Den endelige vejledning til Google Project Management

Google tilbyder arbejdsstyring ogSamarbejdssoftwaretil nogen med en Google- eller gmail-konto. Med Gmail og dens ledsagende forretningsapps kan hold og ledere skabegrupper.inden for en organisations arbejdsområde at kommunikere og samarbejde om specifikke roller og projekter.

Grupper og individuelle Google-brugere kan oprette, dele og redigere dokumenter, rapporter og præsentationer ved hjælp af apps som Google Docs, ark og dias. Du kan indsamle anmodninger og feedback ved hjælp af Google-formularer, planlægge begivenheder i Google Kalender og gemme filer og medier i Google Drive.

Brugt sammen, disse apps giver en omfattende suite afModerne arbejde og projektledelseløsninger. Men som en virksomhed vokser, bliver implementering af forbedrede måder at styre systemer og arbejdsgange afgørende.

Du har brug for mere avanceret, strømlinet og automatiseringsvenligprojektledelseSoftware til at styre flere hold, overvåge fremskridt, og opnå mere på skalaen. På dette stadium, regneark og patchworkprojektstyringssystemer bliver utilstrækkelige.

Dette er et tegn, det er på tide at overgå til et mere robust projektstyringsværktøj som UDN Task Manager . Heldigvis,UDN Task ManagerIntegreres med Google Project Management Software, der giver de ekstra fordele, du har brug for til at forbedre organisatorisk effektivitet, mens du styrer dine hold og projekter.

Læs videre for at lære at bruge og integrere Google Project Management Software medUDN Task Manager. Du lærer også at bruge Google-arbejdsområde til at forbedre holdproduktiviteten og samarbejdet.

Hvad er Google Workspace?

Google Workspace., tidligere kaldet G Suite, er en cloud-baseret digital office suite udviklet af Google. Det er en samling af arbejde, samarbejde og projektstyringssoftware med en admin dashboard til styring af brugere, tilladelser og tjenester.

Administratorer kan oprette avancerede sikkerhedsforanstaltninger som 2FA og tvunget alfanumeriske adgangskoder for at stramme sikkerheds- og beskyttelsesdata i en organisations Google-arbejdsområde.Hybrid og fjernbetjeningkan samarbejde og arbejde hurtigt i realtid ved hjælp af Google Workspace Apps.

Har Google et projektstyringsværktøj?

Selvom Google konsekvent tilføjer nye funktioner til forbedring af brug og funktionalitet i Google-arbejdsområdet, har den ikke dedikeret projektstyringssoftware.

I stedet giver Google en kuration for forretningsapplikationer, som hold kan bruge til at forbedre produktiviteten, samarbejdet og projektledelsen. Google WorkSpace indeholder Gmail, Google Drive, Kalender, Docs, Plader, Slides, Forms, Chat og Meet. det ertilgængelig for alle Google-brugere, gør det muligt for de enkelte og virksomhedsbrugere at skabe, samarbejde og opnå mere sammen, uanset placering.

Hvilke Google Planlægningsværktøjer bruges til projektledelse?

Afhængigt af dine organisatoriske input, udgange og arbejdsgange, kan specifikke Google Apps være mere nyttige for dine hold. Den mest almindelige GoogleplanlægningVærktøjer på tværs af brættet er lagner, docs, drev, kalender, gmail, dias og formularer. Lad os se nærmere på hver enkelt.

Google-ark

Google-ark er en af ​​de væsentlige GoogleProjektledelsesværktøjer. Det er cloud-baserede regnearksoftware til enkeltpersoner og hold.

Google-ark er intuitiv og nem at bruge, hvilket gør det muligt for hold til at lave og overvåge projektplaner, gemme og manipulere data og oprette dybdegående rapporter. Hold kan samarbejde i regneark i realtid for at nå deres mål. Inviterede medlemmer kan se historien om ændringer, der er foretaget i arket, hvilket fremmer gennemsigtighed og ansvarlighed og eliminerer behovet for at sende flere versioner af samme dokument.

ProjektledereKan også planlægge og administrere projekter ved hjælp af Google-ark. De kan vælge at starte fra bunden eller bruge skabeloner, der leveres i softwaren. Brug af Google-ark som enplanlægningog projektstyringsværktøj reducerer e-mail og underretninger overbelastning, øger holdproduktiviteten og fokus.

Det er vigtigt at bemærke, at Google-ark ikke er en ordentlig projektstyringssoftware. Det kan bruges til at styre projekter, men blev ikke oprettet til at gøre det specifikt. Ledere kan opretteopgaveLister og projekttidslinjer, men de kan ikke se, hvordan projektressourcer og krav overlapper hinanden.

Regneark Timelines og manuelle lister giver et billede af projektetkøreplanog hvem er ansvarlig for hvad. Imidlertid leverer Google-ark ikke hjælpsomme projektstyringsfunktioner, som f.eks. Notificerende medlemmer, når der er en flaskehals eller fremhæver medarbejdere med en lysere arbejdsbyrde. Data fra tidligere gennemførte projekter kan også gå tabt eller fejlre.

Selvom lagner fremmer samarbejde iFjernarbejde, det er ikke nemt at bruge på mobile enheder. De fleste brugere finder det svært at opdatere ark på små skærme og savne kommentarer og opdateringer. Integrering af Google-ark med projektstyringssoftware somUDN Task ManagerGør det muligt at:

Google docs.

Google Docs er en af ​​de mest populære Google-planlægningVærktøjer til fjernbetjeninger. Det er en letvægts skybaseret tekstbehandlingssoftware til enkeltpersoner og hold til at samarbejde i realtid og producere dokumenter i forskellige formater, herunder .docx, .pdf eller lynlås.

Arbejde i Google Docs forbedrer teamsamarbejde, produktivitet og kreativitet. Ledere kan detaljere og distribuere projektplaner, produktkørsel og milepæle for at tiltrække buy-in, anmode om feedback og styrke deres hold.

Google Docs 'fordele til den moderne arbejdsplads er mange, især i oprettelse af indhold. Men du kan undre sig over: bruger Google Docs tilstrækkelige til projektledelse?

Google Dokumenter gør det muligt for enkeltpersoner og hold at få adgang til, arbejde og samarbejde i dokumenter i realtid, men det giver dig ikke mulighed for at styre projekter fra ende til ende. Brug af Google Docs til projektstyring muliggør brainstorming, skaber og forbedrer arbejdssystemer, men ikke meget andet. Integrering af det med projektstyringssoftware somUDN Task ManagerTilføjer projektstyringsfunktioner, herunder:

Google Drev

Google Drive Project Management er afgørende for de fleste virksomheder i dag. Den skybaserede softwaretjeneste giver en tilgængelig måde at organisere, gemme og distribuere dokumenter, filer og digitale aktiver på lidt til nejkoste .

Google Drive leverer 15 GB gratis cloud-opbevaring til alle Google-brugere med en Gmail-konto. Personer og hold kan få adgang til dokumenter i Google Drive i områder med fattige internet, så længe de tidligere har downloadet de nødvendige filer.

Men Google Drive er ikke lavet til projektledelse alene. Det forbedrer projektledelse og teamsamarbejde med sine skybaserede lagringsfunktioner, men fokuserer ikke på projektledelse. Google Drive henvender sig til en bred vifte af forretningsbehov.

Google Drive gør det muligt for hold og ledere at organisere filer i mapper og undermapper, og del dem derefter med specifikke e-mailgrupper eller holdmedlemmer, der bruger det relevante tilladelsesniveau (fx Vis-Only Access, Kommentar Adgang og Redigering af adgang).

Google Drive Project Management er dog begrænset. Du kan gemme og dele dokumenter, men du kan ikke oprette og tildele opgaver til hold, udpakke rapporter eller se fremskridt.

Integrering af Google Drive med Robust Project Management Software øger sine evner, strømlines igangværende projekter, holder filer og aktiver tilgængelige, og sikrer, at dine kommunikations- og opgavedetaljer er på samme sted som dine projekter.

Google Kalender.

Google Kalender er en anden afgørende komponent i Google-arbejdsområdet. Med Google Kalender kan du oprette begivenheder og påmindelser om at nærme deadlines og invitere involverede holdmedlemmer til at deltage.

Google Kalender er enkalender softwareUdviklet af Google og leveret gratis til Google-brugere. Ledere kan oprette projektrelaterede kalendere, planlægge møder og arrangementer og invitere hold og interessenter. Du kan også oprette og dele flere kalendere, så holdmedlemmerne ikke er oversvømmet med begivenheder og tidslinjer, de ikke er involveret i.

Når det bruges optimalt, øger Google Kalender teamsamarbejde og produktivitet. Du kan indstille din kalender til at sende meddelelser før hvert møde eller begivenhed. Du kan også oprette opgaver, mål og påmindelser.

I store udøvende hold, hvor det er svært at planlægge begivenheder, der arbejder med alles kalender, kan projektledere lagre hver holdmedlems tidsplan for at se, når alle er tilgængelige. Opmuntre ledere og medarbejdere til at dele deres kalendere for det bedsteplanlægningresultater.

Du kan udnytte automatisering og få mere kontrol over din tidsplan ved at indstille din kalender for at sende en dagsorden, der viser din daglige skema, før du begynder at arbejde. Dette hjælper med at holde styr på vigtige kommende arrangementer og holdmøder.

Integrér Google Kalender med din projektstyringssoftware til problemfrit at tilføje opgaver til projekter, forbedre dine Google Calendar Project Management Capabilities og spore mål, opgaver og andre milepæle effektivt.

Google Slides.

Google Slides er endnu et nyttigt Google Planlægningsværktøj til enkeltpersoner og virksomheder. Det bruges til at skabe præsentationer, forslag og andre visuelle dokumenter.

Men hvordan forbedrer det projektstyring? Google Slides giver intuitiv software til at skitsere din vision, etablere leverancer og opretteProjektrapporter.med grafer, diagrammer og visuelle elementer.

Google Slides er særligt nyttigt for fjerntliggende eller distribuerede hold. Det gør det muligt for screen-deling og live præsentationer under online video møder via Zoom, Google Meet, eller anden videokonference software.

Du kan vedhæfte en Google Slides link til kalenderindretninger og møde noter, hvilket gør det nemt for holdmedlemmer at holde sig opdateret om igangværende projekter. Google Slides giver også skabeloner til at hjælpe dig med at arbejde hurtigere.

Når du er integreret godt med projektstyringssoftwaren efter eget valg, kan du øge Google Slides 'funktioner med proofing og godkendelsesfunktioner under opbevaring af alle medieaktiver i et centralt samarbejdsprojektstyringsværktøj som f.eksUDN Task Manager .

Google Forms.

Google-formularer er et gratis online spørgeskema eller undersøgelsesværktøj. Det hjælper med at samle feedback og svar fra kunder, hold og andre interessenter nemt.

Google Forms er et af de grundlæggende Google Project Management værktøjer. Det forenkler indsamling af data og svar fra interne og eksterne kilder og viser resultater i forskellige visninger som grafer, diagrammer og regneark. Google-formularer er hurtig og nem at oprette og fungerer godt med andre apps i Googles arbejdsområde.

Mens det ikke er et dedikeret projektstyringsværktøj, er Google-formularer nyttigt at automatisere visse aspekter af dine opgaver og projekter, som modtagelse af service eller supportanmodninger og evaluering af projektrelateret data side om side.

Google-formularer giver også skabeloner til at oprette din undersøgelse eller spørgeskema- og tilpasningsfunktioner for at afspejle din brandstil i formularerne. Hvis du vil bruge de data, du samler gennem formularer for at forbedre dit projektstyringsresultat, er det bedst at integrere Google-formularer med en robust projektstyringssoftware somUDN Task Manager. Du kan oprette nye opgaver iUDN Task ManagerFra nye Google-formularer svar ved at integrere Google Apps ogUDN Task ManagerBrug af tredjeparts integration apps som Zapier og lignende værktøjer.

Gmail.

Gmail er epicenteret af Google Project Management. Det er i øjeblikketMest populære e-mail-platformmed over 1,8 milliarder brugere over hele verden. De fleste kyndige individer og virksomheder er afhængige af Gmail for at få arbejde udført, da det følger med fri adgang til de fleste af apps i Google Arbejdsrum.

Uanset størrelsen af ​​dine hold og projekter, skal du muligvis sende detaljerede instruktioner eller feedback til teammedlemmer og andre interessenter. Gmail hjælper med at organisere dit igangværende arbejde og indgående e-mails for at optimere din produktivitet. Brugere kan sende filer og medier vedhæftede filer ved at indsætte dem i e-mails eller tilføje et google drev-link (til større mediestørrelser).

Problemet med at stole på e-mail til projektkommunikation omfatter:

Hvis dine holdmedlemmer ikke alle tilhører din organisation, er der den tilføjederisikoaf manglende e-mails, fordi de er markeret som spam.

Håndtering af projekter via e-mail er næppe bæredygtigt og ofte kaotisk. For at undgå disse faldgruber integrerer din e-mail-software med sikker og robust projektstyringssoftware.

UDN Task Managers gmail projekt management softwareØger holdproduktiviteten ved at fange opgaver fra e-mail og oprette og administrere de nye opgaver lige i din Gmail-indbakke. Teammedlemmer kan arbejde iUDN Task ManagerUden at efterlade deres e-mail-indbakke, øger produktiviteten ved at reducere behovet for at skifte mellem opgaver og faner.

For mere strømlinet samarbejde inden for hold, tilføj Google Chat til din Gmail-indbakke og fastsætter gavnligtEmail produktivitetRegler for at styrke dine hold til at arbejde asynkront i de rigtige kommunikationskanaler.

Hvis du vil slå Google-chat til eller fra i Gmail, skal du klikke på Indstillinger i din Gmail-indbakke, se alle indstillinger og vælge Google-chat. Vælg Google-chat til eller fra, og gem derefter dine ændringer. Dette bringer mere funktionaliteter til din Gmail-indbakke, der giver en integreret hjemmeside til at se alle dine meddelelser på ét sted og have målrettet kommunikation med forskellige hold og interessenter om projektrelaterede aktiviteter.

Måle mål med Google Planlægningsværktøjer

Der er mange måder at måle mål og OKRs ved hjælp af Google Planning Tools. Afhængigt af dit niveau af tech-savviness kan du oprette et projektsporingsværktøj i dit Google-arbejdsområde.

De bedste Google-apps til planlægning og måling af mål er:

Disse værktøjer, især når de bruges sammen, giver udvidede evner og funktionaliteter til at synkronisere og administrere projekter med dit team.

Sørg for at være klar og kortfattet som du planlægger og administrer dine projekter med Google Planlægningsværktøjer. Bemærk eventuelle huller i workflow og oprette brugerdefinerede løsninger for at forbedre produktiviteten og samarbejdet.

Hvis du har en to-do-liste i ark, men finder, at dine holdmedlemmer ofte savner deres deadlines, kan du beslutte at sende daglige kalendermeddelelser til dit team for at minde dem om deres opgaver og igangværende projekter.

Google Project Management og Planning Tools kræver manuel opsætning og kontinuerlig overvågning for at medbringe de bedste resultater.

Er der nogen problemer med Google Project Management Software?

Google Project Management Software har generøse fordele for sine brugere. Dens største ulempe er, at det ikke var bygget til projektledelse, og brugerne skal kombinere mindst fem Google Apps for at lave en simpel projektstyring og planlægningsløsning.

Her er et eksempel: En projektleder kan udarbejde en projektplan og tidslinje i Google Sheets, e-mail-teammedlemmer og interessenter om dette projekt i Gmail, og planlæg et møde for at diskutere projektet i Google Kalender. Lederen deler en Google DOCS link på Meeting dagsordenen i e-mailen. Denne Google DOC indeholder et google-formulære link til at tage feedback om projektplanen og tidslinjen.

Google Workspace leverer næsten alle de grundlæggende funktioner, som en projektleder skal begynde og overvåge projekter. Det præsenterer imidlertid dem i en piecemeal, ad hoc-pakke, der ikke er elegant eller bæredygtig for innovative, hurtigt voksende virksomheder.

Hvis du vælger at gå videre med Google WorkSpace, skal du løbende overvåge dine arbejdsgange og holdets ydeevne, skabe løsninger til, hvad der ikke virker og kommunikerer jordregler for holdmedlemmer, der skal følges for de bedste resultater.

Nogle almindelige problemer med Google Project Management omfatter:

Hvilke alternative projektstyringsværktøjer er tilgængelige?

Vores bedste anbefaling til alternativer til Google Project Management Software erUDN Task Manager . UDN Task Manager's projektstyringssoftwareer meget sikker, bygget til styring af teams og projekter af enhver størrelse og giver alle nødvendige projektledelsesbehov i et strømlinet, centraliseret samarbejdsarbejdsområde.

UDN Task ManagerSoftwaren løser alle udfordringerne i Google Project Management og integrerer med Google-software til at supplere sine ulemper.Store og små holdens, herunder Google, Airbnb, Fitbit og Estée Lauder-firmaerne, brugUDN Task Manager. NyttigUDN Task ManagerProjektstyringsfunktioner omfatter:

Kan du integrereUDN Task Manager med Google-software og værktøjer?

Google Project Management Software og Tools bruges meget. Dine holdmedlemmer bruger sandsynligvis allerede en eller flere af disse gratis forretningsapplikationer til at styre deres arbejde.

At bygge på dette velkendte arbejdssystem, UDN Task ManagerIntegrerer nemt med Google-applikationer, herunder Gmail, Google Drive, Google Kalender og andre, for at hjælpe dig med at strømline og automatisere dit arbejde og forbedre samarbejdet mellem dine hold, vidensleverandører og andre samarbejdspartnere.

Du kan administrere opgaver iUDN Task ManagerUden at forlade din Google-konto, og du kan styre opgaver i Gmail uden at skifte mellem faner. Integrér team og projektkalendere for at automatisere afsendelse af opgaver og forfaldne datoer fraUDN Task Managerind i din Google Kalender. Du kan integrere Google Apps ogUDN Task Managerved brug afUDN Task Manager's integration eller tredjeparts integration apps som Zapier og Zoho.

Når du er tilsluttet den rigtige software, muliggør Google Project Management Software fleksibel arbejdsstyrke og øget produktivitet, uanset hvor dine holdmedlemmer arbejder fra. Forbedre dine projektstyringssystemer ved at integrereUDN Task Manager's kraftfulde projektstyringssoftware med Google Arbejdsrum. Kom i gang i dag med enTo-ugers gratis prøveversion .