귀하의 의제는 회의 중에 무엇을 기대할 수 있는지, 그들이 어떻게 준비 할 수 있는지 팀을 알려줍니다. 이상적으로, 귀하의 의제를 사용하여 팀을 회의의 목적으로 연결하고, 팀 구성원에게 작업이나 항목을 할당하고, 각 아젠다 상품에 현실적인 시간을 지정합니다. 위대한 회의 의제는 회의의 효과를 극대화하고 팀을 추적 할 수 있습니다.

당신이 모임에 있는지 알지 못하고 무엇을 기대 해야할지 모르겠다는 것을 알지 못할 때 발생하는 고통스러운 느낌이있는 좋은 기회가 있습니다. 의제가없는 회의는 그 감정을 일으키는 경향이 있습니다. 그 이유는 우리가 미팅 의제가 당신의 필수적인 부분이어야한다고 믿는 이유입니다. 문화 회의 ...에

효과적인 의제는 귀하의 회의의 목적을 전달하고 팀이 의제 항목을 준비 할 수있는 기회를 제공하고 모든 사람들을 추적 할 수있는 기회를 제공합니다.

다음 보드 미팅, 직원 회의 또는 비즈니스 미팅을 준비하든, 귀하의 회의 잠재력을 극대화하는 의제를 작성하는 데 도움이 될 것입니다.

모임 의제 모범 사례

훌륭한 회의 의제를 만드는 데 가장 좋아하는 팁을 시작하겠습니다. 그래서 당신은 당신의 것을 최대한 활용할 수 있습니다.

가능한 한 일찍 회의제를 만들고 공유하십시오. 최근에는 회의 시간 전에 1 시간 전에 회의제를 공유해야합니다. 이를 통해 모든 사람들이 일어날 일을 준비 할 수 있습니다. 귀하의 팀은 회의 전에 잠재적 인 조정을 위해 질문이나 추가 의제 항목을 릴레이 할 수 있습니다. 게다가 팀원들이 제대로 준비 할 기회가있을 때 회의 도중 훨씬 쉬운 시간이 훨씬 쉽게 초점을 맞 춥니 다.

사전에 관련 사전 읽기 자료에 링크하십시오. 이것은 프리젠 테이션 데크, 추가 컨텍스트 또는 이전의 결정이 될 수 있습니다. 모든 사람들이 회의에 도착하는 모든 사람들은 같은 페이지에 있으며 관련 시간을 차지하는 톤의 질문을하는 것보다는 앞으로 토론을 옮길 준비가되었습니다.

각 의제 항목에 대한 촉진자를 할당하십시오. 대답을 알지 못했을 때 학교에서 전화를받는 느낌을 기억하십시오. 그것은 당신이 당신의 팀원들에게 불러 일으키고 싶지 않다는 것이 꽤 끔찍한 느낌입니다. 회의 전의 각 아젠다 아이템에 대한 촉진자를 할당함으로써 주제, 질문 및 피드백을 빠르게 실행할 준비를 할 수 있습니다.

의제 항목을 정의하고 우선 순위 지정하십시오. 의제 항목의 세 가지 범주를 차별화하십시오 : 정보, 토론 주제 및 조치 항목. 각 의제 항목의 목적을 명확히하는 것은 팀원이 가장 중요한 것을 이해하고 무엇을 집중할 것인지를 이해하는 데 도움이됩니다. 또한 회의 중에 어떤 항목이 가장 중요하고 절대적으로 논의되어야 하는지를 우선 순위 지정하고 시계가 실행될 수있는 것입니다.

회의 중에 회의 의제를 사용하여 메모 및 조치 항목을 추적합니다. 그렇게하면 모든 회의 정보가 한 곳에 있습니다. 누구든지 회의에서 의사 결정이나 행동 항목에 대해 질문이 있으면 쉽게 찾을 수 있습니다. 보너스 :이 일을해라 UDN 작업 관리자 따라서 조치 항목과 다음 단계를 지정하여 균열을 통해 아무 것도 떨어지지 않도록 할 수 있습니다. UDN 작업 관리자 또한 함께 통합됩니다 줌 줌 레코딩 또는 미팅을 회의 의제 작업으로 직접 가져 오거나 회의를 취소합니다.

Agenda 항목을 분류하여 흐름을 만듭니다. 생산성을 극대화하기 위해, 당신은 잘 흐르는 회의제를 만들고 싶을 것입니다. 유사한 항목을 함께 배치하고 서로를 빌드 할 수 있도록하십시오. 예를 들어, 토론 항목 이전의 정보 항목을 나열하므로 팀에 모든 정보가 토론에 들어갑니다.

의제에 각 항목에 충분한 시간을 할당하십시오. 아무도 예상보다 더 오래 걸리는 것보다 더 많은 것을 짧게 유지하는 회의에 대해 불평 할 것입니다. 예상 시간을 계산하고 두 배를 버퍼로 추가하여 각 의제 항목에 대해 충분한 시간을 계획하십시오. 이렇게하면 시간이 다 떨어지면 팀을 추적하고 주제로 이동하는 데 도움이 될 것입니다.

이러한 모범 사례를 착색함으로써 귀하의 회의제가 신뢰할 수있는 도구이며 회의 전, 도중 및 직업 및 후에 직업을 수행 할 수 있습니다.

왜 미팅 의제가 중요한지

가정에서 일하고 가상 전화를하거나 사무실에 앉아서 직접 만나는 지 여부에 관계없이 회의는 믿을 수 없을 정도로 배출 될 수 있습니다. 작은 이야기로 시작하는 것은 서로를 더 잘 알게되거나 모든 사람들이 지난 주말에 한 일을 더 잘 지내거나 따라 잡기 위해 기분이 좋지만, 확실히 목표 지향적이거나 생산적이 아닙니다. 회의 의제는 팀이 귀하가 보유한 각 회의의 잠재력을 극대화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

우리의 연구 불필요한 회의가 2020 년에 157 시간의 "작업"을 차지했으며, 2019 년 103 일에 비해 40 시간의 일주일을 고려해 왔습니다. 이것은 당신의 회의제가 들어오는 곳입니다. 당신이 올바르게하고 있다면, 당신의 회의 의제를 작성하는 것은 당신의 회의가 실제로 필요한 것인지 여부의 첫 번째와 가장 좋은 지표입니다. 당신이 당신의 회의에서 모든 것을 발견하면 비동기 적으로 논의했다 , 회의를 취소하고 시간 절약 전자 메일로 메시지를 공유 할 수 있습니다.

그 말은 모든 회의가 이메일로 대체되어야한다고 말하는 것은 아닙니다. 팀의 진행 상황을 유도하기 위해 회의가 정당화되고 필요한 것으로 확신한다면 그 회의를하십시오. 그러나 항상 팀원이 당신이 논의 할 것인지, 그리고 회의가 중요한 이유를 알기 전에 항상 의제를 만드는지 확인하십시오.

다음은 회의 의제가있는 몇 가지 더 큰 이유가 있습니다.

귀하의 의제는 모든 사람들이 회의를 준비 할 수 있습니다. 이상적으로, 의제의 모든 항목은 전용 주제 촉진자를 갖게 될 것입니다. 모든 사람들이 회의에 들어가면 책임이 무엇인지 알고있을 때, 그들은 준비가 될 시간이 있으며 회의 중에 더 효율적이 될 것입니다.

그것은 당신이 당신의 팀의 시간을 사라냅니다. 팀이 잘 생각한 회의 의제를 받으면 회의가 실제로 필요하다는 것을 즉시 볼 수 있습니다. 게다가, 회의 도중 추적을 유지하고 시간을 낭비하지 않도록 할 수있는 로드맵이기도합니다.

의제는 무엇을 의지하고 논의되지 않을 것에 대한 명확한 기대치를 설정합니다. 경계를 설정하고, 의제에 대한 주제 만 이야기 할 수있는 방법으로 미팅 의제를 생각해보십시오. 회의에서 언제든지상의 해야하는 경우에, 당신의 분 나중에 돌아가십시오. 회의가 끝나면 예상보다 빠르거나 다음 회의에서 더 빨리 빠르거나 다음 회의에서도 빠르게 연결됩니다.

그것은 당신의 팀을 추적합니다. 귀하의 회의 의제는 팀이 비정상적인 주제 (kat의 장소에서 kat의 장소에서 바베큐처럼 바베큐 같은)를 논의하거나 특정 시간이 할당 된 항목에 너무 많은 시간을할지 여부를 방지합니다.

귀하의 의제는 협력 할 목적, 구조 및 기회를 제공 할 것입니다. 모든 사람들이 따라갈 수있는 명확한 계획을 따르면 팀은 회의의 목적과 목표를 알고있는 모임에 들어갈 것입니다. 귀하의 회의 의제도 또한 팀이 협력 할 수있는 기회에 대한 관심을 끌 수 있습니다. 브레인 스토밍 세션 , 마을 홀 또는 일상적인 스탠드 업.

다음 단계 및 조치 항목 그래서 아무것도 균열을 통해 떨어지지 않습니다. 회의 중에는 의제를 열어 다음 단계 나 조치 항목을 캡처합니다. 의제에 직접 추가함으로써 회의가 끝나면 이러한 항목들은 잊어 버리지 않을 것입니다.

회의는 당신을위한 대단한 기회입니다 팀을 채취 할 팀 그러나 작은 이야기에 소비 된 시간은 모든 것을 매번 부상하고 회의 중에, 흐름과 생산성이나 팀의 토론을 방해하는 것보다는 의제의 처음 몇 분 동안 일할 수 있습니다.

좋은 회의 의제를 만드는 것은 무엇입니까?

이제 미팅 의제가 중요한 이유를 알고 있지만이 모든 상자를 찌르는 의제를 어떻게 만드는 방법을 알고 있습니까?

좋은 회의제가 항상 포함되어야하는지 살펴 보겠습니다.

회의의 목적 : 귀하의 회의 의제는 모든 참가자에게 회의 목표가 무엇인지, 토론 될 것인지, 어떤 종류의 결정을해야하는지 알려야합니다. 귀하의 의제는 회의가 시작되기 전에 팀이 주제에 익숙해 질 수 있도록 충분한 컨텍스트가 포함되어야합니다.

회의 참가자 : 의제는 회의 참가자들을 기재해야 할뿐만 아니라 각 팀 구성원이 책임지는 의제 항목도 무엇입니까?

각 Agenda 항목에 대한 지속 시간 및 할당 된 시간 : 먼저 쓰는 의제을 시작할 때 각 의제에 소요됩니다 얼마나 많은 시간을 정의하는 것은 어려울 수 있습니다. 당신이 그것의 묘리를 터득하면,하지만 당신은 보상이 얼마나 실현하겠습니다. 당신은 당신이 필요합니다 생각하는 것보다이 경우, 몇 분 이상을 할당 항상 질문 좋은 또는 토론 포인트는 요구가 회의 중에 해결 될 것으로 발생한다.

리스트는 어떤 회의에서 논의 될 것이라고 개요 : 회의 의제는 모두가 같은 페이지에 있는지 확인하기 위해 회의에서 논의 될 항목의 전체 목록을 포함해야합니다. 다음은 브레인 스토밍, 의사 결정 항목 또는 개방형 질문에 대한 주제 일 수있다. 회의에 대한 모든 항목을 나열하는 것은 경계를 설정하고 각 의제 항목을 준비하기 위해 팀을 할 수 있습니다.

우리는 지금 회의 의제의 뼈를 정의하지만, 진정으로 당신이, 회의 일정 작성하고 회의 문화의 확장으로 그것을 사용하는 방법을 레벨 업을 할 수있는 몇 가지가있다.

회의 의제 예

우리는 언제나처럼, 그것은 실제 생활 예를 배울 가장 쉬운 방법, 좋은 회의 의제와 무슨 일을하지 않도록해야한다 무엇을 논의하지만했습니다. 하자가 살펴 프로젝트 킥오프 회의 의제의 생성 UDN 작업 관리자 :

당신이 볼 수 있듯이, 각 항목은있다 - 박스 그것은 자신의 차례 얼마나 오랫동안 그들의 토론을 인도하거나 프레젠테이션을 할 때 모두를 위해 할당 된 팀 동료 알고있다. 의제는 첨부 된 관련 파일을 가지고 있으며, 가시성과 더 나은 협력을위한 모든 팀 구성원과 공유됩니다.

효율적인 회의에 의제를 돌려

그것은 당신의 팀이 회의-사용하여 회의 중 도구로 전에 참조 할 수 있음을 놀라 울 정도로 조직 및 자세한 의제를 가지고 한 가지 완전히 다른 야구장입니다. 그것은 준비 도구입니다 이러한 팁은 회의 중 유용한 회의 의제를하는 데 도움이됩니다 :

의제에 충실. 당신이 회의 중에 그것에 충실하지 않을 경우 가장 좋은 의제는 쓸모가된다. 안건 사이에 앞뒤로 반송하지 않으려 고 오히려 이전에 설정 한 우선 순위에 충실.

당신의 timeboxes 스틱. 그것은 절대적으로 약간의 긴장을 풀어하고 잡담이나 빠른 체크인 미팅의 시작 부분의 비트가있는 경우 분위기를 밝게하는 데 도움이됩니다. 당신이 기간이-스틱에 3 ~ 5 분을 할당해야하는 이유입니다. 지금 회의의 목표를 달성 할 수있는 충분한 시간을 가질 수 있도록 카비의 아들의 사랑스러운 할로윈 의상의 사진은 다른 곳에서 공유 할 수 있습니다.

메모 즐긴다을 지정합니다. 회의의 시작 부분에서, 회의 중 올 질문, 피드백, 작업 및 아이디어를 작성합니다 메모 즐긴다을 지정합니다. 팀원 모두가 어떤 점에서 기여 얻을 수 있도록이 위치를 회전 할 수 있습니다. 이상적으로,이 노트는 회의와 같은 장소에서 촬영 의제이가 훨씬 쉬워 팀 구성원이 노트를 따라 안건에 링크 할 수 있도록합니다.

회의 후 따릅니다. 일반적으로 노트 즐긴다는 이후 회의 노트와 함께 다음과 같은 책임이 있습니다. 노트는 회의 중에 수행 한 결정을 포함해야한다, 필요한 작업을 완료하고, 질문에 그 답이 남아 있었다. 수, 할당 동료와 책임을 높게 유지하기 위해 작업 항목에 기한을 추가합니다.

함께 회의의 가장 밖으로 확인 UDN 작업 관리자

와 함께 UDN 작업 관리자 , 당신은 회의록, 한 곳에서 작업 항목을 충족, 회의 의제를 유지할 수 있습니다. 아무것도 균열을 통해 떨어지는하지 않도록 여유롭게 팀과 실시간으로 할당 의제와 일정을 공유 할 수 있습니다.

하나의 중앙 도구를 사용하여 회의를 간소화하는의 양을 줄일 수 작업에 대해 일하십시오 팀 얼굴, 회의의 목적과 연결 모든 사람, 모든 사람이 즐기는 생산적인 회의 할 수 있습니다.