Panduan Lengkap untuk Mengidentifikasi dan Menghindari Lingkup Proyek Creep

Panduan Lengkap untuk Mengidentifikasi dan Menghindari Lingkup Proyek Creep

Saat ini setiap kali kita mendengar kata "creep", itu tidak pernah ada yang baik. Kata itu juga tidak mendapatkan kepositifan dalam artikel ini. Lingkup proyek creep adalah jenis yang berbeda dari "creep" tetapi masih sangat licik dan berbahaya bagi proyek Anda, tetap saja.

Dalam artikel ini kita akan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

Sekarang mari kita mulai dari awal.

Apa sebenarnya creep creep?

Nah, cakupan creep adalah situasi yang muncul ketika fitur yang sudah ditentukan sebelumnya, ruang lingkup, danKiriman ProyekPerluas dari kondisi preset mereka tanpa disesuaikan dalam anggaran atau waktu tambahan. Ini adalah ancaman yang sangat nyata yang dapat mempengaruhi proyek lingkup tetap.

Peluang dari situasi ini muncul sangat tinggi karena fakta bahwa itu dapat terjadi baik dengan sengaja dan tidak sengaja. Karena ada banyak aktor yang terlibat dalam pengembangan proyek, cakupan creep dapat berasal dari salah satu aktor itu, membuatnya sangat umum dan merusak.

Cakupan creep begitu merusak karena dapat secara efektif melumpuhkanproyekatau matikan sepenuhnya. Bagaimana? Nah, katakanlah Anda memperkenalkan beberapa perubahan baru dalam fase pengembangan, dan Anda membuat tim untuk mengerjakannya.

Jika perubahan ini tidak sejalan dengan jangka waktu yang didedikasikan untuk proyek dan anggaran yang ditentukan untuk seluruh usaha, Anda akan membakar uang dan itu juga tanpa memberikan proyek lengkap yang akan Anda lakukan tanpa perubahan ini.

Siapa orang-orang, yang paling sering terlibat dalam menyebabkan creep creep?

Pada titik ini dalam artikel, Anda memiliki gagasan tentang apa cakupan creep, tetapi sekarang kita akan fokus pada aktor aktual yang terlibat dalam menyebabkan satu.

Ini akan membantu Anda mendapatkan pengetahuan tentang peran semua aktor yang terlibat dalampengembangan proyekDan bagaimana Anda dapat mencegah mereka menyebabkan creep creep. Mari lihat.

Ya, anggota tim. Ini tidak selalu klien yang bertanggung jawab atas perubahan keterlaluan dalam proyek yang pada dasarnya dapat memecahkannya, itu bisa menjadi anggota tim internal juga. Mari kita lihat beberapa alasan anggota tim Anda dapat menyebabkan creep creep:

Sangat memalukan bagi manajer proyek jika anggota tim mereka tidak jelas tentang pernyataan proyek dan ruang lingkup proyek. Ini adalah kebutuhan awal proyek yang harus ditransfer dan dipaku dengan benar di benak semua anggota yang terlibat dalam proyek tersebut.

Untuk memastikan bahwa transfer informasi ini terjadi dengan benar, manajer proyek harus memastikan bahwa pada awal proyek, semua kebutuhan dan persyaratan proyek, dan semua tonggak dan hasil dari proyek ini diuraikan dengan benar, dan Semua orang yang terkait dengan proyek menyadarinya.

Ketikaruang lingkup proyeksedang dipaku, semua pemangku kepentingan terkait harus terlibat dalam percakapan ini.

Jika itu tidak mungkin dan pasti ada beberapa ruang kosong yang tidak dapat diisi, Anda dapat menjalankanrapat kick-offDengan seluruh tim yang akan membiarkan mereka semua tahu apa yang terjadi dengan proyek dan apa yang akan terjadi.

Kemudian, selama pengembangan proyek, Anda harus memastikan bahwa Anda menyimpan semua pemangku kepentingan dalam loop sebanyak yang Anda bisa sehingga tidak ada ruang kosong dan semua orang sangat jelas tentang apa yang terjadi, apa yang akan terjadi terjadi dan apa yang harus mereka lakukan.

Orang-orang sangat mudah dipengaruhi secara sosial dan bahkan dalam kehidupan kerja mereka. Jika anggota tim tidak mendapatkan cukup banyak perhatian dari manajer proyek mereka, itu berarti bahwa mereka tidak akan puas dengan ruang lingkup dan visi proyek, dan mereka ingin mengembangkan berbagai hal secara berbeda. PM yang baik akan menghentikannya.

Sebagai manajer proyek, Anda harus memastikan bahwa semua anggota tim mendapatkan cukup perhatian melalui interaksi pribadi atau pertemuan berulang tentang proyek sehingga tidak ada yang bisa mendapatkan ide-ide lucu tentang melakukan sesuatu secara berbeda.

Seringkali anggota tim ingin mengembangkan fungsionalitas, tetapi mereka tidak akan berkonsultasi dengan partai-partai terkait lainnya tentang perubahan yang dimaksud. Ini sangat berbahaya bagi proyek ini.

Misalnya, jika seorang desainer memutuskan bahwa mereka ingin menambahkan fungsionalitas tanpa berkonsultasi dengan pengembang, itu dapat menggagalkan proyek dari nyaruang lingkup yang telah ditentukan sebelumnyadan tank keseluruhan operasi.

Selalu mendukung komunikasi di antara anggota tim melalui berbagai saluran komunikasi atau pertemuan berulang, sehingga setiap orang berada di halaman yang sama dan tidak ada ruang kosong.

Para pemangku kepentingan senior perusahaan Anda dapat memiliki pengaruh besar pada ruang lingkup proyek Anda. Mereka dapat memiliki jenis permintaan yang masuk akal untuk keterlaluan atau fitur yang akan ditambahkan ke proyek tetapi jenis perubahan apa pun itu, Anda harus berurusan dengan produksinya pada akhirnya.

Jadi, jika Anda ingin memainkannya dengan aman dan tidak terjebak dalam percakapan yang sulit di kemudian hari dengan mitra senior, mengevaluasi dampak dari perubahan itu dan jika itu akan menciptakan kewajiban maka Anda harus memberi tahu para pemangku kepentingan senior tentang perubahan itu berdampak pada ruang lingkup dan anggaran.

Ini akan menciptakan rasa kepercayaan dan stabilitas di antara semua para pemangku kepentingan yang terlibat dan Anda tidak perlu khawatir tentang perubahan yang tidak dicapai dilakukan.

Pengujian pengguna adalah bagian yang sangat penting dari fase pengembangan proyek. Memiliki pengguna memberikan umpan balik dalam fase pengujian beta dapat memiliki dampak besar pada proyek. Tetapi seringkali pengguna menuntut fitur yang berbeda untuk ditambahkan ke ruang lingkup proyek. Dan menimbang pentingnya pengguna, Anda tidak dapat mengabaikan permintaan mereka.

Apa yang dapat Anda lakukan dalam situasi ini, adalah Anda dapat membuat tim Anda menyusun dampak fitur yang disarankan oleh klien.

Jika mereka layak dan jatuh di bawah anggaran dan ruang lingkup, miliki merekamemasukkannya ke dalam proyekTetapi jika mereka tidak jatuh di bawah ruang lingkup, Anda harus mempercayai klien dan menjelaskan situasinya kepada mereka.

Hal lain yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa Anda memahami semua dampak dan akibat dari perubahan yang disajikan tetapi tidak diterapkan.

Jika Anda totalKontrol proyek Anda, Anda dapat bernafas dengan mudah dalam fase pengembangan, tetapi jika Anda mengandalkan 3 Partai atau beberapa pemangku kepentingan eksternal lainnya, maka Anda harus cukup waspada tentang pekerjaan yang mereka lakukan.

Anda harus membuat semua hasil proyek dan tonggak sejarah sejati sebelum Anda mulai mengerjakan proyek Anda. Setelah itu, Anda harus mengingat semua dampak yang dapat dimiliki pengiriman ini pada ruang lingkup proyek Anda.

Ini akan membantu Anda menjaga pekerjaan pemangku kepentingan eksternal danLindungi proyek Andadari bahaya.

Salah satu dampak terbesar pada ruang lingkup proyek dapat dilakukan oleh manajer proyek. Bagaimana itu bisa terjadi ketika mereka adalah orang yang mengendalikan seluruh shindig?

Nah, manajer proyek kadang-kadang mendapatkan godaan tentang menambahkan fitur baru ke proyek Anda tanpa berbicara dengan klien atau pemangku kepentingan lainnya. Godaan-godaan ini sering berubah menjadi sukses, tetapi itu bisa menjadi percakapan yang sulit untuk mengubah pikiran para pemangku kepentingan dan membuat mereka setuju.

Juga, manajer proyek seharusnyalaporanKewajiban dan masalah yang akan datang kepada para pemangku kepentingan, sehingga tidak ada kejutan di kemudian hari ketika tidak akan ada ruang untuk kesalahan dan proyek akan gagal.

Penyebab creep creep

Berikut ini adalah 10 dari penyebab paling umum dari creep creep. Mari lihat:

Apa cara yang dapat Anda gunakan untuk mengelola creep creep?

Berikut ini adalah 5 cara inti yang dapat Anda gunakan untuk mengelola creep creep. Mereka, tetapi tidak terbatas pada:

Kesimpulan

Lingkup merayap umumnya merupakan ancaman lengkap karena mereka memiliki kecenderungan untuk menggagalkan atau melumpuhkan proyek sepenuhnya, kadang-kadang. Tetapi jika koordinasi dan tingkat kepercayaan Anda berada pada tingkat yang lebih tinggi, Anda dapat mengambilnya secara positif juga.

Bagaimana? Nah, mereka adalah perubahan penyamaran dan tidak semua perubahan itu buruk. Jika Anda memiliki waktu dan anggaran untuk memasukkan perubahan-perubahan itu dalam lingkup proyek Anda, maka tidak ada salahnya dalam hal itu.

Pastikan untuk melacak dan memantau perubahan dan dampaknya pada proyek dan jika Anda tidak melihat kewajiban maka lakukanlah.