המדריך הסופי לניהול פרויקטים של Google

גוגל מספקת ניהול עבודהשיתוף פעולה תוכנה.לאף אחד עם חשבון Google או Gmail. עם Gmail ואת היישומים העסקיים הנלויים שלה, צוותים ומנהלים יכולים ליצורקבוצותבתוך סביבת העבודה של הארגון לתקשר ולשתף פעולה על תפקידים ופרויקטים ספציפיים.

קבוצות ומשתמשים בודדים של Google יכולים ליצור, לשתף ולערוך מסמכים, דוחות ומצגות באמצעות Apps כמו Google Docs, גיליונות ושקופיות. באפשרותך לאסוף בקשות ומשוב באמצעות טפסים של Google, אירועי לוח הזמנים ב- Google Calendar, ואחסנים קבצים ומדיה ב- Google Drive.

יחד, יישומים אלה מספקים חבילה מקיפה שלעבודה מודרנית ו ניהול פרוייקטפתרונות. עם זאת, כעסק גדל, יישום דרכים משופרות של ניהול מערכות ו workflows הופך להיות חיוני.

אתה צריך יותר מתקדם, יעיל, ואוטומציה ידידותיתניהול פרוייקטתוכנה לניהול מספר צוותים, לפקח על התקדמות, ולהשיג יותר בקנה מידה. בשלב זה, גיליונות אלקטרוניים וטלאיםפּרוֹיֶקטמערכות ניהול הופכות לא מספקות.

זהו סימן זה הזמן המעבר לתוך כלי ניהול פרויקט חזק יותר כמו מנהל המשימות של UDN. . לְמַרְבֶּה הַמַזָל,מנהל המשימות של UDN.משתלב עם תוכנת ניהול פרויקטים של Google, ומספקת את היתרונות הנוספים הדרושים לך כדי לשפר את היעילות הארגונית תוך ניהול הצוותים והפרויקטים שלך.

המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד להשתמש ולשלב את תוכנת ניהול הפרויקט של Google עםמנהל המשימות של UDN.. כמו כן, תלמד להשתמש בסביבת העבודה של Google כדי לשפר את פרודוקטיביות הקבוצה ושיתוף הפעולה.

מהו סביבת עבודה של Google?

סביבת עבודה של Google., בעבר נקרא G Suite, הוא ענן מבוסס סוויטה משרד דיגיטלי שפותחה על ידי Google. זהו אוסף של עבודה, שיתוף פעולה ותוכנות ניהול פרויקטים עם לוח המחוונים לניהול משתמשים, הרשאות ושירותים.

מנהלי מערכת יכולים להקים אמצעי אבטחה מתקדמים כגון סיסמאות אלפאנומריות אלפאנומריות להדק נתוני אבטחה ושמירה על סביבת עבודה של הארגון.צוותים היברידיים ומרוחקיםיכול לשתף פעולה ולעבוד במהירות בזמן אמת באמצעות יישומי עבודה של Google Workspace.

האם ל- Google יש כלי ניהול פרויקטים?

למרות ש- Google מוסיפה באופן עקבי תכונות חדשות כדי לשפר את השימוש והפונקציונליות של סביבת העבודה של Google, אין לה תוכנה ייעודית לניהול פרויקטים.

במקום זאת, Google מספקת פרוסת אפליקציות עסקיות שהצוותים יכולים להשתמש כדי לשפר את הפרודוקטיביות, שיתוף הפעולה והנהלת הפרויקטים. סביבת העבודה של Google כוללת את Gmail, Google Drive, לוח שנה, Docs, סדינים, שקופיות, צורות, צ 'אט ופגישות. זהנגיש לכל משתמשי Google, מה שמאפשר למשתמשים בודדים וארגוניים ליצור, לשתף פעולה ולהשיג יותר יחד ללא קשר למיקום.

מה כלי התכנון של Google משמשים לניהול פרויקטים?

בהתאם לתשומות הארגוניות, הפלט, ואת זרימת העבודה שלך, ניתן להשתמש באפליקציות ספציפיות שימושיות יותר עבור הצוותים שלך. הכי נפוץ ביותרתִכנוּןכלים על פני הלוח הם גיליונות, מסמכים, כונן, לוח שנה, Gmail, שקופיות וצורות. בואו ניקח מבט מקרוב על כל אחד מהם.

גליונות גוגל

גליונות של Google היא אחת מ- Google Essentialכלי ניהול פרויקטים. זה ענן מבוסס גיליון אלקטרוני תוכנה ליחידים וצוותים.

גליונות Google הוא אינטואיטיבי וקל לשימוש, המאפשר לצוותים ולפקח על תוכניות הפרויקט, לאחסן ולתפעל נתונים וליצור דיווחים מעמיקים. צוותים יכולים לשתף פעולה בגיליונות אלקטרוניים בזמן אמת כדי להשיג את מטרותיהם. חברים מוזמנים יכולים להציג את ההיסטוריה של השינויים שנעשו בסדין, טיפוח שקיפות ואחריות וחיסול הצורך לשלוח גרסאות מרובות של אותו מסמך.

מנהלי פרויקטיםיכול גם לתכנן ולנהל פרויקטים באמצעות גליונות Google. הם עשויים לבחור להתחיל מאפס או להשתמש בתבניות שסופקו בתוכנה. באמצעות גיליונות Google כתִכנוּןואת כלי ניהול פרויקטים מפחית את הדוא"ל והודעות עומס יתר, הגדלת פרודוקטיביות צוות להתמקד.

חשוב לציין כי גליונות Google אינו תוכנת ניהול פרויקטים נכונה. זה יכול לשמש כדי לנהל פרויקטים אך לא נוצר לעשות זאת באופן ספציפי. מנהלים יכולים ליצורמְשִׁימָהרשימות ופרויקט ציר זמן, אבל הם לא יכולים לראות כיצד משאבי הפרויקט ודרישות חופפים.

גירצי גירסינג וגיליון רשימות ידניות מספקות תמונה של הפרויקטדְפ"ח מפהומי אחראי על מה. עם זאת, גליונות Google אינה מספקת יכולות ניהול פרויקטים מועילות, כגון הודעה חברים כאשר יש צוואר צוואר או מדגיש עובדים עם עומס עבודה בהיר יותר. נתוני הפרויקטים שהושלמו בעבר עשויים גם ללכת לאיבוד או לטשטש.

למרות גיליונות fosters שיתוף פעולה בעבודה מרחוק, זה לא קל לשימוש במכשירים ניידים. רוב המשתמשים מתקשים לעדכן גיליונות על מסכים קטנים ולהתגעגע הערות ועדכונים. שילוב גיליונות Google עם תוכנת ניהול פרויקטים כמומנהל המשימות של UDN.מאפשר לך:

גוגל מסמכים

Google Docs היא אחת מתכנון Google הפופולרי ביותרכלים לצוותים מרוחקים. זוהי תוכנת עיבוד מילה ענן ענן קל יותר עבור אנשים וצוותים לשתף פעולה בזמן אמת לייצר מסמכים בפורמטים שונים, כולל .docx, .pdf או zipped.

עבודה ב- Google Docs משפרת את שיתוף הפעולה, הפרודוקטיביות והיצירתיות. מנהלים יכולים לפרט ולהפיץ תוכניות הפרויקט, מפעלי דרכים, ואבני דרך כדי למשוך לקנות, לבקש משוב, ולהעצים את הצוותים שלהם.

היתרונות של Google Docs למקום העבודה המודרני הם רבים, במיוחד ביצירת תוכן. אבל ייתכן שתוהים: משתמש ב- Google Docs מספיק לניהול הפרויקט?

Google Docs מאפשרת לאנשים ולצוותים לגשת, לעבודה ולשתף פעולה במסמכים בזמן אמת, אך היא אינה מעצימה אותך לנהל פרויקטים מקצה לקצה. שימוש ב- Google Docs לניהול פרויקטים מאפשר סיעור מוחות, יצירה ושיפור מערכות עבודה אך לא הרבה אחר. שילוב זה עם תוכנת ניהול פרויקטים כמומנהל המשימות של UDN.הוספת תכונות ניהול פרויקטים כולל:

גוגל דרייב

ניהול פרויקטים של Google Drive הוא חיוני לרוב העסקים היום. שירות התוכנה מבוסס ענן מספק דרך נגישה לארגן, לאחסן ולהפיץ מסמכים, קבצים ונכסים דיגיטליים לאעֲלוּת .

Google Drive מספקת 15GB של אחסון ענן חינם לכל משתמשי Google עם חשבון Gmail. אנשים וצוותים יכולים לגשת למסמכים בכונן Google באזורים עם אינטרנט מסכן, כל עוד הם כבר הורידו את הקבצים הדרושים.

עם זאת, Google Drive אינו מבוצע לניהול פרויקטים בלבד. זה משפר את ניהול הפרויקטים ושיתוף פעולה צוות עם תכונות אחסון מבוססות ענן שלה, אבל לא להתמקד בניהול פרויקטים. Google Drive caters למגוון רחב של צרכים עסקיים.

כונן Google מאפשר לצוותים ולמנהלים לארגן קבצים לתיקיות ותיקיות משנה, ולאחר מכן לשתף אותם עם קבוצות דואר אלקטרוני ספציפיות או חברי צוות באמצעות רמת ההרשאות המתאימות (למשל, גישה בלבד, תגובות וגישה לעריכה).

ניהול פרויקטים של Google Drive הוא, לעומת זאת, מוגבל. אתה יכול לאחסן ולשתף מסמכים, אבל לא ניתן ליצור ולהקצות משימות לצוותים, לחלץ דוחות, או להציג התקדמות.

שילוב כונן Google עם תוכנת ניהול פרויקטים חזקים מגביר את היכולות שלו, מייעלים פרויקטים מתמשכים, שומר על קבצים ונכסים נגישים, ומבטיחים את תקשורת ופרטי המשימות שלך נמצאים באותו מקום כמו הפרויקטים שלך.

לוח שנה של גוגל

לוח השנה של Google הוא מרכיב מכריע נוסף של סביבת העבודה של Google. עם לוח השנה של Google, אתה יכול ליצור אירועים ותזכורות של מועדים מתקרבים ולהזמין חברי צוות מעורב להשתתף.

Google Calendar הוא אתוכנת לוח שנהשפותחה על ידי Google וסיפק ללא תשלום למשתמשי Google. מנהלים יכולים ליצור לוחות שנה הקשורים לפרויקטים, פגישות ותזמן ואירועים, והזמינו צוותים ועניינים. אתה יכול גם ליצור ולשתף מספר לוחות שנה, כך חברי הצוות אינם מוצפים עם אירועים צירי זמן הם לא מעורבים.

כאשר משתמשים באופן אופטימלי, Google Calendar מגביר את שיתוף הפעולה והפרודוקטיביות. באפשרותך להגדיר את היומן שלך לשליחת הודעות לפני כל פגישה או אירוע. ניתן גם ליצור משימות, מטרות ותזכורות.

בצוותים מנהלים גדולים שבהם הוא קשוח לתזמן אירועים שעובדים עם לוח השנה של כולם, מנהלי פרויקטים יכולים לשכב כל לוח זמנים של חברי צוות כדי לראות מתי כולם זמינים. לעודד מנהלים ועובדים לחלוק את לוחות השנה שלהם לטובהתזמוןתוצאות.

אתה יכול למנף אוטומציה ולהשיג יותר שליטה על לוח הזמנים שלך על ידי הגדרת היומן שלך כדי לשלוח סדר יום יומי המציג את לוח הזמנים היומי שלך לפני שתתחיל לעבוד. זה עוזר לעקוב אחר אירועים עתידיים חשובים ופגישות צוות.

שלב את לוח השנה של Google עם תוכנת ניהול הפרויקטים שלך כדי להוסיף משימות בצורה חלקה לפרויקטים, לשפר את יכולות ניהול הפרויקטים של Google Calendar, ולעקוב אחר מטרות, משימות ואבני דרך אחרות ביעילות.

שקופיות Google.

שקופיות Google היא עוד כלי תכנון שימושי שימושי עבור אנשים ועסקים. הוא משמש כדי ליצור מצגות, הצעות ומסמכים חזותיים אחרים.

אבל איך משפר את ניהול הפרויקט? שקופיות Google מספקת תוכנה אינטואיטיבית כדי לשרטט את החזון שלך, להקים תוצרים וליצורדוחות הפרויקטעם גרפים, תרשימים, אלמנטים חזותיים.

שקופיות Google שימושית במיוחד עבור צוותים מרוחקים או מבוזרים. הוא מאפשר שיתוף מסך ומצגות חיות במהלך פגישות וידאו מקוונות באמצעות זום, Google נפגשים או תוכנת ועידות וידאו אחרות.

באפשרותך לצרף קישור שקופיות של Google ל- Calendar הזמנות ופגישה, מה שהופך אותו קל עבור חברי הצוות להישאר מעודכנים בפרויקטים מתמשכים. Google Slides גם מספקת תבניות כדי לעזור לך לעבוד מהר יותר.

כאשר משולבים היטב עם תוכנת ניהול הפרויקט על פי בחירתך, באפשרותך להגביר את יכולות Google Slides עם תכונות הגהה ואישור בעת אחסון כל נכסי המדיה בכלי ניהול פרויקטים משותף מרכזי כגוןמנהל המשימות של UDN. .

Google Forms.

טפסים של Google הוא שאלון מקוון חינם או כלי סקר. זה עוזר לאסוף משוב ותשובות מלקוחות, צוותים, ובעלי עניין אחרים בקלות.

טפסים של Google הוא אחד הכלים הבסיסיים של Google Project Management. זה מפשט איסוף נתונים ותגובות ממקורות פנימיים וחיצוניים ומציג תוצאות בתצוגות שונות כמו גרפים, תרשימים וגיליונות אלקטרוניים. טפסים של Google הוא מהיר וקל להגדרה ועובד היטב עם יישומים אחרים בתוך סביבת העבודה של Google.

אמנם זה לא כלי ייעודי ניהול פרויקטים, טפסים של Google הוא מועיל להפוך היבטים מסוימים של המשימות שלך ואת הפרויקטים, כמו קבלת שירות או תמיכה תמיכה והערכת נתונים רלוונטיים זה לצד זה.

טופסי גוגל גם מספקים תבניות כדי ליצור את הסקר או את השאלון ואת תכונות ההתאמה האישית כדי לשקף את סגנון המותג שלך בטפסים. אם אתה רוצה לנצל את הנתונים שאתה לאסוף באמצעות טפסים כדי לשפר את תוצאת ניהול הפרויקט שלך, עדיף לשלב טפסים של Google עם תוכנת ניהול פרויקטים חזקים כמומנהל המשימות של UDN.. ניתן ליצור משימות חדשותמנהל המשימות של UDN.מתוך גוגל חדש טפסים תגובות על ידי שילוב של Google Apps ומנהל המשימות של UDN.שימוש באפליקציות של שילוב של צד שלישי כמו Zapier וכלים דומים.

Gmail

Gmail הוא epicenter של ניהול פרויקטים של Google. זה כרגעפלטפורמת הדוא"ל הפופולרי ביותרעם יותר מ -1.8 מיליארד משתמשים ברחבי העולם. רוב האנשים המתמצאים והעסקים מסתמכים על Gmail כדי לקבל עבודה, כפי שהיא מגיעה עם גישה חופשית לרוב היישומים בסביבת העבודה של Google.

ללא קשר לגודל של הצוותים והפרויקטים שלך, ייתכן שיהיה עליך לשלוח הוראות מפורטות או משוב לחברי צוות ובעלי עניין אחרים. Gmail מסייע לארגן את העבודה המתמשכת שלך הודעות דוא"ל נכנסות כדי לייעל את הפרודוקטיביות שלך. משתמשים יכולים לשלוח קבצים וקבצים מצורפים של מדיה על ידי הוספתם לאימייל או להוסיף קישור של Google Drive (עבור גדלי מדיה גדולים יותר).

הבעיה עם הסתמכות בדוא"ל לתקשורת הפרויקט כוללת:

אם חברי הצוות שלך לא כולם שייכים לארגון שלך, יש הוסיףלְהִסְתָכֵּןשל הודעות דוא"ל חסרות כי הם מסומנים כמו דואר זבל.

ניהול פרויקטים בדוא"ל הוא בקושי בר קיימא ולעתים קרובות כאוטי. כדי למנוע מלכודות אלה, לשלב את תוכנת הדוא"ל שלך עם תוכנת ניהול פרויקטים מאובטחת וחזקה.

מנהל המשימות של UDN.של תוכנת ניהול פרויקטים Gmailמגביר את הפרודוקטיביות של הקבוצה על ידי לכידת משימות מדוא"ל ויצירה וניהול של המשימות החדשות נכון בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail. חברי הצוות יכולים לעבודמנהל המשימות של UDN.מבלי לעזוב את תיבת הדואר הנכנס שלהם, להגביר את הפרודוקטיביות על ידי צמצום הצורך לעבור בין משימות לכרטיסיות.

לקבלת שיתוף פעולה יעיל יותר בתוך צוותים, הוסף את Google צ 'אט לתיבת הדואר הנכנס שלך Gmail ולהניח מועילדוא"ל פרודוקטיביות.כללים כדי להעצים את הצוותים שלך לעבוד באופן אסינכרוני בערוצי התקשורת הנכונים.

כדי להפעיל או לכבות בצ'אט ב- Google ב- Gmail, לחץ על הגדרות בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail, הצג את כל ההגדרות ובחר ב- Google Chat. בחר או כבוי בצ'אט של Google ולאחר מכן שמור את השינויים. זה מביא פונקציות יותר לתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail, מתן דף הבית משולב כדי להציג את כל התקשורת שלך במקום אחד יש תקשורת ממוקדת עם צוותים שונים של בעלי עניין על פעילויות הקשורות לפרויקט.

מדידת מטרות עם כלי תכנון של Google

ישנן דרכים רבות למדוד מטרות ו Okrs באמצעות כלי תכנון של Google. בהתאם לרמה של טק-טק, אתה יכול ליצור כלי מעקב הפרויקט בתוך סביבת העבודה של Google שלך.

היישומים הטובים ביותר של Google לתכנון ומדידה הם:

כלים אלה, במיוחד כאשר משתמשים בו יחד, מספקים יכולות מורחבות ופונקציונליות כדי לסנכרן ולנהל פרויקטים עם הצוות שלך.

הקפד להיות ברור ותמציתי כפי שאתה מתכנן לנהל את הפרויקטים שלך עם כלי התכנון של Google. שימו לב לכל פערים בזרימת העבודה וליצור פתרונות מותאמים אישית כדי לשפר את הפרודוקטיביות ושיתוף הפעולה.

אם יש לך רשימת מטלות בגיליונות אבל למצוא כי חברי הצוות שלך לעתים קרובות להחמיץ את מועדים שלהם, אתה יכול להחליט לשלוח הודעות יומן יומי לצוות שלך כדי להזכיר להם את המשימות שלהם פרויקטים מתמשכים.

ניהול פרויקטים של Google וכלי התכנון דורשים הגדרה ידנית וניטור מתמשך כדי להביא את התוצאות הטובות ביותר.

האם יש בעיות עם תוכנת ניהול פרויקטים של Google?

תוכנת ניהול פרויקטים של Google יש יתרונות נדיבים למשתמשים שלה. החיסרון העיקרי שלו הוא שלא נבנה לניהול פרויקטים ומשתמשים יש לשלב לפחות חמישה אפליקציות של Google כדי ליצור פתרון פשוט של פרויקטים ותכנון.

הנה דוגמה: מנהל פרויקטים עשוי לצייר תוכנית פרוייקט וציר זמן בגוגל גליונות, חברי צוות הדוא"ל ובעלי עניין על פרויקט זה ב- Gmail, ותזמן פגישה כדי לדון בפרויקט ביומן Google. המנהל חולק קישור של Google Docs של אג'נדה הפגישה בדוא"ל. זה Doc Google מכיל קישור של Google Forms כדי לקחת משוב על תוכנית הפרויקט ועל ציר הזמן.

סביבת עבודה של Google מספקת כמעט את כל הפונקציות הבסיסיות מנהל הפרויקט צריך להתחיל ולפקח על פרויקטים. עם זאת, הוא מציג אותם בחבילה piecemeal, אד הוק שאינו אלגנטי או בר קיימא עבור עסקים חדשניים, גוברים במהירות.

אם תבחר להתקדם עם סביבת העבודה של Google, עליך לפקח ברציפות את זרימות העבודה ואת ביצועי הצוות, יצירת פתרונות עבור מה שאינו פועל ותקשורת כללי הקרקע לחברי הצוות כדי לעקוב אחר התוצאות הטובות ביותר.

כמה בעיות נפוצות עם ניהול פרויקטים של Google כוללים:

אילו כלי ניהול פרויקטים חלופיים זמינים?

ההמלצה העליונה שלנו לחלופות לתוכנת ניהול הפרויקט של Google היאמנהל המשימות של UDN. . מנהל המשימות של UDN.של תוכנת ניהול פרויקטיםהוא מאובטח מאוד, שנבנה לניהול צוותים ופרויקטים בכל גודל, ומספק את כל הצרכים הדרושים לניהול פרויקטים בסביבת עבודה משותפת ומרוכזת.

מנהל המשימות של UDN.התוכנה פותרת את כל האתגרים של ניהול פרויקטים של Google ומשתלב עם תוכנת Google כדי להשלים את החסרונות שלה.צוותים גדולים וקטניםכאחד, כולל גוגל, Airbnb, Fitbit, ואת חברות estée lauder, להשתמשמנהל המשימות של UDN.. מוֹעִילמנהל המשימות של UDN.תכונות ניהול הפרויקט כוללות:

אתה יכול להשתלבמנהל המשימות של UDN. עם תוכנת Google וכלים?

תוכנת ניהול פרויקטים של Google וכלים בשימוש נרחב. חברי הצוות שלך עשויים להיות כבר להשתמש אחד או יותר של יישומים עסקיים אלה חינם לנהל את עבודתם.

לבנות על מערכת עבודה מוכרת זו, מנהל המשימות של UDN.משתלב בקלות עם יישומי Google, כולל Gmail, Google Drive, Calendar של Google, ואחרים, כדי לעזור לך לייעל ולהפוך את עבודתך ולשפר את שיתוף הפעולה בין הצוותים שלך, ספקי ידע ושיתוף פעולה אחרים.

אתה יכול לנהל משימות במנהל המשימות של UDN.מבלי להשאיר את חשבון Google שלך, ואתה יכול לנהל משימות ב- Gmail ללא מעבר בין כרטיסיות. שלב צוות ופרויקט לוחות שנה כדי להפוך את שליחת משימות ותאריכי תאריכים ממנהל המשימות של UDN.לתוך לוח השנה של Google שלך. באפשרותך לשלב את Google Apps ומנהל המשימות של UDN.באמצעותמנהל המשימות של UDN.אינטגרציה או צד שלישי אינטגרציה Apps כמו Zapier ו Zoho.

כאשר מחובר לתוכנה הנכונה, תוכנת ניהול פרויקטים של Google מאפשרת עבודה גמישה ופרודוקטיביות מוגברת, לא משנה היכן חברי הצוות שלך עובדים. שפר את מערכות ניהול הפרויקטים שלך על ידי שילובמנהל המשימות של UDN.של תוכנת ניהול פרויקטים עוצמה עם סביבת עבודה של Google. התחל היום עםניסיון חינם לשבוע .