Comment utiliser un diagramme de Gantt en ligne pour éviter ces 5 erreurs de gestion de projet

Comme leprojetGestionnaire, vous savez que c'est votre travail de garder tous les aspects d'un projet assigné sur la bonne voie. Mais disons-le simplement: ce n'est pas toujours faciletâche .

La main gauche ne sait pas toujours ce que fait la main droite. Les délais sont manqués ou complètement oubliés. Les mises à jour et les informations importantes sont mal communiquées. Et avant même de réaliser ce qui se passe, toute la maison des cartes peut venir tomber autour de vous autour de vous.

Heureusement, il existe des outils et des ressources à votre disposition qui permettent de garder un œil sur vos projets et de les empêcher de courir les rails.

Comme quoi? Les cartes Gantt en ligne sont un endroit idéal pour commencer.

Qu'est-ce qu'un tableau de Gantt en ligne?

UNEdiagramme de GanttAffiche les tâches liées au projet par rapport au temps. Sur le graphique, les tâches sont représentées par des barres horizontales et la longueur de ces barres indique le temps estimé que la tâche doit avoir besoin de remplir.

L'un des meilleurs moyens de comprendre undiagramme de Ganttest de voir un. Ainsi, voici un regard sur un tableau de Gantt qui affiche les tâches impliquées dans la publication d'un nouveau produit:

Le graphique ci-dessus a été crééen utilisantGestionnaire de tâches UDN . Bien que les diagrammes de Gantt puissent être créés manuellement à l'aide de feuilles de calcul ou d'autres outils, il est préférable d'utiliser un fabricant de cartes Gantt en ligne.

Pourquoi est-ce important? En faisant un diagramme de Gantt en ligne, vous aurez une mise à jour beaucoup plus facile si quelque chose change - si, par exemple, une tâche passe sur la date limite ou la commande doit être modifiée.

Lorsque vous utilisez une ligne en ligneGantt Graphique Créateur, des choses comme vos timelines et même vos dépendances de tâches seront automatiquement changées lorsque vous modifiez, vous n'avez donc pas à recréer tout le tableau.

Indépendamment de l'endroit ou de la façon dont vous le créez, votre carte Gantt vous permet d'obtenir une compréhension de toutes sortes d'informations importantes du projet dans un look, notamment:

Mettre simplement, un graphique Gantt facilite la possibilité d'obtenir un aperçu de toutes les tâches différentes impliquées dans votre projet, ce qui signifie que vous pouvez garder les choses en douceur et éviter plusieursgestion de projetdes erreurs.

Erreur de gestion de projet N ° 1: initier un coup d'envoi du projet moche

Le tout début de votre projet est un moment incroyablement important. C'est lorsque vous obtenez tous les acteurs clés et les parties prenantes sur la même page des attentes, des délais de tâches et des objectifs de projet.

Selon les dirigeants exécutifs, un manque d'objectifs clairs est la raison la plus courante deéchec du projet. De plus, des estimations de temps inexactes sont la cause de l'échec dans jusqu'à 28% des projets.

Inutile de dire que vous ne devriez pas négliger l'importance de votre coup d'envoi pour repasser ces sortes de détails. Sinon, vous courez lerisquede construire votre projet entier sur une fondation Shaky.

Cependant, lorsque vous êtes impatient de rouler vos manches et de faire bouger les choses, il est tentant de sauter sur cette étape cruciale et de faire commencer les gens - sans confirmer que tout le monde fonctionne avec la même compréhension de la façon dont le projet fonctionnera (et pourquoi Cela compte).

Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne

Sans doute, l'une des pièces les plus importantes de votre projet est la chronologie, comme celle-ci ralentit et affecte tout de votre budget à votreAllocation de ressources .

Alors qu'un diagramme de Gantt n'est pas une boule de cristal, cela vous oblige à prendre un pas en arrière et à comprendre le calendrier général, le flux de diverses tâches et la connexion de différentes équipes.

En mappant cela, vous et tous vos joueurs de votre projet sont en mesure d'obtenir une vue à vol d'oiseau et de vous assurer que vous commencez par des attentes partagées.

Erreur de gestion de projet n ° 2: Oublier des dépendances des tâches

Tout projet contient des dépendances des tâches - ce qui signifie qu'une certaine tâche ne peut être démarrée tant que la précédente n'est pas terminée.

Omis d'identifier ceux-ci peut conduire à un ordre de tâches non sensibles (car vous ne comprenez pas comment ils sont liés les uns aux autres) et un manque de responsabilité parmi les membres de l'équipe (car ils ne comprennent pas comment leurs propres revers ralentissent la totalité des projet vers le bas).

Comme si tout n'était pas assez grave, ce manque de compréhension et ces retards constants incitent également des tonnes de frustration et de confusion parmi votre équipe.

Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne

Un diagramme de Gantt illustre clairement des dépendances entre vos tâches avec une flèche, mais il est également incroyablement utile lorsque vous utilisez leMéthode de chemin critique (CPM), ce qui nécessite que vous comprenez:

Toutes ces informations sont affichées directement sur votre carte Gantt. Vous pouvez utiliser votre graphique pour identifier lechemin critique(qui est la plus longue activité dépendante) et non seulement mieux comprendre la manière dont ces tâches sont connectées, mais lesquelles laissent également une salle de guérison pour des retards inévitables (sans prolonger la durée de votre projet entier).

Erreur de gestion de projet n ° 3: omis de coordonner les transactions

Les transferts sont un autre endroit collant lors de la gestion de projets. Si le projet est adopté à une autre personne ou une autre nouvelle équipe ou un autre service, il est difficile de veiller à ce que la nouvelle tâche ou le nouveau propriétaire de projet soit équipé de l'information ou du contexte nécessaire pour bien compléter leur portion.

Souvent, des mises à jour ou des modifications ne sont pas communiquées et des informations de base adéquates ne sont pas fournies, ce qui laisse souvent ce nouveau propriétaire de la tâche comme s'il commence un projet entièrement nouveau plutôt que de contribuer à quelque chose qui est déjà bien en cours.

Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne

Avec un diagramme de Gantt, vous pouvez visualiser exactement lorsque les transferts de projets se produiront - entre les personnes, les équipes et les départements. Savoir quand ces événements se produiront signifie que vous pouvez les anticiper (plutôt que de se brouiller à la dernière minute) et de repasser un processus de facilitation d'une transmission plus transparente en faisant des choses comme:

En bref, vous ne pouvez pas faciliter des transferts lisses si vous ne savez pas quand ils se passeront, et un tableau de Gantt est crucial pour comprendre exactement où ces obstacles se produisent.

Erreur de gestion de projet n ° 4: Garder les tâches individuelles silicières

En particulier lorsque votre projet implique beaucoup de tâches et d'équipes différentes, il est facile de s'affronter. Par exemple, l'équipe de conception graphique n'a aucune idée de ce que l'équipe de contenu travaille et vice versa.

Les groupes et les membres de l'équipe deviennent si intensément concentrés sur leurs affectations individuelles et leurs délais, ils oublient comment ils se connectent à l'image plus grande.

Quel est le problème? Cette diminution de la visibilité dans l'ensemble du projet peut contribuer à:

Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne

Votre carte Gantt sert essentiellement comme votrefeuille de routepour l'ensemble du projet. Les membres de l'équipe sont en mesure de se référer à cela pour comprendre comment leurs propres tâches entrent dans le projet global. Qu'est-ce qui se passe avant que le projet ne soit sur leurs plaques? Et après? Ou simultanément avec leur propre travail?

Votre carte Gantt illustre également clairement ce qui se passe si un département ou un membre de l'équipe dépose la balle ou manque une date limite, car elle retardera les tâches dépendantes qui suivent. Un diagramme de Gantt ressemble assez littéralement une rangée de dominos, il est donc efficace d'instiller une augmentation du sens de la responsabilité dans votre équipe.

Erreur de gestion de projet n ° 5: Perdre une piste de progression du projet

Vous n'êtes pas parfait non plus, ce qui signifie que c'est également facile pour vous, car le gestionnaire de projet est emmêlé dans des tâches individuelles. Vous vous concentrez tellement à vous assurer que une tâche de certaines tâches est terminée correctement ou que vous rencontrez sa date limite, que vous ne tenez pas assez près de l'œil sur toutes les autres pièces mobiles impliquées dans ce projet. Vos intentions d'un régulierRapport de statut de gestion de projettomber au bord de la voie que vous perdez une trace de l'endroit où votre projet est dirigé.

Bien sûr, une tâche que vous avez suivi de près pourrait être complétée à l'horaire, mais le reste du projet aurait pu tomber derrière pendant que vous vous êtes retourné.

Comment l'éviter avec un diagramme de Gantt en ligne

Un diagramme de Gantt accorde non seulement à votre équipe une visibilité accrue, mais vous aussi. Vous pouvez rapidement indiquer une tâche individuelle sur votre carte et obtenir une compréhension immédiate de l'endroit où vous êtes dans l'ensemble du processus de remplir le projet, ainsi que de ce que les autres travaux devraient se passer actuellement.

Plus besoin de creuser des calendriers, des commentaires ou des fichiers pour comprendre comment tout le projet s'intègre. Votre carte Gantt fait toutes ces devoirs pour vous.

Création de cartes Gantt en ligne: votre secret au succès du projet

Un diagramme de Gantt est un outil indéniablement précieux pourPlanificationet gérer vos projets, et cela peut vous aider à éviter de nombreuses erreurs courantes, notamment:

Cependant, rappelez-vous que tous les diagrammes de Gantt ne sont pas créés égaux. Pour tirer le meilleur parti de cette ressource, il est préférable de trouver une plate-forme de gestion de projet en ligne avec des capacités de diagramme de Gantt, de sorte que l'ensemble de votre carte s'ajuste automatiquement lorsque vous devez inévitablement apporter des modifications.

Lorsque vous créez un tableau Gantt en ligne, vous avez la possibilité de superviser et de gérer vos projets, sans une tonne de tracas et de graisse au coude. Après tout, ce graphique est censé rendre votre vie plus facile, pas plus difficile. Les cartes Gantt sont également efficaces lorsqu'elles sont utilisées conjointement avec d'autres graphiques de gestion de projet.

En savoir plus dans notre guide:Graphiques PERT VS Gantt Graphiques .

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Découvrez quelques ressources supplémentaires pour vous aider à tirer le meilleur parti des cartes Gantt: