İşleri bitirmekten bıktınız mı? GTD yöntemini 5 adımda usta

SO-tartışmalı görüş değil: beyniniz bilgi depolamak için yapılmamıştır. Çünkü, zihninizin DOS ve hatırlatıcılarla darmadağın olduğunda, gerçekten yapmanız gereken işe harcamak için daha az beyin gücünüz var.

İşin bitiminin (GTD) yönteminin arkasındaki merkezi prensip budur. DOS'unuzu beyninizden çıkararak ve birYapılacaklar Listesi aracı- Önemli olan iş için daha fazla beyin gücüne sahipsiniz. İşte nasıl başlayacaksınız.

GTD yöntemi nedir?

GTD - veya işlerin yapılması-yöntemini, zihinsel olarak takip ettiğiniz daha fazla bilginin, daha az üretken ve odaklandığınız inancıyla çalışır. Beyninize güvenmek yerine, GTD metodolojisi sizi tüm iş bilgilerinizi dış, organize bir gerçek kaynağında saklamaya teşvik eder. Bu şekilde, her zaman cevabı "Bir sonraki ne yapmam gerekiyor?" Çatlaklara düşen işten endişe duymadan.

GTD ne için duruyor?

GTD, 2001 yılında David Allen tarafından geliştirilen bir verimlilik yöntemi olan işlerin yapılmasını sağlamak için duran bir kısaltmadır. Allen, "Bir işlerin yapılması: stressiz üretkenlik sanatı" kitabında GTD yöntemini açıklar.

GTD popülerZaman Yönetimi StratejisiUygulamanın ne kadar basit olduğu için pratikte ne kadar güçlü olabileceği için. Bundan haberdar olsanız bile, beyniniz sürekli olarak "arka planda", hiçbir şeyin çatlakların yoluyla düşmeyeceğinden emin olmak için yaklaşan to-dos'unuzu karıştırır ve yeniden düzenler. Karışıma yeni bir görevi tanıttığınızda, beyninizin yaptığınız her şeyi düşünmesi ve bu yeni göreve göre çalışmalarınızı yeniden başlatmanız gerekir.

GTD yönteminin iş yönetimi ile uygulanması

Tüm proje bilgilerinizi beyninizde saklamaya çalışmak yerine, GTD yöntemi, DOS'unuzu bir harici kaynağa yakalamak ve kataloglamak için beş adımlı bir sistem kullanır.İş Yönetimi Aracı. Beyniniz, organize bilgilerin büyük organlarını saklamak için inşa edilmedi - ancak iş yönetimi araçları. Bu bilgiyi harekete geçirilebilir eşyalara dönüştürerek, uzun vadeli başarı için daha iyi ayarlanırsınız.

Maddeyi kullandığınız araçlar. Kişisel, proje ve program düzeyinde bilgi yakalamanızı ve düzenlemenizi sağlayan bir araç arayın. GTD yöntemi sadece kişisel olarak DOS'unuzu düzenlemenize yardımcı olmaz - bunun için harika olsa da, eylemsiz referans çalışmalarını yakalamanıza, diğer ekip üyelerinin tamamlanması gereken işler ve işleriyle ilgili hedefler Yapmak.

Bu bilgiyi farklı yerlerde saklamak yerine, GTD yöntemi bir iş yönetimi aracı gibi bir alete girmenize ve organize etmenize yardımcı olur. Doğal olarak, düşünüyoruz UDN Görev Yöneticisi iyi bir seçenek.UDN Görev Yöneticisiİşinizi düzenleyerek ve zihinsel zorlamanızı azaltarak GTD yöntemini hayata geçirir, böylece yüksek etkili çalışmanızı zamanında tamamlayabilirsiniz.

GTD yönteminin artıları ve eksileri

Yapılan işler yöntemleri sadece bir zaman yönetimi stratejisidir. Tüm zaman yönetimi teknikleri gibi, artıları ve eksileri vardır. Uygulamayı seçtiğiniz strateji büyük ölçüde zaman yönetimi ile geliştirmek istediğiniz becerilere bağlıdır.

Profesyoneller

GTD sisteminin kullanımı kolay ve esnek olması kolaydır. Bilişim Teknoloji:

Plakanızdaki her şeyi hatırlamaya çalışmaktan gelen bilişsel yük ve zihinsel gerilimi azaltır.

Çoklu görevi ortadan kaldırır, böylece daha fazla zamanınız var.akışta olmak .

Tüm bilgiler için merkezi bir kaynak oluşturur - etkin olmayan bilgiler bile.

Plakanızdaki işin net bir anlamını sağlar, bu nedenle gerekirse yeniden süzülmesi veya yeniden planlanması kolaydır.

Eksiler

GTD yöntemine başlamadan önce, burada akılda tutulması gereken bazı sınırlamalar. GTD yöntemi:

Ayarlamak için zaman alır. Henüz kullanmıyorsanızGörev Yönetim Sistemi, tüm çalışmalarınızı belgelemek için bir tane oluşturun.

Çok esnek olabilir.GTD yöntemi yalnızca görevlerinizi düzenlemenize yardımcı olur - haftalık veya günlük çalışmalarınızı planlamanıza yardımcı olmaz. Bazı insanlar bu açık uçlu esneklik seviyesiyle mücadele eder. Onlardan biriyseniz, GTD yöntemini başka bir zaman yönetimi yöntemi ile eşleştirin,Zaman Engellemeveyazaman kutusu .

Başlarken: GTD iş akışında bu 5 adımı deneyin

Yapılan şeylerin beş aşaması yöntemi sizi başarı için ayarladı. Bu adımlar, bir harici aracın gibi yaklaşan çalışmanızı kataloglamanıza ve düzenlemenize yardımcı olur. UDN Görev Yöneticisi Bu yüzden artık zihinsel olarak yaklaşmakta olan DOS'u takip etmiyorsunuz. Ardından, çalışmanız GTD yönteminde düzenlendikten sonra, görevlerde yürütmeye başlayabilirsiniz.

1. Yakalama

Çalışmanızı düzenleyebilmeniz için önce, ilk önce beyninizin dışındaki bir yerde yakalamanız gerekir. David Allen, bu gelen kutunuzu çağırır - kullandığınız aracın ne olursa olsun. Bunun nedeni, herhangi bir görev, bilgi parçası veya hatırlatma (veya, ALLEN'in dediği gibi, "Stuff") doğrudan gelen kutunuza gider. Bunu daha az bir e-posta gelen kutusu olarak düşünün ve daha sonra işlenecek verilerin bir görev listesi olarak daha fazla.

Kişisel verimliliği artırmaya çalışıyorsanız, kullanmayı düşünün.yapılacaklar listesiişini takip etmek için. Alternatif olarak, bir takımla çalışırsanız, deneyinİş Yönetimi PlatformuSadece kendi çalışmanızı yakalamak ve izlemek için, ancak ekibinizin çalışmalarını organize etmek ve yönetmek için.

Yaptığınız işin organize edilmemesi veya iyi belgelenmemesi durumunda endişelenmeyin. İlk adım basitçe beyninizden ve harici bir kaynağa. Yakalama, DOS'unuzu daha iyi bir verimlilik sistemine düzenlemeye yönelik ilk adımdır.

Bilgi yakalamayı kolaylaştıran bir sistem kullandığınızdan emin olun. GTD yönteminin önemli bir esası, beyninize girer girmez bilgi yakalamaktır. Bu derhal yükü aydınlatır - ve hiçbir şeyin çatlaklara düşmemelerine yardımcı olur. Uygun olduğunda, belgeler, işbirlikçileri, son tarihler veya anahtar detaylar gibi ek bağlam eklediğinizden emin olun.

Bunların hepsini yakalamanın en iyi yolu Sanal bir sistem kullanmaktır - bir analog değil. Yapılacaklar listeleri, bir şeyi kapatmak için harika bir şekilde tatmin edici bir his sunar, ancak onlar da sizin için DOS'unuzu takip etmenin en kötü yoludur. Gerçekte, yazılı yapılacaklar listesi genellikle dağınık, hatalara eğilimli, kaybedilmesi kolay ve etkisizdir.

Doğal olarak, öneririz UDN Görev Yöneticisi . UDN Görev YöneticisiÇalışmayı düzenleyen bir iş yönetim sistemidir, böylece ekibinizin ne yapacağını, neden önemli olduğunu ve nasıl yapıldığını bilir.

2. Netleştirmek ...

Her şeyi yakaladığınızda, netleştirmenin zamanı geldi. Netleştirilmiş adım sırasında, yakaladığınız bilgileri harekete geçirilebilir görevlere dönüştürürsünüz,Ayrıntılı notlarveya sağlam bağlam. Netleştirmek Adım ve Organize Adım El ele gidin - netleşirken, bu işi de uygun projeye düzenlersiniz.

Netleştirmek için, gelen kutunuzdaki her öğenin aşağıdakileri içeren yeterli bilgiye sahip olduğundan emin olun:

Eylemlenebilir bir başlık (bir fiil ile başlamanızı öneririz).

İşte ilmeklenmesi gereken herhangi bir bağlam, belge, dosyalar veya işbirlikçi.

İlişkili Proje Girişimi, Yapılacaklar Listesi veya Öğe'ye ekli hedefler.

Çalışmanın aşamasında olduğu gibi ilişkili herhangi bir bağlam, ilişkili bütçe, tahmini çalışma saatleri veya önceliklidir.

Bu çalışmanın diğer teslimatlar tarafından engellendiği veya ek bilgi beklemeyeceği.

Henüz bu dosları hareket ettirmek için endişelenmeyin. ORGANİZASYON ADIMI Sırasında Gelen Kutunuzdan gelen kutunuzdan uygun projeye geçeceksiniz.

Netleştirerken, her bir öğeye bağlı bir öncelik ekleyin. Kaçınılmaz olarak, işler ortaya çıktı, son tarihler vardiya ve öncelikler değişiyor. Her görevin önceliğinin net bir şekilde anlamıyla, gerektiğinde son tarihleri ​​yeniden düzenleyebilirsiniz, böylece her zaman en yüksek darbeli çalışmanızı elde edersiniz - ve gerektiğinde ne geciktiğini veya delegesini biliyorsunuz.

Bazen, işleri hızlı bir şekilde tamamlamak, üçü denemek ve netleştirmek daha kolaydır:

Bir öğe tamamlamak için iki dakikadan az sürerse, hemen yapın. Bu sadece aklınızdan değil, aynı zamanda DOS listenizden de kaldırır.

Bir şey sorumluluklarınızın altına düşmezse, işi iş için doğru kişiye devralın.

Sadece bir görevden fazlasını temsil eden eşyaları okutmuş olabilirsiniz. Örneğin, yeni bir e-kitap oluşturmak için ilham aldığınızı hayal edin ve gelen kutunuza hızlı bir hatırlatma eklediniz. Bir e-Kitap oluşturmak birçok adım atar ve birçok paydaş içerir. Yani netleştirme adımında, bu girişimi birkaç, ayrı görevlere ayırın. "Anahat eBook" için bir görev oluşturma "Anahat" için bir görev, "taslak e-kitap" için bir görev vb.

Alternatif olarak, yakaladığınız öğe tüm bir projeyi veya programın bilgisini temsil ederse, birProje Yönetimi Aracıbu girişimin hareketli parçalarını ele geçirmek için. Örneğin, yeni bir ürün lansmanı üzerinde çalışıyorsanız, lansman-mühendislik ve ürün geliştirme tarafına, piyasaya gitme stratejisine, basın bültenine ve böylece farklı parçaları izlemek için bir proje yönetimi aracı kullanın. üzerinde.

3. ... ve organize

Açıklığa kavuşturarken, düzenlemelisiniz. Organize adım sırasında, eşyaları uygun projelere taşıyın.İş Yönetimi Aracı. Sanal klasörler gibi projeleri önemli, ilgili bilgileri saklamak için düşünebilirsiniz. DOS'u, ilgili projelerine organize ederek ve taşıyarak, bu dosları notlardan eyleme geçirilebilir işlere dönüştürürsünüz.

Gelen kutunuzdaki bir öğeye geldiğinizde - açıklığa kavuşturulduktan ve herhangi bir ek bağlam ekledikten sonra, gelen kutunuzdan ve uygun projeye çıkarın. Henüz yapmadıysanız, çeşitli girişimlerinizi barındırmak için projeler kurun. Öneririz:

Tüm eyaletleriniz için bir proje, önceliğe göre sıralanır

Notlar veya referans materyalleri için bir proje

Kişisel ve takım hedeflerini izlemek için bir proje veya araç

Zamanınız yok, ancak gelecekte tekrar ziyaret etmek isteyen girişimler için bir proje

Engellenen çalışma için bir proje veya bölüm

Paylaşılan bilgi ve toplantı gündemleri için bir ekip projesi

Düzenleme, GTD yönteminin kritik bir parçasıdır - ancak kurduğunuz tam örgütsel sistem size kalmış. İçindeUDN Görev Yöneticisi, Size atanan her şey otomatik olarak görevlerimin içine girer. Bu, tamamlamanız gereken tüm işlerin bir manzarasıdır. Bugünkü yüksek öncelikli çalışmayı organize etmek için görevlerimde ek bölümler oluşturabilirsiniz, bu hafta bitecek işler ve daha uzun süreli çalışma.

Daha sonra geri dönmek için gelen kutumuzda "okunmamış" olarak hepimiz DOS'u kaydettik. Ancak bu şeyler zihinsel alan alır ve aslında üretken değildir. Bunun yerine, her birinin yapılması gereken bir göreve dönüştürün - ve hemen uygun projeye hareket ettirin.

Açıklığın sonunda, adımları düzenleyin, gelen kutunuz boş olmalıdır. Her şey uygun projeye veya çalışma belgesine taşınmış olmalıydı, böylece gelen kutunuzu bir sonraki kontrol ederseniz, yepyeni görevler.

4. Yansıtmak

GTD yöntemi bir set-it-wind-it yöntemi değil. Bunun yerine, görevlerinizi sık sık gözden geçirmeniz ve gerekirse yeniden başlatmanız gerekir. Bu yüzden her görevin önceliğini anlamak için kritik öneme sahiptir. Yeni görevler eski işlerden daha yüksek önceliğe sahipse, her görevin göreceli önceliğini anlamak, çalışmanızı yeniden planlamanıza ve öncelikleri değiştirmeyi kolayca saklar.

Yansıtma adımı kaygan bir eğim olabilir - istediğiniz son şey, potansiyel netleme zamanına düştüğü için, gelen kutunuzu sürekli kontrol etmektir.

Her günün başında ve sonunda günde iki kez yansıtmanızı öneririz. Sabah ritüelinizin yansıtan bir kısmını yapın, sonra günün sonunda tekrar triyaj, bu yüzden yarın için daha fazla organize olursunuz. Bu şekilde, her gün net bir şekilde kafaya yaklaşırsınız, böylece yapılacaklar listenizi kontrol etmeniz ve günlük takviminizi yeniden düzenlemeniz gerekir. Unutmayın: GTD yöntemi zihinsel yükü hafifletmek için tasarlanmıştır, bu nedenle çok sık yansıtmadığınızdan emin olun, çünkü bu amacı yener.

Sonra, son birkaç gün içinde tamamladığınız işlerin ve önümüzdeki hafta gelecek görevleri daha ayrıntılı olarak gözden geçirin. Hiçbir şeyin çatlaklardan düşmediğinden ve gerekirse öncelikleri netleştirdiğinden emin olun, böylece gelecek hafta gitmeye hazırsınız.

5. meşgul

Bağlantı adımı, işinizin topluluğunu GTD yönteminde yaptığınız yerdir. Aklını temizledin ve yapmanız gereken her şeyi organize ettin. Şimdi tek olan tek şey, işleri bitirmek için.

Ne zaman yapılması gerekenler için kesin kurallar veya kurallar yoktur. Bu tür bir yapıyı tercih ederseniz, GTD yöntemini Pomodoro yöntemi gibi diğer zaman yönetimi teknikleriyle eşleştirin.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, başlamadan önce dört katılım hususunu çalıştırın. Ardından, mevcut durumunuz için en uygun olan görevi seçin.

Öncelik:Hangi görevler en yüksek önceliktir? Bugün kesinlikle ne yapmalısın?

Bağlam:Beyinlerimizin çoklu görev yapamayacağına benzer şekilde, aynı zamanda benzer görevleri yapmak da en iyisidir. Bu, arkasındaki metodolojidir.Zaman Engelleme. Tüm e-postalarınızı bir kerede yaptırmak, görevler arasında geçiş yapmak yerine, işleri daha hızlı yapmanıza yardımcı olur, çünkü beyniniz zaten bu bağlamda. Ne yapacağınızı düşünüyorsanız, bir zaman bloğunda benzer çalışmaları yapmayı deneyin.

Mevcut zaman:Şu an ne kadar zamanın var? İdeal olarak, mevcut olduğunuz zaman yapabileceğiniz görevleri seçin, bu nedenle yarı yolda durmanız gerekmez.

Enerji mevcut:Nasıl hissediyorsun? Sadece teorik kapasitenizi değil, gerçek kapasitenizi düşünmek önemlidir. Belki de o blogu yapmanız gereken bu blogu yazmak için gerçekten hissetmiyorsunuzdur. Kendini yapmaya zorlayabilirsin, ama her zamanki gibi zamanını iki katına çıkardı. Bunun yerine, başka bir şey yapıp yapamayacağınızı, belki biraz daha düşük bir şey yapıp yapamayacağınızı görün - Ruh'a ulaşmak ve enerjinizi almak için.

İşler bitti

Yapılan şeyleri alma yöntemi, beyninizdeki gerginliği azaltan ve daha yüksek etkili işler yapmanıza yardımcı olan bir uygulama, esnek bir yöntemdir. Bu yöntem ön çaba gerektirse de, zaman ve pratikte ikinci doğa haline gelecektir.

GTD yöntemiyle başlamak için deneyin UDN Görev Yöneticisi . Artı, indir UDN Görev Yöneticisimobil uygulamaGitmeniz gereken her şeyi yakalamak için.