10 चरणों में अपने प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग को सुपरचार्ज करें
आपने अपनी परियोजना को जमीन से दूर करने में बहुत प्रयास किया है-फिर भी अक्सर, ऐसा महसूस हो सकता है कि एक परियोजना शुरू होने से पहले ट्रैक बंद हो। ऐसा इसलिए है क्योंकि प्रत्येक परियोजना टीम के सदस्य और हितधारक एक परियोजना के लिए विभिन्न ज्ञान, अपेक्षाओं और प्राथमिकताओं को लाता है। यदि आप काम शुरू होने से पहले उसी पृष्ठ पर उतरने का मौका प्रदान नहीं करते हैं, तो शेष परियोजना एक उग्र लड़ाई होगी चाहे आप कितना सही तरीके से प्रयास करें। सौभाग्य से, एक बेहतर तरीका है: परियोजना किकऑफ मीटिंग्स।
किकऑफ मीटिंग्स एक ही पृष्ठ पर प्रोजेक्ट टीम को प्राप्त करने का एक प्रभावी तरीका है-कार्य शुरू होने से पहले। किकऑफ के दौरान, आप प्रोजेक्ट के उद्देश्य को रेखांकित करेंगे, विवरण में कूदेंगे, और अगले चरणों पर चर्चा करेंगे। इस तरह, जहाँ भी आपका परियोजना योजना आपको ले जाता है, हर कोई आपके साथ ठीक है।
एक परियोजना किकऑफ मीटिंग क्या है?
एक परियोजना किकऑफ मीटिंग परियोजना शुरू होने से पहले टीम के सदस्यों और हितधारकों से मिलने का मौका है ताकि आप महत्वपूर्ण विवरणों पर संरेखित कर सकें और महत्वपूर्ण मील के पत्थर पर खरीदारी कर सकें। अपने प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग की मेजबानी करने की योजना बनाएं परियोजना चार्टर अनुमोदित और अपनी परियोजना योजना बनाई, लेकिन इससे पहले कि आप वास्तव में परियोजना पर काम करना शुरू कर लें। जब आप एक किकऑफ मीटिंग की मेजबानी करते हैं, तो आप अपने प्रोजेक्ट के उद्देश्य, लक्ष्यों, योजना, और अधिक जानकारी को रेखांकित करेंगे, जबकि टीम के सदस्यों के लिए प्रश्न पूछने और किसी भी अगले चरण को स्पष्ट करने के लिए समय निकालेंगे। एक किकऑफ मीटिंग के अंत में, पूरी टीम को इस बारे में साझा समझ होनी चाहिए कि आप क्या काम कर रहे हैं, क्यों, और कैसे काम पूरा किया जाएगा।
किकऑफ मीटिंग का उद्देश्य क्या है? क्या मुझे वास्तव में एक की जरूरत है?
एक शब्द में: हाँ। किकऑफ मीटिंग्स आपकी टीम को प्रमुख परियोजना की जानकारी संवाद करने और उन्हें प्रश्नों को जीने का मौका देने का एक अमूल्य तरीका है। एक परियोजना योजना या ईमेल पर इन विवरणों को साझा करने के विपरीत, एक परियोजना किकऑफ की मेजबानी करने से गलत संचार की बाधाओं को कम हो जाता है और यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई परियोजना को उसी स्थान से शुरू कर रहा है। एक किकऑफ मीटिंग के बिना, टीम के सदस्यों और हितधारकों ने परियोजना अपेक्षाओं को गलत तरीके से समझा, जिससे लक्ष्य में बदलाव और, सबसे बुरी स्थिति परिदृश्य में, परियोजना विफलता।
इसका मतलब यह नहीं है कि आपको प्रत्येक परियोजना के लिए समान किकऑफ मीटिंग्स की मेजबानी करने की आवश्यकता है। कुछ परियोजनाएं, जैसे ग्राहक-सामना करने वाले काम या जटिल पहलुओं, परियोजना के प्रकार के आधार पर महत्वपूर्ण प्रेप जैसी मजबूत प्रस्तुति या यहां तक कि एक डेमो के साथ औपचारिक किकऑफ से लाभान्वित होंगे। अन्य परियोजनाएं, जिनके पास कम हितधारकों शामिल हैं या अधिक सीधी हैं, डेक या प्रस्तुति के बिना कम औपचारिक किकऑफ मीटिंग हो सकती है।
विभिन्न प्रकार के किकऑफ मीटिंग्स
हर किकऑफ मीटिंग एक जैसी नहीं दिखती। आम तौर पर, प्रत्येक प्रकार की परियोजना किकऑफ मीटिंग में समान अवयवों को शामिल करना चाहिए - लेकिन विभिन्न प्रकार के प्रोजेक्ट किकऑफ को जानना आपको यह तय करने में मदद कर सकता है कि किकऑफ मीटिंग को औपचारिक या अनौपचारिक कैसे होना चाहिए।
आंतरिक परियोजना किकऑफ मीटिंग
यह अपने सबसे सरल रूप में प्रोजेक्ट किकऑफ है। एक आंतरिक परियोजना किकऑफ मीटिंग के लिए लक्ष्य परियोजना टीम को गठबंधन और उसी पृष्ठ पर प्राप्त करना है, और परियोजना शुरू होने से पहले उनके लिए प्रश्न पूछने का अवसर प्रदान करना है। किसी भी किकऑफ मीटिंग की तरह, पहले से ही सामग्री तैयार करें, लेकिन अपनी बैठक को चमकाने के बारे में चिंता न करें।
उत्पाद विपणन लॉन्च
वेब उत्पादन
उपयोगिता परीक्षण योजना
आवश्यक सामग्री:
ए परियोजना योजना यह सफलता मीट्रिक, परियोजना अनुसूची, हितधारकों आदि सहित आपकी परियोजना के प्रमुख विवरणों को रेखांकित करता है।
बुद्धिमान परियोजना के उद्देश्यों यह कैप्चर करता है कि आप अपनी परियोजना के अंत तक क्या हासिल करेंगे।
एक परिभाषित परियोजना गुंजाइश क्या काम पर स्पष्ट सीमाएं निर्धारित करने के लिए और इस परियोजना का हिस्सा नहीं है।
एक दृश्य परियोजना घटनाक्रम किसी भी प्रासंगिक के साथ परियोजना के मील के पत्थर यह पहचानने के लिए कि मुख्य कार्य कब पूरा हो जाएगा।
परियोजना किकऑफ के दौरान इन सामग्रियों को साझा करने के अलावा, केंद्रीय कार्य प्रबंधन मंच में परियोजना की जानकारी को स्टोर करने की योजना बनाएं। इस तरह, प्रत्येक टीम के सदस्य के पास प्रमुख परियोजना दस्तावेजों तक आसानी से पहुंच है।
कार्यकारी प्रायोजक परियोजना किकऑफ मीटिंग
यदि आपके प्रोजेक्ट या प्रोग्राम में कार्यकारी प्रायोजक हैं, तो आप एक ही पृष्ठ पर सभी कार्यकारी नेताओं को प्राप्त करने के लिए उच्च-स्तरीय किकऑफ मीटिंग की मेजबानी कर सकते हैं। इस प्रकार के किकऑफ मीटिंग में, परियोजना के उद्देश्य और लक्ष्यों पर भारी ध्यान केंद्रित करने की योजना है, साथ ही परियोजना कंपनी के उद्देश्यों को कैसे प्रभावित करेगी।
इस किकऑफ मीटिंग के दौरान, आपको व्यक्तिगत मील के पत्थर या परियोजना के बारे में विवरण पर बहुत अधिक समय नहीं देना चाहिए। आप अभी भी अपनी परियोजना टीम के लिए एक आंतरिक परियोजना किकऑफ मीटिंग आयोजित करना चाहते हैं।
उदाहरण परियोजनाएं:
उत्पाद रोडमैप
विपणन अभियान (एक एजेंसी के बिना)
सॉफ्टवेयर या सिस्टम परिनियोजन
आवश्यक सामग्री:
एक स्पष्ट रूप से स्पष्ट परियोजना उद्देश्य, जो इस परियोजना के व्यापार प्रभाव को कंपनी के लक्ष्यों को जोड़ता है।
यदि लागू हो, तो व्यापार का मामला आपने इस पहल के लिए बनाया है।
SUCCUCCTY परियोजना उद्देश्यों को हितधारकों को दिखाने के लिए जो आप अपनी परियोजना के अंत तक प्राप्त करेंगे।
ए परियोजना योजना यह सफलता मीट्रिक, परियोजना अनुसूची, हितधारकों आदि सहित आपकी परियोजना के प्रमुख विवरणों को रेखांकित करता है।
ए प्रोजेक्ट रोडमैप , जो महत्वपूर्ण परियोजना ब्लॉक की उच्च स्तरीय समयरेखा के रूप में कार्य करना चाहिए।
एक कार्यकारी सारांश इस प्रमुख परियोजना की सभी जानकारी के साथ। कार्यकारी सारांश के उच्च स्तरीय संस्करण को पेश करने की योजना बनाएं, फिर दस्तावेज़ को हितधारकों के साथ साझा करें ताकि वे किकऑफ के बाद और विवरण पढ़ सकें।
एक औपचारिक प्रस्तुति या डेक।
बाहरी या क्लाइंट-फेसिंग प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग
यदि आप क्लाइंट-फेसिंग प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, तो आपको प्रोजेक्ट लक्ष्यों और डिलिवरेबल्स पर संरेखित करने के लिए क्लाइंट पक्ष पर अपनी परियोजना टीम और प्रमुख हितधारकों के बीच एक किकऑफ मीटिंग की मेजबानी करनी होगी। यह आपके प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग का सबसे पॉलिश संस्करण होना चाहिए।
इस प्रकार का प्रोजेक्ट किकऑफ उम्मीदों को निर्धारित करने और परियोजना लक्ष्यों की साझा समझ विकसित करने का मौका है। इस किकऑफ मीटिंग के दौरान, प्रोजेक्ट टीम को पेश करने में कुछ समय बिताने की योजना बनाएं, इस बारे में संरेखित करें कि आप कितनी बार और आपके ग्राहक को संवाद करेंगे, और यह स्पष्ट करना कि प्रभावी सहयोग कैसा दिखता है। सुनिश्चित करें कि आप और ग्राहक समझते हैं कि जब उन्हें आपके काम की समीक्षा करने के लिए लूप किया जाना चाहिए या आपको परियोजना प्रगति को कैसे संवाद करना चाहिए।
विपणन अभियान (एक एजेंसी के साथ)
घटना की योजना बनाना
आवश्यक सामग्री:
ए परियोजना योजना यह सफलता मीट्रिक, परियोजना अनुसूची, हितधारकों आदि सहित आपकी परियोजना के प्रमुख विवरणों को रेखांकित करता है।
ए परियोजना संक्षेप या रचनात्मक संक्षिप्त , काम के प्रकार के आधार पर।
एक स्पष्ट रूप से परिभाषित परियोजना गुंजाइश क्या काम पर स्पष्ट सीमाएं निर्धारित करने के लिए और इस परियोजना का हिस्सा नहीं है।
ए प्रोजेक्ट रोडमैप , जो महत्वपूर्ण परियोजना ब्लॉक की उच्च स्तरीय समयरेखा के रूप में कार्य करना चाहिए और किसी भी प्रासंगिक को शामिल करना चाहिए
परियोजना के मील के पत्थर ।
इसकी सूची परियोजना हितधारकों उनकी संबंधित भूमिकाओं के साथ।
जहां आपकी टीम संवाद करेगी (उदा। ढीला, ईमेल, यूडीएन कार्य प्रबंधक ), साथ ही आप कैसे साझा करेंगे परियोजना की स्थिति रिपोर्ट ।
एक औपचारिक प्रस्तुति या डेक।
Agile परियोजना किकऑफ मीटिंग्स
अधिकांश चुस्त टीमें स्पिंट्स में अपनी परियोजनाएं चलाएं, जो दो या चार सप्ताह के चक्र हैं। आपको हर स्प्रिंट के लिए एक प्रोजेक्ट किकऑफ की आवश्यकता नहीं है - वास्तव में, ऐसा करने से आपकी टीम को धीमा कर देगा। लेकिन आपको साल में कम से कम एक बार एक प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग की योजना बनाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि टीम पर हर कोई गठबंधन हो। इसके अतिरिक्त, यदि आपकी टीम एक नई परियोजना शुरू करती है या यदि आप किसी नए टीम के सदस्य को ऑनबोर्ड करते हैं, तो आपको हर किसी को गति तक पहुंचने के लिए एक प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग होस्ट करनी चाहिए।
चुस्त परियोजना किकऑफ मीटिंग यह सुनिश्चित करने का एक मौका है कि आपकी टीम के पास स्प्रिंट के दौरान आवश्यक सब कुछ है, ताकि आप अपना उपयोग कर सकें स्प्रिंट प्लानिंग तथा स्प्रिंट पूर्वव्यापी निरंतर सुधार पर ध्यान केंद्रित करने के लिए बैठकें।
आवश्यक सामग्री:
सफलता मानदंड, जिसमें आपकी टीम के लिए "संपन्न" का अर्थ है।
औपचारिक टीम भूमिकाएं, खासकर अगर आपकी टीम रन रन ।
एक सूची जिसमें आप मेजबानी करते हैं और जब वे होते हैं।
एक स्पष्ट संचार योजना कहां और कैसे आपकी टीम को संवाद करना चाहिए (उदा। सुस्त, ईमेल, यूडीएन कार्य प्रबंधक )।
आपकी टीम दैनिक स्टैंडअप बैठक एजेंडा।
एक सफल परियोजना किकऑफ मीटिंग की योजना बनाने और मेजबानी करने के लिए 10 कदम
एक प्रमुख पहल के प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, प्रोजेक्ट किकऑफ के दौरान योजना और उपस्थित होने की आपकी ज़िम्मेदारी है। इसी तरह, यदि आप चल रहे हैं बड़ा कार्यक्रम और काम के उस शरीर के लिए एक किकऑफ की योजना बना रहे हैं, आप बैठक को चलाने वाले व्यक्ति होंगे- हालांकि आप व्यक्तिगत परियोजना पर अपनी जानकारी प्रस्तुत करने की ओर ले जा सकते हैं।
यदि आपने कभी किकऑफ मीटिंग की योजना नहीं बनाई है - चिंता मत करो! एक सफल किकऑफ मीटिंग की मेजबानी करने के लिए यहां 10 कदम हैं।
1. बैठक के लिए तैयार करें
एक परियोजना किकऑफ मीटिंग की मेजबानी करने का पहला कदम यह तय करना है कि वहां कौन होना चाहिए और बैठक कब तक होनी चाहिए। तैयारी का स्तर और विवरण इस बात पर निर्भर करेगा कि किकऑफ मीटिंग कैसे होने की आवश्यकता है - क्या आप कार्यकारी हितधारकों या बाहरी भागीदारों को आमंत्रित कर रहे हैं? या यह आपकी कोर प्रोजेक्ट टीम के साथ एक अनौपचारिक किकऑफ है? जैसा कि आप बैठक के लिए तैयार हैं:
आमंत्रण सूची को अंतिम रूप दें। अब तक आपको पता होना चाहिए कि आप किस प्रकार की प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग होस्ट कर रहे हैं, जो कि बैठक में भाग लेने वाले को सूचित करना चाहिए। इससे पहले कि आप उस मीटिंग को आमंत्रित भेजें, सुनिश्चित करें कि आप सभी को शामिल करने के लिए एक और समय पर एक और समय पर जाना सुनिश्चित करें परियोजना हितधारकों ।
एक समय निर्धारित करें (और अवधि)। प्रश्नों के लिए समय बचाने के लिए सुनिश्चित करें।
एक नोट लेने वाला असाइन करें। सुनिश्चित करें कि आपके अलावा कोई अन्य नोट्स ले रहा है, ऐसे हितधारक हैं जो बैठक नहीं कर सकते हैं। यदि आप वस्तुतः बैठक कर रहे हैं, तो बैठक को रिकॉर्ड करने पर भी विचार करें, इसलिए टीम के सदस्य जो भाग लेने में असमर्थ हैं, बाद में पकड़ सकते हैं।
एक बैठक एजेंडा बनाएँ। बाहर भेजकर बैठक की कार्यसूची समय के आगे, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रोजेक्ट किकऑफ के लिए हर कोई तैयार है। आपकी बैठक एजेंडा परियोजना योजना और समयरेखा जैसी किसी भी सामग्री को साझा करने का एक शानदार मौका भी है, जिसे आप बैठक से पहले उपस्थितियों की समीक्षा करना चाहते हैं।
2. परिचय बनाओ
यदि परियोजना टीम के साथ यह पहली बैठक है, तो एक मौका है कि टीम के कुछ लोगों ने पहले एक साथ काम नहीं किया है। कुछ परिचय के साथ बैठक शुरू करें या आइसब्रेकर प्रश्न हर किसी को एक दूसरे को जानने में मदद करने के लिए।
3. परियोजना के उद्देश्य से शुरू करें
प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के दौरान संरेखित करने की सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप किस प्रकार काम कर रहे हैं, और यह काम क्यों मायने रखता है। एक के अनुसार हाल के एक अध्ययन , केवल 26% कर्मचारियों को यह बहुत स्पष्ट समझ है कि उनके व्यक्तिगत कार्य कंपनी लक्ष्यों से कैसे संबंधित हैं। इस स्पष्टता के बिना, टीम के सदस्यों को नहीं पता कि प्राथमिकता क्या है या स्थानांतरण प्राथमिकताओं का प्रबंधन कैसे करें ।
जब आप अपना प्रोजेक्ट उद्देश्य साझा करते हैं, तो यह बताने के लिए कुछ समय लें कि परियोजना व्यापक व्यापार और संगठनात्मक लक्ष्यों को कैसे जोड़ती है। सवालों के जवाब दें "हम इस पर क्यों काम कर रहे हैं?" और "हम किस तरह काम कर रहे हैं?" बाद में बैठक में, आपको परियोजना विवरण और विशिष्ट वर्कफ़्लो में गोता लगाने का मौका मिलेगा, लेकिन बैठक की शुरुआत में परियोजना के उद्देश्य को साझा करना एक ही पृष्ठ पर सभी को प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका है।
इस परियोजना का उद्देश्य क्यू 3 में डिजिटल ब्रांड अभियान के माध्यम से नामर और ईएमईए में ब्रांड जागरूकता बढ़ाने के लिए है।
4. परियोजना योजना साझा करें
आदर्श रूप से, आपने पहले से ही बैठक एजेंडा में परियोजना योजना साझा की है, इसलिए टीम के सदस्यों को बैठक से पहले इसे पढ़ने का मौका मिला। प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के दौरान, आपको परियोजना योजना के हर छोटे विवरण पर जाने की आवश्यकता नहीं है, इसके बजाय, परियोजना समयरेखा, महत्वपूर्ण मील का पत्थर, या कुंजी डिलिवरेबल्स जैसी महत्वपूर्ण जानकारी पर ध्यान केंद्रित करें।
5. परियोजना के दायरे की रूपरेखा तैयार करें
समूह के रूप में चर्चा करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक यह है कि क्या दायरे में है-और उतना ही महत्वपूर्ण है, क्या गुंजाइश से बाहर है। सुनिश्चित करें कि सभी की समान उम्मीदें चल रही हैं, इसलिए परियोजना चलती है क्योंकि कोई अंतिम मिनट की आश्चर्य या डिलिवरेबल्स बदलती नहीं है। परियोजना के दायरे को जल्दी स्पष्ट करना और अक्सर रोकने का सबसे अच्छा तरीका है लक्ष्य में बदलाव , जो आपकी परियोजना में देरी या भी कर सकता है।
परियोजना का ध्येय: नामर और ईएमईए में ब्रांड जागरूकता बढ़ाने के लिए क्यू 3 में प्रदर्शन और वीडियो विज्ञापन लॉन्च करें।
साधन:
ब्रांड डिजाइन टीम (छह लोगों), चार सप्ताह के लिए प्रति सप्ताह 15 घंटे
$ 50,000 मीडिया बजट खर्च करते हैं
डिलिवरेबल्स:
लैंडिंग पेज डिजाइन
प्रदर्शन विज्ञापन (ए / बी परीक्षण के लिए दो भिन्नता), प्रदर्शन स्पेक शीट के अनुसार आकार
वीडियो स्पॉट (6 और 30 सेकंड स्पॉट), वीडियो स्पेक शीट के अनुसार आकार
रचनात्मक आवश्यकताएं: प्रदर्शन
एनीमेशन में लोगो और सीटीए दिखाता है
दोनों स्थैतिक और HTML5 बैनर की जरूरत है
वीडियो
पहले 5 सेकंड के भीतर ब्रांडिंग सुविधाएँ
वॉयसओवर शामिल है
लैंडिंग पृष्ठ
विज्ञापन और लैंडिंग पृष्ठ को एक सतत दृश्य अनुभव बनाना चाहिए
दायरे से बाहर:
ब्रांड अभियान संपत्तियों का अनुवाद करना
6. परियोजना भूमिकाएं और जिम्मेदारियां स्थापित करें
आपको इसे सीधी आंतरिक परियोजना के लिए ऐसा नहीं करना पड़ सकता है, लेकिन यदि आपकी प्रोजेक्ट टीम ने पहले कभी भी एक साथ काम नहीं किया है या यदि आप बाहरी भागीदार के साथ काम कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि सभी को भूमिकाओं और जिम्मेदारियों पर गठबंधन किया गया है। परियोजना के लिए संपर्क का मुख्य बिंदु कौन है? क्या इस परियोजना में प्रायोजक या कार्यकारी नेता हैं? क्या कोई अनुमोदन या अनुमोदित समूह है?
परियोजना के विभिन्न चरणों में विभिन्न हितधारकों को लूप करने की आवश्यकता है। यदि आपकी परियोजना टीम किकऑफ मीटिंग के दौरान भूमिकाओं और जिम्मेदारियों पर स्पष्ट नहीं है, तो बनाने और साझा करने पर विचार करें रैसी चार्ट एक क्रिया आइटम के रूप में।
जवाबदार: डेनिएला वर्गास
जवाबदेह: कबीर मंडन
परामर्श: कैट मूनी, रे ब्रूक्स
सूचित किया: एवरी लोमैक्स
7. साझा करें जहां आप प्रोजेक्ट डेटा और रीयल-टाइम अपडेट ट्रैक करेंगे
औसत ज्ञान कार्यकर्ता खर्च करता है उनके समय का 60% जानकारी का पीछा करने और दस्तावेजों की खोज करने जैसे काम के बारे में काम पर। इस काम के बारे में इस काम का मतलब है कि आपकी टीम के पास उनके उच्च प्रभाव वाले काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए कम समय है।
काम के बारे में काम को कम करने और अपनी टीम को प्रभावी होने के लिए सशक्त बनाने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी प्रमुख परियोजना कार्यों के लिए सत्य का केंद्रीय स्रोत है। जब आपकी सभी प्रोजेक्ट जानकारी एक आसान-से-खोजने वाली जगह में होती है, तो आपकी टीम तुरंत प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों का पता लगा सकती है, रीयल-टाइम प्रोजेक्ट अपडेट प्राप्त कर सकती है, प्रासंगिक प्रोजेक्ट मील का पत्थर पर जांच कर सकती है, और अपडेट रहें प्रदेय परियोजना ।
8. प्रश्नों के लिए समय बनाओ
किकऑफ के बाद, आपकी परियोजना टीम के पास आपके द्वारा प्रस्तुत की गई किसी चीज़ के बारे में प्रश्न हो सकते हैं, जैसे परियोजना के दायरे या कुछ कार्य अपेक्षाओं की तरह। किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए किकऑफ मीटिंग के अंत में बहुत समय छोड़ना सुनिश्चित करें। याद रखें: प्रोजेक्ट किकऑफ का लक्ष्य हर किसी के लिए एक ही पृष्ठ पर बैठक छोड़ने और शुरू करने के लिए तैयार होने के लिए है।
9. अगले चरणों की रूपरेखा
आपकी परियोजना किकऑफ मीटिंग का अंतिम भाग प्रश्न का उत्तर देना चाहिए, "आगे क्या आता है?" इस बिंदु पर, आपको यह स्पष्ट करना चाहिए कि इस काम को कहां दस्तावेज किया जा रहा है, और किसी भी पर जाएं एक्शन आइटम्स इस बैठक में कब्जा कर लिया गया। यह त्वरित रूप से यह भी बदलने में मदद कर सकता है कि आपकी टीम पहले क्या कर रही है।
आगे बढ़ना, स्पष्टीकरण कहां और कैसे आप प्रोजेक्ट स्टेटस अपडेट साझा करेंगे। बहुत सारी बैठकें में से एक था 2021 में उत्पादकता के लिए शीर्ष तीन बाधाएं । इन-व्यक्ति या वर्चुअल स्टेटस मीटिंग्स शेड्यूल करने के बजाय, साझा करने पर विचार करें परियोजना की स्थिति रिपोर्ट वस्तुतः एक कार्य प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से। इस तरह, टीम के सदस्य किसी नए बदलावों पर कुशलतापूर्वक संरेखित और कनेक्ट करना जारी रख सकते हैं।
10. पोस्ट-मीटिंग टू-डॉस
बधाई हो - बैठक खत्म हो गई है! लपेटने के बाद, नोट लेने वाले को अपने साझा प्रोजेक्ट में किसी मीटिंग नोट्स साझा करने के लिए कहें। यदि आप वस्तुतः मिले हैं, तो मीटिंग रिकॉर्डिंग और / या ट्रांसक्रिप्ट को भी साझा करना सुनिश्चित करें। अंत में, यदि बैठक से कोई भी कार्रवाई आइटम थे, तो सुनिश्चित करें कि उन पर कब्जा कर लिया गया है और संबंधित टीम के सदस्य को सौंपा गया है।
किकऑफ मीटिंग के बाद
एक बार जब आप अपनी परियोजना किकऑफ मीटिंग आयोजित कर लेंगे, तो आप अपने प्रोजेक्ट के काम पर शुरू करने के लिए तैयार हैं। आपके प्रोजेक्ट किकऑफ के बाद संरेखण और स्पष्टता को बनाए रखने का सबसे अच्छा तरीका सत्य और सहयोग की तरह एक केंद्रीय स्रोत को बनाए रखना है कार्य प्रबंधन उपकरण । अपने सभी कार्यों, स्थिति अपडेट और संदेशों को एक ही स्थान पर साझा करके, आप न केवल उसी पृष्ठ पर टीम के सदस्य प्राप्त कर सकते हैं-आप उन्हें वहां रख सकते हैं।
