La guida definitiva per Google Project Management

Google fornisce la gestione del lavoro eSoftware di collaborazionea chiunque con un account Google o Gmail. Con Gmail e le sue app di accompagnamento, team e manager possono crearegruppiAll'interno dello spazio di lavoro di un'organizzazione per comunicare e collaborare su specifici ruoli e progetti.

Gruppi e singoli utenti di Google possono creare, condividere e modificare documenti, report e presentazioni utilizzando app come Google Documenti, fogli e diapositive. È possibile raccogliere richieste e feedback utilizzando Google Forms, pianificare gli eventi in Google Calendar e memorizza file e supporti in Google Drive.

Utilizzato insieme, queste app forniscono una suite completa dilavoro moderno e gestione di progettosoluzioni. Tuttavia, come cresce business, implementando modi migliorati di gestione dei sistemi e dei flussi di lavoro diventa essenziale.

Hai bisogno di più avanzato, semplificato e adattato per l'automazionegestione di progettoSoftware per gestire più team, monitorare i progressi e ottenere più su scala. In questa fase, fogli di calcolo e patchworkprogettoI sistemi di gestione diventano inadeguati.

Questo è un segno che è il momento di passare a uno strumento di gestione del progetto più robusto come UDN Task Manager. . Fortunatamente,UDN Task Manager.Si integra con il software Google Project Management, fornendo i vantaggi aggiuntivi necessari per migliorare l'efficienza organizzativa durante la gestione di team e progetti.

Continua a leggere per imparare come utilizzare e integrare il software Google Project Management conUDN Task Manager.. Imparerai anche a utilizzare Google Workspace per migliorare la produttività e la collaborazione del team.

Cos'è Google Workspace?

Google Workspace., in precedenza chiamata G Suite, è una suite Digital Digital Suite sviluppata da Google. È una raccolta di lavori, collaborazione e software di gestione del progetto con un dashboard admin per la gestione di utenti, autorizzazioni e servizi.

Gli amministratori possono impostare misure di sicurezza avanzate come 2FA e password alfanumeriche forzate per stringere la sicurezza e salvaguardare i dati nell'area di lavoro di Google di un'organizzazione.Squadre ibride e remotepuò collaborare e lavorare rapidamente in tempo reale utilizzando le app di Google Workspace.

Google ha uno strumento di gestione del progetto?

Sebbene Google stia aggiungendo costantemente nuove funzionalità per migliorare l'uso e la funzionalità di Google Workspace, non dispone di software di gestione del progetto dedicato.

Invece, Google fornisce una curazione di app di business che i team possono utilizzare per migliorare la produttività, la collaborazione e la gestione dei progetti. Google Workspace include Gmail, Google Drive, calendario, documenti, fogli, diapositive, moduli, chat e incontri. èAccessibile a tutti gli utenti di Google, rendendo possibile gli utenti individuali e aziendali di creare, collaborare e ottenere più insieme indipendentemente dalla posizione.

Quali strumenti di pianificazione di Google sono utilizzati per la gestione del progetto?

A seconda dei tuoi ingressi organizzativi, uscite e flussi di lavoro, specifiche app Google potrebbero essere più utili per le tue squadre. Il più comune GooglepianificazioneGli strumenti di fronte sono fogli, documenti, guida, calendario, gmail, diapositive e forme. Facciamo un aspetto più da vicino a ciascuno.

GLI SCHEDE DI GOOGLE.

Google fogli è uno dei Google essenzialeStrumenti di gestione del progetto. È un software foglio di calcolo basato su cloud per individui e team.

I fogli di Google sono intuitivi e facili da usare, abilitando i team per creare e monitorare i piani di progetto, memorizzare e manipolare i dati e creare report approfonditi. Le squadre possono collaborare nei fogli di calcolo in tempo reale per raggiungere i loro obiettivi. I membri invitati possono visualizzare la cronologia delle modifiche apportate nel foglio, promuovere la trasparenza e la responsabilità ed eliminare la necessità di inviare più versioni dello stesso documento.

Capi progettoPuò anche pianificare e gestire progetti utilizzando Google fogli. Possono scegliere di iniziare da graffi o utilizzare modelli forniti nel software. Usando i fogli di Google come apianificazioneE lo strumento di gestione del progetto riduce il sovraccarico di e-mail e delle notifiche, aumentando la produttività e la messa a fuoco del team.

È importante notare che Google Sheets non è un adeguato software di gestione del progetto. Può essere utilizzato per gestire progetti ma non è stato creato per farlo specificamente. I manager possono crearecompitoElenchi e timeline del progetto, ma non possono vedere come si sovrappongono le risorse e i requisiti del progetto.

Timeline del foglio di calcolo e liste manuali forniscono un'immagine del progettoroadmap.e chi è responsabile di cosa. Tuttavia, i fogli di Google non forniscono funzionalità di gestione dei progetti utili, come i membri notificanti quando c'è un collo di bottiglia o evidenziando dipendenti con un carico di lavoro più leggero. I dati dei passati progetti completati possono anche essere persi o erroneamente errata.

Anche se i fogli promuovono la collaborazione inlavorazione remota, non è facile da usare sui dispositivi mobili. La maggior parte degli utenti trova difficile aggiornare i fogli su piccoli schermi e miss commenti e aggiornamenti. Integrare i fogli di Google con il software di gestione del progetto comeUDN Task Manager.Ti consente di:

documenti Google

Google Docs è una delle pianificazione di Google più popolareStrumenti per team remoti. È un software di elaborazione testi basato su cloud leggero per individui e team per collaborare in tempo reale e produrre documenti in vari formati, tra cui .docx, .pdf o zippato.

Lavorare in Google Documenti migliora la collaborazione, la produttività e la creatività del team. I manager possono dettagliare e distribuire piani di progetto, roadmap di prodotti e pietre miliari per attirare il buy-in, richiedere feedback e responsabilizzare i loro team.

I benefici dei documenti di Google per il luogo di lavoro moderno sono numerosi, specialmente nella creazione di contenuti. Ma potresti chiederti: sta usando Google Documenti sufficienti per la gestione del progetto?

Google Docs consente a individui e ai team di accedere, lavorare e collaborare nei documenti in tempo reale, ma non ti obbliga a gestire i progetti dalla fine della fine. L'utilizzo di Google Documenti per la gestione dei progetti consente il brainstorming, la creazione e il miglioramento dei sistemi di lavoro ma non molto altro. Integrandolo con il software di gestione del progetto comeUDN Task Manager.Aggiunge le funzionalità di gestione del progetto, incluso:

Google Drive

Google Drive Project Management è cruciale per la maggior parte delle aziende oggi. Il servizio software basato su cloud fornisce un modo accessibile per organizzare, archiviare e distribuire documenti, file e attività digitali a poco a nocosto .

Google Drive fornisce 15 GB di deposito cloud gratuito a tutti gli utenti di Google con un account Gmail. Individui e team possono accedere ai documenti in Google Drive in aree con cattiva internet, purché abbiano precedentemente scaricato i file necessari.

Tuttavia, Google Drive non è reso per la gestione del progetto da sola. Migliora la gestione del progetto e la collaborazione del team con le sue caratteristiche di archiviazione basate su cloud ma non si concentra sulla gestione del progetto. Google Drive si rivolge ad un'ampia varietà di esigenze aziendali.

Google Drive consente ai team e ai gestori di organizzare file in cartelle e sottocartelle, quindi condividerli con specifici gruppi di e-mail o membri del team utilizzando il livello di autorizzazioni appropriato (ad esempio Accesso, accessi, accessi, accessi e modifica di vista).

La gestione del progetto di Google Drive è, tuttavia, limitata. È possibile memorizzare e condividere documenti, ma non è possibile creare e assegnare compiti a team, estrarre report o visualizzare i progressi.

L'integrazione di Google Drive con un robusto software di gestione dei progetti aumenta le sue capacità, semplificano i progetti in corso, mantiene accessibili ai file e alle risorse e garantisce che le tue comunicazioni e i dettagli delle attività siano nello stesso posto dei tuoi progetti.

Google Calendar.

Google Calendar è un altro componente cruciale di Google Workspace. Con Google Calendar, è possibile creare eventi e promemoria di affrontare le scadenze e invitare i membri del team coinvolti a partecipare.

Google Calendar è aSoftware del calendarioSviluppato da Google e fornito gratuitamente agli utenti di Google. I manager possono creare calendari relativi al progetto, pianificare riunioni ed eventi e invitare team e parti interessate. Puoi anche creare e condividere più calendari in modo che i membri del team non siano inondati con eventi e timeline in cui non sono coinvolti.

Se usato in modo ottimale, Google Calendar aumenta la collaborazione e la produttività del team. Puoi impostare il tuo calendario per inviare notifiche prima di ogni riunione o evento. Puoi anche creare compiti, obiettivi e promemoria.

In grandi team esecutivi in ​​cui è difficile pianificare eventi che funzionano con il calendario di tutti, i project manager possono livellare il programma di ciascun membro del team per vedere quando tutti sono disponibili. Incoraggiare i manager e i dipendenti a condividere i loro calendari per il megliopianificazioneRisultati.

È possibile sfruttare l'automazione e ottenere un maggiore controllo del programma impostando il calendario per inviare un programma giornaliero che mostra il programma giornaliero prima di iniziare a lavorare. Questo aiuta a tenere traccia di importanti eventi imminenti e riunioni di squadra.

Integrare Google Calendar con il tuo software di gestione del progetto per aggiungere perfettamente compiti ai progetti, migliorare le tue capacità di gestione dei progetti di Google Calendar e traccia obiettivi, attività e altre pietre miliari in modo efficiente.

Slides Google.

Google Slides è ancora un altro strumento di pianificazione di Google utile per individui e aziende. Viene utilizzato per creare presentazioni, proposte e altri documenti visivi.

Ma come migliora la gestione del progetto? Google Slides fornisce software intuitivo per disegnare la tua visione, stabilire i risultati e creareRapporti di progettoCon grafici, grafici e elementi visivi.

Google Slides è particolarmente utile per i team remoto o distribuito. Abilita la condivisione dello schermo e le presentazioni dal vivo durante le riunioni video online tramite lo zoom, Google Meet o altri software di videoconferenza.

È possibile allegare un collegamento di Google Slides al calendario invita e alle note di riunione, rendendo facile per i membri del team rimangono aggiornati sui progetti in corso. Google Slides fornisce anche modelli di aiutarti a lavorare più velocemente.

Quando è integrato bene con il software di gestione del progetto a tua scelta, è possibile aumentare le funzionalità di Google Slides con le funzionalità di prova e approvazione delle funzioni durante la conservazione di tutte le risorse dei media in uno strumento di gestione collaborativo di progetti centralizzato comeUDN Task Manager. .

Google Forms.

Google Forms è un questionario online gratuito o uno strumento di sondaggio. Aiuta a raccogliere feedback e risposte da clienti, squadre e altri stakeholder facilmente.

Google Forms è uno dei fondamentali strumenti di gestione dei progetti di Google. Semplifica di raccogliere dati e risposte da fonti interne ed esterne e display risultati in diverse viste come grafici, grafici e fogli di calcolo. Google Forms è veloce e facile da configurare e funziona bene con altre app all'interno di Google Workspace.

Mentre non è uno strumento di gestione del progetto dedicato, Google Forms è utile per automatizzare determinati aspetti dei tuoi compiti e progetti, come ricevere servizi o richieste di supporto e valutare i dati rilevanti per il progetto fianco a fianco.

Le forme di Google forniscono inoltre modelli di creare il tuo sondaggio o questionario e funzionalità di personalizzazione per riflettere il tuo stile di marca nelle forme. Se si desidera utilizzare i dati che raccogli i moduli per migliorare il risultato del tuo progetto di gestione, è meglio integrare Google Form con un robusto software di gestione del progetto comeUDN Task Manager.. Puoi creare nuove attività inUDN Task Manager.Dalle nuove risposte di Google Form integrando Google Apps eUDN Task Manager.Utilizzo delle app di integrazione di terze parti come Zapier e strumenti simili.

Gmail.

Gmail è l'epicentro di Google Project Management. Attualmente è ilPiattaforma e-mail più popolareCon oltre 1,8 miliardi di utenti in tutto il mondo. Le persone più esperte e le aziende si affidano a Gmail per ottenere il lavoro svolto, in quanto è dotato di accesso gratuito alla maggior parte delle app in Google Workspace.

Indipendentemente dalla dimensione delle tue squadre e dei tuoi progetti, potresti dover inviare istruzioni dettagliate o feedback ai membri del team e ad altri stakeholder. Gmail aiuta a organizzare il tuo lavoro in corso e le e-mail in entrata per ottimizzare la tua produttività. Gli utenti possono inviare file e allegati multimediali inserendoli nelle e-mail o aggiungendo un collegamento Google Drive (per dimensioni dei supporti più grandi).

Il problema con affidarsi all'e-mail per la comunicazione del progetto include:

Se i membri del tuo team non appartengono tutti alla tua organizzazione, c'è l'aggiuntarischiodi e-mail mancanti perché sono contrassegnate come spam.

Gestire progetti via e-mail è appena sostenibile e spesso caotico. Per evitare queste insidie, integrare il tuo software e-mail con un software di gestione del progetto sicuro e robusto.

UDN Task ManagerSoftware di gestione del progetto GmailAumenta la produttività del team catturando compiti dall'e-mail e creando e gestendo le nuove attività direttamente nella tua casella di posta Gmail. I membri del team possono lavorareUDN Task ManagerSenza mai lasciare la loro posta in arrivo e-mail, aumentando la produttività riducendo la necessità di passare da attività e schede.

Per una collaborazione più semplificata all'interno dei team, aggiungi Google Chat alla tua casella di posta in arrivo Gmail e sdraiata benefica beneficaEmail produttivitàRegole per potenziare le tue squadre a lavorare in modo asincrono nei giusti canali di comunicazione.

Per attivare o disattivare la chat di Google in Gmail, fai clic su Impostazioni nella Posta in arrivo Gmail, visualizzare tutte le impostazioni e scegli la chat di Google. Seleziona la chat di Google On o Off, quindi salva le modifiche. Ciò porta più funzionalità nella tua casella di posta elettronica Gmail, fornendo una homepage integrata per visualizzare tutte le tue comunicazioni in un unico luogo e avere una comunicazione mirata con varie squadre e parti interessate sulle attività connesse al progetto.

Misurazione degli obiettivi con gli strumenti di pianificazione di Google

Ci sono molti modi per misurare gli obiettivi e gli OKS utilizzando gli strumenti di pianificazione di Google. A seconda del livello di Tech-Savvyiness, è possibile creare uno strumento di tracciamento del progetto all'interno del tuo spazio di lavoro di Google.

Le migliori app Google per pianificare e misurare gli obiettivi sono:

Questi strumenti, specialmente se usati insieme, forniscono funzionalità e funzionalità estese per sincronizzare e gestire progetti con il tuo team.

Assicurati di essere chiaro e conciso come pianifichi e gestisci i tuoi progetti con Google Planning Tools. Avviso eventuali lacune nel flusso di lavoro e creare soluzioni personalizzate per migliorare la produttività e la collaborazione.

Se hai una lista da fare in fogli, ma scopri che i membri del tuo team manchi spesso le loro scadenze, puoi decidere di inviare notifiche del calendario giornaliere al tuo team per ricordare loro dei loro compiti e progetti in corso.

Gli strumenti di gestione e progettazione di progetti di Google richiedono la configurazione manuale e il monitoraggio continuo per portare i migliori risultati.

Ci sono problemi con Google Project Management Software?

Il software di gestione dei progetti di Google ha generosi vantaggi per i suoi utenti. Il suo principale svantaggio è che non è stato costruito per la gestione dei progetti e gli utenti devono combinare almeno cinque app di Google per creare una semplice soluzione di gestione e pianificazione del progetto.

Ecco un esempio: un project manager può elaborare un piano di progetto e una timeline nei fogli di Google, i membri del team di posta elettronica e gli stakeholder su questo progetto in Gmail e programmare una riunione per discutere il progetto nel calendario di Google. Il Gestore condivide un collegamento Google Docs dell'Agenda della riunione nell'e-mail. Questo documento Google contiene un collegamento di Google Forms per effettuare il feedback sul piano del progetto e sulla timeline.

Google Workspace offre quasi tutte le funzionalità di base che un project manager deve iniziare e monitorare i progetti. Tuttavia, li presenta in un pacchetto raddoppiata, ad-hoc che non è elegante o sostenibile per le aziende innovative e in rapida crescita.

Se si sceglie di andare avanti con Google Workspace, è necessario monitorare continuamente i flussi di lavoro e le prestazioni del team, creando soluzioni per ciò che non sta funzionando e comunicare le regole di messa a terra per i membri del team per i migliori risultati.

Alcuni problemi comuni con Google Project Management includono:

Quali strumenti di gestione del progetto alternativi sono disponibili?

La nostra migliore raccomandazione per le alternative al software Google Project Management èUDN Task Manager . UDN Task ManagerIl software di gestione del progettoè altamente sicuro, costruito per gestire team e progetti di qualsiasi dimensione e fornisce tutte le esigenze di gestione dei progetti necessarie in uno spazio di lavoro collaborativo centraborativo semplificato.

UDN Task ManagerIl software risolve tutte le sfide di Google Project Management e si integra con Google Software per integrare i suoi inconvenienti.Grandi e piccole squadreAlike, incluso Google, Airbnb, Fitbit e le società di Estée Lauder, usanoUDN Task Manager. UtileUDN Task ManagerLe caratteristiche di gestione del progetto includono:

Puoi integrareUDN Task Manager. Con Google Software e Strumenti?

Il software e gli strumenti di Google Project Management sono ampiamente utilizzati. I membri del tuo team hanno probabilmente già utilizzando una o più di queste applicazioni aziendali gratuite per gestire il proprio lavoro.

Per costruire su questo familiare sistema di lavoro, UDN Task Manager.Si integra facilmente con le applicazioni di Google, incluso Gmail, Google Drive, Google Calendar e altri, per aiutarti a semplificare e automatizzare il tuo lavoro e migliorare la collaborazione tra i tuoi team, i fornitori di conoscenze e altri collaboratori.

Puoi gestire le attività inUDN Task Manager.Senza lasciare il tuo account Google e puoi gestire le attività in Gmail senza passare da una scheda. Integrare i calendari di squadra e progetti per automatizzare le attività di invio e scadenza date daUDN Task Manager.nel tuo calendario di Google. Puoi integrare Google Apps eUDN Task Manager.usandoUDN Task Manager.'S Integrazione o app di integrazione di terze parti come Zapier e Zoho.

Se collegato al software giusto, il software Google Project Management consente un funzionamento flessibile e una maggiore produttività, indipendentemente da dove funzionano i membri del team. Migliora i tuoi sistemi di gestione del progetto integrandoUDN Task Manager.Potente software di gestione del progetto con Google Workspace. Inizia oggi con aPROVA GRATUITA DI DUE SETTIMANA .