Jak napsat efektivní setkání agendy (s šablonou)

souhrn

Vaše agenda vypráví váš tým, co má očekávat během setkání a jak se na to mohou připravit. V ideálním případě použijete svůj program pro připojení svého týmu s účelem setkání, přiřazení úkolů nebo položek členům týmu a určit realistické množství času každému bodu agendy. Skvělá schůzka agenda maximalizuje efektivitu schůzky a udržuje váš tým na trati.

Je tu dobrá šance, že jste zažili, že bolestivý pocit, který vzniká, když si nejste jisti, proč jste na setkání a nevím, co očekávat. Setkání bez agendy mají tendenci způsobit, že se cítí - to je důvod, proč se domníváme, že schůzky by měly být nedílnou součástí vašehoSetkání kultury .

Účinná agenda komunikuje účel vaší schůzky, dává vašemu týmu šanci připravit své agendy položky, a udržuje všechny na trati.

Ať už se připravujete na další zasedání představenstva, zasedání zaměstnanců nebo obchodní jednání, pomůžeme vám napsat agendu, která maximalizuje potenciál vašeho setkání.

Setkání osvědčených postupů agendy

Začněme s některými z našich oblíbených tipů na vytváření skvělých setkání agend, takže můžete co nejlépe využít:

Vytvořte a sdílejte svou schůzku agendu co nejdříve.Nejpozději byste měli sdílet svou schůzku agendu hodinu před časem schůzky. To umožňuje každému připravit se na to, co se stane. Váš tým může také relé relé nebo další položky agendy pro potenciální úpravu před schůzi. Kromě toho, když vaši členové týmu mají šanci řádně připravit se, budou mít mnohem snadnější čas se zaměřením na schůzku.

Odkaz na jakékoli příslušné předběžné materiály předem.To může být prezentační palubu, dodatečný kontext nebo předchozí rozhodnutí. Každý, kdo přijíždí na schůzku, budou na stejné stránce a připraveni přesunout diskusi vpřed spíše než žádat tunu otázek, které zabírá relevantní čas.

Přiřaďte facilitátory pro každou položku agendy.Vzpomeňte si na to, že pocit, že je povolán ve škole, když jste nevěděli odpověď? Je to docela strašný pocit, že jsme si jisti, že nechcete vyvolat ve vašich spoluhráči. Přiřazením facilitátora pro každou položku agendy před schůzí vám umožní připravit se na rychlé rundown tématu, otázek a zpětné vazby.

Definujte a upřednostněte položky agendy.Rozlišovat mezi třemi kategoriemi agendy položek: informační, diskusní témata a akční položky. Vyjasnění účelu každé položky agendy pomáhá vašemu členovi týmu pochopit, co je nejdůležitější a co se musí zaměřit. Budete také chtít upřednostnit, které položky jsou nejdůležitější a naprosto musí být projednány během setkání a které mohou být řešeny asynchronně, měly být hodiny vyčerpány.

Použijte schůzku agendy během schůzky ke sledování poznámek a akčních položek.Tímto způsobem jsou všechny informace o schůzce na jednom místě. Pokud má někdo dotazy ohledně rozhodnutí nebo akčních položek ze schůzky, mají snadné místo k nalezení. BONUS: Udělej to Správce úloh UDN Takže můžete přiřadit akční položky a další kroky, abyste zajistili, že nic nespadne přes trhliny.Správce úloh UDNse také integrujeZvětšenía zatáhne do záznamu zoomu nebo přepisu přímo do úkolu schůzky.

Vytvořit tok kategorizování položek programu.Chcete-li maximalizovat produktivitu, budete chtít vytvořit schůzku agendu, která proudí dobře. Dávejte podobné položky dohromady a zajišťují, že mohou vybudovat jeden druhého. Například uveďte všechny informační položky před diskusními položkami, takže váš tým má všechny informace do diskuse.

Přidělit dostatek času na každou položku na vašem programu.Nikdo si nebude stěžovat na schůzku, která běží krátkodobé udržování každého déle, než se předpokládalo, že není tolik legrace. Plánujte dostatek času pro každou položku agendy výpočtem odhadovaného času a přidáním pár minut jako vyrovnávací paměti. To vám pomůže při udržování týmu na trati a pohybovat se z tématu, když vyprší čas.

Tím, že lepení na tyto osvědčené postupy, můžete zajistit, aby vaše schůzka agenda je spolehlivým nástrojem a dělá práci-před, během a po zasedání.

Proč splnění agendu

Ať už pracujete z domova a užíváte virtuální hovory nebo sedět v kanceláři a setkání se osobně, schůzky mohou být neuvěřitelně vypouštět. Začátek s nějakým malým rozhovorem může být hezké poznat se lépe nebo dohnat, co všichni udělali tento minulý víkend, ale určitě není cílově orientovaný nebo produktivní. Agenda setkání může pomoci vašemu týmu maximalizovat potenciál každé schůzky, kterou držíte.

Náš výzkumUkazuje, že zbytečná schůzka činila 157 hodin "práce" v roce 2020 ve srovnání s 103 v roce 2019. Vzhledem k 40 hodin týdně, to je téměř čtyři týdny zbytečného času. To je místo, kde se přichází vaše schůzka Agenda. Pokud to děláte správně, psát váš setkání Agenda je prvním a nejlepším ukazatelem, zda je vaše schůzka skutečně nutná. Pokud zjistíte, že vše na vaší schůzi agendy může býtdiskutován asynchronně, Můžete zrušit schůzku a sdílet zprávu v časově ukládání e-mailu.

To neříká, že všechna schůzka by měla být nahrazena e-maily. Pokud jste si jisti, že schůzka je oprávněná a nezbytná s cílem řídit průběh vašeho týmu, mít schůzku. Nicméně, vždy se ujistěte, že vytvoříte agendu, než se shromáždíte, takže členové týmu vědí, co budete diskutovat a proč se schůzka záleží.

Zde je několik velkých důvodů pro setkání s agendami:

Vaše agenda umožňuje každému připravit na schůzku.V ideálním případě bude každá položka na vašem programu mít vyhrazený objektový facilitátor. Když každý jít do zasedání ví, co jejich povinnosti jsou předem, mají čas na přípravu a budou v průběhu setkání účinnější.

To ukazuje, že jste ohleduplný čas vašeho týmu.Když váš tým obdrží dobře promyšlenou schůzku agendu, okamžitě uvidí, že schůzka je ve skutečnosti nezbytná. Kromě toho je to také plán, který vás bude udržovat na trati během setkání a zajistit, aby nebyl zbytečný čas.

Agenda stanoví jasná očekávání, co bude a nebude projednáno.Přemýšlejte o schůzi agendy jako způsob stanovení hranic a zajištění toho, že budou hovořit pouze témata na agendě. Pokud se během setkání, které musí být diskutováno, napište ji do svéhominuta vrátit se k němu později. Buď na konci své schůzky - pokud se dostanete přes to rychleji, než se očekávalo-asynchronně, nebo na příští schůzi.

Udržuje váš tým na trati.Vaše schůzka agenda zabrání vašemu týmu, aby se vyrazil - ať už se jedná o témata neforma (stejně jako grilování na místě Kat včera v noci) nebo užívá příliš mnoho času na položku, která měla specifický čas přidělený.

Vaše agenda poskytne účel, strukturu a příležitosti ke spolupráci.S jasným plánem pro každého, kdo bude následovat, váš tým půjde do setkání s vědomím účelu a cílem setkání. Vaše schůzka Agenda také umožňuje vašemu týmu, aby nasměroval svou pozornost k příležitostem spolupracovat, ať už je to běhembrainstorming sezení, radnice, nebo váš denní standup.

Sledovat další kroky a akční předměty Takže nic nespadá přes trhliny.Udržujte svůj program otevřen během schůzky, abyste zachytili všechny další kroky nebo akční položky. Přidáním je přímo do agendy, tyto položky nebudou zapomenuty, když končí schůzka.

Setkání jsou skvělé příležitosti pro vašetým do vazbyAle čas strávený na malém rozhovoru může být pracovat spíše do prvních několika minut agendy spíše než single každý a pak během setkání, narušení průtoku a produktivity nebo diskusi vašeho týmu.

Co dělá dobrou schůzku agendu?

Nyní víte, proč se setkání agendy jsou důležité, ale jak vytvoříte agendu, která zaškrtne všechny tyto boxy?

Podívejme se na to, co má agenda dobrého setkání vždy obsahovat:

Účelem schůzky:Vaše schůzka agenda by měla informovat všechny účastníky, jaké jsou cíle setkání, co bude projednáno, a jaké rozhodnutí musí být učiněna. Vaše agenda by měla zahrnovat jen dostatek kontextu, aby se váš tým mohl seznámit s tématem před zahájením setkání.

Účastníci setkání:Nejen, že by váš agenda uvedl účastníky schůzky, ale také jaké položky agendy každý člen týmu bude zodpovědný za.

Doba trvání a přidělené doby pro každou položku agendy:Definování, kolik času bude vynaloženo na každou položku agendy může být obtížné, když nejprve začnete psát agendy. Jakmile si z toho dostanete viset, si však uvědomíte, jak to je přínosné. Je vždy dobré přidělit pár minut, než si myslíte, že budete potřebovat, v případě, že se objeví otázka nebo diskusní bod, který je třeba vyřešit během setkání.

Přehled, který uvádí, co bude projednáno během schůzky:Agenda vašeho setkání by měl obsahovat úplný seznam položek, které budou projednány během setkání, aby bylo zajištěno, že každý je na stejné stránce. Ty mohou být témata k brainstormingu, rozhodovacích položkách nebo otevřených otázkách. Výpis všech položek pro schůzku Nastaví hranice a umožňuje vašemu týmu připravit se na každou položku agendy.

Nyní jsme definovali kosti agendy vašeho setkání, ale existuje několik dalších věcí, které mohou skutečně vyrovnat způsob, jakým píšete setkání agendy a používáte je jako rozšíření vaší konferenční kultury.

Setkání Agenda příklad

Diskutovali jsme o tom, co dělá dobrý setkání agendy a to, co byste se měli vyhnout, ale jako vždy je to nejjednodušší učit se z příkladu skutečného života. Podívejme se naProject Kickoff.Setkání agendy vytvořené vSprávce úloh UDN :

Jak vidíte, každá položka máTimeBox.a spoluhráči, který zajistí, že každý ví, když je to jejich obrat a jak dlouho musí vést svou diskusi nebo dát svou prezentaci. Agenda má také relevantní soubory připojené a je sdíleno se všemi členy týmu pro viditelnost a lepší spolupráci.

Otočte svůj agendu na efektivní setkání

Je to jedna věc, která má úžasně organizovanou a podrobnou agendou, kterou může váš tým odkazovat před tím, než se schůzka používá jako nástroj během setkání, je celá další ballpark. Tyto tipy vám pomohou provést schůzku agendy za užitečnou během setkání, protože je to jako přípravný nástroj:

Držet se své agendy.Nejlepší agenda se stává zbytečnou, pokud se nacházíte během setkání. Snažte se vrátit tam a zpět mezi položky agendy, ale spíše se držet priorit, které jste vytvořili dříve.

Držet se časových schránek.Je naprosto pomáhá uvolnit nějaké napětí a zesvětlit náladu, pokud máte trochu malého rozhovoru nebo rychlé přihlášení na začátku své schůzky. Proto byste měli přidělit tři až pět minut na to - a držet se časového rámce. Obrázky Cabir's Son rozkošný Halloween kostýmu mohou být sdíleny jinam, takže máte dost času na dosažení svých cílů setkání.

Označovat pozornost poznámka.Na začátku schůzky označují pozornost poznámka, který bude zapsat všechny dotazy, zpětnou vazbu, úkoly a nápady, které přicházejí během setkání. Můžete otočit tuto pozici, takže všichni ve vašem týmu dostane v určitém okamžiku přispívat. V ideálním případě jsou tyto poznámky pořízeny na stejném místě jako schůzka Agenda - to bude mnohem jednodušší pro členy týmu, aby následovali poznámky a propojit je na položky agendy.

Následovat po schůzce.Typicky bude žádaná značka odpovědná za sledování poznámek schůzky. Poznámky by měly zahrnovat všechna rozhodnutí, která byla provedena během zasedání, úkoly, které je třeba dokončit, a otázky, které zůstaly nezodpovězené. Pokud je to možné, přidělte spoluhráče a přidejte data řádných dat k akčním položkám pro udržení odpovědnosti vysoké.

Co nejvíce z setkáníSprávce úloh UDN

S Správce úloh UDN, můžete udržet vaši schůzku agendu, zápisy s schůzky a jednomu místo setkání akčních položek. Bez námahy sdílejte agendu s vaším týmem a přidělte položky agendy v reálném čase, takže nic nespadá přes trhliny.

Zefektivnění schůzek s jedním centrálním nástrojem sníží množstvípráce o práciVaše týmové tváře, připojte každého k účelu schůzky a umožňují produktivní setkání, každý má každý rád.