کاروباری اہداف کو حاصل کرنے کے لئے ایک فرق تجزیہ کا استعمال کیسے کریں
خلاصہ
ایک خلا کا تجزیہ آپ کی مطلوبہ کارکردگی کے ساتھ اپنے موجودہ کاروباری کارکردگی کا موازنہ کرنے کا عمل ہے. کمپنی کی حکمت عملی قائم کرنے میں مدد کرنے کے لئے یہ استعمال کیا جا سکتا ہے اور آپ کے کاروبار میں کسی بھی کمی کی شناخت کی شناخت کی جا سکتی ہے. جانیں کہ فرق کس طرح تجزیہ آپ کے کاروباری مقاصد کو مضبوط بنانے میں مدد کرسکتا ہے.
یہاں ایک منظر ہے: آپ کی ٹیم اگلے سال کے لئے اپنی اسٹریٹجک منصوبہ بندی کے اقدامات شروع کرنے کے بارے میں ہے، لیکن وہ واقعی یہ نہیں جانتے کہ کہاں شروع کرنا ہے. آپ کیا کرتے ہیں
اگر آپ کو اس بات کا یقین نہیں ہے کہ کس طرح شروع کرنے کے لئے، ایک خلا تجزیہ کی کوشش کریں. یہ دستاویز آپ کی شناخت میں مدد کرسکتا ہے کہ آپ کی موجودہ ریاست سے آپ کے مثالی مستقبل کی ریاست یا آپ کے حتمی اختتام مقصد سے کیسے حاصل ہو.
فرق کا تجزیہ کیا ہے؟
ایک فرق تجزیہ (ایک ضروریات کے تجزیہ کے طور پر بھی جانا جاتا ہے) آپ کی مطلوبہ کارکردگی کے ساتھ آپ کی موجودہ کاروباری کارکردگی کا موازنہ کرنے کا عمل ہے. خلا کے تجزیہ میں "گپ" یہ ہے کہ آپ کا کاروبار فی الحال اس کے مقابلے میں ہے جہاں آپ اپنے کاروبار کو چاہتے ہیں.
ایک خلا کا تجزیہ بنانا آپ کے کاروبار کو چند طریقوں میں مدد مل سکتی ہے. یہاں کیسے ہے:
دماغی حکمت عملی. ایک خلا کا تجزیہ بنانا اسٹریٹجک ٹیموں کو ممکنہ کارروائی کے منصوبوں کو پتہ چلتا ہے کہ وہ اپنے مقاصد کو مارنے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں.
کمزور پوائنٹس کی شناخت. اگر آپ کا کاروبار متوقع طور پر انجام نہیں دیا جائے تو، ایک خلا کے تجزیہ کا استعمال کرتے ہوئے آپ کی ٹیم کو مخصوص کارکردگی کے فرقوں کی جڑ کی وجہ سے پتہ لگانے میں مدد مل سکتی ہے.
اصل وسائل کی پیمائش کریں. اگر آپ کی ٹیم سال کے اختتام پر وسائل کے اضافے میں ہے تو، ایک فرق تجزیہ کو خاص طور پر شناخت کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ سب کچھ کیسے انجام دے رہا ہے، اور کس طرحوسائل مختص کیے گئے تھےلہذا وہ مستقبل میں زیادہ مؤثر طریقے سے استعمال کیا جا سکتا ہے.
خلا تجزیہ انجام دینے کے لئے
ایک خلا کا تجزیہ ایک مفید پروجیکٹ مینجمنٹ کا آلہ ہے جس سے آپ کو نشاندہی کرنے میں مدد کرنے میں مدد ملتی ہے. مخصوص منصوبے یا پہل. یہاں چند نظریات ہیں جہاں خلا تجزیہ کا استعمال کرتے ہوئے آپ کو آپ کے کاروبار کو بہتر بنانے کے لئے سیاحت کے اعداد و شمار کو جمع کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
اسٹریٹجک منصوبہ بندی کے دوران
اگر آپ کی ٹیم ترقی کے لئے ایک اسٹریٹجک منصوبہ تیار کرنا ہے تو، اسٹریٹجک منصوبہ بندی کے عمل میں ابتدائی خلا تجزیہ کا استعمال کرتے ہوئے آپ کی ٹیم کو ایک اچھا نقطہ نظر دینے میں مدد مل سکتی ہے. ایک خلا کا تجزیہ آپ کی ٹیم کو اپنی موجودہ ریاست سے مخصوص اختتام کے مقصد سے حاصل کرنے کی ضرورت ہے اس پر ڈیٹا پر مبنی رہنمائی فراہم کرتا ہے. اس طرح، آپ کی ٹیم کم از کم کچھ قسم کے پاؤں ہے جب وہ آپ کے کاروبار کو بڑھانے اور بہتر بنانے کے لئے ایک اسٹریٹجک منصوبہ بنانا شروع کرتے ہیں.
جب آپ کارکردگی کے مسائل کا سامنا کرتے ہیں
اگر آپ کی ٹیم غیر متوقع طور پر زیر اثر ہے تو، ایک فرق کا تجزیہ پیدا کرنے میں آپ کی ٹیم کی موجودہ صورت حال میں کسی بھی کمی کی شناخت میں مدد مل سکتی ہے. ایک بار جب آپ خلا کی جڑ کی وجہ سے شناخت کرتے ہیں تو، آپ کی ٹیم پیداوار میں رکاوٹ کے بغیر اس مسئلے کو حل کرنے کے عمل کو بہتر بنا سکتی ہے. مثال کے طور پر، ایک اسمبلی لائن میں ایک پروجیکٹ مینیجر یہ محسوس کر سکتا ہے کہ پیداوار توقعات سے متعلق نہیں ہے. ایک خلا کے تجزیہ کو مکمل کرنے کے بعد، وہ کچھ مشینری کے ساتھ ایک مسئلہ بننے کا بنیادی سبب تلاش کرتے ہیں. کیونکہ وہ اس مسئلے کو حل کرنے کے قابل ہیں، اور اس وجہ سے کہ پراجیکٹ مینیجر نے پہلے ہی ایک فرق تجزیہ کی تخلیق کی ہے، وہ مصنوعات کی تعداد کے لئے تیار کرنے کے لئے ایک حل تیار کرنے کے قابل ہیں جو وہ خرابی کی وجہ سے تیار نہیں تھے.
جب اسٹیک ہولڈرز اضافی سیاق و سباق کی ضرورت ہے
اگر آپ کی ٹیم سرمایہ کاروں یا دیگر کاروباری ضروریات کے لئے کاروباری معلومات مرتب کررہے ہیں تو، ایک فرق کا تجزیہ ایک انتہائی مددگار آلہ ہوسکتا ہے. اس صورت حال میں ایک فرق کا تجزیہ مفید ہے کیونکہ یہ صرف مشکل نمبروں سے زیادہ متعلقہ معلومات فراہم کرتا ہے. اگر انتظامیہ فکر مند ہے کہ آپ کی ٹیم کسی بھی وجہ سے کم ہوتی ہے تو، ایک فرق تجزیہ کسی بھی تشویش کو ایک تفصیلی منصوبہ کے ساتھ کسی بھی تشویش سے نکل سکتا ہے کہ آپ کی ٹیم خلا کو بند کرنے کے لئے کس طرح ہے.
خلا تجزیہ بنانے کے 4 مراحل
جبکہ یہ پیچیدہ لگ سکتا ہے، ایک فرق کا تجزیہ پیدا کرنے کے طور پر پیچیدہ نہیں ہے جیسا کہ ایسا لگتا ہے. اپنی ٹیم کے لئے ایک فرق تجزیہ تخلیق کرنے کے لئے اس چار مرحلے کے عمل کی کوشش کریں.
1. اپنے کاروباری مقاصد کی وضاحت کریں
مطلوبہ کارکردگی کو موجودہ کارکردگی کا موازنہ کرنے کے لئے، آپ کو سب سے پہلے آپ کی مثالی مستقبل کی ریاست کی طرح نظر انداز کرنے کی ضرورت ہے. آپ اس پیمائش کے اہداف کو ترتیب دے کر کر سکتے ہیں. کوئیمقصد ترتیبطریقہ کار کام کرتا ہے. اگر آپ پہلے ہی استعمال نہیں کرتے ہیں تو، استعمال کرنے کی کوشش کریںمقاصد اور کلیدی نتائج (اوکس) یا کلیدی کارکردگی اشارے (KPIS). اس کے باوجود جس میں آپ کو استعمال کیا جاتا مقصد کی ترتیب فریم ورک، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے مقاصد ہوشیار ہیں: مخصوص، ماپنے، قابل، قابل، حقیقت پسندانہ اور وقت باؤنڈ. آپ یہاں ترتیب دے رہے ہیں کہ مقاصد کی وضاحت کریں گے کہ آپ کس طرح کارکردگی کی پیمائش کریں گے اور مطلوبہ ریاست کی نمائندگی کرتے ہیں جو آپ اپنے کاروبار کے لئے چاہتے ہیں.
2. آپ کی موجودہ کاروباری کارکردگی کا معیار
آپ کے موجودہ کاروباری کارکردگی کو بینچ مارک کے پچھلے مرحلے میں آپ کی شناخت کردہ مقصد کی شکل کا استعمال کریں. اگر آپ کے پاس تاریخی اعداد و شمار یا ماضی کے فرق کا تجزیہ ہے، تو آپ اپنے بینچ مارکنگ کو مطلع کرنے کے لئے اس معلومات کو بھی استعمال کرسکتے ہیں.
یہ آپ کے موجودہ عمل کا اندازہ کرنے کا ایک اچھا وقت بھی ہے. اگر آپ اپنی حکمت عملی کے حصے کے طور پر عمل کو بہتر بنانے کا ارادہ رکھتے ہیں تو، آپ کے کاروباری عمل کی موجودہ حالت میں اہم ہے. یہ آپ کی شناخت میں مدد مل سکتی ہےعمل میں بہتری کے طریقہ کارآپ چاہتے ہیں کہ آپ کی ٹیم مطلوبہ ہدف ریاست تک پہنچنے کے لئے استعمال کریں.
3. خلا کا ڈیٹا تجزیہ کریں
یاد رکھو کہ خلا کے تجزیہ میں "خلا" کا فرق یہ ہے کہ آپ کا کاروبار فی الحال کھڑا ہے اور آپ کہاں چاہتے ہیں. اب آپ فرق کو سمجھتے ہیں، یہ مختلف وقت پر غور کرنے کا وقت ہےحکمت عملی اور حکمت عملیآپ کی ٹیم اس خلا کو بند کرنے کی ضرورت ہوگی.
اس عمل میں اگلے مرحلے یہ ہے کہ آپ کے مقاصد اصل میں حاصل کرنے کے قابل ہو، اور آپ کی ٹیم کی تکمیل سے کہیں زیادہ دور نہیں. آپ کو ایک مقصد مقرر کرنا نہیں ہے کہ یہ ناممکن محسوس ہوتا ہے. اسی رگ میں، یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ آپ کی ٹیم مقررہ وقت کی مدت میں اپنا مقصد مکمل کرنے میں کامیاب ہو. اگر آپ اپنی موجودہ کارکردگی کی حکمت عملی میں تبدیلی کرتے ہیں تو، کیا آپ کی ٹیم اب بھی مطلوب وقت کے فریم پر مبنی مقاصد کو حاصل کرنے کے قابل ہو گی؟
یہ اس مرحلے کے دوران ہے جب آپ اپنے اسٹیک ہولڈرز سے دماغ دینے کے ساتھ ملیں گےاسٹریٹجک منصوبہ بندیاپنے مقاصد کو مارنے کے لئے اقدامات.
4. تفصیلی رپورٹ مرتب کریں
ایک بار جب آپ نے اپنے تمام نمبروں اور کاروباری اہداف کو مضبوط کیا تو، ایک کارروائی کی منصوبہ بندی بنائیں جو واضح طور پر یہ بتاتا ہے کہ آپ کی ٹیم خلا کو بند کرنے کا ارادہ رکھتا ہے. مقدار میں اعداد و شمار دونوں کو استعمال کرنا ضروری ہے، جیسا کہ آپ نے دو مرحلے میں مرتب کردہ اعداد و شمار کے اعداد و شمار کی طرح، کوالٹی اعداد و شمار کے علاوہ، موجودہ عمل اور ماضی کے عمل میں بہتری کی حکمت عملی کے علاوہ.
عام فرق تجزیہ کے اوزار
جبکہ خلا تجزیہ مکمل کرنے کے لئے چار اہم اقدامات ہیں، وہاں آپ کی منصوبہ بندی میں مدد کرنے کے لئے کچھ فریم ورک موجود ہیں. یہاں کچھ سب سے زیادہ عام فریم ورک لوگ ان کے تجزیہ کے لئے استعمال کرتے ہیں.
SWOT تجزیہ
A. SWOT تجزیہایک پراجیکٹ مینجمنٹ کی تکنیک ہے جو کاروبار کے لئے طاقت، کمزوریوں، مواقع، اور خطرات کی شناخت کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. عام طور پر، 2x2 میٹرکس میں ہر سیکشن کو دیکھنے کے ذریعے لوگوں کو ایک سووٹ تجزیہ مکمل کرتی ہے.
ایک بار جب یہ میٹرکس بھرا ہوا ہے تو، اس کے استعمال کو استعمال کریں جو آپ کی ٹیم کو میٹرکس کے ہر کواڈرنٹ کو دماغ دینے کے طور پر روشنی میں آتے ہیں.
McKinsey 7s ماڈل
رابرٹ ایچ. واٹرمان اور ٹام پیٹرز کی طرف سے تیار،McKinsey 7s فریم ورکایک مینجمنٹ ماڈل ہے جو اکثر تنظیم کے تجزیہ کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. خیال یہ ہے کہ ایک تنظیم سات عناصر کی ضرورت ہے جو سب ایک دوسرے کو سیدھا اور مضبوط بناتے ہیں. اگر سات عناصر کا ایک حصہ دور ہے، تو یہ پورے کاروبار کو متاثر کرسکتا ہے.
اس ماڈل میں سات ایس کے لئے کھڑا ہے:
ساخت: آپ کا کاروبار کیسے منظم ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ کس طرح سرگرمیوں کو تقسیم کیا جاتا ہے اور ٹیموں کو ایک دوسرے کے ساتھ کس طرح بات چیت کی جاتی ہے.
حکمت عملی: منصوبوں کی مشکل سیٹ آپ کی ٹیم کو کاروبار آگے بڑھانے کے لئے استعمال کرتا ہے.
نظام: کس طرح کی کارکردگی ماپا ہے، طریقہ کار کے ساتھ ساتھ ٹیم کاروبار کرنے کے لئے استعمال کرتا ہے.
مہارت: آپ کی ٹیم کے ارکان آپ کے کاروبار کے لئے فراہم کرتے ہیں.
انداز: آپ کے کاروبار کے اندر مخصوص گروپوں کے رویے کے پیٹرن.
اسٹاف: جو لوگ آپ کے لئے کام کرتے ہیں. یہ بھی ان کی خصوصیات اور ان کی ٹیم کو ان کی ٹیم کو فروغ دیتا ہے اور ان کی ٹیم کو فروغ دیتا ہے.
مشترکہ اقدار : اقدار بنیادی اصول ہیں جو وضاحت کرتے ہیں کہ آپ کی کمپنی کس طرح کام کرتی ہے.
آپ اس ماڈل کو ہر سات کے درمیان تعلقات کی جانچ کر سکتے ہیں. جب آپ حکمت عملی میں کچھ تبدیل کرتے ہیں، تو اس کے نظام کو کیسے متاثر ہوتا ہے؟ خلا تجزیہ انجام دینے کے بعد آپ کو آپ کے تنظیم کے ان پہلوؤں میں سے ہر ایک سے تعلق رکھنے کے لۓ کنکریٹ جواب دے سکتے ہیں.
nadler-tushman کانگریس ماڈل
The.nadler-tushman کانگریس ماڈلایک کاروباری مینجمنٹ کا آلہ ہے جو کارکردگی کے مسائل کی بنیادی وجہ کی شناخت کرتا ہے. یہ 1980 کے آغاز میں تنظیمی نظریات ڈیوڈ اے نادر اور مائیکل ایل ٹششمان کی طرف سے تیار کیا گیا تھا.
نادر-تاشمان ماڈل کا خیال یہ ہے کہ چار اہم عناصر ایک کاروبار میں ہیں اور وہ ہر ایک کو ایک دوسرے سے منفرد تعلقات رکھتے ہیں.
ان چار اہم عناصر یہ ہیں:
کام: آپ کے کاروبار کی کارکردگی کو فروغ دینے والے انفرادی کاموں. کام کو دیکھنے کے بارے میں دو مختلف نقطہ نظر ہیں: کیا کیا ہے اور یہ کام کس طرح عملدرآمد ہے.
لوگ: جو لوگ چیزیں انجام دیتے ہیں ان سے رابطہ کرتے ہیں. اس کے کچھ مثالیں مینیجر اور ان کی براہ راست رپورٹ، یا ایک شامل ہیںٹیم کی قیادتاور ایک ٹھیکیدار.
تنظیمی ڈھانچہ: کس طرح آپ کا کاروبار خود کو منظم کرتا ہےکس طرح کام پیش کیا گیا ہے، کیا ٹیموں کو کیا کام ہے، اور کس طرح عمل کی تعمیر کی جاتی ہے.
ثقافت: یہ آپ کی ٹیم کو کس طرح لاگو کرتی ہےگروپ کے معیارآپ کی کمپنی میں بہترین طریقوں، نظریات، اور مشترکہ اقدار.
Nadler-Tushman ماڈل پھر ان عناصر میں سے ہر ایک کو چھ مختلف مجموعوں میں جوڑتا ہے، لہذا ٹیموں کا تجزیہ کر سکتا ہے کہ ان کا کاروبار کیسے انجام دے رہا ہے. ان چھ جوڑوں اس طرح نظر آتے ہیں:
کام اور لوگ: ایسا لگتا ہے کہ ملازمین کیا کام کر رہے ہیں. صحیح کاموں کو پورا کرنے والے صحیح لوگ ہیں؟
کام اور ساخت: یہ آپ کی ٹیم کو کام مکمل کرنے کے لئے عمل تیار کرتی ہے. کیا کافی ساختہ اور تنظیم ہے جو واضح طور پر کام کرتا ہے جو کام مکمل کرنے کی ضرورت ہے؟
کام اور ثقافتیہ اس ماحول پر توجہ مرکوز کرتا ہے جو پیدا ہوتا ہے. کیا آپ کی کمپنی کی ثقافت کی عادتوں کو فروغ دینا ہے جو کارکردگی کے لئے فائدہ مند ہیں؟
لوگ اور ساختیہ آپ کی ٹیم کے تنظیمی ڈھانچے کی شناخت کرتا ہے. کیا آپ کی ٹیم اس طرح سے منظم ہے کہ افراد اپنے بہترین کام کو پیدا کرسکتے ہیں؟
لوگ اور ثقافت: یہ ملازمین کے رویوں پر توجہ مرکوز کرتا ہے. کیا آپ کے ملازمین ایسے ثقافت میں کام کرتے ہیں جو ان کے لئے پیداواری ہے؟ کیا وہ اپنے آپ کو کام پر کامیاب ہونے میں مدد کرنے کے لئے وسائل کی شناخت کرنے میں کامیاب ہیں؟
ثقافت اور ساخت: یہ جوڑی سے متعلق ہے کہ کس طرح ثقافت اور کمپنی تنظیم ایک دوسرے پر اثر انداز کر سکتا ہے. کیا آپ کے کاروبار کی تنظیم کے ساتھ مقابلہکمپنی کی ثقافت، یا اس کی مدد کریں؟
McKinsey 7s ماڈل کی طرح، جب آپ نادرل -شمان ماڈل کے ہر عناصر کو جوڑتے ہیں، تو آپ یہ دیکھ سکتے ہیں کہ ان دونوں کو ایک دوسرے سے کیسے تعلق رکھتا ہے اور کس طرح ایک پہلو تبدیل کرنے میں ایک دوسرے کو کس طرح تبدیل کر سکتا ہے.
کام کے انتظام کے آلے کے ساتھ کرافٹ فرق کا تجزیہ
خلا کے ساتھ اشتراک کرتے وقت خلا کا تجزیہ بہترین کام کرتا ہےمتعلقینآسان اور منظم طریقے سے. ایک کام کے انتظام کے آلے کی طرح UDN ٹاسک مینیجر آپ کی ٹیم کو معلومات کو منظم کرنے اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مواصلات کو منظم کرنے میں مدد مل سکتی ہے، لہذا سب ایک ہی صفحے پر ہے. آپ کیسے استعمال کرسکتے ہیں اس بارے میں مزید جانیں UDN ٹاسک مینیجرکام کے انتظام کے ساتھ مدد کرنے کے لئے.
