Mengapa tim kreatif Anda tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek Anda

Setelah berbulan-bulan berebut untuk menyelesaikan proyek pada menit terakhir, membuang-buang beberapa jam mencari umpan balik yang terkubur di kotak masuk Anda dan kehilangan terlalu banyak tenggat waktu, Anda sudah memilikinya. Sesuatu perlu berubah.

Menjadi pemecah masalah yang ada akal, Anda menemukan solusi:manajemen proyekperangkat lunak. SEBUAHPerangkat lunak manajemen layanan profesionalakan merampingkan proyek, meningkatkan kolaborasi, menyediakanAlat Manajemen Tim, dan bantu tim Anda mengelola proyek kreatif.

Setelah mengevaluasi puluhan platform untuk menemukan waktu dan uang yang sempurna dan menghabiskan waktu untuk menyebarkannya - hanya ada satu masalah: tidak ada yang menggunakannya.

Jangan khawatir! Kamu tidak sendiri. SEBUAHSurvei Hubspot.ditemukan 80% dari agen kreatif mengklaim menggunakanproyekPerangkat lunak manajemen. Namun:

Moral dari cerita: Sementara tim kreatif ini mungkin "menggunakan" perangkat lunak manajemen proyek, mereka mungkin tidak melakukannya secara efektif - atau cukup.

Membuat semua orang di kapal sangat penting untuk keberhasilan platform manajemen proyek. Berikut adalah lima alasan tim kreatif Anda tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek kreatif Anda, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan adopsi.

1. Proses permintaan kreatif terlalu rumit

Celana kreatif seharusnya membuat tim lebih efisien, tetapi mereka dapat dengan mudah menjadi beban. Jadikan mereka terlalu tinggi dan tim kreatif tidak akan memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efektif, mengarah pada panggilan tindak lanjut dan rapat tambahan. Di sisi lain, ketika celana membutuhkan terlalu banyak detail, pemohon tidak mengisinya.

Ketika celana kreatif berhenti bermanfaat, tim kembali ke kebiasaan mereka yang berkomunikasi dan menandai permintaan melalui email atau kendur, menarik semua orang dari alat manajemen proyek Anda. Tim kreatif Anda tidak akan menggunakan platform manajemen proyek jika klien mereka tidak akan.

Larutan:Ada garis halus antara yang mudah dan bermanfaat, dan perangkat lunak manajemen proyek Anda harus memberi Anda kemampuan untuk membangun celana yang sebenarnya bekerja untuk Anda, bukan terhadap Anda.

Formulir Permintaan Dinamismemungkinkan Anda untuk membuat brief kreatif berdasarkan kebutuhan Anda dengan berbagai jenis bidang, termasuk jawaban pendek, paragraf, kotak centang, tanggal, dropdown, numerics, lampiran file, dan banyak lagi. Pertanyaan berubah berdasarkan informasi yang diberikan oleh pemohon karena mereka mengisi singkat untuk memastikan tim kreatif Anda mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan tanpa mengajukan pertanyaan yang tidak perlu.

Formulir ini juga secara otomatis menetapkan tugas kepada anggota tim yang tepat sehingga pekerjaan dapat dimulai segera setelah permintaan dikirimkan.

2. Ini hanya satu alat lagi yang harus mereka gunakan

Saat ini ada alat untuk hampir semuanya - mulai mengobrol dengan email untuk melihat data. Rata-rata,Pemasar menggunakan 12 alatuntuk mengelola kampanye dan data. Waktu yang dihabiskan untuk mentransfer informasi dan beralih di antara alat-alat ini bertambah. Pergeseran antara tugas (atau alat)Biaya hingga 40%dari waktu produktif seseorang.

Tim kreatif Anda kemungkinan memiliki segenggam alat (atau lebih) yang mereka andalkan setiap hari. Menambahkan manajemen proyek ke toolkit mereka dapat terasa seperti satu langkah lagi dalam proses kreatif yang sudah panjang - tetapi tidak harus.

Larutan:Pilih ASistem Manajemen KerjaItu memusatkan potongan-potongan puzzle kreatif ini dan terintegrasi dengan program yang sudah digunakan oleh tim kreatif Anda. Sebagai contoh,UDN Task Manager.Adobe Creative Creative Cloud Suite Extension memungkinkan desainer untuk melihat tugas, membuat komentar, mengunggah file, dan lebih langsung dari InDesign, Photoshop, dan alat Adobe lainnya.

Tim Kreatif OSF Healthcare berjuang untuk mengelola hingga 400 permintaan kreatif setiap bulan sebelum mereka menemukanUDN Task Manager. 'S Adobe Creative Cloud Extension, kata Heidi Wessler, koordinator desain grafis di OSF Healthcare.

"Dari InDesign, aku hanya pergi keUDN Task Manager.Ekstensi, lihat perubahan apa yang perlu dilakukan, lalu unggah bukti baru sampai kita mendarat di versi final, "kata Wessler. "Saya tidak lagi harus menyesuaikan pengaturan PDF saya, ekspor ke desktop, mulai email, lampirkan aset, dan kirimkan. Saya cukup mengklik tombol add onUDN Task Manager.langsung dari dalam InDesign dan itu di luar sana. "

UDN Task Manager.Juga menampilkan integrasi Dengan Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack, dan lainnya.

3. Itu tidak membiarkan mereka bekerja seperti yang mereka inginkan

Informasi harus diselenggarakan dalam lima cara utama, menurut desainer grafis, arsitek, pendiri TED, dan pencetusnya dengan istilah "arsitek informasi" Richard Saul Wurman. Ini adalah: lokasi, alfabet, waktu, kategori, dan hierarki.

Konsep ini dikenal sebagai kait, atau lima rak topi, dan mendukung gagasan bahwa struktur manajemen data yang berbeda bekerja lebih baik untuk berbagai set data. Demikian pula, tim Anda memproses informasi berbeda dengan cara yang berbeda. Memaksa mereka untuk bekerja dalam satu ukuran-pasSistem Manajemen Proyek.adalah resep untuk kegagalan.

Kreatif adalah orang yang sangat visual, dan dalam aSurvei 143 anggota tim kreatifDi Amerika Utara yang menggunakan manajemen proyek setiap minggu, 83% responden mengatakan mereka menggunakan perangkat lunak manajemen proyek dengan fitur visual (Kanban.Papan, kartu drag-and-drop, "menelusuri" opsi tampilan, dll.)

Dengan kata lain: tidak semua orang merasa nyaman melihat tugas-tugas di spreadsheet. Jika platform manajemen proyek Anda bekerja untuk Anda tetapi tidak menyediakan ruang kerja yang fleksibel untuk tim kreatif Anda, mereka mungkin menemukannya tidak menarik atau sulit digunakan.

Larutan:Platform manajemen proyek Anda harus cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan Anda sementara juga memungkinkan tim kreatif Anda untuk melihat informasi namun mereka merasa paling nyaman.

Pilih platform yang menawarkan berbagai tampilan, termasukGantt Charts. , Papan Kanban, danTampilan Tabel. Ini memungkinkan Anda untuk membangun proses proyek dalam satu tampilan dan tim kreatif Anda untuk memeriksa tugas di tampilan lain. Struktur folder yang dapat disesuaikan untuk mengurutkan tugas dan proyek juga mendukung proses unik tim kreatif.

4. Pemeriksaan dan persetujuan tidak disederhanakan

Alat manajemen kerja sering disalahgunakan sebagai tempat lain untuk menjaga daftar umpan balik. Jika solusi manajemen proyek Anda hanya digunakan untuk meninggalkan catatan dan berbagi daftar yang harus dilakukan, itu tidak memberikan nilai lebih dari email atau obrolan.

Jika AndaAlat Manajemen KerjaTidak menyediakan ruang kolaboratif yang sangat interaktif untuk suntingan dan komentar dalam proyek real-time, kreatif terjebak dengan memakan waktutugasmengarungi dan mengkonsolidasikan umpan balik. Inilah contoh:

Mengedit video biasanya mengharuskan resensi untuk menulis daftar umpan balik, termasuk cap waktu untuk setiap perubahan. Resensi berikutnya melakukan hal yang sama. Setelah semua ulasan selesai, kreatif harus membandingkan dan mengkonsolidasikan catatan, menjembatani beberapa platform dan bekerja melalui umpan balik yang saling bertentangan di sepanjang jalan.

Ini proses yang melelahkan. Untungnya, ada cara yang lebih baik untuk melakukannya.

Larutan:Dengan pemeriksaan dan persetujuan, menugaskan pengulas dan Approvers menandai satu dokumen atau video terpusat. Kolaborator saling bertemu komentar dan bekerja melalui umpan balik yang bertentangan secara real-time. Suntingan disilangkan saat dibuat, dan dokumen ditandai dengan jelas sebagai "ditinjau" atau "disetujui."

Memproduksi jaminan cetak dan video mewakili bagian signifikan dari desainer grafis kronik SF Paul de Leon. Sulit untuk menavigasi daftar komentar tertulis dengan perangko waktu di sebelahnya saat mengedit video.

Desainer sekarang dapat dengan cepat sampai ke tempat yang tepat di video di mana perubahan diperlukan dengan klik sederhana dengan komentar dengan UDN Task Manager.Pemeriksaan video dan markup lanjutan. Manfaat utama adalah "umpan balik yang lebih langsung dan tepat," kata De Leon.

"Daripada menulis daftar terperinci dalam komentar atau email di mana saya harus skrip melalui panjang waktu yang berbeda, itu dapat membantu saya mengklik komentar dan tahu persis apa yang dirujuk oleh penonton," kata De Leon.

5. Itu tidak mendapatkan mereka pengakuan yang layak mereka dapatkan

walaupunKoneksi antara desain hebat dan hasil bisnisMenjadi semakin jelas, pekerjaan tim kreatif sering dibayangi oleh proyek-proyek yang lebih terkait dengan kegiatan penghasil pendapatan. Tim kreatif dipandang sebagaibiayapusat-dan mereka tahu itu.

Jika platform manajemen proyek Anda tidak membantu menyelesaikan masalah ini, itu adalah satu lagi alasan untuk tim kreatif Anda untuk mengadopsinya. Mative tahu para pemangku kepentingan utama tidak memiliki visibilitas ke dalam kerja keras mereka apakah mereka menggunakannya atau tidak.

Larutan:Selalu lebih mudah untuk membuat seseorang mengadopsi sistem baru jika ada sesuatu di dalamnya untuk mereka. Ingen tim kreatif Anda dengan platform manajemen kerja yang melakukan sesuatu yang secara historis sulit dipahami: buktikan nilainya.

Beberapa solusi manajemen kerja meningkatkanStakeholder.visibilitas melalui kuat, real-timePelaporan dan Analytics.. Kemampuan untuk menunjukkan dengan tepat berapa banyak proyek dalam penerbangan, yang sedang mengerjakan apa, seberapa sering tenggat waktu terpenuhi, dan titik data utama lainnya membantu para pemimpin kreatif menyoroti kerja keras tim mereka dan nilai yang mereka berikan.

Kicker? Pastikan tim Anda tidak tahu banyak laporan ini jika pekerjaan mereka tidak dikelola di dalam platform!

Dapatkan tim kreatif Anda di atas kapal

Manajemen proyek yang baik untuk tim kreatif menghemat waktu dan energi yang diperlukan untuk menghasilkan karya besar. Jika tim Anda tidak beradaptasi dengan AndaAlat Manajemen Proyek, Anda mungkin bertanya-tanyaPerangkat lunak apa yang berguna untuk mengelola proyek tim. Anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda berjuang untuk membuat tim kreatif Anda mengadopsi platform manajemen proyek Anda, satu atau lebih dari lima alasan ini bisa jadi:

Untuk menemukan A.Perangkat lunak manajemen proyek layanan profesionalTim Anda akan senang, unduh gratis kamiPanduan Pembeli Kreatif .