כיצד להשתמש תרשים Gantt מקוון כדי למנוע אלה 5 טעויות ניהול פרויקטים
כ- פּרוֹיֶקטמנהל, אתה יודע שזה התפקיד שלך כדי לשמור על כל ההיבטים של הפרויקט שהוקצה על המסלול. אבל בוא נגיד את זה: זה לא תמיד קלמְשִׁימָה .
היד השמאלית לא תמיד יודעת מה עושה יד ימין. מועדים מתגעגעים או נשכחים לחלוטין. עדכונים ומידע חשוב אינם מבושלים. ולפני שאתה אפילו מבין מה קורה, כל הבית של קלפים יכול לבוא להתגלגל סביבך.
למרבה המזל, יש כמה כלים ומשאבים העומדים לרשותך כי להקל על העניין על הפרויקטים שלך ולמנוע מהם לרוץ מן המסילות.
כמו מה? תרשימים Gantt מקוון הם מקום נהדר להתחיל.
מהו תרשים Gantt מקוון?
א תרשים גנטמציג משימות הקשורות לפרויקט בהשוואה לזמן. בתרשים, משימות מיוצגות על ידי ברים אופקיים, והאורך של אלה ברים מציין את הסכום המשוער כי המשימה צריכה לדרוש.
אחת הדרכים הטובות ביותר להביןתרשים גנטהיא באמת לראות אחד. אז, הנה מבט על תרשים Gantt המציג את המשימות המעורבות עם שחרורו של מוצר חדש:
התרשים הנ"ל נוצרבאמצעותמנהל המשימות של UDN. . בעוד תרשימים Gantt ניתן ליצור באופן ידני באמצעות גיליונות אלקטרוניים או כלים אחרים, עדיף להשתמש Maker מקוון Gantt תרשים.
למה זה משנה? על ידי ביצוע תרשים Gantt באינטרנט, יהיה לך זמן קל יותר לעשות עדכונים אם משהו משתנה - אם, לומר, משימה פועלת על המועד האחרון או את ההזמנה צריך לשנות.
בעת שימוש באינטרנטGantt תרשים היוצר, דברים כמו צירי הזמן שלך ואפילו תלות המשימות שלך ישתנו באופן אוטומטי כאשר אתה עושה שינוי, אז אתה לא צריך לשחזר את התרשים כולו.
לא משנה היכן או איך אתה יוצר את זה, תרשים Gantt שלך מאפשר לך לקבל אחיזה על כל מיני מידע חשוב הפרויקט במבט אחד, כולל:
במילים פשוטות, תרשים Gantt עושה את זה קל לקבל סקירה כללית של כל המשימות השונות המעורבים עם הפרויקט שלך, כלומר אתה יכול לשמור על דברים פועל בצורה חלקה ולהימנע כמה נפוץניהול פרוייקטטעויות.
ניהול פרויקטים טעות מס '1: ייזום פרויקט חסר
תחילתו של הפרויקט שלך הוא זמן חשוב מאוד. זה כאשר אתה מקבל את כל השחקנים המרכזיים ואת בעלי העניין על אותו דף על ציפיות, מועדים משימה, מטרות הפרויקט.
על פי מנהיגים מנהלים, היעדר מטרות ברורות היא הסיבה הנפוצה ביותר עבורכשל בפרויקט. בנוסף, אומדנים לא מדויקים הם הגורם לכישלון עד 28% מהפרויקטים.
למותר לציין, אתה לא צריך להתעלם מהחשיבות של בעיטה שלך לגיהוץ אלה סוגים של פרטים. אחרת, אתה מפעיל אתלְהִסְתָכֵּןשל בניית הפרויקט כולו שלך על קרן רעועה.
עם זאת, כאשר אתה להוט לגלגל את השרוולים שלך ולקבל דברים זז, זה מפתה לדלג על צעד חיוני זה רק לקבל אנשים התחילו - מבלי לאשר כי כולם פועלים עם אותה ההבנה של איך הפרויקט יפעל (ולמה זה משנה).
כיצד להימנע ממנו עם תרשים Gantt מקוון
ניתן לטעון, אחד החלקים החשובים ביותר של הפרויקט שלך הוא ציר הזמן, כמו זה מטפטף למטה משפיע על כל דבר מהתקציב שלך שלךהקצאת משאבים .
בעוד תרשים Gantt הוא לא די כדור הבדולח, זה מאלץ אותך לקחת צעד אחורה ולהבין את לוח הזמנים הכולל, את זרימת המשימות השונות, ואת החיבור של צוותים שונים.
על ידי מיפוי זה, אתה וכל שחקני הפרויקט שלך מסוגלים לקבל תצוגת עין ציפור ולוודא שאתה מתחיל עם ציפיות משותפות.
ניהול פרויקטים טעות מס '2: שכחה על תלות במשימות
כל פרויקט מכיל תלות במשימות - כלומר, לא ניתן להתחיל במשימה מסוימת עד השלמתו הקודמת.
אי זיהוי אלה יכולים להוביל לסדר שטויות של משימות (כי אתה לא מבין איך הם קשורים זה לזה) וחוסר אחריות בין חברי הצוות (כי הם לא מבינים כיצד מכשולים משלהם להאט את כולו פרויקט למטה).
כאילו זה לא היה מספיק רע, זה חוסר הבנה ואת עיכובים קבועים גם לעורר טונות של תסכול ובלבול בין הצוות שלך.
כיצד להימנע ממנו עם תרשים Gantt מקוון
תרשים Gantt ממחיש בבירור תלויות בין המשימות שלך עם חץ, אבל זה גם מועיל מאוד בעת שימוששיטת נתיב קריטי (CPM), אשר דורש שאתה מבין:
כל מידע זה מוצג ישירות על תרשים Gantt שלך. אתה יכול להשתמש בתרשים שלך כדי לזהות אתנתיב קריטי(שהוא הקטע הארוך ביותר של פעילויות תלויות) ולא רק טוב יותר להבין כיצד משימות אלה מחוברות, אלא גם אילו מהם להשאיר קצת חדר לנענע עבור עיכובים בלתי נמנעים (מבלי להרחיב את משך הפרויקט כולו).
טעות לניהול פרויקטים מס '3: נכשלת לתאם ידיות
Handoffs הם נקודה דביקה נוספת בעת ניהול פרויקטים. אם הפרויקט מועבר לאדם אחר או לקבוצה חדשה לגמרי או למחלקה, הוא מאתגר על מנת להבטיח כי המשימה החדשה או בעל הפרויקט מצויד במידע או בהקשר הדרוש כדי להשלים את חלקם היטב.
לעתים קרובות, עדכונים או שינויים אינם מתקשרים ומידע מספיק רקע לא מסופק, אשר לעתים קרובות משאיר את בעל המשימה החדשה מרגיש כאילו הם מתחילים פרויקט חדש לחלוטין ולא לתרום למשהו שכבר טוב בעיצומו.
כיצד להימנע ממנו עם תרשים Gantt מקוון
עם תרשים Gantt, אתה יכול לדמיין בדיוק כאשר הפרויקט handoffs יקרה - בין אנשים, צוותים, ומחלקות. לדעת מתי אלה יתרחשו פירושו שאתה יכול לצפות אותם (במקום לקרוע ברגע האחרון) ומזלזל החוצה תהליך להקל על הידוק חלקה יותר על ידי עושה דברים כמו:
בקיצור, אתה לא יכול להקל על יד חלקה אם אתה לא יודע מתי הם יקרה, ואת תרשים gantt הוא חיוני להבנה בדיוק איפה משוכות אלה מתרחשות.
טעות ניהול פרויקטים מס '4: שמירה על משימות בודדות
במיוחד כאשר הפרויקט שלך כרוך הרבה משימות וצוותים שונים, זה קל לעבודה להיות skeed. לדוגמה, צוות העיצוב הגרפי אין מושג מה צוות התוכן עובד על, ולהיפך.
קבוצות וחברי הצוות הופכים להתמקד כל כך מאוד במשימות הפרטיות שלהם ואת מועדים, הם שוכחים איך הם מתחברים לתמונה גדולה יותר.
מה הבעיה? כי ירידה הנראות לתוך הפרויקט כולו יכול לתרום ל:
כיצד להימנע ממנו עם תרשים Gantt מקוון
תרשים Gantt שלך למעשה משמש שלךדְפ"ח מפהעבור הפרויקט כולו. חברי הצוות מסוגלים להתייחס אליו כדי להבין כיצד המשימות שלהם מתאימות לפרויקט הכולל. מה קורה לפני הפרויקט נמצא על הצלחות שלהם? מה עם אחרי? או במקביל לעבודה שלהם?
תרשים Gantt שלך גם ממחיש בבירור מה קורה אם המחלקה או חבר צוות טיפות את הכדור או מתגעגע למועד האחרון, כפי שהוא יעכב כל משימות תלויות הבאות. תרשים Gantt ממש דומה לשורה של דומינוס, אז זה יעיל ב instilling תחושה מוגברת של אחריות על פני הצוות שלך.
ניהול פרויקטים טעות # 5: לאבד מסלול של התקדמות הפרויקט
אתה לא מושלם גם, כלומר זה גם קל בשבילך כמנהל הפרויקט כדי לקבל מסובך במשימות בודדות. אתה הופך להיות כל כך ממוקד להבטיח כי משימה אחת מסוימת הושלמה כראוי או פוגש את המועד האחרון שלה, כי אתה לא לשמור על עין קרוב מספיק על כל שאר חלקים נעים מעורב עם הפרויקט. כוונותיך של רגילדוח מצב ניהול פרויקטיםנופל על ידי הדרך כמו שאתה מאבד את המסלול שבו הפרויקט שלך הוא בראש.
בטח, כי משימה אחת שאתה ניטור מקרוב עשוי להסתיים על לוח הזמנים, אבל שאר הפרויקט אולי נפלו מאחור בזמן שהגב שלך הסתובב.
כיצד להימנע ממנו עם תרשים Gantt מקוון
תרשים Gantt לא רק מעניק הצוות שלך גדל הראות, אבל גם אתה. אתה יכול להצביע במהירות על משימה בודדת על התרשים שלך ולקבל הבנה מיידית של איפה אתה נמצא בכל התהליך של השלמת הפרויקט, כמו גם מה העבודה אחרת צריך לקרות עכשיו.
לא יותר לחפור באמצעות לוחות שנה, הערות או קבצים כדי להבין איך כל הפרויקט מתאים יחד. תרשים Gantt שלך עושה את כל הרגליים בשבילך.
יצירת תרשימים Gantt Online: הסוד שלך להצלחה הפרויקט
תרשים Gantt הוא כלי בעל ערך ללא ספק עבורתִכנוּןוניהול הפרויקטים שלך, וזה יכול לעזור לך להימנע טעויות נפוצות רבות, כולל:
עם זאת, זכור כי לא כל תרשימים Gantt נוצרים שווים. כדי להפיק את המרב של משאב זה, עדיף למצוא פלטפורמת ניהול פרויקטים מקוונת עם יכולות תרשים Gantt, כך התרשים כולו שלך מתאים באופן אוטומטי כאשר אתה בהכרח צריך לבצע שינויים.
כאשר אתה יוצר תרשים Gantt Online, יש לך את הגמישות לפקח ולנהל את הפרויקטים שלך, ללא טון של בעיות ושומן מרפק. אחרי הכל, תרשים זה אמור להפוך את החיים שלך קל יותר, לא קשה יותר. Gantt תרשימים הם גם יעילים כאשר נעשה שימוש בשילוב עם תרשימי ניהול פרויקטים אחרים.
קרא עוד במדריך שלנו:תרשימים pert vs תרשימים gantt .
מוכן להתחיל?הירשם למשך 14 יום חינם שלמנהל המשימות של UDN. , ולחוות את הכוח של תרשימי Gantt בעצמך.
בדוק עוד כמה משאבים כדי לעזור לך לבצע את רוב תרשימים Gantt:
