Навантажувач виконується за 10 кроків

Ви поклали багато зусиль, щоб отримати ваш проект з землі, але так часто, це може відчувати себе як проект, поки не починається. Це тому, що кожен член та зацікавлений учасник проекту приносить різні знання, очікування та пріоритети до проекту. Якщо ви не надаєте шанс, щоб вони потрапляють на ту саму сторінку, перш ніж починається робота, решта проекту стане биючим битом незалежно від того, наскільки ви намагаєтеся звичайно правильно. На щастя, є кращий спосіб: зустрічі Kickoff проекту.

Зустрічі Kickoff є ефективним способом отримати команду проекту на тій же сторінці, перш ніж починається робота. Під час Kickoff ви окреслите мету проекту, занурюйтеся до деталей та обговоріть наступні кроки. Таким чином, де бПлан проектуПриймає вас, кожен з вас звідси.

Що таке зустріч проекту?

Зустріч Kickoff проекту - це можливість зустрітися з членами команди та зацікавленими сторонами до початку проекту, тому ви можете вирівняти на ключових деталях та отримати покупки на критичних етапах. Плануйте провести зустріч Kickoff проекту після того, як ви отримали вашСтатут проектуЗатверджено та створив план проекту, але перш ніж фактично почав працювати над проектом. Коли ви приймаєте зустріч Kickoff, ви окреслите мету проекту, цілі, плану та багато іншого, а також час для членів команди задавати питання та уточнити будь-які наступні кроки. Наприкінці зустрічі Kickoff всі команди повинна мати спільне розуміння того, що ви працюєте, чому, і як буде виконана робота.

Яка мета зустрічі Kickoff? Чи дійсно мені потрібно?

Словом: Так. Зустрічі Kickoff - це безцінний спосіб спілкуватися ключовою інформацією проекту до вашої команди та дати їм можливість задавати питання. На відміну від обміну цими деталями у плані проекту або над електронною поштою, хостинг Kickoff проекту зменшує шанси неправильного спілкування та забезпечує, що кожен починає проект з того ж місця. Без зустрічі Kickoff, члени команди та зацікавлених сторін могли мати невідповідні очікування проекту, що призводить доСфера повзучістьІ, у найгіршому сценарії, відмова проекту.

Це не означає, що вам потрібно, щоб мати ідентичні збори Kickoff для кожного проекту. Деякі проекти, такі як клієнт, пов'язана з роботою або складними ініціативами, отримають користь від формалізованого стану з значною підготовкою надійної презентації або навіть демо, залежно від типу проекту. Інші проекти, такі як ті, які залучають менше зацікавлених сторін або більш простими, можуть мати менш офіційну засідання Kickoff без колоди або презентації.

Різні типи засідань

Не кожну зустріч Kickoff виглядає однаково. Взагалі, кожен тип засідання Kickoff повинен включати більшість тих самих інгредієнтів, але, знаючи, що різні типи проектів Kickoffs може допомогти вам вирішити, наскільки офіційно або неформальне засідання Kickoff має бути.

Внутрішня зустріч Kickoff

Це показник проекту у найпростішій формі. Мета для внутрішнього засідання Kickoff проекту - вирівняти команду проекту та на тій же сторінці, а також надавати їм можливість задавати питання, перш ніж проект розпочався. Як і будь-яка зустріч Kickoff, готуйте матеріали заздалегідь, але не турбуйтеся про полірування вашої зустрічі.

Запуск маркетингу продукту

Веб-продукція

План тестування зручності

Необхідні матеріали:

A План проектущо окреслює ключові деталі вашого проекту, включаючи показники успіху, графік проекту, зацікавлених сторін тощо.

РозумнийЦілі проектуЦе захоплення того, що ви досягнете до кінця вашого проекту.

ВизначенийОбсяг проектуЩоб встановити чіткі кордони на якій роботі і не є частиною цього проекту.

ВізуальнийХронологія проектуз будь-яким релевантниметапи проектуЩоб визначити, коли буде завершена ключова робота.

На додаток до обміну цими матеріалами під час Kickoff проекту плануйте зберігати інформацію про проект у центральній платформі управління роботою. Таким чином, кожен член команди має легкий доступ до ключових проектних документів.

Виконавчий спонсор проекту Kickoff

Якщо ваш проект або програма має виконавчі спонсори, ви, швидше за все, ви хочете провести зустріч вищого рівня, щоб отримати всі виконавчі лідери на одній сторінці. У цьому типі зустрічі Kickoff плануйте зосередити увагу на меті та цілі проекту, а також як проект вплине на цілі компанії.

Під час цієї зустрічі Kickoff ви не повинні витрачати занадто багато часу на окремих віхах або деталей про проект. Ви, ймовірно, все одно хочете провести внутрішню зустріч Kickoff проекту для команди проекту.

Приклад проектів:

Дорожня карта продукту

Маркетингова кампанія(без агентства)

Розгортання програм або систем

Необхідні матеріали:

Чітко сформульована мета проекту, яка з'єднує діловий вплив цього проекту до цілей компанії.

Якщо застосовується,бізнес-кейсВи створили за цю ініціативу.

Сучасні цілі проекту, щоб показати зацікавлені сторони, що ви досягнете до кінця вашого проекту.

A План проектущо окреслює ключові деталі вашого проекту, включаючи показники успіху, графік проекту, зацікавлених сторін тощо.

A Проектна дорога, яка повинна служити хронологією високого рівня важливих блоків проекту.

До Виконавчий резюмеЗ усією цією ключовою інформацією проекту. Плануйте подання версії високого рівня виконавчого підсумку, а потім поділитися документом із зацікавленими сторонами, щоб вони могли читати далі після закінчення.

Формальна презентація або колода.

Зовнішня або клієнтська зустріч

Якщо ви працюєте над клієнтським проектом, вам доведеться провести зустріч з командою Kickoff між вашою командою проекту та основними зацікавленими сторонами на стороні клієнта, щоб вирівняти цілі проекту та поєднання. Це має бути найбільш полірованою версією вашої зустрічі Kickoff проекту.

Цей тип проекту Kickoff - це ваш шанс встановити очікування та розвивати спільне розуміння цілей проекту. Під час цієї зустрічі, плануйте провести деякий час, запровадити команду проекту, вирівнювання того, як часто ви та ваш клієнт буде спілкуватися, і з'ясувати, як виглядає ефективна співпраця. Переконайтеся, що ви і клієнт розуміють, коли вони повинні бути петлі, щоб переглянути вашу роботу або як ви повинні повідомити прогрес проекту.

Маркетингова кампанія (з агентством)

Планування події

Необхідні матеріали:

A План проектущо окреслює ключові деталі вашого проекту, включаючи показники успіху, графік проекту, зацікавлених сторін тощо.

A Проект короткийабоТворчий короткий, залежно від типу роботи.

Чітко визначенийОбсяг проектуЩоб встановити чіткі кордони на якій роботі і не є частиною цього проекту.

A Проектна дорога, який повинен служити хронологією високого рівня важливих блоків проекту та включати будь-які актуальні

етапи проекту .

Списокзацікавлених сторін проектуз їхніми ролями.

Де ваша команда спілкується (наприклад, електронна пошта,Менеджер завдань UDN), а також як ви поділитисяЗвіти про стан проекту .

Формальна презентація або колода.

Зустрічі Kickoff Agile

БільшістьГрафічні командиЗапустіть свої проекти у спринтерах, які є дво- або чотиритижневими циклами роботи. Вам не потрібен проект Kickoff для кожного спринт-насправді, це сповільнить вашу команду вниз. Але ви повинні планувати зустріч Kickoff проекту принаймні один раз на рік, щоб забезпечити, щоб кожен на команду буде вирівняний. Крім того, якщо ваша команда запускає новий проект, або якщо ви на борту нового члена команди, ви повинні провести засідання Kickoff проекту, щоб отримати кожен до швидкості.

Зустріч Agile Project - це шанс переконатися, що ваша команда має все, що потрібно під час спринт, так що ви можете використовувати свійПланування спринті Спринт ретроспективнийзустрічі, щоб зосередити увагу на постійному вдосконаленні.

Необхідні матеріали:

Критерії успіху, включаючи те, що "зроблено" означає для вашої команди.

Формалізовані ролі команди, особливо якщо ваша командазапускає .

Список того, який церемонії команди ви приймаєте, і коли вони відбудуться.

Чіткий комунікаційний план де і як ваша команда повинна спілкуватися (наприклад, Slack, Email,Менеджер завдань UDN ).

Ваша командащоденна зустріч у розміріпорядок денний.

10 кроків для планування та розміщення успішного засідання Kickoff проекту

Як керівник проекту ключової ініціативи, це ваша відповідальність за плану та присутність під час проекту Kickoff. Аналогічним чином, якщо ви запускаєтебільша програмаІ плануючи стак для цього органу роботи, ви, швидше за все, це буде особа, яка керує зустріччю, хоча ви можете розраховувати на індивідуальний проект, який призводить до подання своєї інформації.

Якщо ви ніколи не запланували зустріч Kickoff - не хвилюйтеся! Ось 10 кроків для розміщення успішного засідання Kickoff.

1. Підготуйтеся до зустрічі

Першим кроком для проведення зустрічі з Kickoff проекту є вирішення того, хто повинен бути там, і як довго зустрітися. Рівень та подробиці підготовки будуть залежати від того, наскільки офіційним виконанням стану потрібно, чи ви запрошуєте виконавчих зацікавлених сторін або зовнішніх партнерів? Або це неформальний Kickoff з командою основної проекту? Як ви готуєтеся до зустрічі:

Завершити список запрошення.Дотепер ви повинні знати, який тип зустрічі Kickoff проекту ви ходите, який повинен повідомити, хто відвідує зустріч. Перш ніж надсилати цю зустріч, обов'язково перейдіть до списку учасників ще раз, щоб переконатися, що ви включили всі актуальнізацікавлених сторін проекту .

Графік часу (і тривалість).Не забудьте заощадити час для питань.

Призначте програму.Переконайтеся, що хтось інший, ніж ви приймаєте нотатки, якщо є зацікавлені сторони, які не можуть зробити зустріч. Якщо ви зустрічаєтеся практично, подумайте про запис зустрічі, тому члени команди, які не можуть відвідувати, можуть наздогнати пізніше.

Створення порядку денного зустрічі.Відправляючи aЗустріч порядок деннийПопереду, ви можете забезпечити, щоб кожен готовий до проекту Kickoff. Ваша програма зустрічі також є великим шансом поділитися будь-якими матеріалами, як план проекту та терміни, що ви хотіли б відвідувати очікування до зустрічі.

2. Зробити введення

Якщо це перша зустріч з командою проекту, є шанс деяких людей на команді не працювали раніше. Почніть зустріч з деякими впровадженнями абоЗапитання криголамущоб допомогти всім дізнатися один одного.

3. Почніть з метою проекту

Найголовніше, щоб вирівняти під час зустрічі Kickoff проекту - це те, що ви працюєте, і чому ця робота має значення. Згідно зОстанні дослідження, лише 26% працівників мають дуже чітке розуміння того, як їхна індивідуальна робота стосується цілей компанії. Без цієї ясності члени команди не знають, яка робота з пріоритетом абоЯк керувати пріоритетами зміщення .

Коли ви поділяєте цільову мету проекту, знайдіть деякий час, щоб пояснити, як проект з'єднується з більш широким бізнесом та організаційними цілями. Відповідайте на питання "Чому ми працюємо над цим?" І "Що ми працюємо?" Пізніше на зустрічі ви матимете шанс зануритися в деталі проекту та конкретні робочі процеси, але обмін цією метою проекту на початку зустрічі є найкращим способом отримати всіх на одній сторінці.

Метою цього проекту полягає в тому, щоб збільшити поінформованість про бренду в іммера та EMEA через кампанію з цифрової марки в Q3.

4. Поділіться планом проекту

В ідеалі, ви вже поділилися проектним планом у порядку денному зустрічі, тому члени команди мали можливість прочитати його до зустрічі. Під час зустрічі Kickoff Project вам не потрібно перейти до кожної маленької деталізації плану проекту, зосередити увагу на ключовій інформації, як графік проекту, важливі віхи або ключові допит.

5. Опишіть обсяг проекту

Одним з найважливіших речей для обговорення як групи є те, що в обсязі - і однаково, як важливо, що не вистачає. Переконайтеся, що у кожного є ті ж очікування, тому не існує ніяких несподіваних сюрпризів або змінюючих поєднувань, як продовжується проект. Роз'яснення ранньою сферою проекту та часто є найкращим способом запобіганняСфера повзучість, які можуть затримувати або навіть лазити ваш проект.

Мета проекту:Запустіть дисплей та відеореклами в Q3, щоб збільшити усвідомлення бренду в Namer та EMEA.

Ресурси:

Команда дизайну бренду (шість чоловік), 15 годин на тиждень протягом чотирьох тижнів

$ 50 000 медіа витрачають бюджет

Доставка:

Дизайн цільової сторінки

Медійні оголошення (два варіанти для тестування A / B), розміром відповідно до аркуша дисплея

Відео плями (6 і 30 секунд), розміром відповідно до аркуша відео

Творчі вимоги:Дисплей

Показує логотип і CTA по всій анімації

Потрібні як статичні, так і HTML5 банери

Відеоролик

Особливості бренду протягом перших 5 секунд

Включає голосування

Цільова сторінка

Оголошення та цільова сторінка повинні створювати послідовний візуальний досвід

Виходить за рамки:

Переклад активів кампанії бренду

6. Встановити функції та обов'язки проекту

Можливо, вам не доведеться це зробити для простого внутрішнього проекту, але якщо ваша команда проекту ніколи не працювала разом, або якщо ви працюєте з зовнішнім партнером, переконайтеся, що кожен вирівняний з ролями та обов'язками. Хто є головним контактом для проекту? Чи має цей проект спонсором або виконавчим лідером? Чи існує затвердження або група затверджень?

Різні зацікавлені сторони повинні бути петлі на різних етапах проекту. Якщо ваша команда проекту не зрозуміла з ролей та відповідальності під час зустрічі Kickoff, розглянемо створення та обмінГрафічна діаграмаяк пункт дії.

Відповідальний:Данила Варгас

Відповідальний:Кабір Мандана

Консультації:Кат Муні, Рей Брукс

Інформовані:Avery Lomax

7. Поділіться де ви відстежуєте дані проекту та оновлення в режимі реального часу

Середній працівник знань витрачає60% свого часуНа роботі про роботу, як переслідувати інформацію та пошук документів. Вся ця робота про роботу означає, що ваша команда має менше часу, щоб зосередити увагу на їх високій роботі.

Щоб зменшити роботу про роботу та надавати вашу команду, щоб бути ефективною, переконайтеся, що у вас є центральне джерело істини для всіх ключових проектних робіт. Коли вся ваша інформація про проект знаходиться в одному місці, ваша команда може швидко знайти проектні документи, отримувати оновлення проекту в режимі реального часу, перевірити відповідні етапи проекту та залишатися оновленимиДоставка проектів .

8. Зробіть час для питань

Після того, як Kickoff команда проекту може мати питання про те, що ви представили, як сферу застосування проекту або певних очікувань завдань. Не забудьте залишити багато часу в кінці зустрічі Kickoff, щоб відповісти на будь-які питання. Пам'ятайте: Метою Kickoff проекту є для всіх, щоб залишити зустріч на тій же сторінці та готові почати роботу.

9. Наступні кроки

Остання частина зустрічі Kickoff проекту повинна відповісти на запитання: "Що далі?" На цьому етапі ви повинні з'ясувати, де ця робота задокументовано, і перейдіть до будь-якоїЕлементи дійякі були захоплені на цій зустрічі. Це може також допомогти швидко розібратися, яка ваша команда буде робити спочатку.

Переміщення вперед, уточнення, де і як ви поділятимуть оновлення статусу проекту. Набагато зустрічей було одне зТоп трьох бар'єрів до продуктивності в 2021 році. Замість планування зустрічей особистості або віртуального статусу, розгляньте обмінЗвіти про стан проектупрактично через систему управління роботою. Таким чином, члени команди можуть продовжувати ефективно вирівняти та підключати будь-які нові зміни.

10. Пост-зустріч до DOS

Вітаємо - зустріч закінчиться! Після того, як ви загорнуте, попросіть учасника нотатки, щоб ділитися будь-яким зауваженими нотами у вашому спільному проекті. Якщо ви зустрічали практично, переконайтеся, що також поділяйте записування та / або транскрипту. Нарешті, якщо виникли будь-які предмети дій з зустрічі, переконайтеся, що вони захоплені та призначені для відповідного члена команди.

Після зустрічі Kickoff

Після того, як ви тримаєте свою зустріч Kickoff, ви готові почати роботу з роботою проекту. Найкращий спосіб зберегти вирівнювання та чіткість після того, як ваш проект Kickoff є збереження центрального джерела істини та співпраці, як aІнструмент управління роботою. Шинуючи всі ваші роботи, оновлення статусу та повідомлення в одному місці, ви можете не тільки отримувати членів команди на тій же сторінці - ви можете тримати їх там.