Làm thế nào để viết một chương trình họp cuộc họp hiệu quả (với mẫu)

Tóm lược

Chương trình nghị sự của bạn nói với nhóm của bạn những gì mong đợi trong một cuộc họp và cách họ có thể chuẩn bị cho nó. Lý tưởng nhất, bạn sẽ sử dụng chương trình nghị sự của mình để kết nối nhóm của mình với mục đích của cuộc họp, gán các nhiệm vụ hoặc vật phẩm cho các thành viên trong nhóm và chỉ định một lượng thời gian thực tế cho mỗi mục chương trình nghị sự. Một chương trình họp tuyệt vời tối đa hóa hiệu quả của cuộc họp và giữ cho nhóm của bạn theo dõi.

Có một cơ hội tốt mà bạn đã trải nghiệm cảm giác đau đớn đó phát sinh khi bạn không chắc chắn tại sao bạn đang ở trong một cuộc họp và không biết những gì mong đợi. Các cuộc họp không có chương trình nghị sự có xu hướng gây ra cảm giác đó - đó là lý do tại sao chúng ta tin rằng chương trình nghị sự của cuộc họp sẽ là một phần không thể thiếu trong cuộc họp văn hóa .

Một chương trình nghị sự hiệu quả truyền đạt mục đích cuộc họp của bạn, cung cấp cho nhóm của bạn cơ hội để chuẩn bị các mặt hàng chương trình nghị sự của họ, và giữ cho mọi người theo dõi.

Cho dù bạn đang chuẩn bị cho cuộc họp hội đồng quản trị tiếp theo của bạn, cuộc họp nhân viên hoặc cuộc họp kinh doanh, chúng tôi sẽ giúp bạn viết một chương trình nghị sự sẽ tối đa hóa tiềm năng của cuộc họp của bạn.

Cuộc họp thực tiễn tốt nhất

Hãy bắt đầu với một số lời khuyên yêu thích của chúng tôi về việc tạo các chương trình nghị sự cuộc họp tuyệt vời để bạn có thể tận dụng tối đa của bạn:

Tạo và chia sẻ chương trình họp của bạn càng sớm càng tốt. Lúc mới nhất, bạn nên chia sẻ chương trình họp của mình một giờ trước giờ họp. Điều này cho phép mọi người chuẩn bị cho những gì sẽ xảy ra. Nhóm của bạn cũng có thể chuyển tiếp các câu hỏi hoặc các mục chương trình nghị sự bổ sung cho bạn để điều chỉnh tiềm năng trước cuộc họp. Bên cạnh đó, khi các thành viên trong nhóm của bạn có cơ hội chuẩn bị đúng cách, họ sẽ có thời gian tập trung dễ dàng hơn nhiều trong cuộc họp.

Liên kết đến bất kỳ tài liệu đọc trước có liên quan trước. Đây có thể là tầng thuyết trình, bối cảnh bổ sung hoặc một quyết định trước đó. Mọi người đến cuộc họp sẽ ở cùng một trang và sẵn sàng để chuyển cuộc thảo luận về phía trước thay vì hỏi một tấn những câu hỏi có thời gian liên quan.

Chỉ định người hỗ trợ cho mỗi mục chương trình nghị sự. Hãy nhớ rằng cảm giác được gọi ở trường khi bạn không biết câu trả lời? Đó là một cảm giác khá khủng khiếp mà chúng tôi chắc chắn rằng bạn không muốn gợi lên trong đồng đội của mình. Bằng cách chỉ định một người hướng dẫn cho mỗi mục chương trình nghị sự trước cuộc họp, bạn cho phép họ chuẩn bị cho một cách nhanh chóng về chủ đề, câu hỏi và phản hồi.

Xác định và ưu tiên các mục chương trình nghị sự của bạn. Phân biệt giữa ba loại của các mục chương trình nghị sự: chủ đề thông tin, thảo luận và các mục hành động. Làm rõ mục đích của mỗi mục chương trình nghị sự giúp thành viên nhóm của bạn hiểu những gì quan trọng nhất và những gì cần tập trung vào. Bạn cũng sẽ muốn ưu tiên những mục nào là quan trọng nhất và hoàn toàn phải được thảo luận trong cuộc họp và những thứ có thể được giải quyết không đồng bộ, nếu đồng hồ chạy ra ngoài.

Sử dụng chương trình họp của bạn trong cuộc họp để theo dõi các ghi chú và các mục hành động. Bằng cách đó, tất cả các thông tin cuộc họp ở một nơi. Nếu bất cứ ai có thắc mắc về các quyết định hoặc các mục hành động từ cuộc họp, họ có một nơi dễ dàng để tìm thấy nó. Tiền thưởng: Làm điều này trong Quản lý tác vụ UDN Vì vậy, bạn có thể gán các mục hành động và các bước tiếp theo để đảm bảo không có gì rơi qua các vết nứt. Quản lý tác vụ UDN cũng tích hợp với Thu phóng và rút vào bản ghi thu phóng hoặc bảng điểm gặp gỡ trực tiếp vào nhiệm vụ chương trình họp.

Tạo dòng chảy bằng cách phân loại các mục chương trình nghị sự của bạn. Để tối đa hóa năng suất, bạn sẽ muốn tạo một chương trình nghị sự gặp gỡ tốt. Hàng loạt các mặt hàng tương tự với nhau và đảm bảo chúng có thể xây dựng lẫn nhau. Ví dụ: liệt kê bất kỳ mục thông tin nào trước khi các mục thảo luận để nhóm của bạn có tất cả các thông tin đi vào cuộc thảo luận.

Phân bổ đủ thời gian cho mỗi mục trong chương trình nghị sự của bạn. Không ai sẽ phàn nàn về một cuộc họp chạy ngắn giữ cho tất cả mọi người lâu hơn dự đoán không nhiều niềm vui. Lên kế hoạch đủ thời gian cho mỗi mục chương trình nghị sự bằng cách tính toán thời gian ước tính và thêm một vài phút dưới dạng bộ đệm. Điều này sẽ giúp giữ cho nhóm của bạn theo dõi và di chuyển từ một chủ đề khi hết thời gian.

Bằng cách gắn bó với các thực tiễn tốt nhất này, bạn có thể đảm bảo rằng chương trình họp của bạn là một công cụ đáng tin cậy và thực hiện công việc trước đây, trong và sau cuộc họp của bạn.

Tại sao gặp vấn đề chương trình nghị sự

Cho dù bạn làm việc tại nhà và thực hiện các cuộc gọi ảo hoặc ngồi trong văn phòng và gặp gỡ trực tiếp, các cuộc họp có thể là vô cùng thoát nước. Bắt đầu với một số cuộc nói chuyện nhỏ có thể tốt đẹp để hiểu nhau hơn hoặc bắt kịp những gì mọi người đã làm vào cuối tuần qua nhưng nó chắc chắn không định hướng mục tiêu hoặc năng suất. Chương trình nghị sự của cuộc họp có thể giúp nhóm của bạn tối đa hóa tiềm năng của mỗi cuộc họp bạn nắm giữ.

Nghiên cứu của chúng tôi Cho thấy các cuộc họp không cần thiết chiếm 157 giờ làm việc trong năm 2020, so với 103 năm 2019. Xem xét một tuần làm việc 40 giờ, đã gần bốn tuần thời gian lãng phí. Đây là nơi chương trình họp của bạn tham gia. Nếu bạn đang làm đúng, hãy viết chương trình họp của bạn là chỉ số đầu tiên và tốt nhất về việc cuộc họp của bạn có thực sự cần thiết hay không. Nếu bạn thấy rằng mọi thứ trong chương trình họp của bạn có thể là thảo luận về không đồng bộ. , bạn có thể hủy cuộc họp và chia sẻ tin nhắn của mình trong một email tiết kiệm thời gian.

Điều đó không có nghĩa là tất cả các cuộc họp nên được thay thế bằng email. Nếu bạn chắc chắn rằng cuộc họp được biện minh và cần thiết để thúc đẩy tiến trình của nhóm, có cuộc họp đó. Tuy nhiên, luôn luôn đảm bảo rằng bạn tạo một chương trình nghị sự trước khi kết hợp với nhau để các thành viên trong nhóm của bạn biết những gì bạn sẽ thảo luận và tại sao cuộc họp quan trọng.

Chương trình nghị sự của bạn cho phép mọi người chuẩn bị cho cuộc họp. Lý tưởng nhất, mọi mục trong chương trình nghị sự của bạn sẽ có một người hướng dẫn chủ đề chuyên dụng. Khi mọi người đi vào cuộc họp biết trước trách nhiệm của họ trước, họ có thời gian để chuẩn bị và sẽ hiệu quả hơn trong cuộc họp.

Nó cho thấy bạn quan tâm đến thời gian của đội bạn. Khi nhóm của bạn nhận được một chương trình họp gặp gỡ giải quyết tốt, họ sẽ ngay lập tức thấy rằng cuộc họp thực sự cần thiết. Bên cạnh đó, đó cũng là một lộ trình sẽ giữ cho bạn theo dõi trong cuộc họp và đảm bảo không có thời gian nào bị lãng phí.

Một chương trình nghị sự đặt rõ ràng mong đợi về những gì sẽ và sẽ không được thảo luận. Hãy nghĩ về một chương trình nghị sự cuộc họp như một cách để thiết lập ranh giới và đảm bảo rằng chỉ những chủ đề trong chương trình nghị sự sẽ được nói đến. Nếu bất cứ điều gì xảy ra trong cuộc họp cần được thảo luận, hãy viết nó xuống trong của bạn phút và trở về nó sau. Vào cuối cuộc họp của bạn, nếu bạn vượt qua nó nhanh hơn so với dự kiến không đồng bộ, hoặc trong cuộc họp tiếp theo.

Nó giữ cho đội của bạn theo dõi. Chương trình nghị sự cuộc họp của bạn sẽ ngăn chặn đội của bạn trôi đi - liệu đó có thảo luận về các chủ đề không theo-(như tiệc nướng ở vị trí của Kat tối qua) hay mất quá nhiều thời gian cho một món đồ có thời gian cụ thể được phân bổ.

Chương trình nghị sự của bạn sẽ cung cấp mục đích, cấu trúc và cơ hội để cộng tác. Với một kế hoạch rõ ràng cho tất cả mọi người theo dõi, nhóm của bạn sẽ đi vào cuộc họp biết mục đích và mục tiêu của cuộc họp. Chương trình họp của bạn cũng cho phép nhóm của bạn chỉ đạo sự chú ý của họ đối với các cơ hội để cộng tác, cho dù đó là trong một Buổi động não , một tòa thị chính, hoặc đứng đầu hàng ngày của bạn.

Theo dõi các bước tiếp theo và mục hành động Vì vậy, không có gì rơi qua các vết nứt. Giữ chương trình nghị sự của bạn mở trong cuộc họp để nắm bắt bất kỳ bước tiếp theo hoặc các mục hành động nào. Bằng cách thêm chúng trực tiếp vào chương trình nghị sự, những mặt hàng này sẽ không bị lãng quên khi cuộc họp kết thúc.

Các cuộc họp là những cơ hội tuyệt vời cho bạn Đội liên kết Nhưng thời gian dành cho cuộc nói chuyện nhỏ có thể được làm việc trong vài phút đầu tiên của chương trình nghị sự thay vì xuất hiện mọi lúc và sau đó trong cuộc họp, phá vỡ dòng chảy và năng suất hoặc cuộc thảo luận của nhóm bạn.

Điều gì làm cho một chương trình nghị sự cuộc họp tốt?

Bây giờ bạn biết tại sao chương trình họp gặp rất quan trọng, nhưng làm thế nào để bạn tạo một chương trình nghị sự đánh dấu tất cả các ô này?

Chúng ta hãy xem những gì một chương trình nghị sự hay phải luôn luôn chứa đựng:

Mục đích của cuộc họp: Chương trình nghị sự cuộc họp của bạn nên thông báo cho tất cả những người tham gia những mục tiêu cuộc họp là gì, những gì sẽ được thảo luận, và những loại quyết định cần được thực hiện. Chương trình nghị sự của bạn nên bao gồm cả bối cảnh đủ để nhóm của bạn có thể làm quen với chủ đề trước khi cuộc họp bắt đầu.

Những người tham gia cuộc họp: Chương trình nghị sự của bạn không chỉ liệt kê những người tham gia cuộc họp mà còn cả những mục chương trình nghị sự mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm.

Thời gian và thời gian được phân bổ cho mỗi mục chương trình nghị sự: Xác định bao nhiêu thời gian sẽ được chi cho mỗi mục chương trình nghị sự có thể khó khăn khi bạn lần đầu tiên bắt đầu viết chương trình nghị sự. Tuy nhiên, một khi bạn có được sự treo cổ của nó, bạn sẽ nhận ra nó bổ ích như thế nào. Luôn luôn tốt để phân bổ một vài phút nhiều hơn bạn nghĩ bạn sẽ cần, trong trường hợp một câu hỏi hoặc điểm thảo luận phát sinh cần phải được giải quyết trong cuộc họp của bạn.

Tổng quan rằng danh sách những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp: Chương trình nghị sự cuộc họp của bạn nên chứa toàn bộ danh sách các mặt hàng sẽ được thảo luận trong cuộc họp để đảm bảo rằng mọi người đều ở cùng một trang. Đây có thể là chủ đề để động não, các mặt hàng ra quyết định hoặc câu hỏi mở. Liệt kê tất cả các mục cho cuộc họp đặt ranh giới và cho phép nhóm của bạn chuẩn bị cho mỗi mục chương trình nghị sự.

Chúng tôi hiện đã định nghĩa xương của chương trình nghị sự của bạn nhưng có một vài điều nữa có thể thực sự tăng cấp theo cách bạn viết chương trình họp và sử dụng chúng như một phần mở rộng của văn hóa cuộc họp của bạn.

Cuộc họp agenda Ví dụ.

Chúng tôi đã thảo luận về những gì làm cho một chương trình nghị sự cuộc họp tốt và những gì bạn nên tránh làm nhưng, như mọi khi, nó sẽ dễ học nhất từ một ví dụ thực tế. Chúng ta hãy xem xét một dự an khởi động Chương trình họp được tạo trong Quản lý tác vụ UDN :

Như bạn có thể thấy, mỗi mục có một Hộp thời gian Và một đồng đội được chỉ định để đảm bảo mọi người biết khi đến lượt của họ và bao lâu họ phải dẫn dắt cuộc thảo luận hoặc đưa ra bài thuyết trình của họ. Chương trình nghị sự cũng có các tệp có liên quan đính kèm và được chia sẻ với tất cả các thành viên trong nhóm để có khả năng hiển thị và sự hợp tác tốt hơn.

Biến chương trình nghị sự của bạn thành một cuộc họp hiệu quả

Đó là một điều để có một chương trình nghị sự được sắp xếp và chi tiết đáng kinh ngạc mà nhóm của bạn có thể tham khảo trước cuộc họp sử dụng nó như một công cụ trong cuộc họp là một sân bóng toàn thân khác. Những lời khuyên này sẽ giúp bạn thực hiện chương trình họp của mình là hữu ích trong cuộc họp vì nó là một công cụ chuẩn bị:

Bám sát chương trình nghị sự của bạn. Chương trình nghị sự tốt nhất trở nên vô dụng nếu bạn không gắn bó với nó trong cuộc họp. Cố gắng không nảy qua lại giữa các mục chương trình nghị sự mà chứ vào cách tuân theo các ưu tiên bạn đã thiết lập trước đó.

Bám sát thời gian của bạn. Nó hoàn toàn giúp giải phóng một số căng thẳng và làm sáng tỏ tâm trạng nếu bạn có một chút nói chuyện nhỏ hoặc nhận phòng nhanh vào đầu cuộc họp của bạn. Đó là lý do tại sao bạn nên phân bổ ba đến năm phút để này và dính vào khung thời gian. Hình ảnh của trang phục Halloween đáng yêu của con trai Kabir có thể được chia sẻ ở nơi khác để bạn có đủ thời gian để đạt được mục tiêu của cuộc họp ngay bây giờ.

Chỉ định một người lưu ý. Khi bắt đầu cuộc họp, chỉ định một người lưu ý, người sẽ viết ra bất kỳ câu hỏi, phản hồi, nhiệm vụ và ý tưởng nào xảy ra trong cuộc họp. Bạn có thể xoay vị trí này để mọi người trong nhóm của bạn được đóng góp tại một số điểm. Lý tưởng nhất, những ghi chú này được thực hiện ở cùng một nơi với chương trình nghị sự cuộc họp, điều này sẽ giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi các ghi chú và liên kết chúng với các mục chương trình nghị sự.

Theo dõi sau cuộc họp. Thông thường, người lưu ý sẽ chịu trách nhiệm theo dõi các ghi chú cuộc họp sau đó. Các ghi chú nên bao gồm bất kỳ quyết định nào được thực hiện trong cuộc họp, các nhiệm vụ cần được hoàn thành và các câu hỏi vẫn chưa được trả lời. Nếu có thể, hãy chỉ định đồng đội và thêm ngày đến hạn vào các mục hành động để giữ trách nhiệm cao.

Tận dụng tối đa các cuộc họp với Quản lý tác vụ UDN

Với Quản lý tác vụ UDN , Bạn có thể giữ chương trình họp của mình, biên bản cuộc họp và đáp ứng các mục hành động ở một nơi. Dễ dàng chia sẻ chương trình nghị sự với nhóm của bạn và chỉ định các mục chương trình nghị sự trong thời gian thực để không có gì rơi qua các vết nứt.

Sắp xếp hợp lý các cuộc họp của bạn với một công cụ trung tâm sẽ giảm số lượng làm việc về công việc Nhóm của bạn phải đối mặt, kết nối tất cả mọi người với mục đích của cuộc họp, và cho phép các cuộc họp sản xuất mà mọi người đều thích.