Det første og viktigste trinnet i alle omstendigheter
planlegger
prosessen er å planlegge et arrangementsbudsjett. Hvis du er en ansatt som er involvert i hendelsesbehandling på noen måte, vet du at estimering av kostnader, riktig tildelte midler, og mestrer budsjettet ditt, er et absolutt must. I denne artikkelen vil vi dykke dypt inn i verden av arrangementets budsjettplanlegging og gi noen must-kjennskaper som vil gjøre prosessen både enklere og mer effektive enn noen gang før.
Topp tips for å spike ditt budsjettplanlegging
Det første og viktigste trinnet i alle omstendigheter
planlegger
prosessen er å planlegge et arrangementsbudsjett. Hvis du er en ansatt som er involvert i hendelsesbehandling på noen måte, vet du at estimering av kostnader, riktig tildelte midler, og mestrer budsjettet ditt, er et absolutt must. I denne artikkelen vil vi dykke dypt inn i verden av arrangementets budsjettplanlegging og gi noen must-kjennskaper som vil gjøre prosessen både enklere og mer effektive enn noen gang før.
Hvorfor er arrangementets budsjettplanlegging viktig?
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Event budsjett planlegging er viktig fordi det forhindrer planleggere å overskride. Det gjør at teamet måler fremdriften og identifiserer områder for å forbedre.
Det hjelper også planleggere i deres tildelte budsjett uten å stadig anmodning av kostnadsgodkjenninger. Med en
Hendelsesbudsjett
, hele laget kan holde styr på kostnadene knyttet til deres arrangement og begrense dem til et visst beløp.
Det er mange typer planleggere som jobber med hendelser og møter. Noen av disse er corporate møteplanleggere, hendelsesplanleggere og tredjepartsplanleggere. Hendelsesbudsjettplanlegging vil være til nytte for dem alle.
Det er mange forskjellige nivåer av budsjettering som inkluderer fulle arrangementsbudsjett eller underegenskaper, for eksempel stolutleie. Fra et generelt budsjett for alle arrangementer til et bestemt program for hver hendelse, er det viktig å holde styr på alle de forutsagte kjøpene som er knyttet til hver enkelt.
Formålet med en hendelse påvirker også budsjettet. Hvis hendelsen tar sikte på
samle inn penger
, så kan sponsorene gi en stor del inntekt, som du kan ta hensyn til i budsjettet ditt. Men hvis målet er å forbedre merkevarenes bevissthet, er deltakerens tilbakemelding også en viktig metrisk for å måle hendelses suksess, noe som kan føre til ekstra utgifter. Hvis du bruker begivenhetsbudsjettplanlegging, kan du sikre at
koste
Ikke overstiger målet, uansett hva det er.
Sist men ikke minst, er budsjettet også en viktig komponent av
Event Roi.
. Det kan brukes til å avgjøre hvor mye inntekter hendelsen skal generere eller hvor mye penger det skal koste. Uten denne informasjonen vil det være utfordrende å godkjenne hendelsesplaner eller koble alle pengene, tid og innsats brukt til noen reelle resultater.
Slik oppretter du et begivenhetsbudsjett
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Å skape et budsjett kan være overveldende, spesielt hvis det innebærer å håndtere en stor liste over utgifter. Men å ha et klart budsjett kan hjelpe deg med å unngå å gjøre noen hastige beslutninger.
Bygg et sterkt budsjett på kort tid ved å arbeide gjennom følgende trinn:
Hvorfor planlegger du denne hendelsen? Hva betyr denne hendelsen for kunden din? Før du begynner å planlegge et arrangementsbudsjett, er det viktig å først svare på disse store spørsmålene.
Et budsjett bør også klart definert for målet og typen av arrangementet, siden det vil ha en direkte innvirkning på utgiftene.
Dine tidligere hendelser kan hjelpe deg med å skape et budsjett for din neste begivenhet. Se på gamle budsjetter eller
gjentatte månedlige budsjetter
og identifisere områder av forbedring. For eksempel, hvis du overspent på mat under en hendelse, vil du kanskje kutte tilbake for den neste.
Undersøk det gjennomsnittlige budsjettet for din valgte hendelsestype og publikum. Et budsjett for en bakgårdsgrill vil trolig være mer reservert enn et budsjett for en høyt forventede bedriftskonferanse. Langs de samme linjene, kan et publikum ikke være som investert i
kvalitet
Bordlinne utleie som et publikum av voksne, som vil være et budsjettområde du kan spare på.
En god hendelsesplan bør skissere målene dine og gi en grunnleggende ide om hvordan du vil administrere all din økonomi. Kartlegging av alle dine store kostnadskategorier kan hjelpe deg med å begynne å estimere.
Dette er når du mottar anførselstegn, estimater og priser for dine budsjettlinjepunkter. Få reelle data direkte fra kildene for å nøyaktig legge alt ut.
Hvis noen trenger å logge på budsjettet, må du sørge for at du presenterer informasjonen på en måte som vil gi mening for dem. Når det er godkjent, kan du dele den med laget.
Key Event Planing utgifter å vurdere
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Slik holder du oversikt over ditt arrangementsbudsjett
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Det er viktig å holde styr på utgiftene dine slik at du kan gjøre justeringer når det er nødvendig. Å gjøre det kan hjelpe deg med å identifisere områder av budsjettet ditt som ikke er så ille som de virker. En betalt
prosjekt
og
Budsjettstyringsverktøy
Kan være verdt tiden det tar å manuelt spore alt.
Under den
arrangementsplanlegging
Prosess, noter alle dine hendelsesrelaterte kontoer for å holde oversikt over hvor mye penger du bruker. Legg også merke til hvilke kontoer det kommer fra. Dette vil hjelpe deg med å få en bedre forståelse av kontantstrømmen din.
Grupper også alle dine utgifter til noen få kategorier, slik at du enkelt kan identifisere hvilke som koster deg mest.
Bortsett fra utgifter på faste utgifter, sørg for å avsette en del av inntektene dine for andre uventede hendelsesutgifter som kan komme opp. Husk at å senke dine faste eventkostnader, som for eksempel sted eller forsikring, kan gi stor innvirkning på budsjettet ditt.
Hvorfor bruke[1. 3]UDN Task Manager
s Event Planning mal for å hjelpe med begivenhetsbudsjettering
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Eventplanleggerne bruker vanligvis en rekke verktøy for å administrere sine prosjekter. Noen av disse inkluderer budsjettering,
oppgave
Planlegging og kommunikasjonsapps. Med[1. 3]UDN Task Manager
S Event Planning-mal, hendelsesledere får alle tre i ett.
[1. 3]UDN Task Manager
Den budsjetteringsfunksjonen gir hendelsesplanleggere muligheten til å enkelt organisere og overvåke sine budsjetter gjennom hele tidslinjens tid. Her er bare noen få av
Budsjettrelaterte oppgaver du kan klare
med[1. 3]UDN Task Manager
:
Du kan angi den foretrukne valutaen og vise nøyaktige konverteringer opprettet automatisk for pengene som går inn og ut. Så om du ønsker deg velkommen internasjonale gjester til konferansen din eller vil begynne å akseptere Bitcoin-betalinger, vil du bedre klare alt på samme sted.
[1. 3]UDN Task Manager
De avanserte funksjonene tillater også brukere å organisere store prosjekter og koordinere hendelser med hundrevis av mennesker. Enten du planlegger et kontor møte eller en serie på ti seminarer,[1. 3]UDN Task Manager
Har du dekket med prosjektplanleggingsverktøy som vil holde budsjettene og oppgavene på sporet for alle pågående prosjekter samtidig.
For å starte, opprett bare en mappe for hvert prosjekt og tilordne mapper på høyt nivå til hver hendelse.
Hvert prosjekt kan da organiseres i undermapper som inneholder alle lagets ansvar. Denne funksjonen tillater også brukerne å sette sine egne tidsfrister eller bruke kommunikasjonsverktøy som @mentions for å varsle lagleder hvis utgifter når grensen på en bestemt elementstype.
Registreringsmappen i[1. 3]UDN Task Manager
Inneholder alle nødvendige detaljer for registrering av deltaker. Du kan bruke tilpassbare rapporter som detalj finansielle sammenbrudd med oppdatert informasjon om hvor og hvordan din hendelsesfortjeneste kommer inn.
[1. 3]UDN Task Manager
'S Event Management Template
vil tillate deg å planlegge og utføre hendelser fra start til slutt. Den har en visuell tidslinje og flere stadier, slik at du enkelt kan bryte ned planen din til håndterbare trinn.
Arrangementsplanlegging
Og budsjettering er en kompleks prosess som krever mye plan- og organisasjonskompetanse. Denne malen forenkler arbeidet med hendelsesforvaltere ved å gi et komplett arrangementsstyringssystem som fungerer sømløst på tvers av ulike plattformer.
[1. 3]UDN Task Manager
S Hendelsesplanleggingsmalen strømlinjeformer også budsjettrelaterte oppgaver som holder lagene ansvarlige for å administrere utgifter på alle faser av arrangementet.
Klar til å mestre ditt arrangementsbudsjettplanlegging og nå alle dine arrangementer? Kom i gang med[1. 3]UDN Task Manager
'S to uker
gratis prøveperiode
.
Beklager, dette innholdet er utilgjengelig på grunn av personverninnstillingene dine. For å se dette innholdet, klikk på "Cookie Preferences" -knappen og godta reklamekaker der.
