Trött på att inte få saker gjort? Master GTD-metoden i 5 steg

Inte-så kontroversiell åsikt: Din hjärna är inte gjord för att lagra information. Det beror på att, när ditt sinne är rörigt med-dos och påminnelser, har du mindre hjärnkraft att spendera på det arbete du faktiskt behöver göra.

Det är den centrala principen bakom metoden för att få saker gjort (GTD). Genom att flytta din till-dos ur din hjärna och till enAtt göra listverktyg-Du har mer hjärnkraft för det arbete som betyder något. Så här kommer du igång.

Vad är GTD-metoden?

GTD-eller att få saker gjort-metod fungerar med tron ​​att ju mer information du mentalt håller reda på, desto mindre produktiva och fokuserade är du. I stället för att förlita sig på din hjärna uppmuntrar GTD-metoden dig att lagra all din arbetsuppgifter i en extern, organiserad sanningskälla. På det sättet vet du alltid svaret på "Vad behöver jag göra nästa?" Utan att oroa sig för arbete som faller genom sprickorna.

Vad står GTD för?

GTD är en akronym som står för att få saker gjort, en produktivitetsmetod som först utvecklats av David Allen 2001. Allen beskriver GTD-metoden i sin bok, "Få saker gjort: Konst av stressfri produktivitet."

GTD är en populärTidshanteringsstrategiPå grund av hur enkelt det är att genomföra och hur kraftfullt kan det vara i praktiken. Även om du inte är medveten om det, är din hjärna ständigt "på" i bakgrunden, blandar och omarrangerar din kommande till-dos för att se till att inget faller genom sprickorna. När du introducerar en ny uppgift till mixen, behöver din hjärna tänka igenom allt du har på docket och reprioritera ditt arbete i förhållande till den här nya uppgiften.

Genomförandet av GTD-metoden med arbetshantering

I stället för att försöka lagra all din projektinformation i din hjärna använder GTD-metoden ett femstegssystem för att fånga och katalogisera din till-dos till en extern källa, som enArbetshanteringsverktyg. Din hjärna är inte byggd för att lagra stora kroppar av organiserad information - men verktyg för arbetshantering är. Genom att externaisera denna information till handlingsbara föremål är du bättre inrättad för långsiktig framgång.

De verktyg du använder materia. Leta efter ett verktyg som låter dig fånga och organisera personligt, projekt och programnivåinformation. GTD-metoden hjälper dig inte bara att organisera din personliga till-dos-men det är bra för det-det kan också hjälpa dig att fånga icke-handlingsfullt referensarbete, arbete som andra lagmedlemmar behöver slutföra och mål som är relaterade till det arbete du "göra det.

I stället för att lagra den informationen på olika ställen hjälper GTD-metoden dig att mata in och organisera den i ett verktyg som ett arbetshanteringsverktyg. Naturligtvis tror vi UDN Task Manager är ett bra alternativ.UDN Task ManagerBringar GTD-metoden till liv genom att organisera ditt arbete och minska din mentala belastning så att du kan slutföra ditt högkvalitativa arbete i tid.

Fördelarna och nackdelarna med GTD-metoden

Att få saker gjort metod är bara en tidsförvaltningsstrategi. Liksom alla tidshanteringstekniker har den sina fördelar och nackdelar. Den strategi du väljer att implementera beror till stor del på vilka färdigheter du vill förbättra med tidshantering.

Proffsen

GTD-systemet är lätt att konfigurera och flexibelt att använda. Den:

Minskar den kognitiva belastningen och mentala belastningen som kommer från att försöka komma ihåg allt som är på din tallrik.

Eliminerar multitasking så du har mer tid tillvara i flödet .

Byggar en central källa för all information-även icke-handlingsbar information.

Ger en tydlig känsla av arbetet på din tallrik så det är lätt att reprioritera eller omplacera om det behövs.

Nackdelarna

Innan du börjar med GTD-metoden, här är några begränsningar att komma ihåg. GTD-metoden:

Tar tid att ställa in. Om du inte redan använder enUppgiftshanteringssystem, skapa en för att dokumentera allt ditt arbete.

Kan vara för flexibel.GTD-metoden hjälper dig bara att organisera dina uppgifter - det hjälper dig inte att schemalägga ditt veckovisa eller dagliga arbete. Vissa människor kämpar med denna nivå av öppen flexibilitet. Om du är en av dem, koppla till GTD-metoden med en annan tidshanteringsmetod, somtidsblockeringellertidsboxning .

Komma igång: Prova dessa 5 steg i GTD-arbetsflödet

De fem stegen i att få saker gjort metod sätter dig upp för framgång. Dessa steg hjälper dig att katalogisera och organisera ditt kommande arbete i ett externt verktyg som UDN Task Manager , så du är inte längre mentalt hålla koll på kommande till-dos. Sedan, när ditt arbete är organiserat i GTD-metoden, kan du börja utföra på uppgifter.

1. Fånga

Innan du kan organisera ditt arbete måste du först fånga det-i en plats utanför din hjärna. David Allen kallar detta din inkorg - oavsett vilket verktyg du använder. Det beror på någon uppgift, bit av information eller påminnelse (eller, som Allen gillar att kalla det, "saker") går direkt in i din inkorg. Tänk på det här mindre som en e-postinbox och mer som en uppgiftslista över data som ska behandlas senare.

Om du försöker förbättra personlig produktivitet, överväga att använda enatt göra listaför att spåra ditt arbete. Alternativt, om du arbetar med ett lag, prova enArbetshanteringsplattformAtt inte bara fånga och spåra ditt eget arbete, utan att organisera och hantera ditt lags arbete också.

Oroa dig inte om det arbete du fångar inte är organiserat eller väl dokumenterat. Det första steget är helt enkelt att få din ut ur din hjärna och in i en extern källa. Fånga är det första steget mot att organisera din till-dos till ett bättre produktivitetssystem.

Se till att du använder ett system som gör det enkelt att fånga information. En viktig tenett av GTD-metoden är att fånga information så snart den går in i din hjärna. Det lindrar omedelbart lasten - och hjälper till att inte se till att ingenting faller genom sprickorna. Var noga med att lägga till ytterligare kontext som dokument, medarbetare, förfallodates eller viktiga detaljer.

Det bästa sättet att fånga allt detta är att använda ett virtuellt system - inte en analog. Skriftliga till-do-listor ger den underbart tillfredsställande känslan av att korsa något, men de är också det värsta sättet att hålla reda på din till-dos. I verkligheten är en skriftlig to-do-lista ofta oorganiserad, benägen att misstag, lätt att förlora och ineffektiva.

Naturligtvis rekommenderar vi UDN Task Manager . UDN Task ManagerÄr ett arbetshanteringssystem som organiserar arbete så att ditt team vet vad man ska göra, varför det spelar roll, och hur man får det gjort.

2. klargöra ...

När du har tagit allt, är det dags att klargöra. Under klarhetssteget, gör du den information du har tagit i handlingsbara uppgifter,Detaljerade anteckningareller robust kontext. Förtydliga steget och organiseringssteget går hand i hand - som du klargör, du organiserar också det här arbetet i det lämpliga projektet.

För att klargöra, se till att varje objekt i din inkorg har tillräckligt med information, inklusive:

En handlingsbar titel (vi rekommenderar att du börjar med ett verb).

Eventuellt sammanhang, dokument, filer eller medarbetare som behöver slingas in på arbetet.

Det tillhörande projektinitiativet, att göra-listan eller mål som varan är ansluten till.

Eventuellt intresse kontext, som det stadium som arbetet är i, tillhörande budget, beräknad arbetstid eller prioritet.

Huruvida det här arbetet är blockerat av andra leveranser eller väntar på ytterligare information.

Oroa dig inte för att flytta dessa till-dos än. Du kommer att flytta till DOS från din inkorg till det lämpliga projektet under organisationen.

När du förtydligar, lägg till en tillhörande prioritet för varje objekt. Oundvikligen kommer saker upp, tidsfristerna, och prioriteringar förändras. Med en tydlig känsla av varje uppgifts prioritering kan du omorganisera förfallna datum om det behövs så att du alltid får ditt högsta slagverk som görs - och du vet vad du ska fördröja eller delegera om det behövs.

Ibland är det lättare att slutföra arbetet lättare än triaging och klargöra det:

Om ett objekt tar mindre än två minuter att slutföra, gör det genast. Det tar inte bara bort det från ditt sinne - men också från din lista över till-dos.

Om något inte faller under ditt ansvar, delegera arbetet till rätt person för jobbet.

Du kan ha knäppta saker som representerar mer än bara en uppgift. Föreställ dig till exempel att du har inspiration att skapa en ny eBook, och du lade till en snabb påminnelse till din inkorg. Att skapa en e-bok tar många steg och involverar många intressenter. Så under det förtydliga steget, bryta det initiativet i flera, separata uppgifter. Skapa en uppgift för "Outline eBook", en uppgift för "granska konturen", en uppgift för "utkast till ebook," etc.

Alternativt, om objektet du fångat representerar ett helt projekt eller ett program är ett värde av information, använd enProjektledningsverktygatt fånga alla de rörliga bitarna av det initiativet. Om du till exempel arbetar med en ny produktlansering, använd ett projekthanteringsverktyg för att spåra de olika bitarna som går in i lanseringen - teknik- och produktutvecklingssidan, go-to-marknadsstrategin, pressmeddelandet, och så på.

3. ... och organisera

Medan du klargör, bör du också organisera. Under organisationen Steg, flytta objekt till lämpliga projekt i dinArbetshanteringsverktyg. Du kan tänka på projekt som virtuella mappar för att lagra viktig, relaterad information. Genom att organisera och flytta till DOS i sina relevanta projekt, vänder du dessa till-dos från anteckningar till handlingsbart arbete.

Varje gång du anländer till ett objekt i din inkorg - efter att du har klarat och lagt till ytterligare kontext-flytta den ut ur din inkorg och in i det lämpliga projektet. Om du inte redan har ställt in projekt för att hysa dina olika initiativ. Vi rekommenderar:

Ett projekt för allt ditt handlingsbara arbete, sorterat efter prioritet

Ett projekt för anteckningar eller referensmaterial

Ett projekt eller ett verktyg för att spåra personliga och lagmål

Ett projekt för initiativ du inte har tid för men vill återkomma i framtiden

Ett projekt eller ett avsnitt för blockerat arbete

Ett lagprojekt för delad information och mötesagendor

Organisation är en kritisk del av GTD-metoden - men det exakta organisationssystemet du ställt upp är upp till dig. IUDN Task Manager, allt som är tilldelat dig går automatiskt in i dina mina uppgifter. Detta är en vy över allt arbete du behöver slutföra. Du kan skapa ytterligare avsnitt i dina mina uppgifter för att organisera hög prioriterat arbete som är förfaller idag, arbete som beror på denna vecka och långsiktigt arbete.

Vi har alla sparat till-dos som "oläst" i vår inkorg för att komma tillbaka till senare. Men dessa saker tar upp mentalt utrymme och är inte produktiva. I stället vänd varje för att göra i en handlingsbar uppgift - och omedelbart flytta den till det lämpliga projektet.

I slutet av klargör och organisera steg, ska din inkorg vara tom. Allt borde ha flyttats till lämpligt projekt eller arbetsdokument så att nästa gång du kontrollerar din inkorg, är du trätade helt nya uppgifter.

4. Reflektera

GTD-metoden är inte en set-it-och-glömma-it-metod. Istället måste du ofta granska dina uppgifter och reprioritera om det behövs. Därför är det viktigt att förstå varje uppgifts prioritet. Om nya uppgifter är högre prioritet än äldre arbete, hjälper du att förstå varje uppgifts relativa prioritet du omplacera ditt arbete och enkelt jonglera prioriteringar.

Reflektredningssteget kan vara en glatt sluttning - det sista du vill är att ständigt kontrollera din inkorg, eftersom det sänks i potentiell fokustid.

Vi rekommenderar att reflektera två gånger om dagen i början och slutet av varje dag. Gör återspegling av din morgonritual, sedan triage igen i slutet av dagen så att du är mer organiserad för imorgon. På det sättet närmar du varje dag klart, utan att känna att du måste kontrollera din lista och omorganisera din dagliga kalender. Kom ihåg: GTD-metoden är utformad för att lätta den mentala belastningen, så se till att du inte reflekterar för ofta, för det besegrar syftet.

Då gör en mer noggrann veckovis översyn av det arbete du slutförde under de senaste dagarna och de uppgifter som kommer kommande nästa vecka. Se till att ingenting har fallit genom sprickorna och klargör prioriteringarna om det behövs så att du börjar nästa vecka redo att gå.

5. Engagera

Engagera steget är där du får huvuddelen av ditt arbete i GTD-metoden. Du har rensat ditt sinne och organiserat allt du behöver göra. Nu är allt som är kvar, ja, få saker gjort.

Det finns inga strikta regler eller riktlinjer för vad de ska göra när. Om du föredrar den här typen av struktur, koppla till GTD-metoden med andra tidshanteringstekniker, som Pomodoro-metoden.

Om du inte är säker på var du ska komma igång, gå igenom de fyra engagemangshänsyn innan du börjar. Välj sedan den uppgift som är mest lämplig för din nuvarande situation.

Prioritet:Vilka uppgifter är högsta prioritet? Vad måste du absolut bli gjort idag?

Sammanhang:På samma sätt som våra hjärnor inte kan multitask är det också bäst att göra liknande uppgifter samtidigt. Detta är metoden bakomtidsblockering. Att få alla dina e-postmeddelanden gjort på en gång - istället för att byta mellan uppgifter, e-post och back-hjälper dig att få saker som görs snabbare, eftersom din hjärna redan är i det sammanhanget. Om du tänker på vad du ska göra nästa, försök att göra allt liknande arbete i ett tidsblock.

Tillgänglig tid:Hur mycket tid har du just nu? Idealiskt väljer du Uppgifter som du kan göra i den tid du har tillgång till, så du behöver inte sluta halvvägs.

Energi tillgänglig:Hur mår du? Det är viktigt att inte bara överväga din teoretiska kapacitet utan din faktiska kapacitet. Kanske känner du dig verkligen inte att skriva den bloggen du behöver göra. Du kan tvinga dig att göra det, men det skulle ta dubbla tiden som vanligt. Istället, se om du kan göra något annat-kanske något lite lägre prioritet - för att få dig i Anden och få din energi upp.

Fick saker gjort

Att få saker gjort metod är ett lätt att implementera, flexibel metod som minskar belastningen på din hjärna och hjälper dig att få högre effektarbete. Även om den här metoden kräver uppåt, blir det andra naturen med tid och övning.

För att komma igång med GTD-metoden, försök UDN Task Manager . Plus, ladda ner UDN Task Managermobil appAtt fånga allt du behöver på språng.