Så här använder du ett online Gantt-diagram för att undvika dessa 5 projekthanteringsfel

Som denprojektManager, du vet att det är ditt jobb att hålla alla aspekter av ett tilldelat projekt på rätt spår. Men låt oss bara säga det: det är inte alltid en lättuppgift .

Den vänstra handen vet inte alltid vad den högra handen gör. Deadlines missas eller helt bortglömda. Uppdateringar och viktig information är felkommunicerade. Och innan du ens inser vad som händer, kan hela korthuset komma att tumla ner runt dig.

Lyckligtvis finns det några verktyg och resurser till ditt förfogande som gör det lättare att hålla koll på dina projekt och hindra dem från att springa av skenorna.

Som vad? Online Gantt-diagram är ett bra ställe att börja.

Vad är ett online Gantt-diagram?

A GanttdiagramVisar projektrelaterade uppgifter jämfört med tiden. På diagrammet är uppgifter representerade av horisontella stänger, och längden på dessa staplar indikerar den beräknade tiden som uppgiften ska behöva slutföra.

Ett av de bästa sätten att förstå enGanttdiagramär att faktiskt se en. Så här är en titt på ett Gantt-diagram som visar de uppgifter som är inblandade i utgåvan av en ny produkt:

Ovanstående diagram skapadesanvänder sig avUDN Task Manager . Medan Gantt-diagram kan skapas manuellt med kalkylblad eller andra verktyg är det bäst att använda en online Gantt-diagramtillverkare.

Varför spelar det någon roll? Genom att göra ett Gantt-diagram online har du en mycket lättare tid att göra uppdateringar om något ändras - om, säg att en uppgift går över tidsfristen eller ordern behöver ändras.

När du använder en onlineGantt Chart Creator, saker som dina tidslinjer och även dina uppgiftsberoende kommer att skiftas automatiskt när du gör en förändring, så du behöver inte återskapa hela diagrammet.

Oavsett var eller hur du skapar det, kan ditt Gantt-diagram ta tag i alla typer av viktig projektinformation i ett utseende, inklusive:

Sätt helt enkelt, ett Gantt-diagram gör det enkelt att få en översikt över alla de olika uppgifter som är inblandade i ditt projekt, vilket innebär att du kan hålla sakerna att springa smidigt och undvika flera vanligaprojektledningmisstag.

Projektledning misstag # 1: Inledande av ett bristfälligt projekt kickoff

Från och med ditt projekt är en otroligt viktig tid. Det är när du får alla nyckelaktörer och intressenter på samma sida om förväntningar, uppgiftsfrister och projektmål.

Enligt ledande ledare är brist på tydliga mål den vanligaste orsaken tillprojektfel. Dessutom är felaktiga tidsberäkningar orsaken till fel i upp till 28% av projekten.

Naturligtvis bör du inte förbise vikten av din kickoff för att stryka ut dessa typer av detaljer. Annars kör duriskatt bygga hela ditt projekt på en skakig grund.

Men när du är ivriga att rulla upp ärmarna och få saker att flytta, är det frestande att hoppa över detta viktiga steg och bara få folk igång - utan att bekräfta att alla arbetar med samma förståelse för hur projektet kommer att springa (och varför det spelar roll).

Hur man undviker det med ett online Gantt-diagram

Förmodligen är en av de viktigaste delarna av ditt projekt tidslinjen, som den trickles ner och påverkar allt från din budget till dinresursfördelning .

Medan ett Gantt-diagram inte är en kristallkula, tvingar du dig att ta ett steg tillbaka och förstå det övergripande schemat, flödet av olika uppgifter och anslutningen av olika lag.

Genom att kartlägga det här kan du och alla dina projektspelare få en fågelperspektiv och se till att du börjar med gemensamma förväntningar.

Projektledning Misstag # 2: Glömmer på uppgiftsberoende

Varje projekt innehåller uppgiftsberoende - vilket innebär att en viss uppgift inte kan startas förrän den föregående är klar.

Underlåtenhet att identifiera dessa kan leda till en nonsensisk arbetsordning (eftersom du inte förstår hur de är relaterade till varandra) och brist på ansvarighet bland lagmedlemmar (eftersom de inte förstår hur deras egna sänkningar sakta hela Projekt nere).

Som om allt inte var tillräckligt dåligt inspirerar denna brist på förståelse och dessa ständiga förseningar också massor av frustration och förvirring bland ditt lag.

Hur man undviker det med ett online Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram visar tydligt beroenden mellan dina uppgifter med en pil, men det är också otroligt användbart när du använderKritisk vägmetod (CPM), vilket kräver att du förstår:

All denna information visas direkt på ditt Gantt-diagram. Du kan använda ditt diagram för att identifierakritisk väg(vilket är den längsta sträckan av beroende aktiviteter) och inte bara bättre förstå hur dessa uppgifter är anslutna, men också vilka som lämnar lite wiggle rum för oundvikliga förseningar (utan att förlänga hela ditt projekt).

Projektledning Misstag # 3: Underlåtenhet att samordna handoffs

Handoffs är en annan klibbig plats vid hantering av projekt. Huruvida projektet överförs till ett annat individ eller ett helt nytt lag eller avdelning är det utmanande att se till att den nya uppgiften eller projektägaren är utrustad med nödvändig information eller sammanhang för att slutföra sin del väl.

Ofta är uppdateringar eller ändringar inte kommunicerade och tillräcklig bakgrundsinformation finns inte, vilket ofta lämnar den nya uppgiftsägaren känner sig som om de börjar ett helt nytt projekt snarare än att bidra till något som redan är väl på gång.

Hur man undviker det med ett online Gantt-diagram

Med ett Gantt-diagram kan du visualisera exakt när projekthantering kommer att hända - mellan människor, lag och avdelningar. Att veta när dessa kommer att uppstå innebär att du kan förutse dem (snarare än att kryptera i sista minuten) och stryka ut en process för att underlätta en mer sömlös handoff genom att göra saker som:

Kort sagt, du kan inte underlätta smidiga handoffs om du inte vet när de kommer att hända, och ett Gantt-diagram är avgörande för att förstå exakt var dessa hinder inträffar.

Projektledning Misstag # 4: Att hålla enskilda uppgifter sett

Särskilt när ditt projekt innebär många olika uppgifter och lag är det lätt att arbeta för att bli sett. Till exempel har det grafiska designteamet ingen aning om vad innehållslaget arbetar med, och vice versa.

Grupper och lagmedlemmar blir så intensivt fokuserade på sina individuella uppdrag och tidsfrister, de glömmer hur de ansluter till den större bilden.

Vad är problemet? Den minskade synligheten till hela projektet kan bidra till:

Hur man undviker det med ett online Gantt-diagram

Ditt Gantt-diagram tjänar i huvudsak som dinfärdplanför hela projektet. Lagmedlemmar kan hänvisa till det för att förstå hur deras egna uppgifter passar in i det övergripande projektet. Vad händer innan projektet är på sina tallrikar? Vad sägs om? Eller samtidigt med sitt eget arbete?

Din Gantt-diagram illustrerar också tydligt vad som händer om en avdelning eller lagmedlem släpper bollen eller saknar en tidsfrist, eftersom det kommer att fördröja de beroende uppgifter som följer. Ett Gantt-diagram liknar ganska bokstavligen en rad Dominos, så det är effektivt att instillera en ökad känsla av ansvarighet över ditt lag.

Projektledning Misstag # 5: Förlora spår av projektets framsteg

Du är inte heller perfekt, vilket innebär att det också är lätt för dig som projektledare att bli trassig upp i enskilda uppgifter. Du blir så inriktad på att en viss uppgift är klar korrekt eller uppfyller sin tidsfrist, att du inte håller tillräckligt med ögon på alla andra rörliga bitar som är inblandade i det projektet. Dina avsikter av en vanligProjektledning StatusrapportFalla vid vägen när du förlorar reda på var ditt projekt är på väg.

Visst, den en uppgift som du var nära övervakning kunde slutföras på schema, men resten av projektet kunde ha fallit bakom medan du hade tagit tillbaka.

Hur man undviker det med ett online Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram beviljar inte bara ditt lag ökad synlighet, men du också. Du kan snabbt peka på en individuell uppgift på ditt diagram och få en omedelbar förståelse för var du är i hela processen med att slutföra projektet, liksom det andra arbetet som ska hända just nu.

Inte mer gräva genom kalendrar, kommentarer eller filer för att förstå hur hela projektet passar ihop. Din Gantt-diagram gör allt detta legwork för dig.

Skapa Gantt Charts Online: Din hemlighet för att projekta framgång

Ett Gantt-diagram är ett otvivelaktigt värdefullt verktyg förplaneraOch hantering av dina projekt, och det kan hjälpa dig att undvika många vanliga misstag, inklusive:

Men kom ihåg att inte alla Gantt-diagram är skapade lika. För att få ut det mesta av den här resursen är det bäst att hitta en online-projekthanteringsplattform med Gantt-kartfunktioner, så att hela ditt diagram justeras automatiskt när du oundvikligen behöver göra ändringar.

När du skapar ett Gantt-diagram på nätet har du flexibilitet att övervaka och hantera dina projekt, utan massor av krångel och armbågsfett. När allt kommer omkring är detta diagram för att göra ditt liv enklare, inte svårare. Gantt-diagram är också effektiva när de används i samband med andra projektledningskartor.

Läs mer i Vår guide:PERT-diagram vs Gantt-diagram .

Klar att komma igång?Registrera dig för en 14-dagars gratis provning avUDN Task Manager och upplev kraften i Gantt-diagram för dig själv.

Kolla in några fler resurser för att hjälpa dig att få ut det mesta av Gantt-diagrammen: