วิธีการใช้การวิเคราะห์ช่องว่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

สรุป

การวิเคราะห์ช่องว่างเป็นกระบวนการเปรียบเทียบประสิทธิภาพทางธุรกิจในปัจจุบันของคุณกับประสิทธิภาพที่คุณต้องการ สามารถใช้เพื่อช่วยสร้างกลยุทธ์ของ บริษัท และระบุข้อบกพร่องใด ๆ ที่ธุรกิจของคุณอาจมี เรียนรู้วิธีการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยเสริมสร้างเป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร

นี่คือสถานการณ์: ทีมของคุณกำลังจะเริ่มต้นการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของพวกเขาในปีหน้า แต่พวกเขาไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร คุณทำอะไรต่อไป

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นได้อย่างไรลองวิเคราะห์ช่องว่าง เอกสารนี้สามารถช่วยคุณระบุวิธีรับจากสถานะปัจจุบันของคุณไปยังเป้าหมายในอนาคตของคุณในอนาคตหรือเป้าหมายสุดท้ายของคุณ

การวิเคราะห์ช่องว่างคืออะไร?

การวิเคราะห์ช่องว่าง (หรือที่เรียกว่าการวิเคราะห์ความต้องการ) เป็นกระบวนการของการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานในปัจจุบันของคุณกับประสิทธิภาพที่คุณต้องการ "ช่องว่าง" ในการวิเคราะห์ช่องว่างคือที่ที่ธุรกิจของคุณอยู่ในปัจจุบันเมื่อเทียบกับที่ที่คุณต้องการให้ธุรกิจของคุณเป็น

การสร้างการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้สองสามวิธี นี่คือวิธี:

กลยุทธ์ระดมสมอง. การสร้างการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยให้ทีมกลยุทธ์คิดออกแผนปฏิบัติการที่มีศักยภาพที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายของพวกเขา

ระบุจุดอ่อน. หากธุรกิจของคุณไม่ทำงานตามที่คาดไว้โดยใช้การวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยให้ทีมของคุณคิดออกสาเหตุของการทำงานของช่องว่างประสิทธิภาพบางอย่าง

วัดทรัพยากรจริง. หากทีมของคุณมีทรัพยากรเกินกว่าปีการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยระบุว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างไรและอย่างไรจัดสรรทรัพยากรดังนั้นพวกเขาจึงสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

เมื่อใดที่จะทำการวิเคราะห์ช่องว่าง

การวิเคราะห์ช่องว่างเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประโยชน์เพื่อช่วยให้คุณระบุวิธีการรับจากจุด A ถึงจุด B ในขณะที่สามารถวิเคราะห์ช่องว่างได้ตลอดเวลาคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการวิเคราะห์ของคุณเมื่อคุณใช้กลยุทธ์อย่างมีกลยุทธ์ โครงการหรือความคิดริเริ่มที่เฉพาะเจาะจง ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ที่ใช้การวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยคุณรวบรวมข้อมูลตามบริบทที่คุณต้องการเพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณ

ในระหว่างการวางแผนเชิงกลยุทธ์

หากทีมของคุณกำลังมองหาที่จะสร้างแผนกลยุทธ์สำหรับการเติบโตโดยใช้การวิเคราะห์ช่องว่างในช่วงต้นของกระบวนการวางแผนกลยุทธ์สามารถช่วยให้ทีมของคุณเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี การวิเคราะห์ช่องว่างให้คำแนะนำที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในสิ่งที่ทีมของคุณต้องการได้รับจากสถานะปัจจุบันของพวกเขาไปยังเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง ด้วยวิธีนี้ทีมของคุณมีฐานรากอย่างน้อยเมื่อพวกเขาเริ่มสร้างแผนกลยุทธ์ที่จะเติบโตและพัฒนาธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณพบปัญหาด้านประสิทธิภาพ

หากทีมของคุณมีประสิทธิภาพต่ำกว่าโดยไม่คาดหมายการสร้างการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยให้คุณระบุข้อบกพร่องใด ๆ ในสถานการณ์ปัจจุบันของทีมของคุณ เมื่อคุณระบุสาเหตุของช่องว่างทีมของคุณสามารถปรับปรุงกระบวนการในการแก้ไขปัญหาโดยไม่ขัดจังหวะการผลิต ตัวอย่างเช่นผู้จัดการโครงการที่สายการประกอบอาจสังเกตเห็นว่าการผลิตไม่ตรงตามความคาดหวัง หลังจากเสร็จสิ้นการวิเคราะห์ช่องว่างพวกเขาพบว่ารากทำให้เกิดปัญหากับเครื่องจักรบางชนิด เนื่องจากพวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาได้และเนื่องจากผู้จัดการโครงการสร้างการวิเคราะห์ช่องว่างก่อนหน้านี้พวกเขาสามารถพัฒนาโซลูชันเพื่อสร้างจำนวนผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาไม่ได้ผลิตเนื่องจากข้อบกพร่อง

เมื่อผู้มีส่วนได้เสียต้องการบริบทเพิ่มเติม

หากทีมของคุณรวบรวมข้อมูลทางธุรกิจสำหรับนักลงทุนหรือสำหรับความต้องการทางธุรกิจอื่น ๆ การวิเคราะห์ช่องว่างสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่ง การวิเคราะห์ช่องว่างมีประโยชน์ในสถานการณ์เช่นนี้เนื่องจากมีข้อมูลตามบริบทมากกว่าตัวเลขที่ยาก หากฝ่ายบริหารมีความกังวลว่าทีมงานของคุณมีประสิทธิภาพต่ำกว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถระงับความกังวลใด ๆ ด้วยแผนรายละเอียดว่าทีมของคุณจะปิดช่องว่างอย่างไร

4 ขั้นตอนของการสร้างการวิเคราะห์ช่องว่าง

ในขณะที่อาจดูซับซ้อนการสร้างการวิเคราะห์ช่องว่างนั้นไม่ซับซ้อนเท่าที่ปรากฏ ลองกระบวนการสี่ขั้นตอนนี้เพื่อสร้างการวิเคราะห์ช่องว่างสำหรับทีมของคุณ

1. กำหนดเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

เพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพปัจจุบันกับประสิทธิภาพที่ต้องการคุณต้องกำหนดสิ่งที่รัฐในอนาคตในอุดมคติของคุณมีลักษณะอย่างไร คุณสามารถทำได้โดยการตั้งเป้าหมายที่วัดได้ ใด ๆตั้งเป้าหมายวิธีการปฏิบัติงาน หากคุณยังไม่ได้ใช้ลองใช้วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่สำคัญ (OKRS)หรือตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI). ไม่ว่าคุณจะใช้กรอบการตั้งเป้าหมายที่คุณใช้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของคุณเป็นสมาร์ท: เฉพาะเจาะจงสามารถตรวจสอบได้จริงและมีเวลาผูกพัน เป้าหมายที่คุณตั้งค่าที่นี่กำหนดวิธีการวัดประสิทธิภาพและเป็นตัวแทนของสถานะที่คุณต้องการสำหรับธุรกิจของคุณ

2. เปรียบเทียบประสิทธิภาพธุรกิจปัจจุบันของคุณ

ใช้รูปแบบเป้าหมายที่คุณระบุในขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพธุรกิจปัจจุบันของคุณ หากคุณมีข้อมูลประวัติหรือการวิเคราะห์ช่องว่างที่ผ่านมาคุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อแจ้งการเปรียบเทียบของคุณ

นี่เป็นเวลาที่ดีในการประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณ หากคุณกำลังตั้งเป้าหมายที่จะทำการปรับปรุงกระบวนการเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ของคุณการดูสถานะปัจจุบันของกระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งนี้สามารถช่วยคุณระบุได้ว่าระเบียบวิธีการปรับปรุงกระบวนการคุณต้องการให้ทีมของคุณใช้เพื่อเข้าถึงสถานะเป้าหมายที่ต้องการ

3. วิเคราะห์ข้อมูลช่องว่าง

โปรดจำไว้ว่า "ช่องว่าง" ในการวิเคราะห์ช่องว่างคือความแตกต่างระหว่างที่ธุรกิจของคุณอยู่ในปัจจุบันและที่ที่คุณต้องการให้ธุรกิจของคุณเป็น ตอนนี้คุณเข้าใจความแตกต่างแล้วก็ถึงเวลาที่จะตั้งสมมติฐานที่แตกต่างกันกลยุทธ์และยุทธวิธีทีมของคุณจะต้องปิดช่องว่างนั้น

ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณทำได้จริงและไม่ไกลเกินไปจากการเข้าถึงของทีมของคุณ คุณไม่ต้องการตั้งเป้าหมายสูงจนรู้สึกเป็นไปไม่ได้ ในหลอดเลือดดำเดียวกันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่าทีมของคุณสามารถบรรลุเป้าหมายในช่วงเวลาที่กำหนด หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ประสิทธิภาพปัจจุบันของคุณทีมงานของคุณจะยังสามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ตามกรอบเวลาที่ต้องการได้หรือไม่?

มันเป็นช่วงขั้นตอนนี้เมื่อคุณพบกับผู้มีส่วนได้เสียของคุณเพื่อระดมสมองการวางแผนเชิงกลยุทธ์ความคิดริเริ่มที่จะตีเป้าหมายของคุณ

4. รวบรวมรายงานรายละเอียด

เมื่อคุณแข็งตัวจำนวนของคุณและเป้าหมายทางธุรกิจของคุณสร้างแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนว่าทีมของคุณวางแผนที่จะปิดช่องว่างอย่างไร สิ่งสำคัญคือการใช้ข้อมูลเชิงปริมาณทั้งสองอย่างเช่นข้อมูลเกณฑ์มาตรฐานที่คุณคอมไพล์ในขั้นตอนที่สองนอกเหนือจากข้อมูลเชิงคุณภาพเช่นกระบวนการปัจจุบันและกลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการที่ผ่านมา

เครื่องมือวิเคราะห์ช่องว่างทั่วไป

ในขณะที่มีสี่ขั้นตอนหลักในการกรอกการวิเคราะห์ช่องว่าง แต่ก็มีกรอบงานบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยในการวางแผนของคุณ ต่อไปนี้เป็นเฟรมเวิร์กที่พบบ่อยที่สุดที่คนใช้สำหรับการวิเคราะห์ของพวกเขา

การวิเคราะห์ SWOT

ให้การวิเคราะห์ SWOTเป็นเทคนิคการจัดการโครงการที่ใช้เพื่อระบุจุดแข็งจุดอ่อนโอกาสและภัยคุกคามต่อธุรกิจ โดยปกติแล้วผู้คนจะทำการวิเคราะห์ SWOT โดยการมองเห็นแต่ละส่วนในเมทริกซ์ 2x2

เมื่อเมทริกซ์นี้เต็มแล้วให้ใช้มันเพื่อระบุช่องว่างที่เข้ามาในขณะที่ทีมของคุณระดมสมองแต่ละควอดเรตติ้งของเมทริกซ์

McKinsey 7S รุ่น

พัฒนาโดย Robert H. Waterman และ Tom PetersMcKinsey 7s Frameworkเป็นรูปแบบการจัดการที่มักใช้สำหรับการวิเคราะห์องค์กร ความคิดคือองค์กรต้องการองค์ประกอบเจ็ดประการที่สอดคล้องและเสริมกำลังกัน หากส่วนหนึ่งของเจ็ดองค์ประกอบปิดอยู่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจทั้งหมด

Seven S ของในรุ่นนี้ยืนสำหรับ:

โครงสร้าง: ธุรกิจของคุณมีการจัดระเบียบอย่างไร นี่อาจหมายถึงวิธีการแบ่งกิจกรรมอย่างไรและทีมงานสื่อสารกันอย่างไร

กลยุทธ์: ชุดของแผนยากที่ทีมของคุณใช้เพื่อย้ายธุรกิจไปข้างหน้า

ระบบ: วัดประสิทธิภาพได้อย่างไรพร้อมกับขั้นตอนที่ทีมใช้ในการทำธุรกิจ

ทักษะ: ความสามารถในการทำงานของสมาชิกในทีมของคุณให้กับธุรกิจของคุณ

สไตล์: รูปแบบพฤติกรรมของกลุ่มบางกลุ่มในธุรกิจของคุณ

พนักงาน: บุคคลที่ทำงานให้คุณ สิ่งนี้ยังหมายถึงลักษณะของพวกเขาและวิธีการที่ บริษัท เลี้ยงดูและพัฒนาทีมของพวกเขา

ค่าที่ใช้ร่วมกัน : ค่าเป็นหลักการหลักที่กำหนดวิธีการทำงานของ บริษัท ของคุณ

คุณสามารถใช้รุ่นนี้ได้โดยการทดสอบความสัมพันธ์ระหว่างแต่ละ S เจ็ด เมื่อคุณเปลี่ยนบางสิ่งบางอย่างในกลยุทธ์ที่มีผลต่อระบบอย่างไร การดำเนินการวิเคราะห์ช่องว่างที่นี่สามารถให้คำตอบที่เป็นรูปธรรมแก่คุณเกี่ยวกับวิธีที่แต่ละแง่มุมขององค์กรของคุณเกี่ยวข้องกับกันและกัน

รูปแบบความสอดคล้องของ Nadler-Tushman

ที่รูปแบบความสอดคล้องของ Nadler-Tushmanเป็นเครื่องมือจัดการธุรกิจที่ระบุสาเหตุของปัญหาประสิทธิภาพการทำงาน มันได้รับการพัฒนาโดยนักทฤษฎีขององค์กร David A. Nadler และ Michael L. Tushman ในช่วงต้นทศวรรษ 1980

แนวคิดของโมเดล Nadler-Tushman คือมีองค์ประกอบหลักสี่ประการต่อธุรกิจและพวกเขาแต่ละคนมีความสัมพันธ์ที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งกันและกัน

องค์ประกอบหลักทั้งสี่นี้คือ:

ทำงาน: งานส่วนบุคคลทั้งหมดที่ประกอบขึ้นเป็นประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ มีมุมมองที่แตกต่างกันสองมุมมองเกี่ยวกับวิธีการดูงาน: ทำอะไรได้บ้างและวิธีการประมวลผลงานนั้น

ประชากร: บุคคลที่มีปฏิสัมพันธ์เมื่อทำสิ่งต่าง ๆ ตัวอย่างบางส่วนของสิ่งนี้รวมถึงผู้จัดการและรายงานโดยตรงของพวกเขาหรือหัวหน้าทีมและผู้รับเหมา

โครงสร้างองค์กร: ธุรกิจของคุณจัดการตัวเองอย่างไรงานได้รับมอบหมายอย่างไรทีมอะไรที่ทำงานกับสิ่งที่สร้างขึ้นและวิธีการสร้างกระบวนการ

วัฒนธรรม: นี่คือวิธีการใช้งานของทีมของคุณบรรทัดฐานของกลุ่มแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอุดมคติและค่าที่ใช้ร่วมกันทั่ว บริษัท ของคุณ

รุ่น Nadler-Tushman จับคู่องค์ประกอบเหล่านี้แต่ละรายการออกเป็นหกชุดที่แตกต่างกันดังนั้นทีมจึงสามารถวิเคราะห์ว่าธุรกิจของพวกเขามีประสิทธิภาพอย่างไร หกคู่เหล่านั้นมีลักษณะดังนี้:

งานและผู้คน: เรื่องนี้ดูว่าพนักงานกำลังทำอะไร คนที่เหมาะสมเป็นงานที่เหมาะสมหรือไม่?

งานและโครงสร้าง: นี่คือวิธีที่ทีมของคุณพัฒนากระบวนการให้ทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ มีโครงสร้างและองค์กรเพียงพอที่ชัดเจนว่าการทำงานใดที่ต้องเสร็จสมบูรณ์?

งานและวัฒนธรรม: สิ่งนี้มุ่งเน้นไปที่สภาพแวดล้อมที่สร้างขึ้น วัฒนธรรม บริษัท ของคุณส่งเสริมนิสัยที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานหรือไม่?

คนและโครงสร้าง: สิ่งนี้จะระบุโครงสร้างองค์กรของทีมของคุณ ทีมของคุณจัดระเบียบในลักษณะที่บุคคลสามารถผลิตงานที่ดีที่สุดได้หรือไม่?

ผู้คนและวัฒนธรรม: นี่มุ่งเน้นไปที่ทัศนคติของพนักงาน พนักงานของคุณทำงานในวัฒนธรรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพวกเขาหรือไม่? พวกเขาสามารถระบุทรัพยากรเพื่อช่วยให้ตนเองประสบความสำเร็จในการทำงานหรือไม่?

วัฒนธรรมและโครงสร้าง: คู่นี้เกี่ยวข้องกับวิธีการวัฒนธรรมและองค์กรของ บริษัท อาจส่งผลกระทบต่อกัน องค์กรของธุรกิจของคุณแข่งขันกับวัฒนธรรมของ บริษัทหรือช่วยไหม

คล้ายกับรุ่น McKinsey 7S เมื่อคุณจับคู่องค์ประกอบของแต่ละรุ่นของ Nadler-Tushman คุณสามารถดูว่าทั้งสองเกี่ยวข้องกับแต่ละอื่น ๆ และวิธีการเปลี่ยนหนึ่งแง่มุมสามารถส่งผลกระทบต่ออีกด้านหนึ่ง

หัตถกรรมวิเคราะห์ช่องว่างด้วยเครื่องมือการจัดการงาน

วิเคราะห์ Gap ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อแบ่งปันผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในลักษณะที่สะดวกและจัดระเบียบ เครื่องมือการจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN สามารถช่วยให้ทีมของคุณจัดระเบียบข้อมูลและปรับปรุงการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียดังนั้นทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้ได้ ผู้จัดการงาน UDNเพื่อช่วยในการจัดการงาน