คู่มือฉบับย่อเพื่อสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับโครงการของคุณ
บางครั้งวิธีการทำงานปกติของคุณอาจไม่เพียงพอมันอาจไม่เก็บเกี่ยวผลลัพธ์ที่คุณต้องการหรือล้มเหลวในการตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแบบที่พวกเขาต้องการ ในเวลาเช่นนี้สิ่งที่คุณต้องมีคือแผนภาพเวิร์กโฟลว์
บางครั้งมีง่ายแผนภาพเวิร์กโฟลว์อาจเป็นคำตอบที่คุณกำลังมองหาการมีเค้าโครงทั้งหมดที่วางไว้ข้างหน้าคุณมีความมหัศจรรย์มากกว่าที่คุณเคยคิด มันเป็นโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพที่สามารถตอบสนองทุกความต้องการของคุณ
แม้จะมีสิ่งที่คุณอาจคิดสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์ไม่ซับซ้อนหรือมีราคาแพงอย่างที่คุณคิด ในความเป็นจริงมันง่ายประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลา คุณสามารถกำจัดปัญหาทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายเพียงแค่เรียนรู้วิธีสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์
ด้วยโพสต์นี้เรามุ่งมั่นที่จะติดอาวุธคุณด้วยข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเมื่อสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง อย่างไรก็ตามก่อนที่เราจะดำดิ่งสู่รายละเอียดของวิธีการสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์ให้เราดูพื้นฐาน
แผนภาพเวิร์กโฟลว์คืออะไร?
แผนภาพเวิร์กโฟลว์เป็นตัวแทนกราฟิกของโครงการของคุณ มันแสดงรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการเช่นงานทรัพยากรระยะเวลา ฯลฯ มันเป็นการแสดงภาพไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ .
แผนภูมิแผนภาพกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นจนจบด้วยรายละเอียดทั้งหมดที่กล่าวถึงอย่างชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจในความต้องการของโครงการและวิธีการไหลของกระบวนการ
แผนภูมิเวิร์กโฟลว์แผนภาพหรือแผนที่เสนอภาพรวมของโครงการ - ภาพรวมของงานทั้งหมดที่จะเคลื่อนที่ไปตามห่วงโซ่ แต่ละก้าวไปข้างหน้านำไปสู่การที่คุณใกล้ชิดกับเป้าหมายสุดท้ายของคุณ
การสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์เป็นวิธีที่เป็นระบบและจัดระเบียบในโครงการของคุณ ไม่เพียง แต่คุณสามารถเน้นขั้นตอนสำคัญทั้งหมดได้ แต่คุณสามารถกำหนดทรัพยากรเพิ่มคำอธิบายกำหนดเวลาเหตุการณ์สำคัญรายการที่ต้องทำ ฯลฯ ไปยังเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อให้ละเอียดยิ่งขึ้น
เป้าหมายสำคัญที่สำคัญและสำคัญที่สุดในการสร้างแผนภูมิคือการนำทุกคนในทีมในหน้าเดียวกันช่วยให้พวกเขาเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาในโครงการและชี้แจงเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุเป้าหมายในตอนท้ายของโครงการ
การมีแผนภูมิหมายความว่าคุณได้วางแผนทุกอย่างแล้วและพร้อมที่จะต่อสู้กับปัญหาที่ก่อให้เกิดภัยคุกคามต่อความก้าวหน้าของคุณ
แผนภาพเวิร์กโฟลว์ใช้รูปร่างและสัญลักษณ์เพื่อเน้นงานที่แตกต่างกันผู้รับมอบหมายและวิธีการที่แต่ละงานจะเสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่ต้นจนจบ การมีการแสดงกราฟิกต่อหน้าคุณสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานของคุณและการทำงานเป็นทีมได้อย่างมาก
ตอนนี้แผนภาพเวิร์กโฟลว์ไม่ได้เป็นแบบเดียวและมีวิธี 'ขวา'สร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเองในความเป็นจริงมีการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์หลายรูปแบบและคุณสามารถเลือกและเลือกหนึ่งที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณได้ดีที่สุด นี่คือไดอะแกรมประเภทที่น่าสังเกตมากที่สุด:
เมื่อคุณเลือกและเลือกไดอะแกรมประเภทเฉพาะที่เข้ากันได้ดีกับการทำงานขององค์กรของคุณคุณควรเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับองค์ประกอบทั้งหมดที่ในที่สุดจะช่วยให้คุณสร้างแผนภาพ
ไม่ต้องกังวลเราจะได้รับการสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์เร็ว ๆ นี้เราแค่ต้องการให้แน่ใจว่าคุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการให้คุณเริ่มต้น
ส่วนประกอบสำคัญของแผนภาพเวิร์กโฟลว์คืออะไร?
มีสามองค์ประกอบพื้นฐานของแผนภาพเวิร์กโฟลว์:
ทุกสิ่งที่ดำเนินต่อไปในโครงการสามารถรวมไปถึงพื้นฐานทั้งสามนี้ แต่กระบวนการอาจค่อนข้างซับซ้อนด้วยการแยกออกเป็นจำนวนมาก นอกจากพื้นฐานแล้วอาจมีส่วนประกอบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น:
ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการและความต้องการขององค์กรของคุณส่วนประกอบอาจรวมถึงความหลากหลายของสิ่งอื่น ๆ แต่พื้นฐานสามารถอีกครั้งแคบลงไปที่ทั้งสามกล่าวข้างต้น
ให้เราไปที่ส่วนหลักของโพสต์ของเรา I.e. วิธีการสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์
แผนภูมิการจัดการโครงการ 8 อันดับแรกที่ใช้ในปี 2022
วิธีการสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์
การสร้างแผนภูมิเวิร์กโฟลว์สำหรับโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับขั้นตอนพื้นฐานหกขั้นตอนและเชื่อเราเมื่อเราพูดแบบนี้มันไม่ใช่วิทยาศาสตร์ที่ยาก เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้และคุณจะมีเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพ:
ขั้นตอนแรกในกระบวนการคือการระบุประเภทของไดอะแกรมที่จะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณสมาชิกในทีมของคุณผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการ ดูว่าคุณต้องการไดอะแกรมที่ง่ายกว่าเพื่อให้ทุกคนเข้าใจหรือคุณต้องการที่ซับซ้อนที่สามารถตอบคำถามของผู้มีส่วนได้เสีย
เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าใครจะใช้แผนภาพในที่สุดเพราะคุณต้องการให้แน่ใจว่าคนเหล่านี้เข้าใจทุก ๆ เล็กน้อยมิฉะนั้นจะทำให้กระบวนการซับซ้อนกว่าที่เป็นอยู่แล้ว
จำแผนภูมิเวิร์กโฟลว์หรือไดอะแกรมอยู่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณเรียงลำดับทุกอย่าง พวกเขาจะเป็นอย่างไรถ้าพวกเขาสุ่มเป็นอย่างอื่นบนโต๊ะทำงานของคุณ? ในการจัดระเบียบแผนภาพและทำสิ่งที่ดีจริง ๆ คุณต้องระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของไดอะแกรม
โหนดเหล่านี้จะช่วยให้ทุกคนกำหนดวิธีการและเมื่อกระบวนการเริ่มต้นอะไรทริกเกอร์และวิธีการและเมื่อไหร่จะจบลงและการกำหนดปัจจัยที่จะทำเครื่องหมายจุดจบของมัน
เมื่อคุณก้าวเข้าสู่สนามรบคุณจะต้องติดอาวุธอย่างเต็มที่เพื่อรับความท้าทายใด ๆ ที่ขัดขวางวิธีการของคุณ โลกธุรกิจไม่มีอะไรน้อยลงในการต่อสู้และติดอาวุธอย่างเต็มที่เพื่อต่อสู้กับความท้าทายใด ๆ คุณต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการในการสร้างแผนภาพที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อนำทางคุณผ่าน
วิธีที่ดีที่สุดในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดคือการประชุมกับบุคคลทุกคนที่เกี่ยวข้องแสวงหาประสบการณ์ของผู้อาวุโสของคุณฟังความคิดเห็นของจูเนียร์ของคุณขออินพุตจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสกิมผ่านโครงการที่คล้ายกันในอดีตและ มีส่วนร่วมกับผู้คนจากแผนกอื่น ๆ เพื่อแกะสลักเส้นทางที่ดีที่สุด
ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมในที่สุดคุณอาจสามารถสร้างบางสิ่งที่ใหม่หรือค้นหากรณีการใช้งานที่ประสบความสำเร็จเหมาะกับความต้องการของคุณ. นอกจากนี้ยังจะเตรียมคุณเพื่อต่อสู้กับคอขวดที่อาจปรากฏขึ้นในภายหลัง
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นด้วยการสร้างภาพแผนภาพการระบุความไร้ประสิทธิภาพและการกำจัดพวกเขาจะเป็นอย่างมากในความโปรดปรานของคุณ คุณไม่ต้องการที่จะพบกับสิ่งกีดขวางที่ไม่คาดคิดในขณะที่ทำงานได้อย่างราบรื่น เพื่อกำจัดสิ่งที่เกิดขึ้นดังกล่าวมันจะดีกว่าถ้าคุณเตรียมตัวก่อน
ในการทำเช่นนั้นคุณสามารถแสดงรายการความไร้ประสิทธิภาพที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่คุณอาจพบและคิดกลยุทธ์เพื่อต่อสู้กับพวกเขา นี่คือเมื่อคุณเจอปัญหาดังกล่าวจริง ๆ คุณสามารถต่อสู้ได้ทันทีว่ามันส่งผลกระทบต่องานของคุณในทางใดทางหนึ่ง
นี่อาจเป็นส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดของกระบวนการ i.e. สร้างเวิร์กโฟลว์ คุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือการสร้างแผนภาพจริง
นี่คือขั้นตอนที่คุณจะใช้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมไว้ก่อนหน้านี้จะถูกใช้งาน คุณสามารถแกะสลักแผนที่ด้วยตนเองบนกระดาษหรือใช้เครื่องมือที่กำหนดเพื่อสร้างแผนภาพให้คุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรในท้ายที่สุดคุณจะมีแผนภาพส่วนบุคคลของคุณเอง
การเปลี่ยนแปลงเป็นค่าคงที่เพียงอย่างเดียวในโลกและไม่มีการปฏิเสธที่ไม่แม้แต่ในโลกธุรกิจ แผนภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณไม่ใช่เอกสารที่แน่นอนจะต้องมีการตรวจสอบทุกขั้นตอนของวิธีการและอัปเดตเป็นและเมื่อจำเป็นต้องเกิดขึ้น
คุณอาจต้องทำการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากหรือไม่มีเลยไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นตาบนเวิร์กโฟลว์จะพิสูจน์แล้วว่ามีผลตั้งแต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ทุกครั้งที่จำเป็นให้เปลี่ยนหลักสูตรของเหตุการณ์และเปลี่ยนโครงการของคุณในแทร็กที่ถูกต้องซึ่งเป็นเช่นนั้น หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณสามารถเพลิดเพลินกับวันที่ผ่อนคลายโดยไม่มีภาระเลย
การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อดูแลแผนภูมิของคุณเอง:
เราเข้าใจว่าการสร้างสิ่งต่าง ๆ ตั้งแต่เริ่มต้นไม่ใช่ถ้วยชาของทุกคน ในขณะที่พวกเราบางคนอาจต้องการที่จะไปไมล์พิเศษคนอื่น ๆ ที่ต้องการทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นง่ายขึ้นและสนุกยิ่งขึ้นและนั่นคือเหตุผลที่ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟชันอยู่ที่นี่ในธุรกิจ
ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์เช่น ผู้จัดการงาน UDN เป็นเครื่องมือเฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสร้างและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณการทำงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติการระบุพื้นที่ของการปรับปรุงและอื่น ๆ อีกมากมาย
เครื่องมือเหล่านี้มีคุณสมบัติล่าสุดเพื่อให้คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเองได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องใช้ความยาวที่คุณต้องการผู้จัดการงาน UDNตัวอย่างเช่นนำเสนอกระดาน Kanban, Gantt Charts พร้อมกับตัวเลือกการรับชมหลายรายการ ไม่เพียงแค่นั้น แต่ยังแจ้งให้คุณทราบและแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการพัฒนาล่าสุดในกระบวนการ
นอกจากนี้ยังคงติดตามกระบวนการทำให้การแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องง่ายเหมือน ABC และอีกมากมาย นอกจากนี้ยังไม่แพงน้อยที่สุดในความเป็นจริงมันอาจเป็นการลงทุนที่ดีที่สุดที่คุณเคยทำเพื่อธุรกิจของคุณ
ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? ลงทะเบียนผู้จัดการงาน UDNหรือ ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ ที่คุณเลือกและเพลิดเพลินกับวันที่ปราศจากความกังวล
ในบันทึกนั้นเราจะลงชื่อออก
ลาก่อน!
ทรัพยากรเพิ่มเติม:
