परियोजना प्रबंधन में हितधारकों क्या हैं?
इवान Gerdisch
सामग्री रणनीतिकार
एक परियोजना एक महान बड़े बुफे की तरह है।
कुक को सक्रिय रूप से शामिल किया गया है।
नहीं, शोरबा को खराब करने के लिए नहीं, बल्कि इसके पूरा होने के लिए आवश्यक है।
और विशेष शेफ की तरह, सभी परियोजना हितधारकों के पास कवर करने के लिए अपना खुद का आला है।
लेकिन सवाल यह है कि एक परियोजना में हितधारकों कौन हैं? उनका सौदा क्या है? क्या वे पेस्ट्री बनाते हैं? 🍰
स्पोइलर चेतावनी - कुछ परियोजना हितधारक करते हैं!
इस लेख में, हम सीखेंगे कि परियोजना प्रबंधन में हितधारकों, परियोजना हितधारकों के प्रकार, उदाहरण, और उनका विश्लेषण कैसे करें। हम भी सीखेंगेपरियोजना हितधारक प्रबंधन करने का सबसे प्रभावी तरीका ।
ठीक है, आइए परियोजना हितधारकों के बारे में सब कुछ पता करें। 🔍
परियोजना हितधारकों क्या हैं?
एक परियोजना हितधारक एक व्यक्ति, संगठन या समूह है जो:
मूल रूप से,हितधारकोंऐसे लोग या समूह हैं जिनके पास परियोजना से कुछ हासिल करने (या खोना) है।
तो यदि परियोजनाएं अच्छी तरह से करती हैं, तो हितधारकों को इससे फायदा होगा।
हालांकि, अगर परियोजना डाउनहिल हो जाती है, तो हितधारकों के साथ भी नीचे जाते हैं ... 😅
परियोजना हितधारकों कौन हैं?
आप हितधारकों को वर्गीकृत कर सकते हैंपरियोजना प्रबंधनदो प्रकारों में:अंदर कातथाबाहरीहितधारकों।
परियोजना प्रबंधन में ये दो प्रकार के हितधारक संगठन के साथ हितधारक संबंधों पर आधारित हैं:
आंतरिक हितधारकों
जैसा कि नाम से पता चलता है, एक आंतरिक हितधारक से हैअंदरसंगठन या व्यवसाय। वे परियोजना जोखिमों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, और सीधे परियोजना प्रक्रिया में शामिल हैं। इन कंपनी टीम के सदस्यों को आमतौर पर अपने दर्शकों, ग्राहकों और कंपनी के गहरे ज्ञान का ज्ञान होता है, और अक्सर एक प्राधिकरण के रूप में देखा जाता है, अक्सर उच्च स्तरीय नेतृत्व की स्थिति आयोजित करता है जो वांछित परिणामों को प्राप्त करने के लिए सीधे संचालन के विभिन्न स्तरों के साथ काम करते हैं।
बाहरी हिस्सेदार
दूसरी ओर, बाहरी हितधारकों, आपके संगठन या व्यापार से संबंधित नहीं हैं। ये परियोजना प्रबंधन हितधारकों हैंबाहरी लोगों, ग्राहकों या अंतिम उपयोगकर्ताओं की तरह। दूसरे शब्दों में, यह आपकी जिम्मेदारी आवश्यक हितधारकों और बाहरी ग्राहकों के साथ इन संचार को प्रबंधित करने की आपकी ज़िम्मेदारी है, जबकि महत्वपूर्ण जानकारी निजी रखती है, जब तक कि सभी पार्टियों को परिभाषित करना आवश्यक न हो।
विभिन्न प्रकार के प्रभावशाली हितधारकों की अपेक्षाओं को पूरा करते हुए, उन्हें दृश्यता दे रहे हैं, और विभिन्न हितधारकों को ध्यान में रखते हुए एक हितधारक प्रबंधन योजना का आधा हिस्सा है। लेकिन परियोजना प्रबंधकों के रूप में, आपको पहले इन हितधारकों का नाम देने और परियोजना प्रायोजकों की जरूरतों को भी समझने में सक्षम होना चाहिए। याद रखने की सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि परियोजना के दायरे को स्पष्ट रूप से संवाद करना और हितधारक अपेक्षाओं को प्रबंधित करना और कभी-कभी नेतृत्व से मांगों की लंबी सूची।
एक दम बढ़िया। लेकिन एक परियोजना में हितधारकों कौन हैं?प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, यह महत्वपूर्ण है कि आप शुरुआत से ही परियोजना हितधारकों की पहचान करें और परियोजना निष्पादन पर केंद्रित रहें। संसाधन प्रबंधक, कार्यात्मक प्रबंधकों, और अन्य शीर्ष प्रबंधन परियोजना चरण और परियोजना जीवन चक्र योजना पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जबकि सहायक हितधारक सभी परियोजना टीम के सदस्यों का इलाज करते हैं जैसे कि वे एक ही स्तर पर हैं और परियोजना प्रगति पर भी अद्यतित रहें। ग्राहक प्रतिक्रिया के रूप में।
एक परियोजना में हितधारकों के उदाहरण
चूंकि कोई परियोजना समान नहीं है, इसलिए हितधारक भी भिन्न होते हैं।
हालांकि, एक बात बनी हुई है।
चाहे वह एक ऐप विकास परियोजना हो या एनिर्माण प्रोजेक्ट, हितधारक प्रबंधन हमेशा महत्वपूर्ण है, और यह महत्वपूर्ण है कि आप हितधारकों, हितधारक ब्याज का विश्लेषण करते हैं, और वे परियोजना की सफलता से कैसे संबंधित हैं।
एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, यहां कुछ सामान्य हैंआंतरिक हितधारकोंआप इससे निपट सकते हैं:
यहां कुछ आम हैं बाहरी हिस्सेदार :
हालांकि, सूची यहां समाप्त नहीं होती है। परियोजना प्रबंधक कार्यक्रम प्रथाओं को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और प्राथमिकता देने, दोनों को अच्छी और बुरी खबरों को संचारित करने और परियोजना में शामिल विभिन्न हितधारकों के सहयोग और समर्थन के लिए ज़िम्मेदार हैं। यह कोई छोटा काम नहीं है।
आपको यह पता लगाना होगा कि सभी प्रमुख हितधारकों कौन हैं। इसके लिए, आपको एक हितधारक विश्लेषण करने की आवश्यकता है।
हितधारक विश्लेषण कैसे करें?
हितधारक विश्लेषण, या जैसा कि कुछ इसे कॉल कर सकते हैं, स्टेकहोल्डर मैपिंग, महत्वपूर्ण है क्योंकि यह:
परियोजना की सफलता का सबसे अच्छा मार्ग प्रासंगिक हितधारकों को परियोजना अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना, जोखिमों की पहचान करना, और परियोजना हितधारकों और उनके प्रबंधन के लिए प्रतिक्रिया प्रदान करना है
एक मजबूत टीम का निर्माण जिसमें प्रमुख परियोजना हितधारक शामिल हैं, एक परियोजना में सफल होने का एकमात्र तरीका है।
हितधारक विश्लेषण संदर्भ आरेख का उदाहरण:
इसके अतिरिक्त,पैटर्न की पहचानमें हितधारक भागीदारी आपको भविष्य में नकारात्मक हितधारक प्रभाव से बचने में मदद करेगी। उच्च ब्याज, उच्च प्रभाव हितधारकों, मालिकों, और अन्य टीमों और / या अन्य विभागों के अन्य प्रबंधकों में छुपा एजेंडा हो सकता है या बस आप और आपकी टीम के समान पृष्ठ पर नहीं हो सकता है।
सकारात्मक या नकारात्मक, यह महत्वपूर्ण है कि आप यह सुनिश्चित करने के लिए सब कुछ कर सकते हैं कि आप विचारों, रूपरेखा, अवलोकन जानकारी को संचारित कर रहे हैं, और निवेशक और प्रमुख हितधारक परियोजना समयरेखा, प्रक्रियाओं और टीम के सदस्यों के निगम से संतुष्ट हैं।
आइए स्टेकहोल्डर विश्लेषण को तीन चरणों में तोड़ दें:
1. संभावित हितधारकों की पहचान करें
चरण एक हितधारक पहचान है।
आपको अपने आंतरिक और बाहरी हितधारकों की पहचान करनी चाहिए।
और हम इसे प्राप्त करते हैं। कभी-कभी यह बहुत स्पष्ट है।
बेशक, आपका ग्राहक एसपीओसी और प्रोजेक्ट टीम के सदस्य प्रमुख हितधारकों हैं।
लेकिन कहानी के लिए और भी कुछ है?
इसके लिए, आपको अपनी आवश्यकता होगीपरियोजना चार्टरऔर अन्य महत्वपूर्ण परियोजना दस्तावेज। पहले। परियोजना शुरू होती है, एक परियोजना चार्टर को इन सभी हितधारकों को बनाया और प्रस्तुत किया जाना चाहिए। आपको पर्यावरणीय कारकों सहित किसी भी संभावित जोखिम के महत्वपूर्ण हितधारकों को सूचित करना चाहिए, जो परियोजना के परिणाम को प्रभावित कर सकते हैं।
कुछ कठिन हितधारकों की पहचान आपको मंथन सत्रों के घंटों और दस्तावेज़ीकरण की समीक्षा कर सकते हैं।
इन वस्तुओं से आपके द्वारा एकत्रित डेटा आपको अपने सभी हितधारकों को सूचीबद्ध करने में मदद कर सकता है।
आप इस विश्लेषण को दुनिया में दुनिया की उच्चतम रेटेड उत्पादकता और परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग करके शुरू कर सकते हैं; हम आपको बताते हैं कैसे!
उन्हें हैलो कहो यूडीएन कार्य प्रबंधक ।
आप उपयोग कर सकते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधकडॉक्सके साथ हितधारकों की अपनी सूची बनाने के लिएरिच टेक्स्ट एडिटिंग, बैनर, हेडर, फोंट इत्यादि सहित .. ब्याज की कोई बात नहीं!
डॉक्स श्रेणी के द्वारा आयोजित किया जाता है: सभी, मुझे सौंपा, साझा, और निजी
प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों के प्रत्येक टुकड़े तक पहुंचने के लिए दस्तावेज़ों की उन्नत कैटलॉगिंग और विकी कार्यक्षमताओं का उपयोग करें। शब्द या वाक्यांश से खोजें और अपने सभी हितधारकों के नाम खोजें!
सबसे अच्छा हिस्सा यह है कि आप पूरे विभाजित कर सकते हैं ' हितधारकों की प्रक्रिया की पहचान करें ' अपने प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों के बीच।
आप सभी हितधारकों की पहचान कर सकते हैं, उन्हें रीयल-टाइम में डॉक्स फ़ाइल में जोड़ सकते हैं, और एक प्रोजेक्ट हितधारक रजिस्टर बना सकते हैं।
परियोजना हितधारकों रजिस्टर में विभिन्न हितधारकों के सभी नाम, भूमिकाएं, शक्ति और रुचि होगी।
दल का सहयोग, एफटीडब्ल्यू!
2. एक परियोजना प्रबंधक के रूप में हितधारकों को प्राथमिकता देने के बारे में जानें
परियोजना प्रबंधन संस्थान (पीएमआई) कहते हैं कि, "एक हितधारक के रूप में वर्गीकृत किया जाना चाहिए, व्यक्ति या समूह में कुछ रुचि या प्रभाव का स्तर होना चाहिए जो परियोजना को प्रभावित कर सकता है।"
प्रत्येक पहचाने गए हितधारक एक परियोजना में बराबर नहीं है।
उनके प्रभाव के कारण कुछ अधिक महत्वपूर्ण हैं।
तो दूसरा कदम अपने हितधारकों को प्राथमिकता देना है।
आपकी परियोजना टीम को माध्यमिक हितधारकों से प्राथमिक हितधारकों को अलग करने में मदद करने के लिए यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं:
यदि इन सवालों का जवाब 'हां' है, तो वे एक प्राथमिक हितधारक हैं।
आपकी प्राथमिक और द्वितीयक हितधारक सूची आपको बनाने में मदद करनी चाहिएहितधारक मानचित्र ।
इसके लिए, आपको इसकी आवश्यकता होगी यूडीएन कार्य प्रबंधकमन के नक्शे ।
के रूप में कई नोड्स बनाएं जैसे आप संदर्भ बिंदुओं के लिए पसंद करते हैंयूडीएन कार्य प्रबंधकदिमागी मानचित्र
अपने हितधारकों का उपयोग करके स्केच करेंखाली मोडउन सभी लोगों को देखने के लिए जो आपकी परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं या वे कैसे जुड़े हुए हैं।
3. हितधारक संलग्न करें
अब जब आप हर महत्वपूर्ण हितधारक को जानते हैं और प्राथमिकता देने के लिए, यह हितधारक सगाई के लिए समय है।
पहले के चरणों के विपरीत, संलग्न हितधारकों आपकी परियोजना में एक सतत प्रक्रिया है। आपको हितधारक की उम्मीदों की पहचान करने और उनकी चिंताओं को दूर करने की आवश्यकता है।
और यूडीएन कार्य प्रबंधकयहां आपके हाथ को रास्ते के हर कदम को पकड़ने के लिए है।
हितधारक प्रबंधन कैसे करें?
हितधारक उम्मीदों का प्रबंधन ज्यादातर उन्हें खुश रखने के बारे में है।
तो दोपहर के भोजन पर एक अतिरिक्त मिठाई चाल चलेंगे?
शायद! जब हितधारकों के प्रबंधन की बात आती है तो भोजन कभी विफल नहीं होता है, लेकिन यह निश्चित रूप से सबकुछ नहीं है!
लेकिन हितधारकों को अधिक के लिए भूख लगी है।
उन्हें पारदर्शी हितधारक संचार के माध्यम से जानकारी की आवश्यकता है।
और हम आपको इसके चारों ओर एक हितधारक प्रबंधन प्रक्रिया बनाने में मदद करेंगे।
1. उन्हें अपनी परियोजना योजना दिखाएं
अपने रेस्तरां में अतिथि के रूप में हितधारक के बारे में सोचें।
पहली बात क्या है?उन्हें दिखाएं कि आज मेनू पर क्या है।
इसी तरह, हितधारकों का प्रबंधन करना आपके साथ दिखाना शुरू कर देना चाहिएपरियोजना योजनाइसमें आपका:
आज के लिए ख़ास? संचार!
लेकिन सबसे पहले, आपको एक परियोजना योजना बनाना होगा।
यूडीएन कार्य प्रबंधकगैंट चार्टपरियोजना नियोजन के लिए बिल्कुल सही है, और इसे बनाने के लिए केवल तीन सरल कदम उठाते हैं।
इतना ही। आपने खुद को एक सुंदर गैंट चार्ट प्राप्त किया है।
रीमेप सभी निहित कार्यों की शुरुआत और देय तिथियां
गैंट चार्टआपको अनुसूची देता हैकार्य, प्रबंधित करनानिर्भरता, परियोजना प्रगति प्रतिशत की निगरानी करें, बनाएँमील का पत्थर, इसे परिकलित करेंजोखिम भरा रास्ता, और इतना अधिक।
और अपने हितधारकों को अपनी परियोजना योजना को कल्पना करने का सबसे अच्छा तरीका इसे साझा करके है।
कैसे?
यदि आप अपने गैंट चार्ट को आंतरिक हितधारकों के साथ साझा करना चाहते हैं, तो उन्हें देंअनुमतिइसे एक्सेस करने के लिए।
बाहरी हितधारकों के लिए, बस साझा करेंसार्वजनिक लिंक ।
आसानी से सार्वजनिक लिंक के साथ विचार साझा करें
ध्यान दें : बहुत अधिक जानकारी उतनी ही खराब है जितना कि बहुत कम है। अनुमतियों और सार्वजनिक साझाकरण के साथ एक सूचना अधिभार को सीमित करें। इस तरह, आपके हितधारकों को केवल उन चीजों को देखने के लिए मिलता है जो उनके लिए महत्वपूर्ण हैं।
अपने असाइनमेंट को व्यवस्थित करना चाहते हैं ताकि आपके हितधारकों को देख सके कि क्या संबंधित है?
उपयोगकार्य संबंधइस तरह के कर्तव्यों को जोड़ने और सफलता का मूल्यांकन करने के लिए।
यह समूह से संबंधित गतिविधियों के लिए इतना अच्छा तरीका है।
जल्दी से अपने पूरे कार्यक्षेत्र में कार्यों को लिंक करें
2. एक सफल और सकारात्मक को संरेखित करने, स्पष्ट करने और बनाने के लिए एक संचार योजना स्थापित करें जहां हर कोई एक टीम के रूप में सबसे बड़ा हो सकता है।
प्रमुख हितधारकों के लिए, परियोजना प्रबंधन उन समय पर अपडेट के बारे में है।
आपको हर हितधारक समूह और व्यक्तिगत को सूचित करना होगा, और इसके लिए एक संचार योजना की आवश्यकता है।
क्या यह ईमेल के माध्यम से होने जा रहा है,किकऑफ मीटिंग्स, वीडियो सम्मेलन, और केला कॉल?
स्नैक समय के लिए बढ़िया। संचार के लिए इतना नहीं!
यहाँ एक विचार है।
जैसे कीयूडीएन कार्य प्रबंधक'एसचैट देखें। आप अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म को छोड़ दिए बिना कुछ भी और सबकुछ के बारे में बात कर सकते हैं।
क्या यह सुविधाजनक नहीं है?
आपको संवाद करने के लिए ऐप्स या यहां तक कि टैब के बीच समय स्विचिंग बर्बाद नहीं करना पड़ेगा।
जोड़ेंमेहमानों(बाहरी हितधारकों) अपनी चैट पर और तय करें कि क्या वे चैट व्यू बना सकते हैं या नहीं।
क्या आपकी बात नहीं है?
मेजबान और ज़ूम मीटिंग्स से सीधे जुड़ेंयूडीएन कार्य प्रबंधक, को धन्यवादज़ूमएकीकरण।
एक से एक ज़ूम मीटिंग शुरू करेंयूडीएन कार्य प्रबंधकटास्क
और यदि आप उन लोगों में से एक हैं जो ईमेल के साथ भाग नहीं ले सकते हैं, तो हमें आपके लिए भी समाधान मिला है।
आप सीधे ईमेल भेज और प्राप्त कर सकते हैंयूडीएन कार्य प्रबंधकका उपयोग करते हुएईमेल ClickApp ।
ईमेल भेजकर और प्राप्त करके तुरंत कार्रवाई करेंयूडीएन कार्य प्रबंधककार्य
आप लोगों के साथ तुरंत संवाद करने के लिए ईमेल टेम्पलेट्स भी बना सकते हैं।
ईमेल की बात करते हुए, यदि आपको किसी भी कानूनी दस्तावेज या अनुबंध भेजने की आवश्यकता है जिन्हें कुछ बदलावों की आवश्यकता है, तो आपको कहीं और देखना नहीं होगा।
हमारी प्रूफिंग सुविधाओं की पेशकशपीडीएफ एनोटेशनभी।
3. अपना वर्कलोड वितरण साझा करें
अपना वर्कलोड वितरण साझा करना आपके हितधारक प्रबंधन योजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है क्योंकि यह उन्हें दिखाता है:
यह थोड़े से अपने रेस्तरां मेहमानों को रसोईघर में जाने देना पसंद है। उन्हें यह देखने के लिए मिलता है कि आप अपने भोजन को स्वच्छता की स्थिति में कैसे बना रहे हैं, और शायद महाराज की भी तारीफ कर रहे हैं!
क्या आप उस मीठे, मीठे प्रशंसा भी नहीं चाहते हैं?!
फिर अपने हितधारकों को दिखाएं कि आप किसके साथ काम कर रहे हैंवर्कलोड व्यू ।
यह सुविधा आपको अपनी परियोजना को इस तरह से व्यवस्थित करने देती है जो आपकी टीम को जलाने के बिना सबसे अधिक परिणाम प्राप्त करती है।
कार्यभार दृश्य के साथ टीम क्षमताओं में अंतर्दृष्टि प्राप्त करेंयूडीएन कार्य प्रबंधक
और वॉयला!
हितधारकों को अब अंधेरे में नहीं छोड़ा जाएगा।
इसके अलावा, आप अपने वर्कलोड वितरण के आधार पर अधिक समय, संसाधन या विशेषज्ञता के लिए मामले को बनाने के लिए मिलता है।
4. नेतृत्व और प्रमुख हितधारकों को जिम्मेदारियों को देखने दें और अंतर्दृष्टि प्राप्त करें
सुई की चाल क्या देखना पसंद नहीं है?परियोजना के नेताओं और अन्य हितधारकों को हमेशा एक परियोजना की प्रगति में रुचि होगी, और विशेष रूप से अपने सफल समापन में भाग लेने के लिए।
आपकी परियोजना के हितधारकों को यह जानना है कि परियोजना कितनी अच्छी तरह से कर रही है और फिनिश लाइन से कितनी दूर है। और परियोजना डैशबोर्ड से बेहतर क्या है ताकि आप और आपके हितधारकों को परियोजना प्रगति में अंतर्दृष्टि प्रदान करने के लिए।
क्या आप खरोंच से डैशबोर्ड बनाने की सोच रहे हैं? शायद एक्सेल पर?
पहला कदम कोशिश करना है यूडीएन कार्य प्रबंधकडैशबोर्डबजाय।
यह आदर्श हैपूरे वेग से दौड़नातथासंसाधनप्रबंध।
अपने मिशन नियंत्रण केंद्र बनाने के लिए अनुकूलन विजेट का उपयोग करेंयूडीएन कार्य प्रबंधकडैशबोर्ड
अपने डैशबोर्ड पर परियोजना अंतर्दृष्टि लाने के लिए, आप विजेट जोड़ सकते हैं जैसे:
और अधिक!
यूडीएन कार्य प्रबंधकस्प्रिंट विजेट आपको ये सहायक देते हैंपरियोजना प्रबंधन चार्टअपनी परियोजना की प्रगति को देखने के लिए:
आंतरिक हितधारकों के लिए, का उपयोग करके देखने या संपादित करने के लिए पहुंच साझा करेंअनुमतियां ।
आप कॉल करते हैं।
बाहरी हितधारकों के लिए, आप हमेशा से डेटा निर्यात कर सकते हैंडैशबोर्डपीडीएफ, जेपीईजी, सीएसवी इत्यादि सहित कई प्रारूपों में विजेट
एक छत के नीचे पूर्ण हितधारक प्रबंधन
हितधारक का प्रभाव आपके प्रोजेक्ट परिणाम को बना या तोड़ सकता है। यह हितधारक संबंधों पर सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव भी हो सकता है।
यह कितना शक्तिशाली हो सकता है।
आपको हितधारक की जरूरतों को पूरा करना है, उन्हें लूप में रखना है, और सभी संगठनों में अन्य प्रमुख खिलाड़ियों के लिए विचार करना है।
और यह सब एक ठोस हितधारक प्रबंधन रणनीति और एक शक्तिशाली परियोजना प्रबंधन उपकरण के साथ करने का एकमात्र तरीका है।
वह है वहांयूडीएन कार्य प्रबंधकअंदर आता है।
यह परियोजना कार्यों के प्रबंधन के लिए एक ऑल-इन-वन टूल है,बताएउन्हें,ट्रैकिंग समय , और यहां तक कि परियोजना हितधारकों का प्रबंधन भी!
प्राप्तयूडीएन कार्य प्रबंधकआज मुफ्त मेंताकि आप और आपके हितधारक एक सफल परियोजना का उत्पादन कर सकें!
