Πώς να χρησιμοποιήσετε μια ανάλυση κενού για την επίτευξη επιχειρηματικών στόχων
Περίληψη
Μια ανάλυση GAP είναι η διαδικασία σύγκρισης της τρέχουσας επιχειρησιακής σας απόδοσης με την επιθυμητή απόδοση. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βοηθήσει στην καθιέρωση της στρατηγικής της εταιρείας και να εντοπίσει τυχόν ελλείψεις που μπορεί να έχει η επιχείρησή σας. Μάθετε πώς μια ανάλυση κενού μπορεί να σας βοηθήσει να ενισχύσετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους.
Εδώ είναι ένα σενάριο: Η ομάδα σας πρόκειται να ξεκινήσει τις πρωτοβουλίες στρατηγικού σχεδιασμού τους για το επόμενο έτος, αλλά δεν γνωρίζουν πραγματικά πού να ξεκινήσουν. Τι κάνεις στη συνέχεια;
Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να ξεκινήσετε, δοκιμάστε μια ανάλυση χάσματος. Αυτό το έγγραφο μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τον τρόπο απόκτησης από την τρέχουσα κατάστασή σας στο ιδανικό σας μελλοντικό κράτος-ή τον τελικό τελικό σας στόχο.
Τι είναι μια ανάλυση χάσματος;
Μια ανάλυση κενού (επίσης γνωστή ως ανάλυση αναγκών) είναι η διαδικασία σύγκρισης της τρέχουσας επιχειρησιακής σας απόδοσης με την επιθυμητή απόδοση. Το "κενό" σε μια ανάλυση χάσματος είναι όπου η επιχείρησή σας σήμερα βρίσκεται σε σχέση με το πού θέλετε να είναι η επιχείρησή σας.
Η δημιουργία μιας ανάλυσης κενού μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας με μερικούς τρόπους. Δείτε πώς:
Στρατηγικές Brainstorm. Η δημιουργία μιας ανάλυσης κενού μπορεί να βοηθήσει τις στρατηγικές ομάδες να καταλάβουν τα δυνητικά σχέδια δράσης που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να χτυπήσουν τους στόχους τους.
Προσδιορίστε τα αδύναμα σημεία. Εάν η επιχείρησή σας δεν εκτελέστηκε όπως αναμενόταν, η χρήση μιας ανάλυσης κενού μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να καταλάβει τη βασική αιτία ορισμένων κενών απόδοσης.
Μετρήστε τους πραγματικούς πόρους. Εάν η ομάδα σας έχει πλεόνασμα πόρων στο τέλος του έτους, μια ανάλυση χάσματος μπορεί να βοηθήσει να προσδιορίσει συγκεκριμένα πώς τα πάντα εκτελούσαν και πώςΟι πόροι διατέθηκανΈτσι μπορούν να χρησιμοποιηθούν πιο αποτελεσματικά στο μέλλον.
Πότε να εκτελέσετε μια ανάλυση χάσματος
Μια ανάλυση χάσματος είναι ένα χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης έργου για να σας βοηθήσει να εντοπίσετε πώς να φτάσετε από το σημείο Α στο σημείο Β. Ενώ μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια ανάλυση κενού ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ανάλυσή σας όταν το εφαρμόζετε στρατηγικά σε ένα Ειδικό έργο ή πρωτοβουλία. Ακολουθούν μερικά σενάρια όπου η χρήση μιας ανάλυσης κενού μπορεί να σας βοηθήσει να συγκεντρώσετε τα συμφραζόμενα δεδομένα που χρειάζεστε για να βελτιώσετε την επιχείρησή σας.
Κατά τη διάρκεια του στρατηγικού σχεδιασμού
Εάν η ομάδα σας ψάχνει να δημιουργήσει ένα στρατηγικό σχέδιο για την ανάπτυξη, η χρήση μιας ανάλυσης κενού νωρίς στη διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε στην ομάδα σας ένα καλό σημείο εκκίνησης. Μια ανάλυση κενού παρέχει καθοδήγηση που βασίζεται σε δεδομένα σχετικά με το τι πρέπει να πάρει η ομάδα σας από την τρέχουσα κατάσταση τους σε ένα συγκεκριμένο τελικό στόχο. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας έχει τουλάχιστον κάποιο είδος βάσης όταν αρχίζουν να δημιουργούν ένα στρατηγικό σχέδιο για να αναπτυχθούν και να βελτιώσουν την επιχείρησή σας.
Όταν αντιμετωπίζετε προβλήματα απόδοσης
Εάν η ομάδα σας είναι απροσδόκητη απόδοση, η δημιουργία μιας ανάλυσης κενού μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν ελλείψεις στην τρέχουσα κατάσταση της ομάδας σας. Μόλις εντοπίσετε τη βασική αιτία του χάσματος, η ομάδα σας μπορεί να βελτιώσει τις διαδικασίες για να διορθώσει το ζήτημα χωρίς διακοπή της παραγωγής. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής έργου σε μια γραμμή συναρμολόγησης μπορεί να παρατηρήσει ότι η παραγωγή δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες. Μετά την ολοκλήρωση μιας ανάλυσης κενών, βρίσκουν τη βασική αιτία να είναι ένα ζήτημα με κάποια μηχανήματα. Επειδή είναι σε θέση να διορθώσουν το ζήτημα και επειδή ο διαχειριστής του έργου δημιούργησε προηγουμένως μια ανάλυση χάσματος, είναι σε θέση να αναπτύξουν μια λύση για να αντισταθμίσουν τον αριθμό των προϊόντων που δεν παράγονται λόγω του ελαττώματος.
Όταν οι ενδιαφερόμενοι χρειάζονται πρόσθετο πλαίσιο
Εάν η ομάδα σας καταρτίζει επιχειρηματικές πληροφορίες για τους επενδυτές ή για άλλες επιχειρηματικές απαιτήσεις, μια ανάλυση κενού μπορεί να είναι ένα εξαιρετικά εξυπηρετικό εργαλείο. Μια ανάλυση χάσματος είναι χρήσιμη σε αυτή την κατάσταση, επειδή παρέχει περισσότερες πληροφορίες συμφραζομένων από τους απλούς αριθμούς. Εάν η διοίκηση ανησυχούν ότι η ομάδα σας υποτιμάται για οποιονδήποτε λόγο, μια ανάλυση κενού μπορεί να ζητήσει οποιαδήποτε ανησυχία με ένα λεπτομερές σχέδιο για το πώς η ομάδα σας θα κλείσει το κενό.
Τα 4 βήματα της δημιουργίας ανάλυσης κενού
Ενώ μπορεί να φαίνεται περίπλοκο, η δημιουργία μιας ανάλυσης κενού δεν είναι τόσο περίπλοκη όσο φαίνεται. Δοκιμάστε αυτή τη διαδικασία τεσσάρων βημάτων για να δημιουργήσετε μια ανάλυση χάσματος για την ομάδα σας.
1. Καθορίστε τους επιχειρηματικούς σας στόχους
Για να συγκρίνετε την τρέχουσα απόδοση στην επιθυμητή απόδοση, πρέπει πρώτα να ορίσετε ποιο είναι το ιδανικό σας μελλοντικό κράτος. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας μετρήσιμους στόχους. Οποιοςο καθορισμός του στόχουΜεθοδολογία λειτουργεί. Εάν δεν χρησιμοποιείτε ήδη ένα, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετεΣτόχοι και βασικά αποτελέσματα (ΟΚΡΑ) ή Βασικοί δείκτες απόδοσης (KPI). Ανεξάρτητα από το ποιό πλαίσιο του στόχου που χρησιμοποιείτε, βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι σας είναι έξυπνοι: ειδικοί, μετρήσιμοι, εφικτός, ρεαλιστικός και χρονικός δεσμευμένος. Οι στόχοι που ρυθμίζετε εδώ καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο θα μετρήσετε την απόδοση και θα εκπληρώσετε την επιθυμητή κατάσταση που θέλετε για την επιχείρησή σας.
2. Benchmark την τρέχουσα επιχειρηματική σας απόδοση
Χρησιμοποιήστε τη μορφή στόχου που εντοπίσατε στο προηγούμενο βήμα για να συγκριθείτε την τρέχουσα επιχειρηματική σας απόδοση. Εάν έχετε ιστορικά δεδομένα ή παρελθούσες αναλύσεις χάσματος, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να ενημερώσετε τη συγκριτική σας αξιολόγηση.
Αυτός είναι επίσης μια καλή στιγμή για να αξιολογήσετε τις τρέχουσες διαδικασίες σας. Εάν στοχεύετε να κάνετε τη βελτίωση της διαδικασίας ως μέρος της στρατηγικής σας, η εξέταση της τρέχουσας κατάστασης της επιχειρησιακής σας διαδικασίας είναι σημαντική. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιοΜεθοδολογία βελτίωσης της διαδικασίαςΘέλετε η ομάδα σας να χρησιμοποιήσει για να φτάσει στην επιθυμητή κατάσταση στόχου.
3. Αναλύστε τα δεδομένα του χάσματος
Θυμηθείτε ότι το "κενό" σε μια ανάλυση κενού είναι η διαφορά μεταξύ όπου βρίσκεται η επιχείρησή σας και όπου θέλετε να είναι η επιχείρησή σας. Τώρα που καταλαβαίνετε τη διαφορά, ήρθε η ώρα να υποθέσετε διαφορετικάΣτρατηγικές και τακτικέςΗ ομάδα σας θα χρειαστεί να κλείσει αυτό το κενό.
Το επόμενο βήμα σε αυτή τη διαδικασία είναι να διασφαλιστεί ότι οι στόχοι σας είναι πραγματικά εφικτοί, και όχι πολύ μακριά από την ομάδα της ομάδας σας. Δεν θέλετε να ορίσετε ένα γκολ τόσο υψηλό που αισθάνεται αδύνατο. Στο ίδιο φλέβα, είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας είναι σε θέση να ολοκληρώσει το στόχο του στην καθορισμένη χρονική περίοδο. Εάν κάνετε αλλαγές στην τρέχουσα στρατηγική απόδοσης, η ομάδα σας θα εξακολουθήσει να είναι σε θέση να επιτύχει τους στόχους που ορίσατε με βάση το επιθυμητό χρονικό πλαίσιο;
Είναι κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος όταν συναντάτε τους ενδιαφερόμενους σας για να δημιουργήσετε brainstormστρατηγικό σχεδιασμόπρωτοβουλίες για να χτυπήσετε τους στόχους σας.
4. Συγκρίνουμε μια λεπτομερή αναφορά
Μόλις στερεοποιήσετε όλους τους αριθμούς και τους επιχειρηματικούς σας στόχους, δημιουργήστε ένα σχέδιο δράσης που υπαγορεύει σαφώς πώς η ομάδα σας σχεδιάζει να κλείσει το κενό. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε τόσο τα ποσοτικά δεδομένα, όπως τα δεδομένα αναφοράς που καταρτίσαμε στο βήμα δύο, εκτός από τα ποιοτικά δεδομένα, όπως οι τρέχουσες διαδικασίες και οι στρατηγικές βελτίωσης της διαδικασίας.
Εργαλεία ανάλυσης κοινών κενών
Ενώ υπάρχουν τέσσερα βασικά βήματα για την ολοκλήρωση μιας ανάλυσης κενού, υπάρχουν ορισμένα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βοηθήσετε στον προγραμματισμό σας. Ακολουθούν ορισμένα από τα πιο κοινά πλαίσια που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι για την ανάλυσή τους.
Ανάλυση SWOT
ΕΝΑΑνάλυση SWOTΕίναι μια τεχνική διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό των πλεονεκτημάτων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών για μια επιχείρηση. Συνήθως, οι άνθρωποι ολοκληρώνουν μια ανάλυση SWOT οπωσως κάθε τμήματος σε μια μήτρα 2x2.
Μόλις γεμίσει αυτή η μήτρα, χρησιμοποιήστε το για να εντοπίσετε τα κενά που έρχονται στο φως καθώς η ομάδα σας υποστηρίζει κάθε τεταρτημόριο της μήτρας.
McKinsey 7S μοντέλο
Που αναπτύχθηκε από τον Robert H. Waterman και Tom Peters, τοMcKinsey 7S πλαίσιοΕίναι ένα μοντέλο διαχείρισης που χρησιμοποιείται συχνά για την ανάλυση οργάνων. Η ιδέα είναι ότι ένας οργανισμός χρειάζεται επτά στοιχεία που όλοι ευθυγραμμίζονται και ενισχύουν ο ένας τον άλλον. Εάν ένα μέρος των επτά στοιχείων είναι απενεργοποιημένο, μπορεί να επηρεάσει ολόκληρη την επιχείρηση.
Οι επτά s σε αυτό το μοντέλο είναι για:
Δομή: Πώς οργανώνεται η επιχείρησή σας. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει πώς διαιρούνται οι δραστηριότητες και πώς οι ομάδες επικοινωνούν μεταξύ τους.
Στρατηγική: Το σκληρό σύνολο των σχεδίων που χρησιμοποιεί η ομάδα σας για να μετακινήσει την επιχείρηση προς τα εμπρός.
Συστήματα: Πώς μετριέται η απόδοση, μαζί με τις διαδικασίες που χρησιμοποιεί η ομάδα για να κάνει επιχειρήσεις.
Δεξιότητες: Οι ικανότητες που παρέχουν τα μέλη της ομάδας σας.
Στυλ: Τα πρότυπα συμπεριφοράς ορισμένων ομάδων μέσα στην επιχείρησή σας.
Προσωπικό: Τα άτομα που εργάζονται για εσάς. Αυτό αναφέρεται επίσης στα χαρακτηριστικά τους και στους τρόπους τους την εταιρεία να καλλιεργεί και αναπτύσσει την ομάδα τους.
Κοινές αξίες : Οι αξίες είναι οι βασικές αρχές που ορίζουν τον τρόπο προσέγγισης της εταιρείας σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το μοντέλο δοκιμάζοντας τη σχέση μεταξύ καθενός από τα επτά s. Όταν αλλάζετε κάτι στη στρατηγική, πώς επηρεάζει τα συστήματα; Η εκτέλεση μιας ανάλυσης κενού εδώ μπορεί να σας δώσει συγκεκριμένες απαντήσεις στον τρόπο με τον οποίο κάθε μία από αυτές τις πτυχές του οργανισμού σας σχετίζεται μεταξύ τους.
Μοντέλο μάθησης NADLER-TUSHMAN
ο Μοντέλο μάθησης NADLER-TUSHMANΕίναι ένα εργαλείο διαχείρισης επιχειρήσεων που προσδιορίζει τη βασική αιτία των ζητημάτων απόδοσης. Αναπτύχθηκε από οργανωτικούς θεωρητικούς David A. Nadler και Michael L. Tushman στις αρχές της δεκαετίας του 1980.
Η ιδέα του μοντέλου Nadler-Tushman είναι ότι υπάρχουν τέσσερα βασικά στοιχεία σε μια επιχείρηση και όλοι έχουν μοναδικές σχέσεις μεταξύ τους.
Αυτά τα τέσσερα κύρια στοιχεία είναι:
Δουλειά: Όλες οι μεμονωμένες εργασίες που αποτελούν την απόδοση της επιχείρησής σας. Υπάρχουν δύο διαφορετικές προοπτικές για το πώς να εξετάσουμε την εργασία: τι γίνεται και πώς επεξεργάζεται η εργασία αυτή.
Ανθρωποι: Τα άτομα που αλληλεπιδρούν όταν γίνονται τα πράγματα. Μερικά παραδείγματα σχετικά με αυτό περιλαμβάνουν έναν διαχειριστή και την άμεση αναφορά τους, ή έναΟμάδακαι έναν ανάδοχο.
Οργανωτική δομή: Πώς οργανώνει η επιχείρησή σας, όπωςΠώς μεταβιβάζονται οι εργασίες, ποιες ομάδες εργάζονται για το τι, και πώς κατασκευάζονται οι διαδικασίες.
Πολιτισμός: Έτσι η ομάδα σας εφαρμόζειΚανόνες ομάδας, βέλτιστες πρακτικές, ιδανικά και κοινές αξίες σε όλη την εταιρεία σας.
Το μοντέλο NADLER-TUSHMAN συνεπάγεται κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία σε έξι διαφορετικούς συνδυασμούς, έτσι ώστε οι ομάδες να μπορούν να αναλύσουν πώς εκτελεί η επιχείρησή τους. Αυτά τα έξι ζευγάρια μοιάζουν με αυτό:
Εργασία και άνθρωποι: Αυτό εξετάζει τον οποίο οι εργαζόμενοι κάνουν τι δουλειά. Είναι οι σωστοί άνθρωποι που ολοκληρώνουν τα σωστά καθήκοντα;
Εργασία και δομή: Έτσι αναπτύσσει η ομάδα σας διαδικασίες για την ολοκλήρωση της εργασίας. Υπάρχει αρκετή δομή και οργάνωση που υπαγορεύει σαφώς ποια εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί;
Εργασία και πολιτισμός: Αυτό επικεντρώνεται στο περιβάλλον που δημιουργήθηκε. Η εταιρεία σας πολιτισμός προωθεί τις συνήθειες που είναι ευεργετικές για την απόδοση;
Άνθρωποι και Δομή: Αυτό προσδιορίζει την οργανωτική δομή της ομάδας σας. Η ομάδα σας οργανώνεται με τέτοιο τρόπο ώστε τα άτομα να παράγουν την καλύτερη δουλειά τους;
Άνθρωποι και πολιτισμός: Αυτό επικεντρώνεται στις στάσεις των εργαζομένων. Οι υπάλληλοί σας εργάζονται σε μια κουλτούρα που είναι παραγωγική γι 'αυτούς; Είναι σε θέση να εντοπίσουν πόρους για να βοηθήσουν τους εαυτούς τους να είναι επιτυχείς στην εργασία;
Πολιτισμός και δομή: Αυτό το ζεύγος σχετίζεται με τον τρόπο με τον οποίο ο οργανισμός πολιτισμού και εταιρείας μπορεί να επηρεάσει το ένα το άλλο. Μήπως η οργάνωση της επιχείρησής σας ανταγωνίζεται με τοΠολιτισμός εταιρειώνή να το βοηθήσει;
Παρόμοια με το μοντέλο McKinsey 7S, όταν συνδυάζετε κάθε ένα από τα στοιχεία του μοντέλου Nadler-Tushman, μπορείτε να δείτε πώς αυτά τα δύο σχετίζονται μεταξύ τους και πώς η αλλαγή μιας πτυχής μπορεί να επηρεάσει το άλλο.
Αναλύει το GAP Craft με ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας
Οι αναλύσεις GAP λειτουργούν καλύτερα όταν μοιράζονταιενδιαφερόμενα μέρημε έναν βολικό και οργανωμένο τρόπο. Ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας όπως UDN Task Manager Μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να οργανώσει πληροφορίες και να βελτιώσει την επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη, οπότε όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε UDN Task ManagerΓια να βοηθήσετε στη διαχείριση της εργασίας.
