Come utilizzare un grafico Gantt online per evitare questi 5 errori di gestione del progetto
Come ilprogettoGestione, sai che è il tuo lavoro tenere tutti gli aspetti di un progetto assegnato in pista. Ma diciamo solo: non è sempre un facilecompito .
La mano sinistra non sa sempre cosa sta facendo la mano destra. Le scadenze sono perse o completamente dimenticate. Gli aggiornamenti e le informazioni importanti sono malconunicati. E prima di capire anche cosa sta succedendo, l'intera casa delle carte può venire a cadere intorno a te.
Fortunatamente, ci sono alcuni strumenti e risorse a tua disposizione che rendono più facile tenere d'occhio i tuoi progetti e impedire loro di scappare dalle rotaie.
Tipo cosa? I grafici Gantt online sono un ottimo posto per iniziare.
Cos'è un grafico Gantt online?
UN diagramma di GanttVisualizza attività correlate al progetto rispetto al tempo. Sul grafico, le attività sono rappresentate da barre orizzontali e la lunghezza di tali barre indica la quantità stimata del tempo in cui il compito dovrebbe essere necessario completare.
Uno dei modi migliori per capire adiagramma di Ganttè davvero vederne uno. Quindi, ecco uno sguardo a un grafico Gantt che mostra i compiti coinvolti con il rilascio di un nuovo prodotto:
Il grafico sopra è stato creatousandoUDN Task Manager. . Mentre i grafici di Gantt possono essere creati manualmente utilizzando fogli di calcolo o altri strumenti, è meglio utilizzare un creatore di grafici Gantt online.
Perchè importa? Facendo un grafico Gantt online, avrai un tempo molto più semplice che fa aggiornamenti se qualcosa cambia - se, ad esempio, un'attività viene eseguita sulla scadenza o l'ordine deve cambiare.
Quando si utilizza un onlineGant Chart Creator., cose come le tue timeline e persino le tue dipendenze del compito cambieranno automaticamente quando si effettua un cambiamento, quindi non devi ricreare l'intero grafico.
Indipendentemente da dove o come lo crei, il tuo grafico Gantt ti consente di ottenere una comprensione su tutti i tipi di importanti informazioni di progetto in un unico aspetto, incluso:
Metti semplicemente, un grafico Gantt rende facile ottenere una panoramica di tutti i diversi compiti coinvolti nel tuo progetto, il che significa che puoi mantenere le cose in esecuzione senza intoppi ed evitare diversi comunigestione di progettoerrori.
Errore di gestione dei progetti n. 1: iniziare un kickoff di project bidluster
L'inizio del tuo progetto è un momento incredibilmente importante. È quando ottieni tutti i giocatori chiave e gli stakeholder sulla stessa pagina sulle aspettative, le scadenze del compito e gli obiettivi del progetto.
Secondo i leader esecutivi, la mancanza di obiettivi chiari è la ragione più comune perfallimento del progetto. Inoltre, le stime del tempo imprecise sono la causa del fallimento fino al 28% dei progetti.
Inutile dire che non dovresti trascurare l'importanza del tuo kickoff per stirare questi tipi di dettagli. Altrimenti, corri ilrischiodi costruire tutto il tuo progetto su una fondazione shaky.
Tuttavia, quando sei ansioso di arrotolare le maniche e prendi le cose in movimento, è allettante saltare su questo passo cruciale e solo far iniziare la gente - senza confermare che tutti funzionano con la stessa comprensione di come il progetto funzionerà (e perché importa).
Come evitarlo con un grafico Gantt online
Probabilmente, uno dei pezzi più importanti del tuo progetto è la timeline, poiché quella che scorre e colpisce tutto dal tuo budget al tuoassegnazione delle risorse .
Mentre un grafico Gantt non è una palla piuttosto cristallina, ti costringe a fare un passo indietro e comprendere il programma complessivo, il flusso di varie attività e il collegamento di squadre diverse.
Mappando questo, tu e tutti i tuoi giocatori del tuo progetto sono in grado di ottenere una visione degli occhi di uccello e assicurarti di iniziare con le aspettative condivise.
Errore di gestione dei progetti n. 2: dimenticando le dipendenze del compito
Qualsiasi progetto contiene dipendenze delle attività, il che significa che una determinata attività non può essere avviata fino al completamento del precedente.
Non riuscire a identificare questi può portare a un ordine nonsensico di compiti (perché non capisci come sono legati l'uno con l'altro) e una mancanza di responsabilità tra i membri della squadra (perché non capiscono come le loro battute d'arresto rallentano l'intero Progetto in basso).
Come se tutto ciò non fosse abbastanza brutto, questa mancanza di comprensione e questi ritardi costanti ispirano anche tonnellate di frustrazione e confusione tra la tua squadra.
Come evitarlo con un grafico Gantt online
Un grafico Gantt illustra chiaramente le dipendenze tra i tuoi compiti con una freccia, ma è anche incredibilmente utile quando si utilizza ilMetodo del percorso critico (CPM), che richiede che tu capisca:
Tutte queste informazioni vengono visualizzate direttamente sul tuo grafico Gantt. Puoi usare il tuo grafico per identificare ilpercorso critico(che è il tratto più lungo delle attività dipendenti) e non solo capire meglio il modo in cui quei compiti sono collegati, ma anche quali lasciano un po 'di wiggle room per ritardi inevitabili (senza estendere la durata del tuo intero progetto).
Errore di gestione del progetto n. 3: non riuscire a coordinare i distributi
Gli handoffs sono un altro punto appiccicoso quando gestisci i progetti. Se il progetto viene trasmesso a un altro individuo oa un team o un dipartimento interamente nuovo, è difficile garantire che il nuovo compito o il proprietario del progetto sia dotato delle informazioni o del contesto necessarie per completare bene la propria porzione.
Spesso, gli aggiornamenti o le modifiche non vengono comunicati e non sono forniti informazioni di base adeguate, che spesso lascia quel nuovo proprietario del compito come se fossero iniziando un progetto completamente nuovo piuttosto che contribuire a qualcosa che è già in corso.
Come evitarlo con un grafico Gantt online
Con un grafico Gantt, è possibile visualizzare esattamente quando accadranno gli handoff del progetto - tra persone, squadre e dipartimenti. Sapendo quando questi si verificheranno significa che puoi anticipare (piuttosto che arrampicarsi all'ultimo minuto) e stirare un processo per facilitare un handoff più senza cuciture facendo cose come:
In breve, non puoi facilitare gli handoff lisci se non sai quando accadranno, e un grafico di Gantt è cruciale per capire esattamente dove si verificano questi ostacoli.
Errore di gestione dei progetti n. 4: mantenendo le attività individuali scidite
In particolare quando il tuo progetto coinvolge molti compiti e team diversi, è facile per il lavoro si slittati. Ad esempio, il team di graphic Design non ha idea di cosa stia attiva il team di contenuti e viceversa.
I membri dei gruppi e del team diventano così intensamente focalizzati sui loro singoli incarichi e scadenze, dimenticano come si connettono all'immagine più grande.
Qual è il problema? Quella visibilità ridotta in tutto il progetto può contribuire a:
Come evitarlo con un grafico Gantt online
Il tuo grafico Gantt serve essenzialmente come il tuoroadmap.per l'intero progetto. I membri del team sono in grado di fare riferimento ad esso per capire in che modo i propri compiti si adattano al progetto generale. Cosa sta succedendo prima che il progetto sia sulle loro piastre? E dopo? O contemporaneamente con il proprio lavoro?
Il tuo grafico Gantt illustra chiaramente ciò che accade se un dipartimento o un membro del team cade la palla o manca una scadenza, in quanto ritarderà qualsiasi attività dipendente che seguino. Un grafico Gantt ricorda letteralmente una fila di Dominos, quindi è efficace per instillare un aumentato senso di responsabilità nella tua squadra.
Errore di gestione dei progetti n. 5: Perdita della traccia dei progressi del progetto
Non sei perfetto, il che significa che è anche facile per te come il project manager di essere aggrovigliato in singoli compiti. Si è concentrato così focalizzato per garantire che un certo compito sia completato correttamente o incontra la sua scadenza, che non si mantiene un occhio abbastanza vicino su tutti gli altri pezzi in movimento coinvolti in quel progetto. Le tue intenzioni di un normaleRapporto sullo stato di gestione del progettoperdono per strada come si perde traccia di dove è diretto il progetto.
Certo, un compito che si stanno monitorando da vicino potrebbe essere completato nei tempi previsti, ma il resto del progetto potrebbe avere accumulato un ritardo mentre si aveva la schiena girata.
Come evitarlo con un grafico Gantt online
Un diagramma di Gantt non solo garantisce la vostra squadra una maggiore visibilità, ma è pure. È possibile puntare rapidamente a un compito individuale sul grafico e ottenere una comprensione immediata di dove ci si trova in tutto il processo di completamento del progetto, così come quello che altri lavori dovrebbe essere accadendo proprio ora.
Non più scavando attraverso calendari, commenti o file per capire come l'intero progetto si adatta insieme. Il grafico di Gantt fa tutto questo noia per voi.
Creazione di diagrammi di Gantt in linea: Il tuo segreto per il successo del progetto
Un diagramma di Gantt è uno strumento prezioso per innegabilmentepianificazionee la gestione dei progetti, e può aiutare a evitare numerosi errori più comuni, tra cui:
Tuttavia, ricordare che non tutti i diagrammi di Gantt sono creati uguali. Per sfruttare al meglio questa risorsa, è meglio per trovare una piattaforma online di gestione dei progetti con Gantt funzionalità di grafico, in modo che l'intero grafico si regola automaticamente quando si inevitabilmente necessario apportare modifiche.
Quando si crea un diagramma di Gantt in linea, si ha la flessibilità necessaria per controllare e gestire i vostri progetti, senza una tonnellata di fastidi e olio di gomito. Dopo tutto, questo grafico dovrebbe rendere la vita più facile, non più difficile. diagrammi di Gantt sono anche efficaci se usato in combinazione con altri grafici di gestione del progetto.
Per saperne di più nella nostra guida:PERT vs diagrammi di Gantt .
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