Fáradt, hogy nem kapsz dolgokat? A GTD módszert 5 lépésben

Nem-annyira ellentmondásos vélemény: Az agyad nem az információk tárolására készült. Ennek az az oka, ha az elméd zsúfolt teendőit és emlékeztetők, akkor kevesebb agyi teljesítmény költeni a munkát, amit tényleg kell tennie.

Ez a központi elv a készségek mögött (GTD) módszer. Azáltal, hogy a TO-DOS-t az agyadból állítja - és ato-do lista eszköz- Több agyi ereje van a munkához. Itt van az indítás.

Mi a GTD módszer?

A GTD-Vagy a Done Done-metódus olyan meggyőződéssel működik, hogy minél több információt figyelsz, annál kevésbé produktív és összpontosított. Ahelyett, hogy az agyadra támaszkodna, a GTD módszertan arra ösztönzi Önt, hogy az összes munkadarabot külső, szervezett igazságforrásban tárolja. Így mindig tudod a választ "Mit kell tennem a következőre?" anélkül, hogy aggódnánk a repedéseken átesett munka miatt.

Mit jelent a GTD?

A GTD egy rövidítés, amely a David Allen által 2001-ben kifejlesztett termelékenységi módszert jelenti. Allen leírja a GTD módszert a könyvében, "a dolgok készítése: a stresszmentes termelékenység művészete".

A GTD népszerűIdőgazdálkodási stratégiaMivel milyen egyszerű, hogy megvalósítani és milyen erős lehet a gyakorlatban. Még ha nem is tud róla, az agy folyamatosan „on” a háttérben, csoszogó és átrendezve a közelgő Teendőit, hogy biztosan nem esik át a repedések. Amikor új feladatot vezet be a keverékhez, az agyodnak mindent meg kell gondolkodnia, amit a Docketen van, és az új feladathoz képest kijavítja munkáját.

A GTD módszer végrehajtása a munkakezeléssel

Ahelyett, hogy megpróbálta tárolni az összes projektinformációt az agyadban, a GTD módszer öt lépcsős rendszert használ a Capture és a katalógushoz egy külső forrásba, például aMunkagazdálkodási eszköz. Az agyad nem épülnek a szervezett információ nagy testei tárolására - de a munkakezelési eszközök. Ezzel az információkkal működő tételek kiszervezésével jobban beállíthatják a hosszú távú sikert.

Az anyagot használó eszközöket. Keressen olyan eszközt, amely lehetővé teszi a személyes, projekt és programszintű információk rögzítését és megszervezését. A GTD módszer nem csak segíti Önt a személyes-dos-nak megszervezésében - bár ez nagyszerűen is segíthet abban is, hogy segítsen abban, hogy megragadja a nem pusztítható referenciamódszert, dolgozzon abban, hogy más csapattagoknak kell kitölteniük, és a munkához kapcsolódó célok Végezze el.

Ahelyett, hogy ezeket az információkat különböző helyeken tárolnánk, a GTD módszer segíti a bemenetet, és megszervezi azt az eszközt, például a munkakezelő eszközt. Természetesen azt gondoljuk UDN feladatkezelő jó lehetőség.UDN feladatkezelőA GTD-módszert életre hozza azáltal, hogy megszervezi a munkáját és csökkenti a mentális feszültségét, hogy időben befejezhesse a nagy hatású munkát.

A GTD módszer előnyei és hátrányai

A dolgok megszerzésének módszere csak egy időgazdálkodási stratégia. Mint minden időgazdálkodási technikához, előnye és hátránya van. A végrehajtandó stratégia nagymértékben attól függ, hogy melyik készségeket szeretné javítani az időgazdálkodással.

A profik

A GTD rendszer könnyen beállítható és rugalmasan használható. Azt:

Csökkenti a kognitív terhelést és a mentális feszültséget, amely abból származik, hogy megpróbál emlékezni mindent, ami a tányéron van.

Megszünteti a multitaskinget, így több idő vanaz áramlásban van .

Központi forrást épít az összes információhoz - akár nem cselekvéses információt is.

A tányéron lévő munka egyértelmű értelme, így szükség esetén egyszerűen reproritálható vagy átütemezhető.

A hátrányok

Mielőtt elkezdené a GTD módszerrel, itt vannak olyan korlátok, amelyek szem előtt tartják. A GTD módszer:

Időt vesz igénybe a beállításhoz. Ha még nem használja afeladatkezelési rendszer, hozzon létre egyet az összes munkád dokumentálásához.

Túl rugalmas lehet.A GTD módszer csak segít megszervezni a feladatokat - ez nem segít a héten vagy a napi munkájának ütemezésében. Néhány ember a nyílt végű rugalmasság ezen szintjével küzd. Ha Ön egyikük, párosítsa a GTD módszert egy másik időgazdálkodási módszerrel, mint példáulidőbélyegzésvagyidőbélyegzés .

Első lépések: Próbálja ki ezeket az 5 lépést a GTD munkafolyamatban

Az öt lépés a Getting Things Done eljárás, akkor a siker. Ezek a lépések segítenek katalogni és megszervezni a közelgő munkát egy külső eszközben, mint például UDN feladatkezelő , így már nem mentálisan figyelemmel kíséri a közelgő TO-DOS-t. Ezután, miután a munkáját a GTD módszer szervezi, elkezdheti végrehajtani a feladatokat.

1. Capture

Mielőtt megszervezi a munkáját, először meg kell ragadnia azt - az agyadon kívüli helyen. David Allen hívja ezt a beérkezett üzeneteket - függetlenül attól, hogy milyen eszközt használ. Ennek oka, hogy bármilyen feladatot, darab információk, illetve az emlékeztető (vagy ahogy Allen szereti nevezni, „cucc”) megy közvetlenül a postaládájába. Gondolj tovább, mint egy e-mail postafiók, és inkább a későbbi feldolgozásra kerülő adatok feladatlistájaként.

Ha megpróbálja javítani a személyes termelékenységet, fontolja meg atennivalóka munka nyomon követéséhez. Alternatívaként, ha csapatmunkában dolgozik, próbálja meg aMunkagazdálkodási platformhogy ne csak a saját munkáját rögzítse és nyomon kövesse, hanem megszervezze és kezelje a csapat munkáját is.

Ne aggódj, ha a befogott munka nem szervezett vagy jól dokumentált. Az első lépés egyszerűen az Ön megszerzése ki az agyadból és egy külső forrásba. A rögzítés az első lépés a TO-DOD-t jobb termelékenységi rendszerbe való megszervezéséhez.

Győződjön meg róla, hogy olyan rendszert használ, amely megkönnyíti az információ rögzítését. A GTD módszer legfontosabb tétele az információ rögzítése, amint belép az agyába. Ez azonnal megvilágítja a terhelést, és segít abban, hogy semmi ne essen át a repedéseken. Adott esetben ügyeljen arra, hogy további kontextusokat adjon hozzá, mint a dokumentumok, az együttműködők, a dátumok vagy a legfontosabb részletek.

A legjobb módja annak, hogy ezt megragadja a virtuális rendszer használata - nem egy analóg. Írásbeli teendők biztosítja a csodálatosan kielégítő érzés átkelés valamit le, de ők is a legrosszabb módja annak, hogy nyomon követheti a teendőit. A valóságban egy írásos to-do lista gyakran szervezetlen, hajlamos a hibákat, könnyű elveszíteni, és nem hatékony.

Természetesen azt javasoljuk UDN feladatkezelő . UDN feladatkezelőMunkagazdálkodási rendszer, amely dolgozik, így a csapat tudja, mit kell tennie, miért számít, és hogyan lehet megtenni.

2. tisztázza ...

Miután elfogta mindent, itt az ideje tisztázni. A tisztázási lépés során az általad megfogott feladatokba rögzített információkat fordítjuk,Részletes megjegyzések, vagy robusztus kontextus. A tisztázási lépés és a szervezési lépés a kézzel jár, mint tisztázza, ezt a munkát a megfelelő projektbe szervezi.

Tisztázni, győződjön meg róla, hogy a beérkezett üzenetek minden tétele elegendő információval rendelkezik, többek között:

Egy cselekvési cím (azt javasoljuk, hogy egy ige).

Bármely kontextus, dokumentumok, fájlok vagy együttműködők, amelyeket a munkahelyen kell hurkolni.

A hozzá tartozó projekt kezdeményezése, a teendők listája vagy céljai az elemhez kapcsolódnak.

Bármely kapcsolódó kontextus, mint a színpad, a munka a kapcsolódó költségvetés, a becsült munkaidő vagy a prioritás.

Akár ezt a munkát más szállítmányok blokkolják, vagy további információkat várnak.

Ne aggódj, hogy még csak mozogjunk. A Bejövő lépés során a Beérkezett Projektbe a DOG-t a Szerves lépés során mozgatja.

Ahogy tisztázza, adjon hozzá egy kapcsolódó prioritást minden elemnek. Elkerülhetetlenül, a dolgok jönnek, a határidők eltüntetése és a prioritások változása. Minden feladat elsőbbségének egyértelmű értelmével átrendezheti az esedékes időpontokat, ha szükséges, hogy mindig a legmagasabb ütésű munkát végezzen - és tudja, mit kell késleltetni vagy küldeni, ha szükséges.

Néha könnyebb, mint a triing és tisztázza azt:

Ha egy elem kevesebb, mint két percet vesz igénybe, akkor azonnal tegye meg. Ez nem csak az elmédből eltávolítja -, hanem a To-Dos listájából is.

Ha valami nem tartozik a felelősséged alá, átruházza a munkát a megfelelő személynek a munkára.

Lehet, hogy olyan tételeket készített, amelyek többet jelentenek, mint egy feladat. Tegyük fel például, hogy van ihlet, hogy hozzon létre egy új ebook, és hozzáadunk egy gyors emlékeztető a postaládájába. Az ebook létrehozása sok lépést tesz, és számos érdekeltet foglal magában. Tehát a tisztességes lépés során szüntesse meg ezt a kezdeményezést több, különálló feladatra. Hozzon létre egy feladatot a "Outline eBook" -ra, a "felülvizsgálati vázlat" feladata, az "Ebook tervezet", stb.

Alternatív megoldásként, ha az elfogott elem egy egész projektet vagy program értékét jelenti, használja aProjektmenedzsment eszköza kezdeményezés összes mozgó darabjának megragadása. Például, ha dolgozik egy új termék bevezetése, használja a projekt menedzsment eszköz segítségével nyomon követhető a különböző darabokat megy a dob-a mérnöki és a termék fejlesztése oldala, a go-to-piaci stratégia, a sajtóközlemény, és így tovább.

3. ... és szervezzük

Míg tisztázza, akkor is megszerveznie kell. A szervezési lépés során mozgassa az elemeket a megfelelő projektekhezMunkagazdálkodási eszköz. Gondolhat olyan projektekre, mint a virtuális mappák, amelyek fontos, kapcsolódó információkat tárolnak. Szervezésével, és a mozgó-dos be az érintett projektek, akkor viszont ezek a tennivalók jegyzetek támadható munkát.

Minden alkalommal, amikor megérkezik a postafiókban lévő elemre, miután tisztázta, és hozzáadott bármilyen további kontextus-mozgatni a beérkezett üzenetekből és a megfelelő projektből. Ha még nem, hozzon létre projekteket a különböző kezdeményezések házához. Ajánljuk:

Egy projekt az Ön által végrehajtható munkához, a prioritás szerint rendezve

A jegyzetek vagy referenciaanyagok projektje

Egy projekt vagy eszköz a személyes és a csapatcélok nyomon követésére

A kezdeményezésekre vonatkozó projektnek nincs ideje, de a jövőben újra meg akarja nézni

A blokkolt munka projektje vagy szakasza

Egy csapat projekt megosztott információkért és találkozási napirendekhez

A szervezés a GTD módszer kritikus része - de a beállított pontos szervezeti rendszer rajtad múlik. Ban benUDN feladatkezelőMinden, ami Önhöz rendelt automatikusan megy a Saját feladatok. Ez az összes teljes munkájának megtekintése. További részeket hozhat létre az én feladataimban, hogy megszervezzék a mai napig tartó kiemelt munka megszervezését, a héten esedékes munkát és hosszabb távú munkát.

Mindannyian elmentettük a DOS-t "olvasats" -ként a postafiókunkban, hogy később visszatérjenek. De ezek a dolgok mentális helyet foglalnak el, és valójában nem termelnek. Ehelyett viszont minden to-do egy támadható feladat, és azonnal helyezze át a megfelelő projektet.

A tisztázási és szervezési lépések végén a beérkezett üzenetek üresnek kell lenniük. Mindent meg kellett volna költözni a megfelelő projekthez vagy munkadokumentumba, hogy a következő alkalommal ellenőrizze a beérkezett üzeneteket, akkor a vadonatúj feladatok.

4. tükrözi

A GTD módszer nem egy set-it-it-és-elfelejtett módszer. Ehelyett gyakran felül kell vizsgálnia feladatait és szükség esetén felülvizsgálatát. Ezért fontos megérteni az egyes feladatok elsőbbségét. Ha új feladatok prioritása magasabb, mint az idősebb munka, a megértés minden feladat relatív prioritását segít átütemezni a munkát, és könnyen zsonglőrködik változó prioritások.

A Reflect lépés lehet egy csúszós lejtő az utolsó dolog, amit szeretnék, hogy folyamatosan ellenőrzik az Inbox, mivel ez belevág potenciális fókusz időben.

Javasoljuk, hogy naponta kétszer - az egyes napok elején és végén. Tegye tükrözze a reggeli rituálé részét, majd a triage újra a nap végén, így holnap szervezett. Így megközelítheti minden nap tiszta fejű, anélkül, hogy úgy érezné, hogy ellenőrizze a teendők listáját, és átszervezze napi naptárát. Ne feledje: A GTD módszert úgy tervezték, hogy megvilágítsa a mentális terhelést, ezért győződjön meg róla, hogy nem tükrözi túl gyakran, mert ez veri a célt.

Ezután tegye alaposabb heti beszámolót a munka befejezte az elmúlt néhány nap, és a feladatokat, amelyek a közelgő jövő héten. Győződjön meg róla, hogy semmi sem csökkent a repedéseken, és szükség esetén tisztázza a prioritásokat, hogy elinduljon a következő héten.

5. Kapcsolja be

A bekapcsolási lépés az, ahol a GTD módszerrel végzett munka nagy részét kapja. Megtisztította az elmédet, és mindent szervezett, amit meg kell tennie. Most minden, ami maradt, jól, hogy készítsen dolgokat.

Nincs szigorú szabályok vagy iránymutatások arra, hogy mit tegyenek. Ha ezt a fajta szerkezetet szeretné, párosítsa a GTD-módszert más időgazdálkodási technikával, mint például a pomodoro módszerrel.

Ha nem biztos abban, hogy hol kezdődik, futtassa a négy elkötelezettségi szempontból, mielőtt elkezdené. Ezután válassza ki a legmegfelelőbb feladatokat a jelenlegi helyzetéhez.

Kiemelten fontos:Mely feladatok a legmagasabb prioritás? Mit kell tenned ma meg kell tennie ma?

Kontextus:Hasonlóan ahhoz, ahogy az agyunk nem multitask, ez is legjobb, ha hasonló feladatokat látnak el egyszerre. Ez a módszertan mögöttidőbélyegzés. Az összes e-mailjeit egyszerre végezted, nem pedig a feladatok, az e-mailek és a háttámlák közötti váltás, hogy gyorsabban készítsen dolgokat, mert az agyad már ebben az összefüggésben van. Ha azt gondolod, hogy mit kell tennie a következő, próbáld meg mindent megtenni az időblokkban.

A rendelkezésre álló idő:Mennyi idő van most? Ideális esetben válassza ki a rendelkezésre álló időpontban, így nem kell megállnia félúton.

Elérhető energia:Hogy érzed magad? Fontos, hogy ne csak az elméleti kapacitását, hanem a tényleges kapacitást tekintjük. Talán tényleg nem érzed magad, hogy írja ezt a blogot, amire szüksége van. Ön kényszerítheti magát, hogy megtegye, de ez kétszerese lesz a szokásos módon. Ehelyett ha lehet mást csinálni, talán valami kicsit alacsonyabb prioritást-hoz kap ön a szellem és kap az energia fel.

Megvan a dolgok

A Getting Things Done módszer egy könnyen telepíthető, rugalmas módszer, amely csökkenti a feszültséget az agy, és segít a magasabb hatása munka. Bár ez a módszer felfelé irányuló erőfeszítést igényel, az idő és a gyakorlat második természetévé válik.

A GTD módszerrel való elindításhoz próbálkozzon UDN feladatkezelő . Plusz, töltse le a UDN feladatkezelőmobil alkalmazásmindent megragad, amire szükséged van.