Hoe een online Gantt-diagram te gebruiken om deze 5 projectmanagementfouten te voorkomen

Als deprojectManager, je weet dat het jouw taak is om alle aspecten van een toegewezen project op het goede spoor te houden. Maar laten we het gewoon zeggen: dat is niet altijd gemakkelijktaak .

De linkerhand weet niet altijd wat de rechterhand doet. Deadlines worden gemist of volledig vergeten. Updates en belangrijke informatie zijn verkeerd gecommuniceerd. En voordat je zelfs beseft wat er gebeurt, kan het hele huis van kaarten om om je heen tuimelen.

Gelukkig zijn er enkele tools en middelen tot uw beschikking die het gemakkelijker maken om uw projecten in de gaten te houden en te voorkomen dat ze van de rails raken.

Zoals? Online Gantt-kaarten zijn een geweldige plek om te beginnen.

Wat is een online Gantt-diagram?

EENGantt-diagramGeeft projectgerelateerde taken weer in vergelijking met de tijd. Op het diagram worden taken weergegeven door horizontale balken, en de lengte van die staven geeft de geschatte hoeveelheid tijd aan dat de taak moet vereisen om te voltooien.

Een van de beste manieren om een ​​te begrijpenGantt-diagramis om er echt een te zien. Dus, hier is een blik op een Gantt-diagram met de taken die betrokken zijn bij de release van een nieuw product:

De bovenstaande grafiek is gemaaktgebruik makend vanUdn taakmanager . Terwijl Gantt-diagrammen handmatig kunnen worden gemaakt met behulp van spreadsheets of andere tools, is het het beste om een ​​online Gantt-kaartmaker te gebruiken.

Waarom maakt het uit? Door online een Gantt-kaart te maken, hebt u een veel eenvoudiger tijd om updates te maken als er iets verandert, als, bijvoorbeeld, een taak over de deadline loopt of de volgorde moet veranderen.

Bij gebruik van een onlineGantt Chart Creator, Dingen zoals je tijdlijnen en zelfs je taakafhankelijkheden verschuift automatisch wanneer je een verandering aanbrengt, dus je hoeft de hele grafiek niet opnieuw te maken.

Ongeacht waar of hoe u het maakt, kunt u uw Gantt-diagraaf een greep krijgen op allerlei belangrijke projectinformatie in één blik, inclusief:

Simpel gezegd, een Gantt-diagram maakt het gemakkelijk om een ​​overzicht te krijgen van alle verschillende taken die bij uw project zijn betrokken, wat betekent dat u dingen soepel kunt houden en vermijdt verschillende gemeenschappelijkeproject managementfouten.

Project Management Fout # 1: Initiëren van een Lackluster Project Kickoff

Het begin van je project is een ongelooflijk belangrijke tijd. Het is wanneer u alle belangrijke spelers en stakeholders op dezelfde pagina over de verwachtingen, taakdeadlines en projectdoelen krijgt.

Volgens uitvoerende leiders is een gebrek aan duidelijke doelen de meest voorkomende reden voorProject Failure. Bovendien zijn onnauwkeurige tijdramingen de oorzaak van falen van maximaal 28% van de projecten.

Onnodig te zeggen dat je het belang van je aftrap niet hebt over het hoofd gezien om dit soort details uit te strijken. Anders loop je derisicovan het bouwen van je hele project op een Shaky Foundation.

Toen je echter graag je mouwen wilt oprollen en dingen in beweging hebt, is het verleidelijk om deze cruciale stap over te slaan en gewoon mensen beginnen - zonder te bevestigen dat iedereen werkt met hetzelfde begrip van hoe het project zal worden uitgevoerd (en waarom het is belangrijk).

Hoe het te vermijden met een online Gantt-diagram

Mogelijk is een van de belangrijkste stukjes van je project de tijdlijn, zoals die druppelt en alles van je budget aan je beïnvloedttoewijzing van middelen .

Terwijl een Gantt-grafiek niet helemaal een kristallen bol is, dwingt het je om een ​​stap terug te nemen en het algemene schema, de stroom van verschillende taken en de verbinding van verschillende teams te begrijpen.

Door dit uit te vinken, kunnen u en al uw projectspelers een vogelvlucht krijgen en ervoor zorgen dat u begint met gedeelde verwachtingen.

Project Management Fout # 2: vergeten over taakafhankelijkheden

Elk project bevat taakafhankelijkheden - wat betekent dat een bepaalde taak niet kan worden gestart totdat de vorige is voltooid.

Het niet identificeren van deze kan leiden tot een onzinnige volgorde van taken (omdat u niet begrijpt hoe ze met elkaar gerelateerd zijn) en een gebrek aan verantwoordelijkheid bij teamleden (omdat ze niet begrijpen hoe hun eigen tegenvallers het geheel begrijpen Projecten).

Alsof dat alles niet erg genoeg was, inspireren dit gebrek aan begrip en deze constante vertragingen ook tonnen frustratie en verwarring tussen je team.

Hoe het te vermijden met een online Gantt-diagram

Een Gantt-kaart illustreert duidelijk afhankelijkheden tussen uw taken met een pijl, maar het is ook ongelooflijk behulpzaam bij het gebruik van deKritieke padmethode (CPM), wat vereist dat u het begrijpt:

Al deze informatie wordt rechtstreeks weergegeven op uw Gantt-diagram. U kunt uw grafiek gebruiken om dekritisch pad(Wat is de langste uitrekking van afhankelijke activiteiten) en niet alleen beter begrijpen hoe die taken zijn aangesloten, maar ook welke wiggle room voor onvermijdelijke vertragingen achterlaten (zonder de duur van uw volledige project te verlengen).

Project Management Fout # 3: Mislukt om de hand te coördineren

Handoffs zijn nog een kleverige plek bij het beheren van projecten. Of het project wordt overgedragen aan een ander individu of een geheel nieuw team of afdeling, het is een uitdaging om ervoor te zorgen dat de nieuwe taak of projecteigenaar is uitgerust met de nodige informatie of context om hun portie goed te voltooien.

Vaak worden updates of wijzigingen niet gecommuniceerd en adequate achtergrondinformatie niet verstrekt, die vaak dat nieuwe taakseigenaar laten voelen alsof ze een geheel nieuw project beginnen in plaats van bij te dragen aan iets dat al goed aan de gang is.

Hoe het te vermijden met een online Gantt-diagram

Met een Gantt-diagram kunt u precies visualiseren wanneer de projecten met projecten zullen gebeuren - tussen mensen, teams en afdelingen. Weten wanneer deze zullen optreden, betekent dat u ze kunt anticiperen (in plaats van op de laatste minuut) en een proces uit te strijken voor het faciliteren van een meer naadloze handoff door dingen te doen zoals:

Kortom, je kunt niet faciliteren van soepele handoffs als je het niet weet wanneer ze zullen gebeuren, en een Gantt-kaart is cruciaal voor het begrijpen waar deze hindernissen optreden.

Project Management Fout # 4: Individuele taken blijven gestoken

In het bijzonder wanneer uw project veel verschillende taken en teams met zich meebrengt, is het gemakkelijk om te werken. Het grafische ontwerpteam heeft bijvoorbeeld geen idee waar het inhoudsteam aan werkt en vice versa.

Groepen en teamleden worden zo intens geconcentreerd op hun individuele opdrachten en deadlines, ze vergeten hoe ze verbinding maken met het grotere beeld.

Wat is het probleem? Die de zichtbaarheid in het hele project verminderde, kan bijdragen aan:

Hoe het te vermijden met een online Gantt-diagram

Je Gantt-kaart dient in essentie als jouwroutekaartvoor het hele project. Teamleden kunnen ernaar verwijzen om te begrijpen hoe hun eigen taken passen in het algemene project. Wat gebeurt er voordat het project op hun borden zit? Hoe zit het na? Of gelijktijdig met hun eigen werk?

Je Gantt-grafiek illustreert ook duidelijk wat er gebeurt als een afdeling of teamlid de bal laat vallen of een deadline mist, omdat het elke afhankelijke taken die volgen. Een Gantt-grafiek lijkt vrijletterlijk op een rij van Dominos, dus het is effectief bij het instillen van een verhoogd gevoel van verantwoording in uw team.

Project Management Fout # 5: Verliezen van de voortgang van het project

Je bent ook niet perfect, wat betekent dat het ook gemakkelijk voor je is als de projectmanager om in individuele taken in de war te raken. Je wordt zo gericht op ervoor te zorgen dat een bepaalde taak correct is voltooid of voldoet aan zijn deadline, dat je niet genoeg genoeg in de gaten houdt met alle andere bewegende stukken die bij dat project zijn betrokken. Je intenties van een normaleProject Management Status ReportDaling langs de kant als je verliest waar je project op weg is.

Natuurlijk, die één taak die u nauwlettend toe bewaakt, kan op schema worden voltooid, maar de rest van het project is mogelijk achtergebleven terwijl u uw rug had gedraaid.

Hoe het te vermijden met een online Gantt-diagram

Een Gantt-grafiek verleent niet alleen je team verhoogde zichtbaarheid, maar ook jij. U kunt snel wijzen op een individuele taak op uw grafiek en een onmiddellijk begrip te krijgen van waar u zich in het hele proces van het voltooien van het project bevindt, evenals hoe ander werk op dit moment.

Niet meer graven via agenda's, opmerkingen of bestanden om te begrijpen hoe het hele project bij elkaar past. Je Gantt-kaart doet al die beenwork voor jou.

Gantt-diagrammen online maken: uw geheim om succes te projecteren

Een Gantt-diagram is een onmiskenbaar waardevol hulpmiddel voorplanningen het beheer van uw projecten, en het kan u helpen tal van veel voorkomende fouten te vermijden, waaronder:

Onthoud echter dat niet alle Gantt-diagrammen gelijk zijn. Om het meeste uit deze bron te halen, is het het beste om een ​​online projectbeheerplatform te vinden met Gantt-kaartmogelijkheden, zodat uw volledige diagram automatisch wordt aangepast wanneer u onvermijdelijk nodig hebt om wijzigingen aan te brengen.

Wanneer u online een Gantt-diagram maakt, hebt u de flexibiliteit om toe te zien en uw projecten te beheren, zonder een ton gedoe en elleboogvet. Immers, deze grafiek moet je leven gemakkelijker maken, niet moeilijker. Gantt-grafieken zijn ook effectief bij gebruik in combinatie met andere projectmanagementkaarten.

Lees meer in onze gids:Pert-grafieken vs Gantt-grafieken .

klaar om te beginnen?Meld je aan voor een gratis proefperiode van 14 dagenUdn taakmanager en ervaar de kracht van Gantt-grafieken voor jezelf.

Bekijk nog een paar middelen om u te helpen het meeste uit Gantt-grafieken te halen: