúc và tổ chức rõ ràng ra lệnh về công việc nào cần hoàn thành?

Làm việc và văn hóa : Điều này tập trung vào môi trường được tạo ra. Văn hóa công ty của bạn có thúc đẩy thói quen có lợi cho hiệu suất không?

Người và cấu trúc. : Điều này xác định cấu trúc tổ chức của nhóm của bạn. Nhóm của bạn có tổ chức theo cách mà các cá nhân có thể tạo ra công việc tốt nhất của họ không?

Người và văn hóa. : Điều này tập trung vào thái độ của nhân viên. Là nhân viên của bạn làm việc trong một nền văn hóa có hiệu quả đối với họ? Họ có thể xác định tài nguyên để giúp mình thành công trong công việc không?

Văn hóa và cấu trúc. : Cặp này liên quan đến cách tổ chức văn hóa và công ty có thể ảnh hưởng đến nhau. Tổ chức doanh nghiệp của bạn có cạnh tranh với văn hóa công ty , hoặc giúp nó?

Tương tự như mô hình McKINEYY 7S, khi bạn ghép từng phần tử của mô hình Nadler-Tushman, bạn có thể thấy hai yếu tố liên quan đến nhau như thế nào và cách thay đổi một khía cạnh có thể ảnh hưởng đến mặt khác.

Phân tích GAP thủ công với một công cụ quản lý công việc

Phân tích khoảng cách hoạt động tốt nhất khi được chia sẻ với Các bên liên quan một cách thuận tiện và có tổ chức. Một công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN Có thể giúp nhóm của bạn sắp xếp thông tin và hợp lý hóa giao tiếp với các bên liên quan, vì vậy mọi người đều ở trên cùng một trang. Tìm hiểu thêm về cách bạn có thể sử dụng Quản lý tác vụ UDN để hỗ trợ quản lý công việc.