8 thách thức quản lý tài nguyên mà mỗi giờ chiều cần biết
Bạn sẽ đồng ý với tôi rằng tài sản lớn nhất của một công ty là tài nguyên của nó. Tuy nhiên, bất kể quy mô của nó, những thách thức quản lý tài nguyên là điều tự nhiên xảy ra.
Giữ một sự cân bằng hoàn hảo giữa các thành viên trong nhóm của bạn và các dự án back-to-back có thể là một sự hối hả. Hầu hết thời gian chúng ta kết thúc để lại những nhân viên không hài lòng và không hạnh phúc.
Do đó, điều này ảnh hưởng lớn đến Tỷ lệ thành công của dự án và sự tăng trưởng của công ty.
Theo nghiên cứu, giữ cho nhân viên của bạn tham gia có thể tăng mức lợi nhuận của công ty để 21%. Do đó, nó đòi hỏi người quản lý sẽ tích cực tham gia với nhân viên của họ để tăng sự trung thành và năng suất của họ.
Đối với điều đó, bạn cần hiểu đầy đủ nhân viên của mình và nhận thức được những thách thức có thể cản trở hiệu suất của nhân viên của bạn.
Do đó, trong bài viết này, bạn sẽ đọc 8 thách thức quản lý tài nguyên lớn nhất mà mỗi PM cần biết.
Vì vậy, hãy bắt đầu!
Quản lý tài nguyên là gì?
Quản lý tài nguyên có thể được định nghĩa là: "Quá trình lập kế hoạch, phân bổ và lên lịch các nguồn lực hiệu quả để tối đa hóa hiệu quả".
Như vậy, A. Tài nguyên là lực lượng đặc nhiệm Bạn cần hoàn thành dự án của bạn. Họ rất cần thiết để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.
May mắn thay, bây giờ có Phần mềm quản lý dự án khác nhau[số 8]Điều đó có thể giúp bạn quản lý hiệu quả tài nguyên của mình.
Tuy nhiên, người ta phải tự hỏi tại sao quản lý tài nguyên là quan trọng?
Quản lý tài nguyên là pivotal để đạt được nhiều hơn trong ít hơn. Là người quản lý dự án, bạn không muốn lãng phí ngân sách của mình bằng cách phân bổ nguồn lực đó là không đủ hoặc không có khả năng hoàn thành một nhiệm vụ nhất định.
Do đó, khi bắt đầu dự án, cần phải mất một thời gian để quản lý tài nguyên của bạn.
Quản lý tài nguyên có rất nhiều lợi ích. Một số trong số họ là:
Tuy nhiên, như chúng tôi đã đề cập trước đó, quản lý tài nguyên của bạn có thể khó khăn. Hầu hết các nhà quản lý dự án thời gian không hiểu tại sao các dự án của họ bị lỗi.
Vì tài nguyên của bạn là tài sản lớn nhất của bạn, do đó, xử lý chúng tốt là chìa khóa cho một dự án thành công.
Dưới đây chúng tôi đã tranh thủ những thách thức phổ biến nhất mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt trong việc quản lý tài nguyên của họ.
11 phần mềm quản lý tài nguyên tốt nhất của 2022[số 8]
Những thách thức quản lý tài nguyên mà mỗi PM cần biết
Dưới đây là danh sách 8 thách thức quản lý tài nguyên lớn nhất mà mọi người quản lý dự án cần biết!
Đừng hoảng sợ khi đọc những thách thức bởi vì, cuối cùng, chúng tôi cũng đã cho Một số lời khuyên về cách xử lý chúng!
Vì vậy, thử thách bản thân để vượt qua những thách thức.
Ở đây chúng tôi đi!
Lập kế hoạch năng lực là một trong những thách thức quản lý tài nguyên lớn nhất. Dung lượng từ cho biết các tài nguyên có sẵn để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
Hầu hết các tổ chức không trả nhiều quan trọng đối với quản lý năng lực và sự chậm trễ đối mặt với dự án.
Thông thường hơn, chúng tôi chạy ngắn các tài nguyên hoặc gán sai tài nguyên để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Do đó, chúng tôi không cung cấp một dự án đúng hạn trong ngân sách.
Nó là một trong những cái đầu Quy trình lập kế hoạch dự án[số 8]và quản lý năng lực tài nguyên nghèo sẽ dẫn đến phân bổ tài nguyên kém.
May mắn thay, bạn không cần phải lo lắng về nó nhiều. Bạn có thể giải quyết thử thách này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Phần mềm quản lý dự án[số 8] .
Phần mềm tốt sẽ cho phép bạn phân bổ tài nguyên của mình một cách hiệu quả theo phạm vi và yêu cầu của dự án.
Do đó, như một người quản lý dự án, không bao giờ lấy một cách nhẹ nhàng quản lý năng lực tài nguyên!
Công việc! Công việc! Công việc!
Một trong những thách thức quản lý tài nguyên trong danh sách của chúng tôi là các nhà quản lý dự án yêu cầu quá nhiều từ các đội của họ.
Để bạn quản lý tài nguyên của mình một cách hiệu quả, bạn nên đối xử với nhóm của mình là con người và không phải là máy móc.
Quá tải nhóm của bạn dẫn đến nhiều nhược điểm. Nó ảnh hưởng đến mức năng suất của chúng, tinh thần và tăng cơ hội lỗi.
Mang theo các dự án mới đòi hỏi mạnh mẽ, thiết lập đội ngũ bảo vệ. Do đó, với tư cách là người quản lý dự án có năng lực, bạn sẽ có thể ưu tiên các nhiệm vụ và cung cấp cho nhóm của bạn một số lượng nhiệm vụ có thể chịu lực.
Dựa theo Tổng quan về thống kê , 82% nhân viên cảm thấy quá tải và làm việc quá sức vào năm 2019. Điều này dần dần ném tuyết vào các khu vực khác của công ty, như hiệu suất của nhân viên, tinh thần và duy trì khách hàng.
Do đó, giữ cho nhân viên của bạn sản xuất và hạnh phúc tỷ lệ thuận trực tiếp để chỉ định họ đúng số nhiệm vụ.
Có hai điều mà bạn không bao giờ nên làm!
Không bao giờ đi du lịch mà không cần cứu trợ khẩn cấp và không bao giờ bắt đầu một dự án mà không cần sao lưu tài nguyên.
Do đó, sự không chắc chắn đang chiếm ưu thế trong quản lý dự án; Luôn luôn là khôn ngoan khi có một kế hoạch B.
Đồng ý, phải không?
Do đó, nếu bạn phải đối mặt với một thách thức nơi tài nguyên của bạn không có khả năng hoàn thành một nhiệm vụ nhất định hoặc đối mặt với một số vấn đề cá nhân, bạn nên:
Hầu hết thời gian, các nhà quản lý dự án có xu hướng đặt thời hạn như thế, "xây dựng một ngôi nhà ba tầng trong 7 ngày". Không giống như suy nghĩ truyền thống của chúng tôi rằng thử thách sẽ đẩy họ để đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn, nó kết thúc để rời khỏi họ ngoài trời và căng thẳng.
Do đó, đó là một trong những thách thức quản lý tài nguyên lớn nhất. Thời hạn chặt chẽ và lịch trình nên tránh trong mỗi chi phí.
PRO TIP: Lập kế hoạch cho một thời hạn cụ thể trước thời hạn thực tế để giữ mọi thứ trên đường đua.
Hơn nữa, trước khi đặt thời gian và lịch trình, bạn nên luôn luôn:
Có nhiều người quản lý báo cáo trực tuyến là rất quan trọng để quản lý tài nguyên của bạn một cách hiệu quả.
Quản lý tài nguyên phi tập trung dẫn đến một cái nhìn hạn chế về các dự án và bài tập tài nguyên.
Hơn nữa, nó cũng dẫn đến một không gian làm việc không lành mạnh với các nhà quản lý khác nhau chiến đấu trên một tài nguyên hoặc không được cập nhật trên mọi thứ.
Do đó, để tránh xung đột và nhầm lẫn như vậy xảy ra một hệ thống quản lý tài nguyên tập trung nên được đưa vào vị trí.
Một hệ thống quản lý tài nguyên tập trung sẽ cung cấp các lợi ích sau:
Hầu hết các nhà quản lý dự án có xu hướng lập kế hoạch cho ngày thay vì một kế hoạch dài hạn của toàn bộ dự án. Các dự án khẩn cấp, thay đổi đột ngột và các yêu cầu bổ sung của khách hàng của khách hàng có thể khiến nhóm của bạn bị căng thẳng.
Do đó, quy hoạch dài hạn là pivotal để vượt qua những thách thức quản lý tài nguyên đó.
Một chiến lược lâu dài theo kế hoạch tốt giúp Căn chỉnh tất cả các quy trình kinh doanh[số 8]Hiệu quả và quản lý tốt hơn đội. Nhóm của bạn sẽ nhận thức được những gì họ phải làm và họ phải hoàn thành bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
Do đó, tính minh bạch và hiệu quả đạt được với một chiến lược dài hạn.
Ngày nay, khi tất cả các công việc đã được chuyển sang các hệ thống trực tuyến, thỉnh thoảng đánh giá hiệu suất của đội của bạn.
Đây là một trong những thách thức khó khăn nhất trong danh sách các thách thức quản lý tài nguyên. Là người quản lý dự án, bạn thường gặp phải một tình huống mà bạn biết đã có sự khác biệt trong dự án nhưng sẽ không biết nó đến từ đâu.
Do đó, cho dù đó là một Đội xa xôi hoặc một đội ngũ vật lý, bạn nên đánh giá chúng thường xuyên. Một lần nữa, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án được khuyến nghị.
Phần mềm như Quản lý tác vụ UDN[số 8] Cho phép bạn đánh giá thời gian một nhân viên dành cho một nhiệm vụ, bảng chấm công của họ và nhận các báo cáo cá nhân về tiến trình của họ.
Do đó, đó là một cách tuyệt vời để đẩy nhóm của bạn để cố gắng hết sức và đào tạo họ trong những điểm yếu của họ.
Rốt cuộc, một đội tốt bằng một dự án thành công.
Một khía cạnh quan trọng khác để quản lý hiệu quả tài nguyên của bạn đòi hỏi sự hợp tác của đội nghiêm ngặt. Hầu hết các đội không cung cấp hiệu suất của họ bởi vì họ đã không được thông báo tốt về nhiệm vụ của họ.
Do đó, sự hợp tác liên tục giữa nhóm và các nhà quản lý là điều cần thiết để giữ toàn bộ đội trên tàu và đồng bộ với nhau.
Phần tốt nhất là bây giờ bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để làm điều đó. Nó sẽ giúp nhóm của bạn cộng tác, chia sẻ ý tưởng, xem tiến trình của họ và chia sẻ tập tin tất cả dưới một mái nhà.
Bạn có thể thử Miễn phí thử nghiệm 14 ngày hoặc Đặt một bản demo. với Quản lý tác vụ UDN[số 8], để tối ưu hóa các quy trình của bạn và quản lý nhóm của bạn hiệu quả hơn nhiều.
Mẹo để vượt qua các thách thức quản lý tài nguyên
Chúng ta hãy xem xét một số mẹo để giúp bạn vượt qua những thách thức!
Bạn cũng có thể kiểm tra 10 kỹ năng quản lý dự án hàng đầu cho năm 2022 để tìm hiểu thêm.
Thắt dây an toàn!
Để kết luận, tài nguyên của bạn là xương sống của công ty bạn. Do đó, bạn nên thử mọi thứ để kết nối với họ và đối xử tốt với họ.
Quản lý tài nguyên có thể khó, tuy nhiên, sử dụng một công cụ là một cách để giúp bạn giảm bớt nhiều quy trình. Ngoài ra, bạn có thể cố gắng nuôi dưỡng bản thân và liên kết với đội của mình.
Rốt cuộc, một đội hạnh phúc tỷ lệ thuận với một công ty tuyệt vời với khách hàng hạnh phúc.
Vì vậy, hãy theo đúng hướng để đưa nhóm của bạn theo dõi thành công và thành tích.
Chúc bạn may mắn!
