Projeleriniz için harika iş akışı diyagramları oluşturmak için hızlı bir rehber
Bazen normal çalışma yollarınız yeterli olmayabilir, istediğiniz sonuçları alamayabilir veya paydaşların taleplerini istediklerini yerine getiremez. Bunları gibi zamanlarda, ihtiyacınız olan tek şey bir iş akışı diyagramıdır.
Bazen basit olaniş akışı diyagramıBu çok umutsuzca olduğun cevap olabilir, önünüzde belirtilen tüm düzenin, hiç düşündüğünden daha mucizevi olduğundan daha mucizevi. Tüm ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek verimli bir çözümdür.
Düşündüğünüze rağmen, bir iş akışı diyagramı oluşturmak, düşündüğünüz kadar karmaşık veya pahalı değildir. Aslında, basit, uygun maliyetli ve zaman verimlidir. Bir iş akışı diyagramının nasıl oluşturulacağını öğrenerek tüm sorunlarınızı başarıyla ortadan kaldırabilirsiniz.
Bu yazı ile, kendinize ait bir iş akışı diyagramı oluştururken ihtiyacınız olan tüm bilgilerle sizi kollandırmayı hedefliyoruz. Bununla birlikte, bir iş akışı diyagramının nasıl oluşturulacağının ayrıntılarına dalmadan önce, temel bilgilere bakalım.
Bir iş akışı diyagramı nedir?
Bir iş akışı diyagramı, projenizin grafiksel bir gösterimidir. Görevler, kaynaklar, zaman süresi vb. Gibi proje ile ilgili tüm detayları görüntüler.Projenizin zaman çizelgesinin görsel gösterimi .
Diyagram, tüm işlemi, herkesin projenin gereksinimlerini ve işlemin nasıl aktaracağından emin olmak için açıkça belirtilen tüm ayrıntıların sonuna kadar sonuna kadar sona erer.
İş akışı grafiği, diyagramı veyaharitaProjenin büyük bir resmini sunar - tüm görevlerin zincir boyunca nasıl hareket edeceğine genel bir bakış. İleride her adımda, son hedeflerinizin başarısına yaklaştırır.
Bir iş akışı diyagramı oluşturmak, projenizden dolayı çok sistemli ve organize edilmiş bir yoldur. Sadece tüm temel adımları vurgulayabilir, aynı zamanda kaynaklar atayabilir, açıklamaları ekleyebilir, son teslim tarihleri,kilometre taşları, yapılacaklar listeleri vb. İş akışınıza daha ayrıntılı hale getirmek için.
Bir grafik oluşturmanın ilk ve en önemli amacı, herkesi aynı sayfada ekibine getirmektir, projedeki rollerini ve sorumluluklarını anlamalarına yardımcı olmak ve projenin sonuna kadar elde etmek istediğiniz hedefleri netleştirmelerine yardımcı olmaktır.
Grafiğe sahip olmak, her şeyi zaten planladığınız ve ilerlemeniz için bir tehdit oluşturan zorluklarla savaşmaya hazır olduğunuz anlamına gelir.
Bir iş akışı şeması, farklı görevleri, atananları ve her görevin nasıl tamamlanacağını vurgulamak için şekil ve semboller kullanır. Önünde grafiksel bir gösterime sahip olmak, sizin ve takım çalışmalarınızın yollarını önemli ölçüde değiştirebilirsiniz.
Şimdi, bir iş akışı diyagramı tek bir tür değil, bir 'doğru' yolu yok.kendi iş akışını yaratma, Aslında, iş akışı diyagramlarının birden fazla varyasyonu var ve kuruluşunuza en iyi şekilde uygun olanı seçebilir ve seçebilirsiniz. İşte en dikkatli diyagram türlerinden birkaçı:
Bir kez aldıktan sonra iyi giden belirli bir şema türünü seçtikten sonraKuruluşunuzun Çalışması, muhtemelen şemayı oluşturmanıza yardımcı olacak tüm unsurlar hakkında biraz daha fazla öğrenmelisiniz.
Endişelenme, çok yakında bir iş akışı diyagramı oluşturacağız, sadece başlamanız için ihtiyacınız olan her şeyin olduğundan emin olmak istiyoruz.
Bir iş akışı diyagramının temel bileşenleri nelerdir?
Bir iş akışı diyagramının üç temel bileşeni vardır:
Bir projede devam eden her şey bu üç temelle birleşebilir, ancak süreç çok fazla dallanma ile oldukça kıvrımlı olabilir. Temellerin yanı sıra, aşağıdaki gibi başka bileşenler olabilir:
Projenin karmaşıklığına ve kuruluşunuzun gerekliliğine bağlı olarak, bileşenler çeşitli başka şeyler içerebilir, ancak temel bilgiler bir kez daha olabilir, yukarıda belirtilen üçe kadar daraltılabilir.
Şimdi bize gönderinizin ana bölümüne gelelim, bir iş akışı diyagramı nasıl oluşturulur.
2022'de kullanılacak ilk 8 proje yönetimi çizelgeleri
Bir iş akışı diyagramı nasıl oluşturulur?
Projeniz için bir iş akışı şeması oluşturmak altı temel adımları içerir ve bize bunu söylediğimizde, bu zor bir bilim değildir. Sadece şu adımları izleyin ve kendinize mükemmel bir işlevsel ve verimli bir iş akışı olacaktır:
Sürecin ilk adımı, sizin için en iyi seçim olacak diyagramın türünü belirlemek, ekip üyeleriniz,paydaşlarve iş sürecine dahil olan herkes. Herkesin anladığı için daha basit bir diyagrama ihtiyacınız olup olmadığını görün, ya da paydaşların sorularını karşılayabilecek bir karmaşık olana ihtiyacınız var mı?
Kimin nihayetinde diyagramı kullanacağını hatırlamak önemlidir, çünkü bu insanların her bir parçasını anladığından emin olmak istiyorsunuz, aksi halde işlemi daha önce olduğundan daha fazla zorlaştıracaktır.
İş akışı çizelgelerini veya diyagramların her şeyi çözmenize yardımcı olmak için burada hatırlayın. Masanızdaki herhangi bir şey kadar rastgele ise ne kadar iyi olacaklar? Diyagramı organize etmek ve aslında iyi bir şey yapmak için, diyagramın başlangıç ve bitiş noktalarını belirlemelisiniz.
Bu düğümler, herkesin işlemin nasıl ve ne zaman başladığını, ne zaman ve ne zaman başladığını ve ne zaman biteceğini ve ne zaman biteceğini belirlemelerine yardımcı olacaktır.belirleyici faktörlerbu sonunu işaret edecek.
Savaş alanına girdiğinizde, yolunuzu engelleyen herhangi bir zorluk çıkarmak için tamamen silahlı olmalısınız. İş dünyası bir savaştan daha az bir şey değildir ve herhangi bir zorlukla savaşmak için tam olarak silahlı olmak için, sizi yönlendirmek için en iyi, en verimli şema oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olmalısınız.
Tüm bilgileri toplamanın en iyi yolu, dahil olan tüm bireylerle bir toplantı yapmak, yaşlılarınızın deneyimini araştırmak, juniyerlerin görüşlerini dinlemek, paydaşlardan girdi istemek, geçmişte benzer projelerden skim ve En iyi yolu oymak için insanları diğer bölümlerden meşgul edin.
Sonunda toplantığınız tüm bilgilerle, tamamen yeni bir şey yaratabilir veya başarılı bir kullanım durumunu bulabilirsin.gereksinimlerinize uyar. Ayrıca sizi daha sonra ortaya çıkabilecek darboğazlarla savaşmaya hazırlanacaktır.
Aslında diyagramın görselleştirilmesiyle başlamadan önce, verimsizlikleri belirlemek ve onlardan kurtulmak sizin lehinize çok fazla olacaktır. Sorunsuz çalışırken beklenmedik bir engelle karşılaşmak istemeyeceksiniz. Bu tür olayları ortadan kaldırmak için, kendinizi önceden hazırlarsanız daha iyi olacaktır.
Bunu yapmak için, karşılaşabileceğiniz tüm olası verimsizlikleri listeleyebilir ve bunlarla savaşmak için stratejileri geliştirebilirsiniz. Bu, gerçekten bu tür bir zorluğa rastladığınız zaman, hemen işinizi herhangi bir şekilde etkiler.
Bu muhtemelen yan yani işlemin en heyecan verici kısmıdır, iş akışını yaratır. Zaten ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz; Şimdi yapmanız gereken tek şey gerçek diyagramı oluşturmaktır.
Bu, daha önce toplandığınız tüm bilgileri kullanacağınız bir adımdır. Haritayı manuel olarak, kağıda oy kullanabilir veya sizin için diyagramı oluşturmak için belirlenmiş bir araç kullanabilirsiniz. Ne seçerseniz, sonunda kendi kişiselleştirilmiş diyagramınıza sahip olacaksınız.
Değişim, dünyadaki tek sabittir ve iş dünyasında bile olmadığı için inkar etmemektedir. İş akışı şemanız sabit bir belge değil, her adımda gözden geçirilmesi gerekiyor ve ihtiyaç duyulduğunda ve ne zaman ortaya çıktığında güncellendi.
Ne olursa olsun, hiç ne olursa olsun, çok fazla değişiklik yapmanız gerekebilir.iş akışına gözGerektiğinde değişiklik yapabileceğinizden, etkinliklerin seyrini değiştirip projenizi doğru yolda çevirebileceğiniz için verimli olduğunu kanıtlayacaktır. Yapmazsa, hiç yüksüz bir günün tadını çıkarabilirsiniz.
Kendi çizelgelerinizi engellemek için bir iş akışı yönetimi yazılımı kullanarak:
Çizikten bir şeyler yaratmanın herkesin çay bardağının olmadığını biliyoruz. Bazılarımız ekstra millere gitmek isteyebilir, bazıları ise işleri daha basit, daha kolay ve daha eğlenceli hale getirmek ister ve iş akışı yönetimi yazılımı işte burada.
Gibi bir iş akışı yönetimi yazılımı UDN Görev Yöneticisi , oluşturmanıza yardımcı olmak için tasarlanmış özel bir araçtır veİş akışlarınızı optimize edin, tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek, iyileştirme alanlarını belirlemek ve çok daha fazlası.
Bu araçlar, en son özelliklerle donatılmıştır, böylece kendi iş akışınızı, aksi takdirde geçirdiğiniz uzunluklara gitmek zorunda kalmadan kolayca oluşturabilirsiniz.UDN Görev YöneticisiÖrneğin, birden fazla görüntüleme seçeneğiyle birlikte Kanban panoları, Gantt grafikleri sunar. Sadece bu değil, aynı zamanda size en son gelişmeler hakkında sizi bilgilendirir ve sizi bilgilendirir.
Ayrıca, işlemlerin izini sürdürür, bilgi paylaşımını ABC kadar kolaylaştırır ve çok daha fazlasını yapar. Ayrıca, en az pahalı değil, aslında, işiniz için yaptığınız en iyi yatırım olabilir.
Peki ne bekliyorsun? İçin kayıt olunUDN Görev Yöneticisiya da İş Akışı Yönetimi Yazılımı Seçtiğiniz ve endişesiz günlerin tadını çıkarın.
Bu notta, imzalayacağız.
Au Revoir!
Daha fazla kaynak:
